Anda di halaman 1dari 82

PENCATATAN

&
PELAPORAN

PENCEGAHAN & PENGENDALIAN HIV AIDS DAN IMS

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
TUJUAN PEMBELAJARAN

Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti pelatihan, Peserta mampu


melakukan pencatatan dan pelaporan terkait program
Pencegahan dan pengendalian HIV AIDS dan IMS
Tujuan Pembelajaran Khusus
Peserta mampu:
1. Menjelaskan pengertian, tujuan dan manfaat
pencatatan dan pelaporan
2. Menjelaskan tugas pokok setiap jenjang
administrasi dalam pencatatan dan pelaporan
3. Mengisi formulir-formulir standar yang digunakan
dalam pencatatan dan pelaporan
POKOK BAHASAN
1. Pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan dan
pelaporan
2. Tugas pokok setiap jenjang administrasi dalam
pencatatan dan pelaporan
3. Formulir-Formulir Standar pencatatan dan pelaporan
PB 1. PENGERTIAN, TUJUAN DAN
MANFAAT PENCATATAN DAN
PELAPORAN
Pengertian
Pencatatan: kegiatan atau proses pendokumentasian
suatu aktivitas dalam bentuk tulisan; dilakukan diatas
kertas, file komputer dan lain-lain. Bentuk catatan dapat
berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan)

Laporan: catatan yang memberikan informasi tentang


kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak
yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (syahlan)
Tujuan

Tujuan Umum

Agar semua hasil kegiatan pelayanan HIV AIDS & PIMS


dapat dicatat, serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya
secara benar, berkala dan teratur guna menunjang upaya
program pengendalian HIV AIDS & PIMS
Tujuan

Tujuan Khusus
1) Tersedianya data kegiatan pelayanan HIV AIDS &
PIMS yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara
teratur
2) Terlaksananya pelaporan secara teratur diberbagai
jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
3) Digunakannya data tersebut sebagai alat pengambilan
keputusan dalam upaya program pengendalian HIV
AIDS & PIMS di berbagai tingkat administrasi.
Manfaat

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan


terdokumentasi
2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan (bukti hukum)
3. Bahan pelayanan
4. Bahan untuk penelitian
5. Sebagai pertanggung jawaban otentik
6. Bahan pembuatan laporan
7. Bahan penyusunan perencanaan dan evaluasi
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta
mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.
 Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan
suatu kegiatan.

Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau


program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat
wujudnya.

Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah


data dan informasi yang berharga dan bernilai bila
menggunakan metode yang tepat dan benar.
PENCATATAN DAN PELAPORAN

- Akurat PENGOLAHAN :
- Lengkap
PENCATATAN - Pelaporan
- Tepat Waktu
- Analisis
- Interpretasi

INFORMASI :
PENGAMBILAN
- Akurat
KEPUTUSAN
- Lengkap
- Tepat Waktu
Pencatatan & pelaporan
HIV AIDS & P.IMS

• Mulai tahun 2012  peralihan dari sistim manual ke


elektronik
• Berbasis web dengan menggunakan software aplikasi
sistim informasi HIV-AIDS & IMS (SIHA)
BAHAN RUJUKAN
MEKANISME ALUR PELAPORAN
Elektronik Manual
Kemenkes
Terima data manual Maks Tgl 10
Terima data setelah bulan pelaporan
real time

Dinkes Propinsi
Terima Data Manual Maks Tgl 5
setelah bulan pelaporan
Tarik
Laporan
Online Rekap
Manual

DinKes Kabupaten
Upload Terima Data Manual Maks Tgl 30
Laporan
Online
Rekap
Manual

Unit Pelayanan Kesehatan


PENGERTIAN SIHA
SIHA (Sistem Informasi HIV AIDS dan IMS) adalah :
 Aplikasi Sistem Informasi berbasis web yang
dikembangkan untuk mendukung pencatatan dan
pelaporan pada layanan HIV AIDS dan PIMS.
 Dikembangkan secara offline dan online
 Alamat :www.siha.depkes.go.id
TUJUAN APLIKASI SIHA
• Mendukung manajemen data layanan program
pengendalian HIV-AIDS dan IMS baik pada tingkat
layanan, kabupaten/kota, provinsi dan tingkat
nasional.
• Meningkatkan kualitas data yang valid, akurat, dan
tepat waktu.
• Meningkatkan efisiensi pengelolaan data program
dalam jumlah besar.
MANFAAT SIHA
Tingkat Unit Pelayanan
 Manajemen basis data secara elektronik
 Efisiensi waktu, tenaga dan biaya dalam
pengiriman laporan

