PEMBINAAN DAN PENGENDALIAN

PERANGKAT DAERAH
(Berdasarkan Permendagri No 99 Tahun
2018)

Dr. HALILUL KHAIRI, M.Si

(Wakil Direktur Pusat Studi Otonomi Daerah, IPDN)
HP. 0811856657

2019
 URGENSI
EVALUASI KELEMBAGAAN PERANGKAT DAERAH

1. Beban kerja berubah secara dinamis.

2. Visi, misi dan strategi kepala daerah dapat berubah-
ubah.
3. Masih terdapat beberapa data indikator yang masih
memerlukan validitas.
4. Pembentukan perangkat daerah harus
memperhitungkan kapasitas keuangan daerah.
5. Perlu mengetahui dengan pasti efisiensi struktur
perangkat daerah.
6. Mengetahui tingkat kematangan perangkat daerah
dalam melaksanakn proses bisnis yang menjadi
tugas dan fungsinya.
 RUANG LINGKUP EVALUASI

1. Evaluasi kepatuhan:
a. Kesesuaian susunan
b. Kesesuaian ukuran (tipe)
c. Kesesuaian perumpunan
d. Kesesuaian kewenangan
2. Evaluasi Efektivitas dan Efisiensi:
a. Pola Departementasi
b. Beban kerja inti
c. Tumpang tindih kewenangan
3. Evaluasi kematangan organisasi
 KESESUAIAN SUSUNAN

Memfokuskan evaluasi terhadap jenis perangkat

daerah yang dibentuk dibandingkan dengan
yang diatur dalam PP No 18 Tahun 2016,
Permendagri No 12 tahun 2017 dan
rekomendasi hasil evaluasi.
 KESESUAIAN UKURAN (TIPE)

Memfokuskan evaluasi untuk menilai

kesesuain tipe perankat daerah, cabang dinas
dan UPT dibandingkan dengan hasil
pemetaan dan rekomendasi hasil evaluasi.
Daerah tidak dapat menaikkan tipe perangkat
daerah, cabang dinas dan UPT, namun daerah
dapat menurunkan tipe perangkat daerah.
 KESESUAIAN PERUMPUNAN

Evaluasi difokuskan terhadap kesesuain

pengelompokkan perangkat daerah sesuai
dengan PP No 18 Tahun 2016. pengelompokkan
tidak dapat dilakukan di luar rumpun urusan
pemerintahan. Pengelompokan juga tidak dapat
mengakibatkan dinas yang memenuhi kriteria
untuk dibentuk menjadi dinas, namun hilang dari
struktur perangkat daerah (tidak ada pada
bidang maupun seksi).
 KESESUAIAN KEWENANGAN

Evaluasi difokuskan untuk menilai

cakupan tugas dan fungsi suatu perangkat
daerah dengan kewenangan daerah
dalam bidang urusan pemerintahan sesuai
dengan yang diatur dalam lampiran UU No
23 Tahun 2014.
 POLA DEPARTEMENTASI

Evaluasi difokuskan pada konsistensi pola

departementasi yang digunakan dalam
membagi tugas dan fungsi pada suatu
perangkat daerah. evaluasi pola
depertementasi untuk menilai adanya
potensi konflik tugas dan fungsi antar unit
kerja dalam satu perangkat daerah.
 TUMPANG TINDIH TUGAS DAN FUNGSI

Untuk menguji adanya tumpang tindih tugas

dapat dilakukan melalui tabel silang sbb:
No Uraian Tugas Fungsi Objek/Sasara Output
n
1 Dinas UMKM Pelatihan Pengusaha Keahlian
Manajemen Kecil Berusaha
Usaha
2 Dinas Perindustrian Pelatihan Pekerja/Peng Keahlian
Pembuatan usaha Kecil Membuat
Batik Batik

Catatan: Meskipun sasarannya sama2 pengusaha kecil, namun fungsi yang

dilaksankaan dan ouput yang dihasilkan berbeda. Fungsi ini tidak tumpang tindih.
 TUMPANG TINDIH TUGAS DAN FUNGSI

