PELATIHAN AUDIT INTERNAL

1
 TUJUAN AUDIT INTERNAL
Memenuhi standar sistem manajemen lingkungan
ISO 14001

Menilai efektifitas penerapan dan pemeliharaan

sistem manajemen lingkungan

Menilai kesesuaian antara penerapan dengan

dokumentasi sistem lingkungan

Sebagai masukan untuk melakukan peningkatan

sistem manajemen lingkungan secara
berkesinambungan

2
 DEFINISI AUDIT (ISO 9000)

Penilaian yang dilakukan secara sistematis dan

independen untuk mengetahui aktifitas
lingkungan dan hasilnya sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan dan apakah
rencana tersebut diterapkan secara efektif dan
sesuai dengan pencapaian tujuan

3
 JENIS AUDIT

1. AUDIT PIHAK PERTAMA (Audit Internal)

2. AUDIT PIHAK KEDUA (Audit ke Rekanan)

3. AUDIT PIHAK KETIGA

Audit Badan Sertifikasi
Audit Pengawasan (Surveillance Audit)
Audit Konsultan

4
 JENIS AUDIT

1. AUDIT PIHAK PERTAMA (Audit Internal)

Adalah audit yang dilaksanakan oleh personil
didalam organisasi yang tidak bertanggung jawab
langsung terhadap pekerjaannya

TUJUAN :
 Memenuhi standar sistem manajemen lingkungan
ISO 14001
 Menilai kesesuaian antara dokumentasi sistem
lingkungan dengan standar ISO 14001
 Menilai kesesuaian antara penerapan dengan
dokumentasi sistem lingkungan
 Sebagai masukkan untuk melakukan peningkatan
sistem manajemen lingkungan secara
berkesinambungan
5
 JENIS AUDIT

2. AUDIT PIHAK KEDUA (Audit ke Rekanan)

Adalah audit yang dilakukan antara dua pihak yang
terlibat didalam proses bisnis

TUJUAN :
Memantau kinerja rekanan
Membantu rekanan untuk memelihara dan
meningkatkan sistem lingkungannya
Memecahkan masalah yang ada dengan rekanan

6
 JENIS AUDIT

3. AUDIT PIHAK KETIGA

Adalah audit yang dilakukan oleh suatu badan
yang independen terhadap suatu organisasi

TUJUAN :
Mengganti fungsi audit pihak kedua
Mengurangi audit pihak kedua yang
berulang-ulang
Diantaranya untuk memperoleh sertifikat
dari badan sertifikasi
7
 JENIS AUDIT

AUDIT PENGAWASAN (Surveillance Audit)

Adalah audit dilaksanakan oleh badan sertifikasi untuk
memonitor secara periodik penerapan suatu sistem
yang diterapkan

AUDIT KONSULTASI
Adalah audit yang dilaksanakan oleh konsultan yang
tidak terlibat dalam penyusunan dokumentasi ISO 9000

8
 JENIS AUDIT

Badan Sertifikasi

Rekanan Pelanggan

organisasi
A B
Audit Pihak Pertama

9
 ISTILAH – ISTILAH DALAM AUDIT
LEAD AUDITOR
Orang yang memimpin aktivitas audit
AUDITOR
Orang yang mempunyai kualifikasi untuk mengaudit

AUDITEE
Orang / bidang yang diaudit

OBSERVASI
Saran / usul untuk perbaikan sistem manajemen lingkungan
KETIDAKSESUAIAN
Tidak dipenuhinya ketentuan dalam prosedur / standar yang telah
ditetapkan dan diperkuat dengan bukti yang obyektif
BUKTI OBYEKTIF
Informasi yang dapat membuktikan kebenaran berdasarkan fakta

10
5 Prinsip dasar audit internal
Etika pelaksanaan : dasar dari profesionalisme
Presentasi yang “fair” : laporan yang benar dan
akurat
Profesional : memiliki kemampuan dalam
pelaksanaan audit
Independen : tidak memihak dan objektif
Pendekatan berdasarkan bukti : metode yang
raasional dalam menyimpulkan audit

11
 SIKLUS AUDIT INTERNAL

Tindak lanjut Rencana Audit

1. Menindaklanjuti hasil temuan auditor 1. Menetapkan jadual audit
2. Verifikasi tindakan yang telah dilakukan 2. Menunjuk auditor
3. Verifikasi efektifitas tindakan perbaikan 3. Informasi ke auditee
4. Tinjauan manejemen 4. Buat Checklist

Pelaksanaan Audit
Pelaporan Audit
1. Mengadakan acara pembukaan
1. Mengadakan pertemuan tim audit
2. Gunakan Checklist
2. Meninjau ketidaksesuaian yang ada
3. Check pemenuhan prosedur
3. Menentukan elemen terkait
4. Mengumpulkan informasi
4. Membuat laporan ringkasan hasil audit
5. Mencatat ketidaksesuaian
5. Mengadakan acara penutupan
6. Membuat tindakan koreksi & pencegahan

12
 RENCANA AUDIT
1. Menetapkan Jadwal Audit
 Pastikan semua bagian di audit minimal satu
kali dalam setahun
2. Menunjuk Auditor
 Memahami kegiatan di organisasi
 Telah mengikuti pelatihan Audit Internal
3. Informasi ke Auditee
 Beritahukan waktu pelaksanaan audit kepada
auditee
4. Buat Checklist
 Sesuai dengan prosedur

