Conceptos de Sistemas

Contables

 Un sistema contable es el conjunto de principios y
reglas que facilitan el conocimiento y la
presentación adecuada de le empresa y los
hechos económicos que afectan a la misma.

 Según Catacora Carpio (1997, p. 25) define el
concepto de sistema como un conjunto de
elementos, entidades o componentes que se
caracterizan por ciertos atributos identificables
que tienen relación entre sí, y que funcionan para
lograr un objetivo común.

Un sistema de información
contable
 comprende los métodos, procedimientos y
recursos utilizados por una entidad para llevar un
control de las actividades financieras y resumirlas
en forma útil para la toma de decisiones.

 “Un sistema de contabilidad no es más que
normas, pautas, procedimientos, etc. Para
controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la
organización, clasificación y cuantificación de las
informaciones administrativas y financieras que se
nos suministre” (Núñez, 2003, p.63).
Un sistema de información
contable

sigue un modelo básico y un sistema

de información bien diseñado,
ofreciendo así control,
compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo /
beneficio.
 1. Registro de la actividad
financiera:
 en un sistema contable se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial
diaria en términos económicos. En una
empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en
términos monetarios y que se deben registrar
en los libros de contabilidad. Una transacción
se refiere a una acción terminada mas que a
una posible acción a futuro. Ciertamente, no
todos los eventos comerciales se pueden
medir y describir objetivamente en términos
monetarios.
2. Clasificación de la
información:
 un registro completo de todas las
actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que
pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por
tanto, la información de debe clasificar
en grupos o categorías
Para que un sistema de
contabilidad
 funcione eficientemente es preciso que su
estructura-configuración cumpla con
los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan íntimamente
ligada que integre de tal manera el esquema
de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la
misma.
Según Catacora Carpio (1997,
p. 25)
 define el concepto de sistema como un
conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relación
entre sí, y que funcionan para lograr un
objetivo común.
 Al analizar la definición detenidamente, se
pueden identificar los siguientes conceptos:

 “Elementos: es una agrupación de piezas
individuales que tienen interrelacionadas entre sí”.
(Catacora, 1997, p. 25)
 “Atributos Identificables: están constituidos por las
características individuales que posee cada uno
de esos elementos, es decir los objetivos
específicos para los cuales fueron diseñados”.
(Catacora, 1997, p. 26)

 “Relaciones: se refiere a la vinculación que debe
existir entre los elementos identificables o
componentes del sistema”. (Catacora, 1997, p.
26)
 Estructura de un Sistema
Contable

 Un sistema de información contable sigue un modelo

básico y un sistema de información bien diseñado,
ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad, y una
relación aceptable de costo / beneficios.

 El sistema contable de cualquier empresa independiente
del sistema que utilicé, se deben ejecutar tres pasos
básicos utilizando relación con las actividades financieras;
los datos que se deben registrar, clasificar y resumir; sin
embargo, el proceso contable involucra la comunicación
a quienes estén interesados y a interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de
decisiones gerenciales.

1. Registro de la actividad
financiera:
 En un sistema contable, se debe llevar un
registro sistemático de la actividad comercial
diaria en términos económicos. En una
empresa, se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden expresar en
términos monetarios y que se deben registrar
en los libros de contabilidad. Una
transacción, se refiere a una acción
terminada más que a una posible acción a
futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir
objetivamente en términos monetarios.
2. Clasificación de la
información:
 un registro completo de todas las
actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que
pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar las decisiones. Por
tanto, la información se debe clasificar en
grupos o categorías. Se debe agrupar
aquellas transacciones a través de las
cuales se recibe o paga dinero.
3. Resumen de la información:
 la información contable utilizada por
quienes toman decisiones debe ser
resumida. Por ejemplo, una relación
completa de las transacciones de venta
de una empresa seria demasiada larga
que cualquier persona se dedicara a
leerla.
Objetivos de un sistema
contable


 Dentro de la estructura organizacional de una
empresa, los sistemas de contabilidad
representan un orden coherente mediante el cual
se recopilan toda la información que se necesita
con respecto a la entidad empresarial como
resultado de todas las actividades que se llevan a
cabo en la misma. En este sentido debemos
destacar que los datos que recogen los sistemas
de contabilidad son imprescindibles para poder
adquirir la información legal, financiera y tributaria
de la compañía.
La eficiencia
 que debe aportar la implementación de estos sistemas de
contabilidad dependerá de la manera con la cual sean
empleados los mismos; este debe ser un hecho cuya base debe
estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa,
vinculándose a su vez con todos los programas de procedimiento
que suelen encontrarse del esquema funcional de una entidad
comercial.