Untuk menguji adanya tumpang tindih tugas dapat dilakukan melalui tabel
silang sbb:
No Uraian Tugas Fungsi Objek/Sasara Output
n
1 Seksi Penerimaan Penduduk Dokumen
Pendaftaran pendaftaran, Penduduk
Penduduk pengolahan, dan data
penerbitan dan penduduk
penyimpanan data
penduduk
2 Seksi Mengumpulkan, Penduduk Data
Pengolahan Data mengolah dan penduduk
menyajikan data
kependudukan
Catatan: Meskipun nomenklatur jabatan sama, namun sebagian fungsi seksi
pendaftaran penduduk yaitu pengolahan dan penyimpanan data penduduk sama
dengan fungsi seksi pengolahan data yaitu pengumpulan data (data diterima dari
pendaftaran) dan mengolah data. Begitu juga output terdapat bagian yang sama,
sehingga kedua seksi ini terdapat tumpang tindih tugas dan fungsi.
KEMATANGAN ORGANISASI
 PERTUMBUHAN ORGANISASI

Sebuah organisasi dapat diibaratkan sebagai organisma

hidup, sebuah organisasi dapat tumbuh berkembang,
diakui keberadaannya, namun dapat juga “mati” dan
hilang eksistensi.
Bagi organisasi swasta, eksistensinya sangat
dipengaruhi oleh kemampuan menyesuaikan diri dengan
tuntutan pasar.
Bagi organisasi publik, eksistensinya sangat bergantung
pada kebutuhan masyarakat akan layanan dan peran
yang diberikan oleh organisasi tersbut.
 FASE PERTUMBUHAN ORGANISASI

Ichak Adizes ( 1989) menguraikan tiga tahapan utama

yaitu :
1. Tahap pertumbuhan (growing stages) yang meliputi
masa pengenalan (courtship), masa bayi (infancy),
dan masa kanak-kanak (go-go);
2. Masa ”coming of age” yang meliputi masa
kedewasaan (adolescence) dan masa puncak/
keemasan (prime); dan
3. Tahap Penurunan (aging organizations) yang meliputi
masa kemapanan (stable organizations), masa
aristokrasi (aristoccracy), masa birokrasi awal (early
bureaucracy) dan masa birokrasi dan mati
(bureaucracy and death).
 KONSEP KEMATANGAN ORGANISASI

1. Kematangan organisasi pertama kalinya diguakan

oleh Departement of Defense (DOD) Amerika Serikat
dalam menilai sebuah software development house.
2. Kematangan organisasi berangkat dari pemikiran
atas pertumbuhan organisasi.
3. Pertumbuhan organisasi tumbuh seperti
pertumbuhan mahluk hidup.
4. Kematangan organisasi tumbuh dari satu tahap
(stage) ke tahap berikutnya secara bertingkat.
Organisasi tidak dapat dianggap naik ke stage
berikutnya jika salah satu ciri pada tingkat
dibawahnya tidak terpenuhi.
 LEVEL KEMATANGAN ORGANISASI

Berangkat daeri fase pertumbuhan pada mahluk

hidup, maka tingkat kematangan organisasi dibagi
menjadi 5 level. Namun istilah pada setiap level
sering digunakan berbeda-beda. Adapun tingkat
kematangan perangkat daerah dikelompokkan
kedalam 5 level :
1. Level initial
2. Level Repeatable
3. Level Defined
4. Level Managed
5. Level Optimized
 VARIABEL KEMATANGAN ORGANISASI

Kematangan Organisasi Perangkat Daerah diukur

dari kemajuan/kemapanannya dalam variabel:
1. perencanaan;
2. monitoring dan pengendalian;
3. penjaminan mutu layanan;
4. standar operasional prosedur;
5. pendidikan dan pelatihan;
6. analisis kebijakan dan pemecahan masalah;
7. manajemen sumber daya yang terukur;
8. manajemen resiko;
9. pengukuran kinerja;
10. pengembangan inovasi layanan; dan

11. budaya organisasi

PENGUKURAN KEMATANGAN PRANGKAT DAERAH

Kematangan perangkat daerah diukur

berdasarkan pencapaian yang dilakukan
oleh daerah pada setiap variabel dan
indikator. Setiap variabel dibagi ke dalam
5 level dan setiap level mempunyai
indikator.
 INDIKATOR VARIABEL PERENCANAAN

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

1. Tingkat I Penentuan kegiatan yang diprioritaskan dalam dokumen Tidak ada dokumen analisis kriteria untuk menentukan
perencanaan tahunan (Renja/RKPD) dilakukan tanpa ada prioritas.
kriteria yang terukur.

2. Tingkat II Penentuan kegiatan yang diprioritaskan dalam dokumen Ada TOR setiap usulan kegiatan dan di dalam TOR
rencana tahunan dilakukan berdasarkan analisis terhadap tersebut ada analisis outcome yang ingin di capai.
hasil (outcome) apa yang akan dicapai kegiatan tersebut .

