MANAJEMEN UMUM

(GENERAL AFFAIRS)
Yos Immanuel J., SKM, M.Kes.
Bagian Umum (General Affairs)

 Merupakan unit penunjang / pendukung fungsi unit-

unit lainnya agar bisa berjalan sempurna sesuai
dengan visi & misi perusahaan.
 Banyak perusahaan yang menggabungkan fungsi
GA (General Affairs) dengan fungsi HR (Human
Resources) dalam satu departemen HRGA.
 Namun tidak sedikit pula yang memisahkan dua
fungsi kerja ini menjadi dua departemen yang
terpisah.
How an organization operates as an open system

RESOURCE INPUT TRANSFORMATION PRODUCT OUTPUTS

PROCESS

Information Organization
Materials
Technology Finished Goods
Organization
Work
and Services
Facilities activity
Money
People

Customer feedback

( Schermerhorn : Organizational Behaviour, 1997 )

How an organization operates as an open system

Resource Transformation Product

Input Proses Output

Standar

Supaya bisa
diukur
 Output/
Input Proses
Outcome

Tindak lanjut

 Laporan
 Rapat

Setiap bulan
 DIREKTUR

Wadir Umum & SDM

Bagian Marketing
Bagian Umum Bagian SDM & DIKLAT
dan HUMAS

Keamanan Adm. SDM

Sarana Prasarana

KESLING

Linen 1

Linen 2
STRUKTUR ORGANISASI
Transportasi
WADIR UMUM & SDM
Komunikasi RS. STELLA MARIS
 Lingkup Kegiatan
 Keamanan
 Pengawasan Area dan Kunjungan Pasien
 Penerapan peraturan RS
 Tindak Lanjut masalah keamanan di RS

 Sarana Prasarana
 Pemeliharaan
 Fasilitas : Medis dan Non Medis
 Gedung
 Instalasi : Air, Listrik, Telepon, Gas Medik
 Perbaikan Fasilitas
 Kalibrasi Fasilitas
 ...
 Kesehatan Lingkungan
 SanitasiAir
 Pengelolaan Limbah

 Cleaning Service

 Pemeliharaan Taman

 Pengendalian Vektor

 Linen 1
 Pencucian Linen Kotor
 Distribusi Linen Bersih
 ...
 Linen 2
 Realisasi order kebutuhan Linen dari unit pelayanan
 Perbaikan linen rusak

 Transportasi
 Pemeliharaan / Servis Berkala
 Izin Operasional Kendaraan
 Transportasi Pasien
 Rujukan Pemeriksaan
 Kebutuhan Internal Rumah Sakit

 Komunikasi
 Internal / External Communication
 Maintenance
 KPI – Bagian Umum
 Keamanan
 % Penyelesaian Kasus Keamanan : 100%
 % Realisasi Patroli Internal RS : 100%
 % Pengawasan Pos Jaga : 100%
 Sarana Prasarana
 % Realisasi jadwal pemeliharaan : 85%
 Response time kebutuhan servis dari unit kerja : < 1 hari
 Coverage Perbaikan Fasilitas : 80%
 % Realisasi Kalibrasi : 85%
 Ketersediaan Air dan Listrik : 100%
 ...
 Kesehatan Lingkungan
 Baku Mutu Air : 100%
[sesuai standar]
 Pengelolaan IPAL & Limbah Padat : 100%
(termasuk limbah B3) [sesuai standar]
 PROPER – KLH : Grade - BIRU
 Realisasi Pemeliharaan Kebersihan : 90%
 ...
 Linen 1
 Realisasi Pencucian Linen : 100%
 Ketepatan waktu distribusi linen bersih : 85%
 Linen rusak : 2%
 Linen hilang : 0%
 Linen 2
 Realisasi
order linen : 80%
 Ketepatan waktu distribusi linen : 100%
 ...
 Transportasi
 Realisasipemeliharaan kendaraan : 100%
 Respon time transportasi pasien : <15 menit
 Respon time kebutuhan internal RS : <15 menit
 Kesiapan Kendaraan Transportasi : 100%
 Komunikasi
 Realisasi kebutuhan komunikasi : 100%
 Realisasi pemeliharaan : 100%
MANAJEMEN LOGISTIK
RUMAH SAKIT
Yos Immanuel J., SKM, M.Kes.
 PENGERTIAN LOGISTIK

