Anda di halaman 1dari 42

SERTIFIKASI ISO 14001

Oleh : Aryatama Rahardhiman


Langkah Utama
Memperoleh Sertifikasi ISO
14001
ISO 14001

 ISO 14001 merupakan standar lingkungan yang


bersifat sukarela (voluntary).
 Standar ini dapat dipergunakan oleh oleh
organisasi/perusahaan yang ingin:
 menerapkan, mempertahankan, dan
menyempurnakan sistem manajemen
lingkungannya
 membuktikan kepada pihak lain atas kesesuaian
sistem manajemen lingkungannya dengan
standar
 memperoleh sertifikat
Langkah Memperoleh
Sertifikasi Iso 14001
I. Persiapan

I.I Pembentukan Tim


Organisasi atau perusahaan ketika akan
mengembangkan, menerapkan sistem
manajemen lingkungan, maka sebagai langkah
awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur
Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam
pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan
peningkatan efektifitas sistem manajemen
lingkungan
Persiapan
I.II Pembentukan Komitmen
Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen
Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan
komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan.
Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin
kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas
sistem manajemen lingkungan.
Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan
komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:
a. Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari
penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001
b. Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan
c. Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus
diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.
d. Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan
Seluruh karyawan
e. Reward and punishment system
Persiapan
I.III Penetapan Ruang lingkup
Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO
14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum
dilakukan pengembangan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan
untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan
dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial
diantarannya:

a. Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak


negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area

b. Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen


lingkungan

c. Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan


persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan
terkait dengan lingkungan yang relevan

d. Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang


dilaksanakan di masing-masing area/ proses.

e. Tuntutan dari pihak-pihak terkait


Persiapan

I.IV Penyediaan Sumber daya


Dalam menerapkan suatu sistem manajemen,
apalagi sistem manajemen lingkungan maka
tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya,
di mana sumber daya ini menjadi penggerak
untuk menjamin efektivitas penerapan sistem
manajemen lingkungan.
II. PENGEMBANGAN
SISTEM MANAJEMEN
Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen
lingkungan sudah cukup dengan, indikator:
a. Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin
oleh Management Representative yang di kuatkan dalam
bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama
b. Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di
tetapkan
c. Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan
termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya
III. PENERAPAN
3.1 Sosialisasi Dokumen
Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem
Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka
seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan
yang sudah di setujui di distribusikan ke semua
pengguna dokumen serta harus dilakukan
sosialisasi. Management
Representative mengkoordinasi pelaksanaan
sosialisasi bekerja sama dengan Departemen
HRD. Program sosialisasi di rancan
III. PENERAPAN
3.2 Penerapan Sistem Bentuk Implementasi
Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai
tujuan perusahaan maka juga harus di
implementasikan. Management
Representativebersama working group mengkoordinasi
penerapan sistem pada setiap fungsi relevan.
Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di
buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan
baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target,
Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain..

Kebijakan SML sudah dipahami, dimengerti dan


dilaksanakan mulai level top manageme, pelaksana, dan
pihak ketiga suatu usaha
IV. MONITORING DAN EVALUASI

4.1 Internal Audit


Salah satu proses internal yang digunakan
untuk mengevaluasi efektifitas sistem
manajemen lingkungan adalah internal audit
seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa
4.5.5. Internal audit merupakan proses
sistematis dan independen untuk mengevaluasi
sejauh mana efektivitas sudah di jalankan
dengan mengevaluasi bukti objektif yang
dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses
internal audit di atur dalam suatu prosedur
terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh
suatu tim independen dan kompeten,
terprogram dan terjadual untuk setiap periode
tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim
Internal yang independen yang berarti auditor
tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem
Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung
jawabnya.
Mengapa Audit?

 Audit lingkungan adalah instrumen


berharga untuk memverifikasi dan
membantu penyempurnaan kinerja
lingkungan
 Audit perlu dilakukan secara berkala, untuk
menentukan apakah sistem yang
dilaksanakan sudah sesuai dengan
pengaturan yang direncanakan dan telah
dijalankan dan dipelihara secara benar
Definisi Audit
(KLH)
 Audit Iingkungan hidup diperlukan
sebagai suatu proses evaluasi yang
dilakukan oleh penanggungjawab
usaha dan atau kegiatan untuk
menetapkan tingkat ketidakpatuhan
terhadap peraturan perundang-
undangan di bidang pengelolaan
Iingkungan hidup yang terkait dengan
kegiatan tersebut.
Definisi Audit
(SML ISO/SNI 14010)
 Suatu proses verifikasi tersistemasi
dan terdokumentasi untuk memperoleh
dan mengevaluasi bukti secara
obyektif untuk menentukan apakah
SML dari organisasi sesuai dengan
kriteria audit SML yang dibuat
organisasi, dan untuk
mengkomunikasikan hasil proses ini
kepada manajemen
TUJUAN
 Tujuan audit adalah untuk menentukan apakah SML
sesuai dengan pengaturan pengelolaan lingkungan
yang sudah direncanakan dan apakah SML sudah
diterapkan secara benar dan dipelihara