3. Tingkat III Penentuan prioritas kegiatan dalam dokumen rencana Ada TOR setiap usulan kegiatan dan ada analisis yang
tahunan dilakukan berdasarkan analisis hasil (outcome) dan menjelaskan alur logika bahwa kegiatan tersbeut mampu
analisis kemampuan kegiatan menghasilkan hasil (outcome). menghasilkan outcome yang ditargetkan.

4. Tingkat IV Penentuan prioritas kegiatan dilakukan berdasarkan Ada TOR setiap kegiatan dan ada dokumen yang berisi
analisis yang membandingkan hasil (outcome) yang akan metode analisis tertentu (misalnya metode USG) yang
dicapai antara satu alternatif kegiatan dengan alternatif membandingkan keunggulan setiap kegiatan dalam
kegiatan yang lain. menentukan kegiatan yang menjadi prioritas.

5. Tingkat V Penentuan prioritas kegiatan dalam dokumen tahunan Cek apakah kegiatan pada level IV sudah dilakukan dan
dilakukan dengan perbandingan hasil (outcome) antara satu apakah ada bantuan tehnologi IT dalam proses penentuan
alternatif kegiatan dengan alternatif kegiatan yang lain dan prioritas dan perencanaan.
dibantu dengan teknologi informasi.
 INDIKATOR VARIABEL MONEV

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Monitoring dan pengendalian dilakukan dengan Ada kegiatan monev yang dilakukan.
cara sederhana dan tidak terstruktur.

Tingkat II Monitoring dan pengendalian dilakukan secara PD dianggap ada pada level ini jika sudah ada dokumen monev yang
berkala dengan fokus yang ditentukan. sudah mempunyai objek yang akan dimonev, fokus dan kriteria
terukur, dan jadwal yang jelas.

Tingkat III Monitoring dan pengendalian dilakukan secara Cek apakah PD sudah mempunyai standar penilaian dan kriteria
berkala dengan kriteria penyimpangan yang penilaian terhadap objek yang dimonev. Jika belum, maka PD belum
terstandarisasi pada setiap tahap kegiatan. dapat dianggap ada pada level ini.

Tingkat IV Monitoring dan pengendalian dilakukan secara Cek apakah PD sudah mempunyai standar penilaian dan kriteria
berkala dengan kriteria penyimpangan yang penilaian terhadap objek yang dimonev serta ada dokumen hasil
terstandarisasi dan diikuti dengan umpan balik pembahasan atas hasil monev beserta tindak lanjut yang harus
berupa perbaikan yang terdokumentasi dengan dilakukan dari hasil monev tersebut. Jika belum, maka PD belum
baik. dapat dianggap ada pada level ini.
Tingkat V Monitoring dan pengendalian dilakukan secara Cek apakah kegiatan pada level IV sudah dilakukan serta monev dan
sistematis, terstandarisasi termasuk umpan balik tindak lanjut hasil monev sudah dilakukan dengan bantuan IT.
yang didukung oleh penggunaan teknologi
informasi berbasis internet.
 INDIKATOR VARIABEL PENJAMINAN MUTU
LAYANAN

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Tidak ada penjaminan mutu atas produk yang Cek apakah ada kegiatan untuk pemeriksaan mutu produk dan proses
dihasilkan dan atas proses kerja yang dilakukan. kerja..

Tingkat II Penjaminan mutu produk dan proses kerja Sudah ada pemeriksaan mutu output dan proses yang ditunjukkan
dilakukan secara berkala namun tidak mempunyai dengan dokumen pengujian mutu..
standar mutu produk dan proses yang ditetapkan.

Tingkat III Mutu produk dan proses sudah distandarisasi dan Sudah ada dokumen standar output/produk dan standar proses kerja
dilakukan pengujian secara berkala secara (SOP) untuk menghasilkan output/produk tersebut. serta sudah ada
internal. dokumen pengujian mutu oleh petugas internal PD.

Tingkat IV Penjaminan mutu produk dan proses sudah Sudah ada dokumen standar output/produk dan standar proses kerja
distandarisasi serta dilakukan pengukuran/ (SOP) untuk menghasilkan output/produk tersebut. serta sudah ada
pengujian secara berkala oleh tenaga yang dokumen pengujian mutu oleh petugas di luar PD yang mempunyai
bersertifikat. sertifikat bahwa yang bersangkutan ahli dibidang tersebut.

