Anda di halaman 1dari 54

Manajemen Farmasi

Darwin
Substansi Kajian
 Konsep manajemen secara umum
 Membuat dan menyampaikan laporan
 Inventarisasi dan distribusi perbekalan
farmasi
 Manajemen pergudangan farmasi
Manajemen Farmasi

Manajamen  asal kata  manage


Manage mengandung arti;
- membimbing dan mengawasi
- Meperlakukan dengan seksama
- Mengurus perniagaan, atau urusan-urusan/persoalan
- Mencapai tujuan tertentu
Memperhatikan pengertian diatas maka manajmen dapat
diartikan;
- tindakan atau seni mengurus, memperlakukan,
pengawasan, pembimbingan.
- Badan kolektif yang mengurus sesuatu perusahaan atau
kepentingan.
Manajmen farmasi

Oleh karena itu Manajmen merupakan


proses kegiatan yang dilakukan secara
bersama untuk mencapai tujuan.
Dan manajmen merupakan suatu lembaga
dimana dilakukan kegiatan.
Manajmen dapat ditinjau dari sudut
proses, fungsional dan institusional.
Defenisi/pendapat tentang manajmen

Livingstone: Fungsi manajmen adalah


mencapai tujuan dengan cara-cara
yang terbaik, yaitu dengan
pengeluaran waktu dan uang yang
paling sedikit, biasanya dengan
penggunaan fasilitas yang ada dengan
sebaik-baiknya.
Defenisi/pendapat tentang manajmen

 John D.Millet: Manajmen adalah proses


pembimbingan dan pemberian fasilitas
terhadap pekerjaan orang-orang yang
terorganisir dalam keolompok formil
untuk mencapai suatu tujuan yang
dikehendaki
Defenisi/pendapat tentang manajmen

 John F. Piffner: Manajmen bertalian dengan


pembimbingan orang-orang dan fungsi-fungsi
untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
 Dwight Waldo: Manajmen adalah tidakan yang
ditujukan untuk memperoleh kerjasama yang
rasional dalam suatu sistem administrasi.
Defenisi/pendapat tentang manajmen

G.R.Terry: Manajmen adalah mencapai


tujuan-tujuan yang telah ditetapkan
melalui/bersama orang lain.
Harold K dan Cheryl O’Donnell:
Manajmen adalah pekerjaan bersama–
sama orang lain.
Defenisi/pendapat tentang manajmen

Dari defenisi diatas dapat ditarik kesimpulan:


1. Manajmen diperlukan untuk pencapai
tujuan dan pelaksanaan pekerjaan.
2. Menejmen merupakan sistem kerja sama
yang kooperatif dan rasional
3. Manajmen menekankan prisip officiency
4. Manajmen tidak dapat dilepaskan dari
pada kepemimpinan / pembimbingan
Manajmen menurut bahasa Indonesia
Manajmen dalam bahasa indonesia masih memiliki arti /
istilah yang berbeda menurut institusi penggunanya:
- LAN  Kepemimpinan
- UI  Ketatalaksanaan
- UGM  Pengurusan / Manajmen
- UNPAD  Pengurusan / Manajmen
- Balai pembinaan adm gama yogya  manajmen
- AD  Pembinaan
- Prof. Prayudi Atmosudiro  mengusulkan Pengurusan,
Kepemimpinan, Ketatalaksanaan, Ketataselenggaraan,
Ketatapengurusan
- Lain  Pengelolaan
Manajmen adalah Seni dan Ilmu

Dalam Webster New Collegiate Dictionary;


Seni berarti:
 Daya cipta yang timbul dari dalam untuk
mewujudkan sesuatu
 Kemahiran yang diperoleh dari pengalaman
Ilmu mempunyai ciri:
 Tersusun secara sistematis atau teratur
 Dapat dipelajari dan diajarkan
 Menggunakan metode ilmiah
 Dapat dijadikan teori
 Abjektif dan rasional
Manajmen adalah Seni dan Ilmu

