KONSEP DASAR

KEARSIPAN
 Secara etimologi

1 di Belanda “Archief”

2 Latin“Felum” (bundle)
Di Indonesia, dalam
3 di Yunani “Arche” terminologi lembaga non
pemerintah istilah arsip
4 di Inggris “Records” dikenal sebagai “dokumen”
 pengertian arsip dari beberapa sumber.

Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah; Segenap warkat dari suatu

organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan
secara permanen bagi suatu keperluan

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan
 Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya
atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi
kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi
yang terkandung di dalamnya.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie :

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena
mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali. Jadi sebagai intinya arsip adlah himpunana lembaran-lembaran tulisan. Catatan
tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara
berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali
secara tepat.
Menurut (UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
Kesimpulannya

arsip adalah Kumpulan data / warkat /

surat / naskah berupa kertas, berkas, foto,
film, mikro film, rekaman suara, gambar
peta, bagan atau dokumen lain dalam
segala bentuk dan sifatnya yang dibuat
atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta/perorangan yang
mempunyai kegunaan yang disusun
menurut sistem tertentu untuk
mempermudah dalam penyimpanan dan
Penemuan kembali dengan cepat dan
tepat.
Kearsipan

suatu proses pengaturan dan penyimpanan

bahan-bahan atau warkat secara sistematis ,
sehingga bahan-bahan tersebut dapat
dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya
setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan
pengurusan arsip pada suatu kantor dapat
disebut tata kearsipan atau administrasi
kearsipan.
 KARAKTERISTIK ARSIP
A
“ rsip yang baik adalah arsip ASLI
(Authenticity)
TERPERCAYA
yang dapat dijadikan sebagai (Reliability)
bahan pertanggungjawaban
dan alat pembuktian yang sah”

UTUH
BERGUNA
(Integrity)
(Useability)
 Pengambilan
Keputusan

Kepentingan Publik Menunjang

dan Ekonomi Perencanaan

Fungsi Arsip

Mendukung
Memori Organisasi
Pengawasan

Alat Pembuktian
Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi & Kegunaan
VITAL

DINAMIS AKTIF
(RECORD)

ARSIP INAKTIF

DIKIRIM KE
STATIS
ANRI
(ARCHIEVE) (DISIMPAN PERMANEN)
 Jenis Arsip Berdasarkan Medianya
Arsip Berbasis Kertas (Tekstual)
• Paper based records, conventional records, human readable records, hard copy (Informasinya terekam
media kertas)
• Ex: teks

Arsip Lihat-Dengar (Audio Visual Record)

• Gambar statis, citra bergerak, rekaman suara.
• Ex: Kaset video, film, VCD, cassete recording, dll

Arsip Kartografik dan Arsitektual

• Informasinya tertulis dalam bentuk grafik/foto metrik
• Ex: Chart, peta, maket, denah dll

Arsip Elektronik (Machine Readable)

• Arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi (komputer)
 Ruang Lingkup
Penerimaan
• pembacaan, penyortiran, dan pengelompokkan

Pencatatan
• pencatatan dan pendataaan dengan menggunakan perangkat seperti buku agenda, lembar disposisi, dll

Penyimpanan
• pengelompokan sesuai pola klasifikasi menyimpan berkas dan tempat penyimpanan serta melakukan penataan di
tempat penyimpanan

Perawatan
• menyusuun jadwal dan merencanakan bahan perawatan

Penggunaan/pelayanan
• menyusun tata tertib dan menyiapkan serta perangkat pelayanan.
• Pelayanan terhadap peminjaman arsip
• Lokasi pelayanan dan perangkat pelayanan
Manajemen Arsip Dinamis
Life Cycle of Records

Penciptaan
(Creation)

Penyusutan Penggunaan
(Disposition) (Use)

Pemeliharaan
(Maintenance)
 Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip.
Masalah dalam
pengelolaan arsip Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi.

Bertambahnya volume arsip secara terus

menerus

Belum dimilikinya pedoman tata kerja

kearsipan yang diberlakukan secara baku

Belum dibakukannya atau dibudayakannya

pedoman tentang tata cara peminjaman arsip

Penggunaan arsip oleh pengolah atau oelh pihak lainnya

yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama

Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat

dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain.
 Peraturan Perundang-undangan Kearsipan
• Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
• Undang-Undang RI No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
• Undang-Undang RI No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
• Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan
• Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang penyusutan Arsip
• Peraturan Pemerintah RI no. 87 tahun 1999 Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan
Dokumen Perusahaan
• Peraturan Pemerintah RI no. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen
Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi
• Keputusan Presiden Nomor 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis
• Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum tata Naskah
Dinas
• SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan
peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip
• SE Ka ANRI No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai guna Arsip