Tingkat V Penjaminan mutu produk dan proses dilakukan Cek apakah kegiatan pada level IV sudah dilakukan dan penjaminan
terstandarisasi dan berkala oleh tenaga ahli mutu dilakukan dengan bantuan IT.
bersertifikat serta didukung oleh teknologi
informasi berbasis internet.
 INDIKATOR VARIABEL STANDAR PROSEDUR

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Tidak ada definisi resmi proses pelaksanaan Tidak ada penjelasan tentang tahapan pelaksanaan suatu pekerjaan.
pekerjaan pada perangkat daerah.

Tingkat II Definisi proses organisasi sudah dituangkan dalam Sudah ada tahapan pelaksanaan pekerjaan dan sudah dituangkan
standar operasi prosedur (SOP). dalam dokumen SOP. Cek dokumen SOP setiap pekerjaan seperti
rapat, perjalanan dinas, pencairan uang, penerimaan barang,
penataushaan barang, surat masuk, surat keluar, dll.
Tingkat III Definisi proses organisasi sudah dituangkan ke Cek dokumen pada level II dan cek pula apakah ada dokumen evlauasi
dalam SOP dan telah dilakukan evaluasi berkala berkala (tahunan/bulanan) atas pelaksanaan SOP tersebut.
terhadap penerapan SOP.

Tingkat IV Definisi proses organisasi sudah dituangkan dalam Cek dokumen pada level III dan cek pula apakah ada dokumen
SOP, sudah dievaluasi secara berkala dan evlauasi berkala (tahunan/bulanan) atas pelaksanaan SOP tersebut
dilakukan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi serta apakah ada bukti tindak lanjut dari hasil evaluasi SOP tersebut.
penerapan SOP berupa tindakan koreksi atau
perbaikan SOP.
Tingkat V Definisi proses organisasi sudah dituangkan dalam Cek apakah kegiatan pada level IV sudah dilakukan dan pelaksanaan
SOP dan sudah dilakukan evaluasi serta tindak SOP dan evaluasinya sudah dilakukan dengan bantuan IT.
lanjut, kemudian disesuaikan dengan
kebutuhan/keluhan pelanggan serta didukung
oleh teknologi berbasis internet.
 INDIKATOR VARIABEL PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN (PENGEMBANGAN PEGAWAI)

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Belum ada dokumen resmi rencana kebutuhan Cek apakah sudah ada dokumen rencana pengembangan pegawai
pendidikan dan pelatihan pada perangkat daerah pada setiap PD. Jika belum berarti PD tersebut ada pada level ini.
yang bersangkutan.
Tingkat II Dokumen rencana kebutuhan pengembangan Jika dokumen rencana pengembangan pegawai baru ada untuk
pegawai sudah tersusun secara parsial untuk jabatan tertentu, maka PD tersebut berada pada level ini.
jabatan tertentu.

Tingkat III Dokumen rencana kebutuhan pengembangan Jika dokumen rencana pengembangan pegawai sudah ada untuk
pegawai disusun untuk seluruh jabatan. semua jabatan (JPT, Fungsional dan Administrasi), maka PD tersebut
berada pada level ini.
.
Tingkat IV Rencana pengembangan pegawai dievaluasi secara Cek apakah rencana pengembangan sudah dilaksanakan dan apakah
regular dan seluruh pengembangan pegawai sudah sudah ada dokumen evaluasi rencana pengembangan pegawai. Jika
dilaksanakan sesuai dengan dokumen rencana belum berarti PD tersebut belum berada pada level ini.
pengembangan pegawai yang sudah ditetapkan.

Tingkat V Hasil (outcome) pengembangan pegawai dievalusi Cek apakah ada dokumen evaluasi outcome dari pengembangan
secara regular sebagai umpan balik. pegawai yang dilakukan dan umpan balik yang dilakukan. Jika sudah
ada, maka PD tersebut berada pada level ini.
INDIKATOR VARIABEL ANALISIS KEBIJAKAN DAN
PEMECAHAN MASALAH

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Analisis kebijakan dan pemecahan masalah Tidak ada dokumen penerapan mekanisme dan metode pemecahan
dilakukan secara sederhana dan dengan metode masalah dan analisis kebijakan pada PD.
yang tidak terukur.
Tingkat II Analisis kebijakan yang berdampak ke publik Sudah ada dokumen yang menunjukkan adanya penenrapan
dilakukan oleh tim internal perangkat daerah yang mekanisme dan metode pemecahan masalah yang dilakukan oleh
bersangkutan. internal PD yang bersangkutan.