Menurut G.R. Terry


Seni: Ilmu:
- Kemajuan diperoleh - Kemajuan diperoleh
dengan praktek dengan ilmu
- Perasaan - Pembuktian
- Tekanan - Ramalan
- Menggambarkan - Menentukan
- Pendapat-pendapat - Ukuran
FUNGSI MANAJMEN

Fayol Urwick William Harrold Gullick G.R.Terry


H.Newman Koonz

Planning Planning Planning Planning Planning Planning


Organizatio Organizatio Organizatio Organizatio Organizatio Organizatio
n n n n n n
Comanding Coordinatio Assembling Staffing Staffing Actuating
Coordinatio n , Resourcess Directing Directing, Controlling
n Commandin Directing Controlling Coordinating
Controlling g Controlling Reporting,
Controlling Budgeting

POC3 POC3 POADiC POSDiCo POSDiCoRe POAC


B
Planning (perencanaan)
Pengertian planning:
H. Koontz dan O’Donnell: Planning adalah fungsi
daripada manager didalam pemilihan alternatife-
alternatife, tujuan-tujuan, kebijaksanaan, prosedur-
prosedur dan program.
Billy EG: Planning adalah pemilihan yang fundamentil dan
persoalan planning ketika terdapat alternatif-alternatif.
Terry GR: Planning pemilihan dan penghubungan fakta-
fakta serta pembuatan dan penggunaan perkiraan-
perkiraan/asumsi-asumsi untuk masa yang akan
datang dengan jalan menggambarkan dan
merumuskan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai
hasil yang diinginkan
Planning (perencanaan)

Prinsip manajmen:
H. Koontz dan O’Donnell:
1. Membantu tercapainya 8. Tata hubungan
tujuan 9. Alternatife
2. Efisiensi 10. Pembatasan
3. Pengutamaan 11. Keterikatan
4. Pemerataan 12. Fleksibilitas
5. Patokan 13. Ketetapan
6. Kebijaksanaan 14. strategis
7. Waktu
Planning dan fakta

Planning harus didasarkan fakta bukan


angan-angan, maka untuk memperoleh
fakta diperlukan reaserch, dikenal 2
macam:
1. Pure reaserch: dilakukan untuk tujuan
khusus misal, seorang apoteker meneliti
jenis obat di laboratorium
2. Apllied reaserch: dilakukan untuk suatu
kegunaan misal, survey mengenai pasar.
Planning dan sarana manajmen

1) Mans (manusia)
2) Money (uang)
3) Materials (materi/bahan)
4) Machines (mesin)
5) Methods (prosedur)
6) Markets (pasar)
Planning dan pertanyaan

Dalam menentukan suatu planning yang baik


hendaknya perlu diperhatikan pertannyaan-
pertanyaan yang fundamental dan pokok:
5W + 1H
What (apa)
Why (mengapa)
When (kapan)
Who (siapa)
Where (dimana)
How (bagaimana)
Strategi dalam menyusun planning

1) Plannning agar dapat diterima harus sedikit-


demi sedikit jangan sekaligus
2) Planning harus memilih orang-orang yang
dapat menerimanya sehingga orang
tersebut akan mempengaruhi kelompoknya
3) Planning harus bersifat opensif artinya jika
sudah diterima maka harus segera
dilaksanakan jangan ditangguhkan
4) Planning harus dapat beralih dari masalah
pokok dalam hal meyakinkan, hal ini
dilakukan agar planning tidak ditolak
Strategi dalam menusun planning

1) Strategik taktik keras, namun jarang


digunakan
2) Strategik kambing hitam,
melemparkan masalah kepada orang
lain
3) Strategi penundaan waktu
4) Strategi waktu terbaik dan tepat
5) Strategi kelompok
Acuan membuat planning

Menurut GR. Terry:


