PERENCANAAN DAN

PENGENDALIAN

02
Modul ke:

PROYEK- Planning
Disampaikan pada Periode Perkuliahan 2

Rabu, 11 – Selasa, 17 September 2019

Fakultas
TEKNIK SIPIL Zakki Wasthon Nusantara, ST, MM, MBA, MT.
DAN
PERENCANAAN
Program Studi
Teknik Sipil
Bagian Isi

• Planning
• System Approach
• Sistem dalam Proyek Konstruksi
• Types of Plan
• Planning Techniques
• Rationale and Steps for Planning Methods
• Work Breakdown Structure (WBS)
• Organization Breakdown Structure (OBS)
• Integrasi WBS - OBS
Planning
1.Merupakan key function (basis) dari rangkaian
POEM/C :
- Planning – organizing – executing – monitoring –
control.
2. Planning:
- Selecting objectives;
- Establishing programs and procedures.
3. Ada perbedaan:
- Pro-active Management -> ada plan;
- Re-active Management -> crisis management.
Planning
4. Planning is not only scheduling :
Juga semua sumber daya lainnya (dana, SDM,
material, peralatan, dll.) untuk mencapai tujuan
proyek.
5. Tujuan planning:
- Reduces uncertainty (risk);
- Avoiding crisis management;
- Improves efficiency; clarify objectives.
6. Planning menjadi basis utama untuk melaksanakan,
memonitor, dan mengontrol proyek.
Planning
7. Perencanaan dapat diartikan dan merupakan cara
untuk:
– mengorganisasi pekerjaan-pekerjaan dalam proyek;
– menetapkan siapa melakukan apa, kapan, dan bagaimana;
– menetapkan sumber daya yang diperlukan;
– menjadwalkan sumber daya;
– menetapkan dan mendefinisikan tanggung jawab;
– berkomunikasi dengan seluruh pihak yang terlibat;
– melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terlibat;
– mengontrol kemajuan pekerjaan;
– mengestimasi jadwal penyelesaian pekerjaan;
– mengatasi permasalahan yang timbul dan perubahan-perubahan
yang harus dilakukan.
Planning
8. Perencanaan juga merupakan:
- basis untuk menetapkan wewenang manajer proyek;
- basis untuk perencanaan dan pengendalian biaya proyek;
- basis untuk melakukan analisis dan proses belajar;
- cara untuk menjaga kewaspadaan terhadap waktu.
9. Perencanaan penting, untuk:
- mengalokasikan sumber daya;
- membentuk organisasi;
- melokalisir tanggung jawab;
- melakukan koordinasi;
- melakukan kontrol;
- mengambil keputusan.
Planning
10. Mengapa perencanaan (planning) perlu:
- proyek semakin besar; semakin kompleks; teknologi semakin maju;
- kompleksitas -> spesialisasi -> perlu koordinasi;
- waktu penting; persaingan, dll.;
- sumber daya terbatas;
- biaya modal;
- kondisi lingkungan dapat menghambat (hujan, dll.);
- pergantian personil;
- planning for the sake of only planning is of no use; nilai
perencanaan ada pada pelaksanaan; memungkinkan monitoring,
pengontrolan deviasi, corrective action,dll.
System Approach
1. Planning harus dikembangkan berdasarkan suatu
sistem.
2. System is an assemblage or combination of things
or parts forming a complex or unitary whole
(PMI,1986).
3. Planning/system -> untuk mencapai tujuan,
memecahkan masalah (lack in the environment).
Why System are Necessary?

Management gaps Functional gaps Operational Islands

System Approach
4. Sistem dapat ditinjau dari kerangka pemecahan
masalah:
a. Analyses the need/problem due to some lack.
Synthesizing
b. Define, describe or specify the problem. a system
(a-d)
c. Develop design criteria that clearly leads to solution.
d. Generate alternatives.
e. Check physical, economic and financial. Analysis (e-f)
f. Optimize feasibility alternatives.
g. Evaluate optimized alternatives & select best solution. Selection,
Implementation,
h. Implement of solution. Modification (g-i)
i. Use feedback/control -> continuously improved.
Pyramidal Structure of a System