Tingkat kabupaten, provinsi dan nasional


 Pelaporan dapat diterima dengan cepat (online).
PERKEMBANGAN APLIKASI SIHA
VERSI 1.4 KE VERSI 1.7

1.5 1.4
1.6
1.6.5
1.7
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
SIHA 1.4 (2011 – 2012)
A. Modul yang dibangun meliputi :
1. Sistim Informasi Konseling dan Testing
2. Sistem Informasi PITC
3. Sistem Informasi Menular Seksual ( IMS )
4. Sistem Informasi Pencegahan HIV dari Ibu dan Anak ( PMTCT )
5. Sistem Informasi Perawatan HIV dan ART ( Lembar 8A )
6. Sistem Informasi Perawatan HIV dan ART ( Lembar 8B )
7. Sistem Informasi Penjangkauan
8. Sistem Informasi Layanan Jarum Suntik Steril
9. Sistem informasi ODHA yang diberi dukungan
10.Sistem Informasi Metadon
11.Sistem Informasi Kasus AIDS
12.Sistem Informasi Bahan dan Alat
B. Perancangan Ulang Form Cetak: VCT,IMS,
LJSS,Metadon,Dukungan ODHA,Surveilans Kasus

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
SIHA 1.5 (2012 – Jan 2013)

A. Perubahan Indikator Laporan dan Penambahan Laporan


TB Report Triwulanan

B. Perancangan Ulang Form Cetak Sesuai dengan Perubahan Indikator

C. Penambahan Menu untuk bisa Export data Individu


SIHA 1.6 (Feb 2013 – Jun 2013)

A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya


penambahan indikator yang berkaitan dengan petugas
Pendukung / LSM

B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung indikator yang berkaitan


dengan petugas pendukung/LSM

C. Penambahan Laporan Kohort 6 bulanan pada laporan LASS


SIHA 1.6.5 (Juni 2013 – Juni 2015)

A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya


penambahan/perubahan indikator.
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung perubahan indikator
C. Penambahan Fitur Import Excel Bantu Pra ART dan ART
D. Penambahan Fitur Approval Laporan Online

E. Penambahan Menu Analisis pada SIHA Online


F. Penambahan Modul SDM
G. Perubahan Modul Alat Bahan yang tadinya diisi oleh UPK ke Dinas
Kab/Kota dan diisi secara online
H. Disediakannya instalasi SIHA1.6.5 Oneclick
I. Ditambahkannya Dashboard Integrasi 4 PR
J. Ditambahkannya Fitur SMS Gateway
SIHA 1.7 (Jun 2015 – Saat ini)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya penambahan /
Perubahan pada indikator – indikator laporan
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung perubahan – perubahan
pada indikator laporan
C. Data Individu KT, IMS, TIPK, Metadon,PPIA, PDP akan ditarik ke
server pusat ( siap released )
D. Integrasi Data Individu KT dan PDP dengan Aplikasi SITT dari subdit
TB ( dalam proses pengembangan )
H. Integrasi Aplikasi SIHA dengan SITT dan SIKDA ( dalam proses
pembahasan )
APLIKASI SIHA

SIHA Offline
SIHA Online • Diinstall di komputer fasyankes.
• Berada di server Pusdatin • Beralamat di
Kemenkes RI. localhost/sim_aids.
• Beralamat di • Database individu ada pada
www.siha.depkes.go.id. komputer layanan.
• Berisi laporan terkait program • Tidak memerlukan adanya
HIV AIDS & PIMS. koneksi internet
• Database laporan semua • Digunakan untuk input data
pemangku kepentingan individu layanan.
(fasyankes, Dinkes Kab/Kota,
Dinkes Provinsi, dan Nasional). • Digunakan untuk membuat
laporan bulanan layanan
TAMPILAN SIHA
BAHAN RUJUKAN
PB 2. TUGAS POKOK SETIAP JENJANG
ADMINISTRASI DALAM
PENCATATAN DAN
PELAPORAN
ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN

Data Pasien
Pasien
dicatat pada Pasien
diperiksa
form

Pembuatan laporan Laporan dikirim ke


Data Pasien diinput
bulanan / triwulanan dinas kesehatan
kedalam sistem
kabupaten

Laporan dikirim
secara online
Laporan dikirim ke
kedalam sistem
dinas kesehatan
Propinsi

Internet

Laporan dikirim ke
Pusat

Pusat Data dan Informasi


TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI

Fasyankes :
 Mengisi data individu layanan : KTHIV,
IMS, ART, LASS, PTRM, PPIA,
Surveilans Kasus AIDS, Alat dan Bahan,
Dukungan ODHA di SIHA Offline.
 Membuat laporan bulanan
 Mengirimkan laporan bulanan ke
server SIHA Online.
 Memanfaatkan data layanan sesuai
dengan kepentingan.
TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI
Kabupaten/Kota :

 Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan yang


dikirim oleh fasyankes.
 Mengisi data individu Sero Surveilans , alat & bahan,
dan SDM di SIHA online.
 Mengisi laporan bulanan layanan yang laporannya tidak
ada di SIHA online.
 Melakukan proses approval/validasi laporan yang
dikirimkan oleh layanan.
 Melakukan pelaporan bulanan data hasil sero surveilans.
 Melakukan analisis data sesuai dengan wilayah dan
indikator yang diperlukan.
TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI
Provinsi :
 Mengisi data SDM di SIHA online.
 Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan
yang dikirim oleh fasyankes.
 Mengisi laporan bulanan layanan yang data
laporannya tidak ada di SIHA online.
 Melakukan proses approval/validasi laporan yang
dikirimkan oleh layanan.
 Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan
indikator yang diperlukan.
TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI

Nasional :
 Melakukan rekap laporan bulanan seluruh
laporan setiap layanan yang dikirim oleh
fasyankes.
 Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah
dan indikator yang diperlukan.
 Sebagai call center permasalahan dalam
penggunaan SIHA.
ALUR SIHA ONLINE

PUSAT

SIHA
ONLINE
PROVINSI

KAB/KOTA

OFFLINE
Laporan Bulanan
SIHA
LAYANAN OFFLINE
input data individu
PB 3. FORMULIR-FORMULIR
STANDAR PENCATATAN DAN
PELAPORAN
JENIS FORMULIR PENCATATAN

1. Formulir Layanan Konseling dan Tes HIV


2. Formulir Layanan IMS
3. Formulir Layanan PPIA
4. Formulir LJSS
5. Formulir Methadon
6. Formulir Layanan PDP ( Kartu pasien, ikhtisar pasien,
register pra ART, register ART, register pemberian
ARV, register stock obat ARV)
7. Formulir Dukungan ODHA
8. Formulir Sentinel Surveilans HIV
9. Formulir Kasus AIDS
JENIS FORMULIR PELAPORAN

1. Formulir Pelaporan Layanan Konseling dan Tes HIV


2. Formulir Pelaporan Layanan IMS
3. Formulir Pelaporan Layanan PPIA
4. Formulir Pelaporan LJSS
5. Formulir Pelaporan Methadon
6. Formulir Pelaporan PDP ( Laporan Bulanan Perawatan
HIV AIDS/LBPHA lembar 1 dan 2, Laporan kohort )
7. Formulir Perlaporan Dukungan ODHA
8. Formulir Pelaporan Kasus AIDS
9. Formulir Pelaporan Alat dan Bahan
10. Formulir Pelaporan SDM
(SIHA) Versi 1.7

FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN
LAYANAN KONSELING DAN TES HIV
(KT)
HA-UPK-1
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Pada versi SIHA 1.6.5 untuk Status kunjungan pilihannya adalah :
Datang sendiri, dirujuk LSM, Tempat kerja, Kelompok dukungan,
Pasangan, Kader dan Mobile IMS , dan untuk Versi SIHA 1.7 Status
Kunjungan hanya menjadi Datang Sendiri dan Dirujuk
Pada SIHA Versi 1.6.5 , klien
WBP masuk kedalam SIHA versi 1.6.5 adalah SIHA versi 1.6.5 variabelnya
KELOMPOK RESIKO , dan pada Status Pasien dan Pada Doketer dan Pada SIHA 1.7
SIHA 1.7 menjadi “POPULASI SIHA 1.7 diganti “STATUS diganti menjadi Petugas
KHUSUS” KLIEN “ Kesehatan

Variabel “Pernah Tes HIV


Sebelumnya” pada SIHA Versi
1.6.5 berada sebelum kajian
Tingkat Risiko
Lembar ke 2 Fomulir KT
Pada SIHA Versi 1.6.5 , Form TIPK terpisah dengan
KT S, dan pada SIHA Versi 1.7 formulir TIPK dan
KTS menjadi KT (Konseling dan Tes HIV)
Pada SIHA Versi 1.6.5, Status Layanan
adalah : Klinik Utama dan Klinik
Pada SIHA Versi 1.6.5 “STATUS Satelit,
KLINIK” dan di SIHA Versi 1.7 Di SIHA Versi 1.7 menjadi Rumah
menjadi “STATUS LAYANAN” Sakit, Puskesmas dan Klinik
LAPORAN KTS
Pada SIHA Versi 1.7 ditambah
dengan “Menerima hasil”
Lanjuran Form TIPK
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN
INFEKSI MENULAR SEKSUAL
(IMS)
HA-UPK-2
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Form IMS hal 2
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN
PENCEGAHAN HIV DARI IBU KE
ANAK (PPIA)
HA-UPK-4
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Pada SIHA versi 1.7 ini, ada penambahan variabel yaitu : NIK (nomor induk kependudukan),
Nama Ibu Kandung dan Propinsi
Perubahan kebijakan
program pemberian
ARV pada ibu hamil
dari pemberian
profilaksis ARV
menjadi pengobatan
ARV