1. Peramalan ekonomi
2. Pengawasan pemerintah dan tindakan
pajak
3. Permintaan akan hasil-hasil industri
4. Tingkah laku konsumen
5. Penjualan produk perusahaan individu
6. Pertimbangan etika dan masyarakat
Keuntungan dan kerugian planning
Keuntungan: Kerugian :
 Kegiatan dapat dilakukan secara  Informasi atau fakta untuk
teratur dan bertujuan meramalkan masa depan belum
 Meminimalkan tindakan yang tidak tentu tepat
produktif  tBiaya besar, sehingga kadang
 Membantu penggunaan alat lebih besar biaya menyusun
pengukur keberhasilan kerja planning dari pada hasilnya
 Membantu penggunaan fasilitas  Orang lebih suka meliha saat ini
yang ada dengan sebaiknya dari pada masa depan
 Memberi gambaran mengenai  Planning akan menghambat
seluruh pekerjaan dengan jelas kreatifitas karena orang akan
dan lengkap bekerja sesuai plan
 Memberi landasan untuk suatu  Planning dapat memperlambat
pengawasan. tidakan yang diambil dalam
keadaan darurat.
Organizing (pengorganisasian)

Pengertian:
Asal kata organize  arrange  yang berarti
menyususn atau mengatur bagian-bagian yang
berhubungan satu sama lain, dimana tiap-tiap
bagian mempunyai suatu tugas khusus atau
berhubungan dengan keseluruhan.
Organizing (pengorganisasian)

 Paul B. : organisasi adalah susunan yang


agak logik dari bagian-bagian yang
berhubungan untuk mewujudkan suatu
keseluruhan yang bulat padu, sehingga
kekuasaan dan pengawasan dapat
dilaksanakan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
Organizing (pengorganisasian)

Louis A. : organisasi sebagai suatu proses


penentuan dan pengelompokan pekerjaan
yang akan dilakukan, menetapkan dan
melimpahkan tanggung jawab dan
wewenang, serta mewujudkan hubungan
tanggung jawab dengan maksud
memungkinkan orang-orang bekerja sama
secara efektif dalam mencapai tujuan.
Organizing (pengorganisasian)

 Terry G.R. : pengorganisasian adalah


penentuan, pengelompokan dan penyususnan
macam-macam kegiatan yang diperlukan
untuk mencapai tujuan, penempatan orang-
orang (pegawai), terhadap kegiatan-kegiatan
ini, penyedian faktor-faktor fisik yang cocok
bagi keperluan kerja dan penunjukan
hubungan wewenang, yang dilimpahkan
terhadap setiap orang dalm hubungannya
dengan pelaksanaan setiap kegiatan yang
diharapkan.
Organizing (pengorganisasian)

Koontz dan O’Donell : fungsi pengorganisasian


dari pada manager meliputi penentuan,
penghitungan kegiatan-kegiatan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaan, pengelompokan kegiatan-
kegiatan, penempatan kelompok kegiatan-
kegiatan termasuk kedalam suatu bagian
yang dikepalai oleh seorang manager, serta
pelimpahan wewenang untuk
melaksanakannya.
Organizing (pengorganisasian)

Berdasarkan pengertian diatas maka ada


beberapa aspek penting:
1. Adanya tujuan yang akan dicapai
2. Adanya penetapan dan pengelompokan
pekerjaan
3. Adanya hubungan (relationship) satu sama
lain
4. Adanya wewenang dan tanggung jawab
5. Adanya penetapan orang-orang yang akan
melakukan pekerjaan dan tugas-tugas.
Bagaimana mengorganisir dengan
baik: (terry)