SYSTEM

SUB SUB SUB

SYSTEM SYSTEM SYSTEM

C C C C C C C C C
O O O O O O O O O
M M M M M M M M M
P P P P P P P P P
O O O O O O O O O
N N N N N N N N N
E E E E E E E E E
N N N N N N N N N
T T T T T T T T T
System Approach
5. System design selalu dikembangkan melalui
metodologi yang rational:
a. Identifikasi komponen utama dan keterkaitan antaranya.
b. Kembangkan kerangka sistem Project Management .
c. Gunakan teknik dan tools untuk masing-masing tahapan
proyek.
6. Pendekatan sistem harus mencerminkan langkah-
langkah rasional dan berkaitan yang dapat
mengintegrasikan semua fungsi untuk mencapai
kinerja yang optimum.
Sistem dalam Proyek Konstruksi
1. Consist of a number of sub-systems which are put
in place to facilitate the execution of the job.
2. Key systems :
- Organization;
- Planning;
- Techniques & Methodologies;
- Project Control;
- Manajemen Information.
• 3. Modern PM harus juga mempertimbangkan
faktor manusia: values, attitudes, emotions.
Ilustrasi Suatu Sistem Proyek
DOCUMEN
SAFETY T ESTIMATIN
CONTROL G

EQUIPMENT PROJECT
CONTROL PERFORMANC
E ANALYSIS

SUB
CONTRACT PAYROLL
ADMIN DATABASE AND
CONTROL PERSONNE
MANAGER
L

COST SMALL
CONTROL TOOLS
CONTROL

GENERAL
ACCOUNTIN PROGRESS
G CONTROL
MATERIAL
SCHEDULIN
CONTROL
G
 Types of Plan
1. Dikembangkan sejalan dengan Project Cycle (Concept-Design-
Execute-Finish):
- Conceptual Planning;
- Design;
- Procurement;
- Construction;
- Start-Up.
2. Pengaruh terhadap efisiensi biaya (cost) berbeda-beda (pengaruh
makin besar pada tahap awal).
3. Hal berikut juga harus direncanakan:
- organization and staffing; procurement; contracting; safety,
materials management, TQM, communication, information;
- lebih spesifik: commissioning, turnover, completion,
manufacturing, fabrication, promotional and publicity.
Types of Plan
HIGH

CONCEPTUAL PLANNING
ABILITY TO IN FLUE NC E C OST

DESIGN

PROCUREMENT

CONSTRUCTION

START - UP

LOW
START TIME COMPLETE
Planning Techniques
1. Goals (tujuan dan sasaran) harus jelas.
2. Partisipasi harus luas; atas-bawah.
3. Komitmen semua pihak harus dibangun.
4. Jadwal pekerjaan dan estimasi biaya harus realistis.
5. Why, how, when, where, by whom harus terjawab.
6. Gunakan checklist,agar tidak luput dari hal penting:
- Climatic condition;
- Geography;
- System to be used;
- Personnel;
- Project scope; dll.
Rationale and Steps for Planning Methods
1. Identify all elements, such as structure, foundation,
electrical and mechanical (WBS).
2. Identify all agencies participating in the project
(OBS).
3. Identify responsibilities for each project element
(Integrasi WBS-OBS).
4. Identify key points within the project elements such
as start and completion of substructure, masonry,
electrical, etc. (Milestones).
Rationale and Steps for Planning Methods
5. Identify separate projects or subprojects between
key points (Develop Subnets).
6. Identify interfaces between projects and
subprojects (Integrasi Networks – Check Interface).
7. Identify each event, key point and interface
(Skeleton).
8. Identify highest responsibility levels requiring
information (Network for higher level manager).
Work Breakdown Structure (WBS)
WBS adalah Hirarki dari susunan komponen Proyek/
total lingkup proyek yang dipecah dengan
mengelompokkan menjadi lebih kecil yang
menggambarkan suatu deliverable proyek.
 Pekerjaan yang tidak termasuk di dalam WBS
adalah di luar lingkup proyek.
 Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan.
 Jenis pada tingkatan terendah dari WBS adalah
dikenal sebagai paket pekerjaan (work package)
Work Breakdown Structure (WBS)
• WBS adalah pedoman pengelompokan dari unsur-
unsur proyek yang mengatur dan menetapkan
lingkup total dari proyek.
• Pekerjaan yang diluar WBS adalah diluar lingkup
proyek. Seperti halnya scope statement, WBS
seringkali digunakan untuk mengembangkan atau
menjelaskan pengertian umum dari lingkup proyek.
• Setiap penurunan tingkat (level) dalam WBS
menunjukkan peningkatan penguraian rincian dari
proyek.
Work Breakdown Structure (WBS)
1. Untuk melihat komponen proyek secara sistematis.
2. Pemilahan ini dilakukan bertingkat sampai tingkat
disagregasi yang dikehendaki.
3. Pemilahan proyek dilakukan dengan
mempertimbangkan faktor berikut:
- Keahlian;
- Waktu;
- Lokasi (letak);
- Tahapan pekerjaan.
4. Umumnya komponen proyek harus dipisahkan jika
kondisi di atas ditemukan.
Work Breakdown Structure (WBS)
 LEVEL I