LOGISTIK ADALAH SUATU AKTIVA (HARTA), YANG

DIPERGUNAKAN DALAM PROSES PRODUKSI ATAU
PROSES PEMBERIAN PELAYANAN

LOGISTIK ADALAH VOLUME BARANG YANG ADA

DALAM STATUS DISIMPAN ATAU BELUM DIPAKAI
UNTUK TUJUAN PENGGUNAAN SEWAKTU
DIPERLUKAN (PERSEDIAAN)
PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK

SCIENCE, ART AND TECHNIQUE OF PLANNING AND

IMPLEMENTATION OF THE PRODUCTION, STORAGE,
TRANSPORTATION, DISTRIBUTION, PROCUREMENT, AND
MOVEMENT OF SUPPLIES AND EQUIPMENT FOR PRODUCTION
IN ORDER TO MEET CUSTOMERS’ REQUIREMENTS (Council of
Logistics Management)

MANANAJEMEN LOGISTIK ADALAH SUATU PROSES

PENGELOLAAN SECARA STRATEGIS THP (1) PENGADAAN, (2)
PENYIMPANAN, (3) PENDISTRIBUSIAN, DAN (4) PEMANTAUAN
PERSEDIAAN BAHAN BAGI PROSES PRODUKSI UNTUK
MEMENUHI TUNTUTAN KONSUMEN
 PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK

PENERAPAN FUNGSI MANAJEMEN (PERENCANAAN

S/D EVALUASI) UNTUK MENJAMIN TERSEDIANYA
KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT PRODUKSI DALAM
UPAYA MENCIPTAKAN INTERAKSI JANGKA
PANJANG ANTARA PRODUSEN DENGAN
KONSUMEN
MANAJEMEN LOGISTIK

PERENCANAAN

PENYEDIAAN KETERSEDIAAAN

PENGGUNAAN

KEBUTUHAN
PERAN MANAJEMEN LOGISTIK

1. TERJAMINNYA PROSES PRODUKSI

2. TERCAPAINYA KEPUASAN
STAKE HOLDER

LINGK. KERJA LOYALITAS EFESIENSI KEUANGAN

3. HARMONIS KONSUMEN

PROFITABILITAS
SUB-SISTEM DALAM M. LOGISTIK

LOGISTIK MEMPUNYAI 2 (DUA) SUB-SISTEM:

SUB-SISTEM PERTAMA ADALAH PERANGKAT

LUNAK YANG TERDIRI ATAS PERENCANAAN,
PENGADAAN, PENYIMPANAN, DISTRIBUSI,
PENGHAPUSAN DAN EVALUASI (PENILAIAN)

SUB-SISTEM KEDUA ADALAH PERANGKAT

KERAS YANG TERDIRI ATAS PERSONIL,
PERSEDIAAN (SUPPLIES) DAN PERALATAN
(EQUIPMENT)
5 TEPAT PADA MANAJEMEN LOGISTIK
(Indikator Kinerja Manajemen Logistik)

1. TEPAT PRODUK (JENIS)

2. TEPAT JUMLAH
3. TEPAT KUALITAS
4. TEPAT WAKTU
5. TEPAT TEMPAT
6. TEPAT BIAYA
 5 TIPE PERSEDIAAN
(Bidang Pengelolaan Manajemen Logistik)

1. Persediaan Alat Kantor

2. Persediaan Bahan Baku
3. Persediaan Barang Dalam Proses
4. Persediaan Barang Jadi (Obat – Reagen)
5. Persediaan Bahan Pelengkap Jasa
Pelayanan
3 KATEGORI FUNGSI PERSEDIAAN
(Lingkup Kajian Manajemen Logistik)

1. Persediaan Pengaman (Safety

Stock)