1. Ketahui tujuan
2. Membagi pekerjaan terhadap kegiatan-kegiatan bagian
3. Kelompokkan kegiatan-kegiatan kedalam unit-unit yang
lebih praktis
4. Pada tiap-tiap pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang
akan dilakukan, tentukan denga jelas tugas yang harus
dilaksanakan dan sediakan alat fisik yang dibutuhkan
5. Tempatkan orang (pekerja) yang tepat (cakap)
6. Limpahkan wewenang yang dibutuhkan pada pekerja yang
telah ditetapkan.
Prinsip-prinsip organisasi.
Banyak prinsip organisasi yang dikemukan al.oleh: Haroldz Koontz; Earl P.Strong;
G.R. Terry dll.
Prinsip organisasi menurut Terry:
1. Tujuan
tujuan merupakan syarat dalam suatu kegiatan agar supaya kegiatan-kegiatan
terarah. Tujuan harus diketahui oleh banyak orang bukan satu orang saja
2. Pembagian kerja
pembagian kerja yaitu mengelompokkan kegiatan berdasarkan kelompok
pekerja atau unit kerja dan pembagiannya beragam tergantung pada besar
kecil organisasi dan tujuannya. Misal:
- bagian berdasar fungsi: Bag. Keuangan; bag.produksi bag. Personalia
- bagian produk: dibagi berdasarkan kelompok produk yang dihasilkan.
misalnya produk cair dan padat
- bagian berdasarkan teritory: kelompok dibagi berdasarkan area kerja dari
masing-masing kelompok kerja
- bagian consumer: merupakan kelompok kerja yang berhubungan denga
pelanggan
- bagian menurut waktu: pembagian ini didasarkan pada waktu kerja. Misal
waktu malam dan siang.
Prinsip-prinsip organisasi.
3. Penempatan orang yang cakap.
penempatan orang dalam keompok kegiatan perlu mendapat perhatian
karena orang yang tepat akan membantu pimpinan dalam menyelesaikan
pekerjaan. Hal ini berhubungan dengan apa yang dinamakan staffing
4. Wewenang dan tanggung jawab
wewenang serta tanggung jawab yang diperlukan oleh orang(pekerja)
yang sudah dipilih sangat perlu untuk berjalannya kegiatan dalam
kelompoknya.
5. Pelimpahan wewenang
dalam pelimpahan wewenang tidaklah semua dilimpahkan pada bawahan
melainkan dibatasi dengan aturan dan dapat ditarik kembali
6. Rentang Pengawasan
seluas mana seseorang dapat mengelola orang lain
7. Koordinasi
dimaksudkan untuk mengsinkronisasikan dan mengintegrasikan segala
tindakan supaya terarah kepada sasaran yang akan dituju.
Sentralisasi dan desentralisasi

Sentralisasi: sejauh mana pembagian kerja dan


pelimpahan wewenang dilakukan untuk
melakukan pekerjaan demi tercapainya
tujuan yang telah ditentukan dengan
tanggung jawab kepada manager yang
menjadi pusat kegiatan.
Desentralisasi: pelimpahan wewenag dimana
sangat besar untuk melakukan pekerjaan
sehingga tanggung jawabnya lebih besar
pula.
Bentuk organisasi

1. Bentuk garis (line organization) : dibentuk karena garis otoritas dan manager
menejer saluran perintah. Biasanya digunakan pada organisasi yang masih
sederhana
Direktur

Manager Manager Manager


pemasaran produksi keuangan

2. Bentuk organisasi garis dan staf (line and staff organization) : selain garis
otoritas manager sebagai sumber perintah juga ada staf yang melayani
manager namun tidak langsung ikut dalam kegiatan lapangan
3. Bentuk organisasi fungsional (fungcional organization) : dalam organisasi terjadi
pembagian tugas antara pimpinan dan penyelenggara.
Evaluasi terhadap organisasi

1. Pendekatan menyeluruh
2. Pendekatan informil
3. Pendekatan ideal
4. Pendekatan kuantitatif
5. Pendekatan perbandingan
Pemeriksaaan terhadap organisasi