 Si se habla más específicamente de la característica que poseen
los sistemas de contabilidad se debe decir que se concentran en
los objetivos para los cuales son empleados, entre esto tenemos: el
conocimiento de los objetivos, elaboración de un informe
preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la
empresa y preparación de los informes pendientes.

El principal de ellos
 esel conocimiento de los objetivos ya
que mediante esto, los sistemas de
contabilidad podrán llevar a cabo el
análisis que hace referencia a la razón
social, la actividad, la ubicación física, y
los recursos totales que utilizará la
empresa.
En segundo lugar
 tiene como tarea la elaboración de un
informe preliminar acerca de la situación en
la cual se encuentra la empresa, verificando
la aplicación de las normas legales
correspondientes e implementando
diferentes metodologías para lograr una
mejor y más eficiente recopilación de la
información, buscando que la misma se
acerque lo más que le sea posible a la
realidad económica correspondiente a la
empresa.
El tercer y último objetivo
 por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas de
contabilidad es la preparación de los informes pertinentes,
como por ejemplo, aquellos que registran todas las
operaciones que se encuentran en los libros, elaborando
informes financieros. No queremos dejar de mencionar el
hecho de que implementar los sistemas de contabilidad
más adecuados para la empresa representaran un grado
de confianza para la gerencia, siendo este uno de los
puntos claves en la organización de una compañía
comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que
pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestión y
a su vez, determinar su posición y situación financiera en el
momento que la empresa lo desee y necesite.

Clasificación de los Sistemas
de una empresa

 Un estudio formal de clasificación de los sistemas necesariamente

nos llevaría a planear, al menos un esquema de tres o cuatros
clasificadores bajo distintos puntos de vista. Para efecto de central
la atención en los sistemas operativos que manejan los negocios
en las empresas.

 Una de las bases en las cuales sustenta el proceso para guiar las
actividades de un negocio, es el aporte que dan los sistemas de
información aplicados a los negocios. Unos de los puntos de
referencia para la clasificación de un sistema, lo representa el
grado de complejidad alcanzado para el proceso de las
operaciones.

Sistema de Compra


 El sistema de compra consiste en la
formulación de grupos cerrados de personas
naturales o jurídicas que realizan aportes
mensuales durante un plazo determinado
con el objetivo de construir un fondo común
destinado a la adquisición de bienes, los
cuales se adjudican mensualmente mediante
entrega programa y licitación.

El proceso de compras
 que existe en las instituciones tiene en lo fundamental
cuatro etapas, entre estas etapas están:

 1. El proceso de compra, abarca el aspecto relativo a la
plantación de la adquisición del bien.
 2. Aprobación de la compra, donde se analiza la solicitud,
los montos y las instancias de aprobación.
 3. El procesamiento de la aprobación de compra, donde
se incluye un registro de proveedores, análisis de solicitudes
y cotizaciones.
 4. Validación de la compra, el proceso de compra
culminada con un sistema de pago que incluye a su vez
una primera etapa de autorización, la segunda de
confección del instrumento de pago (cheques de cuentas
corriente bancarias) y la entrega del cheque.
Sistema de Producción

 Un sistema de producción es aquel sistema

que proporciona una estructura que agiliza la
descripción, ejecución y el planteamiento de
un proceso industrial. Es la manera en que se
lleva a cabo la entrada de las materias
primas (que puede ser materiales,
información, entre otros) así como el proceso
dentro de la empresa para transformar los
materiales y así obtener un producto
terminado para la entrega de los mismo a los
clientes o consumidores, teniendo en cuenta
un control adecuado del mismo.
Según Catacora Carpio
(1997, p. 30
 ) Un sistema de producción tiene como fin, manejar
y controlar todas las operaciones que se generan
del proceso productivo de una empresa
manufactura, o el proceso de prestación de
servicios en una empresa de servicios. El sistema de
producción debe tener las siguientes funciones
principales:
 · Planificación de la producción
 · Planificación de la materia prima y otros
costos
 · Control de la producción


Sistema de venta


 Es todo aquel sistema de información usado en
mercadotecnia y en administración que automatiza
algunas funciones de ventas y de administración.

 El sistema de ventas de basa en la actividad de un
negocio, lo constituye el sistema de ventas. Un
sistema de ventas cubre las siguientes funciones o
subsistemas:
 · Facturación de cobranza
 · Control de los canales de distribución
 · Mercado