Tingkat III Analisis kebijakan dan pemecahan masalah yang
berdampak ke publik dilakukan menggunakan
metode/teknik ilmiah oleh tim internal dengan
melibatkan instansi pemerintah terkait.
Tingkat IV Analisis kebijakan dan pemecahan masalah yang
bersifat strategis/berdampak ke publik melibatkan
tim ahli.
Sudah ada dokumen yang menunjukan adanya penerapan mekanisme
dan metode ilmiah dalam memecahkan masalah publik dan kebijakan
ublik dengan melibatkan pihak luar pada PD yang bersangkutan..
.
Adanya dokumen yang menunjukkan pmecahan masalah publik yang
berdampak luas kepada masyarakat (strategis) dilakukan dengan
melibatkan ahli yang sesuai dengan masalah tersebut.

Tingkat V Analisis kebijakan dan pemecahan masalah Kegiatan pada level IV sudah dilaksanakan , ditambah dengan adanya
strategis/berdampak ke publik melibatkan tim ahli dokumen yang menunjukkan dilakukannya konsultasi publik serta
dengan melakukan konsultasi publik dan analisis adanya dokumen pembahasan atas masukan dalam konsultasi publik
umpan balik yang terukur dan terdokumentasi. tersebut.
INDIKATOR VARIABEL MANAJEMEN SUMBER DAYA

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Penggunaan sumber daya dilakukan hanya berdasarkan Belum ada dokumen analisis kebutuhan sumber daya setiap
ketentuan formal yang berlaku. fungsi/kegiatan.

Tingkat II Penentuan penggunaan input proyek dilakukan sudah ada dokumen Standar analisis biaya setiap kegiatan
berdasarkan analisis kebutuhan bahan/ sumber daya
yang sudah ditetapkan.

Tingkat III Analisis kebutuhan input/sumber daya proyek sudah Ada dokumen SAB dan Dokumen Uji Coba Standar..
distandarisasi dengan proses ujicoba secara terbuka dan .
menggunakan metode ilmiah.

Tingkat IV Penyediaan sumber daya dalam pelaksanaan proyek Ada dokmen evaluasi dan monitoring penggunaan sumber daya.
dimonitor secara ketat berdasarkan standar input
sumber daya, SOP dan prosedur penjaminan mutu
produk.

Tingkat V Penyediaan sumber daya dan pelaksanaan proyek Ada integrasi evaluasi penggunaan sumber daya dengan teknologi
dimonitor secara ketat berdasarkan SOP dan prosedur informasi.
penjaminan mutu produk dan didukung oleh teknologi
informasi berbasis internet.
 INDIKATOR VARIABEL MANAJEMEN RESIKO

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Belum ada manajemen resiko dalam pelaksanaan Belum ada dokumen tentang manajemen resiko pada PD yang
tugas pada perangkat daerah. bersangkutan.

Tingkat II Sudah ada sebagian pegawai yang melakukan Beberapa pegawai sescara individu sudah mempunyai dokumen
analisis resiko dalam pelaksanaan tugasnya, manamen resiko.
namun hanya bersifat individu.

Tingkat III Perangkat daerah sudah menetapkan prosedur Sudah ada sokumen manajemen resiko yang ditetapkan pada PD yang
pengelolaan resiko dalam pelaksanaan tugas bersangkutan..
tertentu yang dipandang mempunyai resiko tinggi. .

Tingkat IV Perangkat daerah sudah menetapkan prosedur Sudah ada sokumen manajemen resiko yang ditetapkan pada PD yang
pengelolaan resiko untuk seluruh tugas pada bersangkutan dan sudah ada dokumen evaluasi konsisten
perangkat daerah yang bersangkutan, namun penerapannya dalam pelaksanaan tugas pada PD yang bersangkutan.
belum dilakukan evaluasi secara berkala.

Tingkat V Perangkat Daerah sudah menetapkan prosedur Bukti pada level IV sudah tersedia, dan semua resiko dapat
pengelolaan resiko dalam pelaksanaan tugas serta dikendalikan sehingga tidak ada kerugian fisik, materi maupun
semua resiko dapat dikendalikan tanpa ada kerugian lainna pada PD yang bersangkutan.
kerugian baik bagi pegawai maupun instansi.
 INDIKATOR VARIABEL PENGUKURAN KINERJA

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Belum ada target/rencana kinerja perangkat Belum ada dokumen yang memuat rencna kinerja pemerintah daerah
daerah yang terukur. yang terukur.