1) Apakah usaha pokok menuju arah tujuan utama


2) Apakah perusahaan sudah mempunyai anggota manajmen
yang cukup cakap
3) Apakah aktivitas berhubungan satu dengan lainya secara
logis untuk mencapai efektifitas maksimum
4) Apakah organisasi dianggap sebagai suatu alat atau tujuan
5) Apakah setiap anggota manajmen sudah mengerti benar
akan pekerjaan dan wewenangnya dan hubungan dengan
anggota manajmen lain
6) Apakah wewenang untuk setiap anggota manajmen sudah
dinyatakan jelas dan ditempatkan sedekat mungkin pada
tempat timbulnya kegiatan
7) Apakah sudah terlaksanya koordinasi dan integrasi diantara
berbagai kelompok dalam satu kesatuan
8) Apakah selalu dilakukan evaluasi secara priodeik untuk
mengukur kemajuan dan potensi yang akan datang terhadap
anggota manajmen
Mereorganisasi
1) Tentukan dan analisa tujuan dan sasaran, struktur
organisasi harus dapat membantu mencapai tujuan
2) Kumpulkan fakta mengenai organisasi yang ada
saat sekarang
3) Siapkan organisasi, dipandang dari sudut mana
kita berada dan akan kemana kita berada, untuk itu
diperlukan informasi yang cukup
4) Tetapkan waktu yang tepat untuk melaksanakan
rencana reorganisasi
5) Ambillah persiapan rencana tindakan reorganisasi
6) Laksanakan rencana reorganisasi yang telah
direncanakan
Penggerakan (actuating)

Pergerakan didefenisiskan (GR.Terry):


membangkitkan dan mendorong semua
anggota kelompok agar supaya
berkehendak dan berusaha dengan keras
untuk mencapai tujuan dengan tulus dan
ikhlas serta serasi dengan perencanaan
dan usaha-usaha pengorganisasian dari
pimpinan
Penggerakan (actuating)

Faktor yang diperlukan untuk pergerakan:


1) Kepemimpinan (leadership)
2) Sikap dan moril (attitude and morale)
3) Tatahubungan (communication)
4) Perangsang (incentive)
5) Supervisi(supervision)
6) Disiplin (dicipline)
Faktor Penggerakan (actuating)

Kepemimpinan (Leadership) adalah kegiatan


untuk mempengaruhi orang lain agar
berusaha dengan sungguh-sungguh untuk
mencapai tujuan bersama.
Syarat pemimpin:
 cerdas,
 Sehat jasmani dan rohani,
 Jujur dapat dipercaya,
 Berpendidikan dan pengalaman,
 Motivasi,
 Memiliki kemampuan komunikasi/reletionship
 Mampu mengambil keputusan.
Faktor Penggerakan (actuating)

Tipe-tipe Pemimpin
1) Personal Leadership (Kepemimpinan Pribadi)
2) Non-Personal Leadership (Kepemimpinan tidak
Pribadi)
3) Autoritairan Leadership (Kepemimpinan otoriter)
4) Paternal Leadership (Kepemimpinan Kebapakan)
5) Demokdrtic Leadership (Kepemimpinan
Demokrasi)
6) Indegenous Leadership (Kepemimpinan bakat)
Faktor Penggerakan (actuating)

Sikap dan Moral (Attitude and Morale)


Sikap (attitude) adalah suatu cara memandang
hidup, cara berpikir, berperasaan, dan
bertindak
Beberapa sikap manager:
1) Sikap feodal (Feodalisme attitude)
2) Sikap kebapaan (Paternal attitude)
3) Sikap kediktatoran (dictatorial attitude)
4) Sikap membantu (contributory attitude)
5) Sikap mengembangkan (development
attitude)
Faktor Penggerakan (actuating)

Tata hubungan adalah bentuk lain dari


komunikasi, oleh karena itu komunikasi
administrative merupakan sebaik-baik
komunikasi manusia.
Jenis komunikasi manajemen:
1) Komunikasi internal
2) Komunikasi external
3) Komunikasi horizontal
4) Komunikasi vertical
5) Komunikasi formal
6) Komunikasi informal
7) Komunikasi lisan
8) Komunikasi tulisan
Faktor Penggerakan (actuating)

Syarat komunikasi yang baik:


1) Jelas (Clear)
2) Tepat (Correct)
3) Sempurna (complete)
4) Singkat (concise)
Faktor Penggerakan (actuating)