13
 PELAKSANAAN AUDIT
1. Acara pembukaan
 Memperkenalkan auditor yang bertugas
 Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan
Jadual
 Menerangkan metoda yang digunakan
 Memberi kesempatan auditee untuk bertanya

2. Menggunakan Daftar Periksa (checklist)

3. Memeriksa pemenuhan terhadap

persyaratan
 Peraturan organisasi / nasional / internasional
 Instruksi kerja / spesifikasi
 Inspeksi dan metoda test
 Dokumen lain yang terkait
14
 PELAKSANAAN AUDIT

4. Mengumpulkan Informasi
 Wawancara
 Mengajukan pertanyaan seperti : Apa, Siapa,
Mengapa, Kapan, Dimana, Bagaimana dan Tunjukkan
 Melakukan pengujian pada data dengan fakta dan
terhadap kesesuaian standar
 Melakukan pengamatan

15
 PELAKSANAAN AUDIT

 Teknik Bertanya

 Cara bertanya dapat mengikuti :

Input, Proses, Output
 Dari yang bersifat umum ke spesifik
 Pertanyaan diajukan dalam urutan yang
logis
 Hindari pertanyaan – pertanyaan seperti :
 Pertanyaan yang cenderung memberi opini
 Pertanyaan tertutup, jawabannya Ya atau
Tidak
 Pertanyaan Ganda

16
 PELAKSANAAN AUDIT
5. Mencatat Ketidaksesuaian
• Mencatat semua informasi yang didapat.
• Menggunakan check list untuk mencatatnya
• Jangan terpengaruh dengan emosi
• Dapat diverifikasi

6. Membuat Tindakan Koreksi dan

Pencegahan
• Apa yang ditemukan
• Dimana ditemukan
• Ketidaksesuaian yang terjadi
• Menghubungkan dengan standar
• Mencatat temuan yang ada pada formulir yang digunakan
• Konfirmasi persetujuan dengan Auditee

17
 PELAPORAN AUDIT

1. Mengadakan pertemuan tim audit

 Mendiskusi temuan dari masing – masing Auditor

2. Meninjau ketidaksesuaian yang ada

 Meninjau masalah temuan dan / atau observasi

3. Menentukan elemen / klausul yang terkait

dengan ketidaksesuaian yang terjadi

4. Membuat laporan lengkap hasil audit

18
 LAPORAN AUDIT

5. Mengadakan Acara penutupan

 Mengucapkan terimaksih kepada Auditee
 Mengingatkan kembali mengenai audit yang
dilakukan secara sampling
 Melaporkan hasil audit kepada peserta rapat
 Diskusi mengenai temuan yang ada
 Konfirmasi mengenai tindakan perbaikan
 Mengatur tindaklanjut hasil tindakan perbaikan

19
 TINDAK LANJUT AUDIT

1. Menindaklanjuti hasil temuan auditor

 Auditee menyelesaikan ketidaksesuaian yang ada

2. Verifikasi tindakan yang telah dilakukan

 Auditor melakukan re-audit atas tindakan
perbaikan yang telah dilakukan auditee

3. Verifikasi efektifitas dari tindakan perbaikan

 Menentukan status dari efektifitas tindakan
perbaikan

4. Tinjauan Manajemen
 Melaporkan hasil audit pada rapat tinjauan
manajemen
20
 SIFAT – SIFAT AUDITOR

Profesional Fokus
Diplomatis Terbuka
Bijaksana Komunikatif
Netral Mudah beradaptasi
Jujur Disiplin

21
 TANGGUNG JAWAB LEAD AUDITOR

1. Bertanggung jawab terhadap seluruh fase

audit

2. Melaksanakan dan memimpin seluruh

tahapan audit

3. Berwenang membuat keputusan akhir atas

hasil audit

4. Mewakili Tim audit dihadapan Manajemen

Auditee

22
 TANGGUNG JAWAB AUDITOR

1. Memenuhi ketentuan audit yang digunakan

2. Mendokumentasikan temuan yang diperoleh

3. Bertanggung jawab kepada Lead Auditor

4. Melaporkan hasil audit

5. Memverifikasi efektifitas tindakan perbaikan yang

diambil sebagai hasil dari audit sebelumnya

23
Pertanyaan Auditor
Can you explain to me your operations
here?

What are the basic jobs carried out in

your department?

What information do you need to start

your work?
24
Pertanyaan Auditor
Where does it come from?
Who receives the result of your
work?
How do you know if you’ve done
your job correctly?

25
 LATIHAN AUDIT
MENURUT ANDA MANA YANG BAIK

A B
Terdapat hasil analisa air limbah Terdapat air limbah dari pabrik
yang melebihi ambang atas sesuai yang mencemari sungai
SK Menteri Lingkungan Hidup No.
Kep-03/MNKLH/II/1991, 1 Februari
1991 ditetapkan bahwa air limbah
pabrik boleh dibuang ke sungai atau
lingkungan jika pH air limbah
tersebut berkisar 6 sampai 9.
sementara hasil analisa air limbah
yang diambil pada tgl 15 Maret 2018
adalah 5

26