Tingkat II Sudah ada target kinerja perangkat daerah, tapi Sudah ada dokumen yang berisi target kinerja (perjanjian kinerja),
belum konsisten mengacu dokumen perencanaan namun belum sama dengan indikator yang ada dalam dokumen
daerah. perencanaan (renstra/renja).

Tingkat III Sudah ada target kinerja perangkat daerah yang Sudah ada dokumen yang berisi target kinerja (perjanjian kinerja),
konsisten dengan dokumen perencanaan. dengan indikator yang sama dalam dokumen perencanaan
(renstra/renja).
.
Tingkat IV Target kinerja perangkat daerah sudah dilakukan Sudah ada dokumen pengukuran pencapaian target kinerja perangkat
pengukuran pencapaiannya. daerah sesuai dengan rencana kinerja.

Tingkat V Pencapaian target kinerja perangkat daerah sudah
diukur dan sudah tercapai dengan baik (diatas 90
%) serta telah dilakukan evaluasi pencapaian
target kinerja serta didukung dengan teknologi
informasi.
Sudah ada dokumen target kinerja yang sesuai dengan dokumen
perencanaan dan sudah dilakukan pengukuran dengan tingkat
pencapaian di atas 90 %..
 INDIKATOR VARIABEL INOVASI PELAYANAN

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Belum ada rencana pengembangan produk yang Belum ada dokumen rencana inovasi pelayanan pada PD yang
akan dilakukan secara sistematis. bersangkutan.

Tingkat II Pengembangan produk dilakukan dengan Sudah ada dokumen yang menunjukkan adanya inovasi baru dalam
mengadopsi inovasi yang dikembangkan oleh pelayanan internal atau pelayanan kepada publik pada PD yang
daerah lain (replikasi inovasi). bersangkutan, namun hanya berupa replikasi dari daerah/intsnasi
lain.
Tingkat III Telah disusun rencana pengembangan inovasi baik Sudah ada dokumen rencana invasi pada PD yang bersangkutan yang
jenis, mutu maupun metodenya. memuat objek, kerangka waktu, pelaksana uji coba, dll..
.

Tingkat IV Telah ada inovasi yang dikembangkan sendiri oleh Ada dokumen yang menunjukan bahwa ada inovasi baru yang
perangkat daerah yang bersangkutan. diterapkan pada PD yang bersangkutan.

Tingkat V Perangkat daerah sudah mempunyai program Sudah ada dokumen pada level III dan Level IV serta adanya kegiatan
pengkajian dan inovasi secara terencana dan penelitian/uji coba inovasi yang berkelanjutan.
berkelanjutan.
 INDIKATOR VARIABEL BUDAYA ORGANISASI

Tingkat Indikator Verifikasi Bukti

Tingkat I Belum ada budaya organisasi pada perangkat Belum ada dokumen penerapan nilai budaya tertentu pada PD yang
daerah. bersangkutan.

Tingkat II Sudah ada slogan-slogan yang menggambarkan Sudah ada dokumen yang memuat slogan-slogan penerapan nilai
nilai organisasi pada perangkat daerah yang budaya pada PD yang bersangkutan.
bersangkutan.

Tingkat III Sudah ada dokumen budaya organisasi yang resmi Sudah ada dokumen budaya organisasi resmi yang memuat nilai-niai
menggambarkan nilai-nilai, sikap dan perilaku di budaya, sikap dan perilaku tertentu pada PD yang bersangkutan..
perangkat daerah yang bersangkutan. .

Tingkat IV Sudah ada program internalisasi budaya Ada dokumen yang menunjukan bahwa PD yang bersangkutan secara
organisasi yang berkelanjutan berdasarkan rutin (harian/mingguan/bulanan) melakukan kegiatan yang
dokumen resmi. menanamkan nilai-nilai budaya sesuai dengan yang ada dalam
dokumen budaya organiasi (misalnya kegiatan role play).