Variabel ini merupakan


pindahan dari blok data
layanan bayi dari ibu yang
positif HIV pada versi SIHA
1.6.5 bagi an paling bawah.

Pada SIHA 1.7 ini


dipindahkan pada blok Data
layanan ibu hamil

Tambahan variabel baru,


untuk kepentingan
penarikan variabel pada
laporan bulanan, karena
yang dilaporkan adalah
ibu dengan kehamilan
baru, sehingga ibu hamil
tidak dilaporkan secara
berulang-ulang pada
setiap bulannya
Tambahan variabel baru,
untuk kepentingan
penarikan variabel
pemberian kotrimoksasol
pada bayi di laporan
bulanan
Tambahan pada variabel ini adalah
penekanan pada ibu HIV pos dengan
kehamilan baru, karena ibu hamil cukup
terlaporkan 1 kali saja selama periode
kehamilannya

Ada perubahan
redaksi pd var
no.5 , pada SIHA
1.6.5 redaksinya
jumlah kondom
yg diberikan ke
klient
Pada SIHA versi 1.7 ini, variabel dalam laporan bulanan menjadi 14 varibel, dari 15 variabel
pada SIHA 1.6.5, adapun 1 variabel yang dihilangkan pada SIHA 1.6.5 adalah varibel no.14
yaitu Jumlah balita yang lahir dari ibu HIV positip diperiksa HIV
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCATATAN DAN PELAPORAN
LAYANAN ART
(ANTIRETROVIRAL THERAPY)

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
PERLENGKAPAN PENCATATAN & PELAPORAN

Pencatatan Pelaporan
• Ikhtisar perawatan pasien
HIV dan ART • LBPHA (Laporan
• Kartu pasien Bulanan Perawatan
• Register Pra-ART HIV/AIDS)
• Register ART • Laporan analisis
• Register pemberian Obat kohort
• Register Stok Obat
• Formulir Rujukan
Ikhtisar Perawatan
Pasien HIV dan ART

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kartu Pasien

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
KARTU PASIEN Tanggal Perjanjian
Mengambil Obat, Konsultasi Dokter, Pemeriksaan lain
No. Rekam Medis
No. Register Nasional Tanggal Rejimen dan Jumlah INH Jumlah INH Efek Rencana
Kunjungan jumlah obat ARV yang sisa yang samping tgl.
NIK yang sisa diberikan ARV/IO/ Kunjunga
Nama :................................................................................................................... untuk bulan profilaksis IO n y.a.d
berikutnya
Alamat Lengkap :.................................................................................................
No. Telepon : .......................................................................................................
Jenis kelamin : □ L □P Umur: ......... Tgl lahir : ..../....../.......
Nama Ibu Kandung : .................................................................................
Nama PMO : ………………………………………………………….......
Alamat PMO : ……………………………………………………….........
No. telepon : ………………………………………………………..

Pemeriksaan Klinis dan Laboratorium


Tanggal Stad Status Jumlah Lain-
hh/bb/tt Klinis BB fungsional CD4 lain
(K,Amb,B)

Kunjungan pertama

Memenuhi syarat
medis ART

Saat mulai ART

Setelah 6 bulan ART

Saat 12 bulan ART

Saat 24 bulan ART

Saat 36 bulan ART

Saat 48 bulan ART Bila kartu ini sudah penuh


dapat diganti dengan kartu baru
Saat 60 bulan ART Catatan Penting: oleh Dokter atau Perawat
...............................................................................................................................................................
CATATAN: ...............................................................................................................................................................
1. Simpanlah kartu ini di rumah dan bawalah bila datang ke Unit Pengobatan ...............................................................................................................................................................
2. Anda dapat membantu mengurangi penyebaran penyakit bila mengikuti aturan pengobatan ...............................................................................................................................................................
dengan menelan obat secara teratur
Register Pra-ART

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Register ART

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Laporan Bulanan
Perawatan HIV/AIDS
(LBPHA)

Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
TERIMA KASIH