2. Persediaan Antisipasi
(Anticipation Stock)

3. Persediaan Dalam Pengiriman

(Transit Stock)
 Purchasing
-Vendor
-Negosiasi
-Kontrak

Planning
ABC VEN Warehousing Konsumen
Supplier
EOQ
Forecasting

Distribusi
Manajemen Farmasi
SCM Akuntansi Logistik
Dua pendekatan untuk menjawab
berapa banyak untuk memesan:
 Minimum and maximum stock levels
 Consumption based reordering formulas
Hal-hal yang harus dipertimbangkan
 Rata-rata pemakaian setiap bulan, penyesuaian
untuk stockout(CA)
 Supplier lead time (LT)
 Periode Pengadaaan (PP)
 Safety stock (SS)
 Stock on hand in inventory (Si)
 Stock yang lagi dipesan belum diterima (So)
 Jumlah dari pemesanan kembali persediaan (stock
back ordered) untuk mencapai level terendah (Sb)
 Konsep Paling Sederhana?
Forecasting dengan rata2
sederhana
Forecasting dengan rata2 yang
disertai bobot
 Analisis ABC diperkenalkan oleh HF
Dickie pada tahun 1950-an
 Analisis ABC merupakan aplikasi
persediaan yang menggunakan prinsip
Pareto : the critical few and the trivial
many. Idenya fokus pada persediaan
bernilai tinggi (critical) daripada yang
bernilai rendah (trivial)
% Rupiah

80

50

25 A

B % jumlah
C persediaan
20 50 100
 Kelas A : Persediaan yang memiliki nilai
rupiah yang tinggi. Kelompok ini mewakili
70-80% dari total nilai persediaan tahunan,
meskipun jumlahnya hanya sedikit, bisa
hanya merupakan 15-20% dari seluruh
jumlah (volume) persediaan.
 Kelas B : barang persediaan dengan nilai
rupiah menengah. Kelompok ini mewakili
sekitar 15-25% dari total nilai persediaan
tahunan, dan jumlahnya sekitar 30% dari
jumlah(volume) seluruh persediaan
Kelas C : Barang yang nilai
rupiahnya rendah, yang hanya
mewakili sekitar 5-15% dari total
nilai persediaan tahunan, tetapi
terdiri dari sekitar 50-55% dari
jumlah (volume) seluruh
persediaan.
 MMSL sesuai Grafik Model Persediaan
mempunyai 2 variabel
◦ Variabel rata2
◦ Variabel waktu
 Pareto Law menghasilkan item mana yang
masuk Klasifikasi A,B,atau C.
 Bila kedua konsep digabungkan, maka 
Pareto Law S-max S-min
A 14 hari 10 hari
B 10 hari 7 hari
C 7 hari 5 hari
 VEN System
 V : vital drugs are potentially lifesaving,
have significant withdrawl side effects
(making regular supply mandatory), or are
crucial to providing basic health services.
 E : essential drugs are effective against less
severe but nevertheless significant forms of
illness but are not absolutely vital to
providing basic health care
 VEN System
 N : nonessential drugs are used for minor
or self-limited illnesses, are of questionable
efficacy, or have a comparatively high cost
of a marginal therapeutic advantage.
 Dasar Pemikiran
Sistem Produksi
Input  Proses  Output
(bahan baku) (produk)

Transformasi
 Pengaturan material
• Sistem Persediaan/Inventory dan Sistem
Informasi

• Sistem pengadaan material :

– Tepat waktu
– Tepat jumlah
– Tepat harga
– Tepat bahan
– Tepat kualitas
 Master Production Schedule
(MPS)
• Perencanaan MRP dituangkan dalam
bentuk MPS, merupakan ringkasan
jadwal produksi yang akan datang,
karena tergantung pada :
– Pesanan pelanggan yang akan datang
– Ramalan permintaan
• Dalam MRP asumsinya pasti, jadi tidak
jadi tetap dijadwalkan.
Tabel MPS modifikasi untuk
Manajemen Logistik dan Obat

Minggu 1 2 3 4 5 6 7
Prediksi
Kebutuhan/Permintaan
OH (On Hand)
ATP (Ability To Provide)
Perencanaan
Pesan/Produksi
SEKIAN &
TERIMA KASIH

Yos Immanuel J., SKM, M.Kes.