Tingkat V Budaya organisasi sudah tercermin dalam sikap Bukti level IV sudah tersedia dan sudah ada bukti adanya evaluasi
dan perilaku pegawai pada perangkat daerah yang secara berkala (bulanan/tahunan) atas penerapan nilai, sikap dan
bersangkutan berdasarkan hasil evaluasi secara perilaku oleh pegawai sesuai dengan dokumen budaya organisasi PD
rutin dan berkelanjutan. yang bersangkutan..
 PENGUKURAN KEMATANGAN PD

1. Masing-masing perankat daerah diukur tingkat kematangan

organisasinya berdasarkan bukti terverifikasi.
2. Setiap veriabel diberi nilai antara 1-5 sesuai dengan indikator
level mana yang sudah terpenuhi.
3. Nilai kematangan organisasi perangkat daerah adalah
penggabungan nilai dari 11-55 variabel. Dengan level sbb:
 Tingkat Kematangan Sangat Rendah jika skor yang diperoleh
antara 11-19.
 Tingkat Kematangan Rendah jika skor yang diperoleh antara 19.1-
28.
 Tingkat Kematangan Sedang jika skor yang diperoleh antara 28,1-
37.
 Tingkat Kematangan Tinggi jika skor yang diperoleh antara 37,1-46.
 Tingkat Kematangan Sangat Tinggi jika skor yang diperoleh 46,1-55
 PENGUKURAN KEMATANGAN PD

CATATAN;
Meskipun ada tingkat kematangan menggunakan skala
nilai, namun dalam menentukan Level kematangan
organisasi suatu perangkat daerah tidak ditentukan oleh
skala nilai tersebut, Level kematangan perangkat daerah
tetap ditentukan sistem staging area. Jika ada salah satu
variabel masih berada pada level 2, maka perangkat
daerah tersebut tetap pada level 2, meskipun ada
variabel sudah mencapai level yang lebih tinggi.
 PENGHARGAAN

Penghargaan diberikan kepada daerah yang

mempunyai rata-rata nilai agregat seluruh
perangkat daerah yang paling tinggi dengan
rumus:

KOD = Kematangan Organisasi Daerah

TNPD = Total Nilai Perangkat Daerah
JPD = Jumlah Perangkat Daerah
 PENGHARGAAN

 xi
x  i 1
n
x
 SYARAT PENGHARGAAN

1. Tidak ada perangkat daerah atau unit kerja

pada perangkat daerah yang susunan,
besaran, perumpunan, serta tugas dan fungsi
yang bertentangan dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
2. Belanja pegawai tidak melebihi 50 % (lima
puluh persen) dari total belanja dalam APBD
tahun berjalan.
 EVALUASI
PRODUKTIVITAS PERANGKAT DAERAH
 LANGKAH EVALUASI PRODUKTIVITAS

1. Identifikasi pelaksanan tugas layanan utama dari unit kerja

eselon IV lini. Tugas layanan utama adalah tugas yang
menghasilkan layanan kepada masyarakat atau kepada
perangkat daerah lain di luar tugas dalam penyusunan laporan,
monitoring, evaluasi, pengelolaan keuangan, pengelolaan
kepegawaian, koordinasi internal, pengelolaan aset,
peningkatan kompetensi, surat menyurat dan arsip unit kerja,
dan tugas administrasi lainnya.
2. Identifikasi frekuensi/volume pelaksanaan tugas, durasi masing-
masing pelaksanaan tugas yang menghasilkan layanan utama;
3. Sepakati durasi setiap pelaksanaan tugas layanan utama;
4. Temukan bukti dukung pelaksanaan tugas dan bukti dukung
hasil pelaksanaan tugas; dan
5. Kalikan frekuensi/volume dengan durasi pelaksanaan tugas.
 PRINSIP EVALUASI PRODUKTIVITAS

Beban kerja untuk menghasilkan layanan

utama harus lebih besar dari beban kerja
untuk menghasilkan layanan
pendukung/penunjang.
 BEBAN KERJA UTAMA

Yang tidak termasuk beban kerja utama:

1. Rapat memberi arahan rutin kepada staf;
2. Menyusun rencana kerja harian;
3. Membuat laporan harian, mingguan,
bulanan, tahunan kepada atasan;
4. Menyiapkan peralatan kerja;
5. Administrasi keuangan;
6. Monev pekerjaan sendiri;
7. Pengembangan diri;
8. Lain-lain yang bersifat interal.
 PENGUKURAN PRODUKTIVITAS

1. Waktu kerja efektif dalam 1 tahun = 1250 Jam (Permendagri No

12 Tahun 2017).
2. Kegiatan pengembangan diri dan pelaksanaan fungsi internal
unit kerja = 30 % dari waktu kerja efektif (375 jam) dengan
rincian:
 Pengmebangan diri = 60 jam (12 hari per tahun)
 Fungsi internal = 315 jam (1,25 jam per hari).
3. Pelaksanaan fungsi utama = 875 jam (70 %)
4. Struktur dianggap sangat tidak produktif jika kurang dari 80 %
dari waktu kerja utama atau kurang dari 56 % dari waktu kerja
efektf (700 jam).
5. Struktur yang sangat tidak efektif fungsinya harus digabung
dengan sturktur yang lain.
 POLA PENYUSUNAN ANALISIS BEBAN
STRUKTUR
1. Uraian Tugas Harus Konkrit Menghasilkan satu satuan
proses dan satu satuan hasil yang mempunyai objek tunggal
dan mempunyai satuan waktu yang tetap.
2. Uraian Tugas Tidak bisa memuat beberapa proses kerja
dengan satuan hasil yang berbeda.