LEVEL II

LEVEL III
TOWNSITE

CAMPS

ACCESS ROADS SUPPORT

SWITCHYARD

TRANSMISSION
LINES
TRANSMISSION

POWERHOUSE
PROJECT

COMPLEX
HYDROPOWER

INTAKE
POWER

SHAFTS AND
TUNNELS
Work Breakdown Structure (WBS)

DIKES

CONTROL
STRUCTURES
RESERVOIR

SPILLWAYS
Work Breakdown Structure (WBS)

LEVEL III TOWNSITE

LEVEL IV RESIDENTIAL RECREATIONAL EDUCATIONAL DEVELOPMENT

LEVEL V TYPE A TYPE B TYPE C TRAILERS

LEVEL VI

CIVIL MECH ELEC

WBS Coding Structure
WBS Coding Structure
WBS Coding Structure
Organization Breakdown Structure (OBS)
1.Menggambarkan struktur hirarki pelaksana proyek.
2.Melibatkan semua unsur pelaksana.
3.Jumlah hirarki tidak perlu sama dengan jumlah
hirarki WBS.
4.Pengembangan WBS harus dilakukan bersamaan
dengan pengembangan organisasi (Organization
Breakdown Structure - OBS).
5.Untuk dapat melokalisir organ pelaksana dan
penanggung jawab setiap unit kegiatan.
Work Breakdown Structure (WBS)

BUILDING

DIVISION 1 DIVISION 2
Civil & External Work Building Works

Structural Architectural Mechanical Electrical

Sub Division Works Works Works Works
1. Earth Work
2. Road Works &
Parking Works
3. Drainage Works
4. Retaining Wall
5. Landscaping Works
6. External Electrical
Works
7. External Mechanical
Works
Organization Breakdown Structure (OBS)
Project Manager

Tenaga ahli
Kantor Pusat
Lapangan
Site Manager

Administrasi Umum &

Planning & Engineering Operasi Logistik & Peralatan
Keuangan

Planning/
Eng. Logistik Peralatan
Scheduling

Civil /Ext. Structural Architectural Mechanical Electrical

Works Works Works Works Works
Integrasi WBS - OBS
1. Jumlah tingkat pada WBS dan OBS tidak harus
sama.
2. Integrasi antara WBS dan OBS:
- terjadi pada tingkat dimana pekerjaan dilaksanakan.
3. Pekerjaan dipecah secara vertikal menjadi bagian-
bagian pekerjaan dan elemen pekerjaan
diintegrasikan secara horizontal terhadap OBS
proyek.
Integrasi WBS - OBS
4.Unit pekerjaan yang dihasilkan dapat dianggap:
- sebagai suatu paket pekerjaan yang berada dibawah
tanggungjawab penuh suatu suborganisasi/manajer
5. Setiap unit pekerjaan secara umum dapat disebut
sebagai cost account; dalam besaran tertentu
menjadi work package atau contract package.
6. Cost account merupakan suatu paket yang
mempunyai kegiatan, dana, tenaga kerja tertentu
yang berada dibawah pengelolaan atau disub-
kontrakkan oleh Project Manager kepada Manajer
yang membawahinya.
Integrasi WBS - OBS
7. Cost account akan mempunyai:
- seorang penanggung jawab;
- spesifikasi pekerjaan;
- rencana kerja dan milestone;
- rencana tenaga kerja;
- rencana anggaran.
8. Cost account sebagai suatu integrasi WBS dan OBS:
- merupakan unit yang logik; dan
- tepat sebagai komponen sistem proyek manajemen
yang terintegrasi;untuk mengelola proyek yang besar
Integrasi WBS - OBS
9. Cost account mempunyai tingkatan:
- tingkat paling tinggi adalah proyeknya sendiri;
- tingkat paling rendah disebut dengan basic cost
account.
10. Setiap tingkat cost account akan merupakan
penjumlahan dari cost account yang terdapat pada
tingkat dibawahnya.
Integrasi WBS - OBS
Project Manager

Tenaga Ahli

Site Manager

Planning & Engineering Operasi Administrasi & Keuangan Logistik & Peralatan

Planning Eng Logistik Peralatan

Scheduling
Civil /Ext. Structural Architectural Mechanical Electrical
Works Works Works Works Works

Civil/Ext.
Works
Structur.
Works
Cost Account/

Civil/Ext. and Building

Work Package

Architect.

DIVISION 1 & 2
Works

Works
Works
Mech.
Electric.
Works
 Terima Kasih
Zakki Wasthon N, ST, MM, MBA, MT