Perangsangan (Insentive)
Adalah sesuatu yang menyebabkan atau
menimbulkan seseorang bertindak.
Jenis insentive:
1) Insentive positive
2) Insentive negative
3) Insentive financial
4) Insentive non financial
Faktor Penggerakan (actuating)

Insentive financial tdd:


balas jasa
Promosi
Bonus dan komisi
Jaminan sosial
Bagian laba
Balas jasa yang ditangguhkan (pensiun)
Faktor Penggerakan (actuating)
Supervisi
Adalah pengawasan = control, kedua kata
hampir sama, namun :
 supervisi merupakan aspek manajmen
sedang control fungsi manajmen,
 supervisi dilakukan pada saat pekerjaan
sedang berjalan sedang control pada saat
sedang dan sesudah,
 supervisi hanya dilakukan pada satu
pekerjaan sedang control dilakukan
melibatkan biaya, barang inventaris, dll
Faktor Penggerakan (actuating)

Disiplin
Adalah latihan pikiran, perasaan
kehendak dan watak, latihan
pengembangan dan pengendalian
perasaan, pikiran dan kehendak dan
watak untuk melahirkan ketaatan dan
tingkah laku yang teratur.
Ada 2 jenis disiplin:
1. Berdasarkan dari dirinya
2. Berdasarkan perintah.
Pengawasan (controling)
Control (pengawasan) mempunyai arti:
membimbing, menertipkan, mengatur dan
menguji kebenaran, oleh karena itu control
diterjemahkan sebagai pengawasan.
Pengawasan merupakan tindakan-tindakan
perbaikan dalam pelaksanaan kerja agar
supaya segala kegiatan susuai dengan
rencana yang telah ditetapkan, petunjuk-
petunjuk dan instruksi-instruksi, sehingga
tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai.
Tujuan pengawasan
1) Untuk mengetahui jalanya pekerjaan apakah lancar atau tidak
2) Untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang dibuat oleh pegawai
dan mengusahakan untuk pencegahan agar supaya tidak terulang
kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan-kesalahan
yang baru
3) Untuk mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan
dalam planing terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang
telah ditentukan
4) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan biaya sesuai dengan
program seperti yang telah direncanakan
5) Untuk mengetahui hasil pekerjaan dengan membandingkan terhadap
perencanaan
6) Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja sesuai dengan
prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditentukan
Type pengawasan
1) Pengawasan barang-barang inventaris (inventory
control)
2) Pengawasan produksi (production control)
3) Pengawasan pemeliharaan (maintenance control)
4) Pengawasan kualitas (quality control)
5) Pengawasan jumlah barang-barang (quantity
control)
6) Pengawasan upah (salary control)
7) Pengawasan advertensi (advertesing control)
8) Pengawasan biaya (cost control)
Alat-alat pengawasan

1) Laporan tertulis (writen reports)


2) Neraca rugi laba (profit and loss
3) Ratio keseluruhan kegiatan (key ratios
of total activities)
4) Hasil yang dicapai dari investasi
(return on investment)
5) Pemeriksaan (audits)
Proses pengawasan

Tentukan apa yang harus dikerjakan atau


diharapkan
Periksa apa yang sedang dikerjakan
Bandingkan hasil yang dikerjakan dengan
apa yang diharapkan
Mengambil keputusan setuju atau tidak, jika
tidak maka tentukan langkah-langkah yang
harus diambilkan
Pengawasan

Pelaksanaan pengawasan haruslah ada batasan-


batasan sebagai acuan untuk melakukan penilaian.
Oleh karenanya maka standart merupakan salah
satu alat ukur dalam pengawasan.
Standart harus sudah ditetapkan pada saat membuat
planing agar dapat dilakukan perbandingan pada
saat kontrol dilakukan untuk menentukan hasilnya.
Standart dapat dapat dianggap suatu ukuran yang telah
ditetapkan, sesuatu untuk diusahakan, suatu model
untuk perbandingan, suatu alat untuk
membandingkan ssesuatu dengan yang lainya.