Contoh :
1. Evaluasi RKA SKPD (Salah: karena tidak jelas objek, proses yang banyak,
dan satuan hasil.
2. Verifikasi Kegiatan yang diajukan oleh SKPD dalam RKA SKPD (Benar :
Karena objeknya adalah kegiatan, proses kerja adalah membandingkan
kegiatan tersebut dan pagu anggarannya dengan KUA PPAS dan satuan
hasilnya adalah kegiatan yang sudah terverifikasi).
 KRITERIA BEBAN KERJA UTAMA

 Merupakan tujuan dibentuknya unit kerja tersebut.

 Jelas bentuk barang/jasa yang dihasilkan (dapat diidentifikasi dan
diverifikasi)
 Jelas penerimanya (bukan unit kerja yang bersangkutan)
 Urgensi: Adanya gangguan yang pasti terjadi pada penerima jika output
tersebut tidak diterima oleh penerima.

No Uraian Tugas Hasil Penerima Konsekuensi

Jika Tidak
Dilaksankan
1 Koordinasi Sinskronnya PD yang Dokumen Tata
Penataan Ruang Data Antar tugasnya Ruang Tidak
PD berkaitan Bisa Disusun
dengan ruang
2 Pemantauan Data Rapat Pemerintah Rapat Desa
Rapat Desa Desa Desa Tetap Jalan
(tidak ada
resiko)
EVALUASI URAIAN TUGAS YANG DIAJUKAN

1. Bukan merupakan layanan internal.

2. Layanan Yang Diberikan Merupakan
Kebutuhan Masyarakat.
3. Bukan Merupakan Pekerjaan Staff atau
Pekerjaan Jabatan Fungsional
4. Volume/Frekuensi harus bisa dibuktikan
secara administrai.
5. Durasi waktu harus disimulasi atau
diperhitungkan sesuai dengan rata-rata
waktu yang disepakati Tim.
 CONTOH BEBAN KERJA UTAMA

Jabatan : Kasi Promosi Investasi (DPMPTSP)

No Uraian Tugas Volume/F Waktu Waktu Total Ket
rekuensi (menit)
1 Menyusun adminisrasi Tim 10 10 100 X
Promosi
2 Mengikuti Kegiatan 4 1800 7200 √
Promosi Investasi
3 Menyiapkan bahan prmosi 4 180 720 √
investasi
4 Menyusun Laporan Kepada 480 15 7200 X
Atasan lisan/tulisan
5 Menyelesaikan administrasi 120 15 1800 X
keuangan tim promosi
6 Menyusun laporan kepada 48 30 1440 X
atasan
 CONTOH LANJUTAN……

Dari contoh tadi diketahui bahwa beban kerja

utama dari kasi promosi investasi hanya 2
yaitu:
Mengikuti Kegiatan Promosi Investasi dengan
waktu kerja selama 120 jam (7200:60).
Menyiapkan bahan prmosi investasi selama 12
jam (720:60)
Total waktu kerja untuk melaksanakan fungsi
utama pada kasi ini sebanyak 132 jam. Sehingga
kurang dari 700 jam. Kasi ini direkomendasikan
untuk digabung tugas dan fungsinya dengan kasi
lain karena sangat tidak produktif dan tidak efisien.
 METODE PENGUKURAN PRODUKTIVITAS
PERANGKAT DAERAH

Pengukuran produktivitas perangkat daerah

tidak dilakukan melalui self-assessment oleh
masing-masing perangkat daerah yang
bersangkutan. Namun menggunakan metode
audit dengan teknik pengumpulan data
observasi, simulasi dan wawancara yang
dilakukan oleh tim yang independen.
KEGUNAAN EVALUASI PRODUKTIVITAS DAN
EFISIENSI STRUKTUR

Evaluasi produktivitas dan

efisiensi struktur perangkat
daerah digunakan sebagai dasar
dalam menambah atau
mengurangi struktur prangkat
daerah
TERIMA KASIH