• Perolehan jaminan pentaatan


• Pertanggungjawaban keuangan
• Perlindungan terhadap pertanggungjawaban pegawai
• Penemuan fakta dalam hal pendapatan dan pengeluaran
• Pengawasan dan pelaporan adanya biaya pentaatan
• Pengiriman informasi diantara beberapa unit operasi
• Peningkatan kesadaran lingkungan
• Pengawasan terhadap tanggungjawab manager
FUNGSI
 Upaya peningkatan pentaatan terhadap
perundang‑undangan lingkungan;
 Dokumen pelaksanaan standar operasi
pengelolaan dan pemantauan lingkungan;
 Jaminan untuk menghindari perusakan
lingkungan;
 Penyempurnaan AMDAL;
 Upaya perbaikan penggunaan sumber daya;
 Upaya untuk meningkatkan sustainabilitas.
KEUNTUNGAN
 Menimbulkan pentaatan yang lebih baik
 Early warning system yang baik
 Mengurangi resiko denda dan gugatan
 Menimbulkan persepsi yang lebih baik
 Mengakibatkan penghematan biaya yang
potensial
 Meningkatkan pengalihan informasi
 Meningkatkan kesadaran lingkungan
KERUGIAN
 Gambaran pengamatan sepintas sehingga tidak
mewakili pengoperasian yang sebenarnya;
 Belum adanya format yang seragam dalam
melaksanakan audit dan sistem penulisan laporan
 Hasil dari audit lingkungan dapat digunakan untuk
menuntut perusahaan, jika ada issue yang kritis
atau meresahkan;
 Perusahaan yang telah membuat laporan audit
lingkungan wajib melaksanakan program yang
disarankan di dalamnya;
 Selama proses audit kemungkinan terjadi
penghentian sementara pengoperasian pabrik;
JENIS-JENIS AUDIT
 Audit Sistem Manajemen Lingkungan
 Audit Due Diligence
 Audit Ketaatan
 Audit Proses
 Audit Limbah
 Audit Energi
 Audit Lahan Tercemar
 Audit Pernyataan Kinerja Lingkungan
Klasifikasi Auditor (EARA)

 Associate Environmental Auditor


 Lead EMS Auditor

 Environmental Auditor

 EMS Auditor

 Principal Environmental Auditor


Pelaksanaan Audit
Lingkungan
 Tetapkan tujuan audit lingkungan
 Persiapan untuk audit

 Pengumpulan data

 Melakukan assessment

 Melaporkan hasil temuan

 Melaksanakan rekomendasi

 Memonitor hasilnya dan melanjutkan


audit
Prinsip Pelaksanaan Audit (II)

 Audit SML (ISO 14000)


 Adequacy Audit
 Preaudit
 Compliance Audit
 Surveillance Audit
Audit EMS/SML
Sebaiknya mencakup :
a. Kegiatan dan lingkup yang diperhatikan dalam
audit
b. Frekuensi audit
c. Metodologi audit dan bagaimana audit
dilaksanakan
d. Tanggung jawab yang dikaitkan dengan
pengelolaan dan pelaksanaan audit
e. Komunikasi atas hasil audit
f. Kewenangan auditor/ assesor untuk
melaksanakan audit
Butir-butir yang dimasukkan
dalam laporan audit SML
 Organisasi dan Personel (Nama perusahaan yang
diaudit, struktur organisasi, nama personel yang
berparsisipasi dalam audit, nama anggota tim audit)

 Protokol Audit (Lingkup, tujuan dan rencana audit,


kriteria audit yang disetujui, jangka waktu audit, daftar
distribusi laporan audit)

 Temuan Audit (Identifikasi kerahasiaan yang berkaitan


dengan isi audit, ringkasan proses audit, temuan audit dan
kesimpulan atas kesesuaian SML terhadap kriteria audit
SML/apakah sistem dapat dilaksanakan dan dipertahankan/
apakah manajemen internal mampu menjamin kesesuaian
secara berkelanjutan)
Daftar Periksa Penerapan
SML
Yang harus diingat !
Teknik keahlian audit dasar dan
proses audit serupa dengan metoda
mengaudit Sistem Manajemen Mutu,
perbedaannya terletak pada
penggunaan “aspek lingkungan yang
signifikan” yang digunakan sebagai
dasar penelusuran temuan.
Mereview Dokumen

Yang perlu dikaji setidaknya adalah:


 Manual SML
 Rekaman dari Aspek/Dampak
lingkungan yang signifikan
 Rekaman peraturan lingkungan
 Setiap perijinan, pernyataan dan
otorisasi
Mengaudit Pentaatan
 Mengaudit pentaatan (compliance)
terhadap peraturan;
 Surat ijin, ijin pembuangan ?
 Peraturan khusus lainnya?
 Aspek lingkungan signifikan mana
yang mempunyai persyaratan
peraturan?
 Bagaimana jaminan pentaatannya?
 Pemeriksaan dilakukan untuk setiap
item ataukah hanya sampel yang
mewakili?
Mengaudit Dokumen

 Yang diperlukan:
 Program/Rencana Audit
 Laporan Review Dokumen
 Laporan Kunjungan Awal
 Laporan Audit Awal dan Non-compliance
 Jadwal Audit yang Periodik
 Bukti obyektif yang didapat ketika
dilakukan audit
Program Audit

Termasuk didalamnya:
 Tanggal dan waktu audit
 Nama dan alamat klien
 Identifikasi team yang datang
 Area yang akan dikunjungi dan
perkiraan waktunya
 Waktu untuk masing-masing auditor
bertemu
Laporan Review Dokumen

Termasuk didalamnya:
 Identifikasi dokumen yang dikaji dan
status setiap isu-nya
 Identifikasi para pengkaji
 Tanggal
 Identifikasi klien
Laporan Kunjungan Awal

 Nama dan alamat klien


 Identifikasi tim audit
 Tanggal audit
 Referensi terhadap Laporan Review
Dokumen
 Referensi terhadap dokumentasi yang
telah diperiksa dan status isu-nya
Laporan Audit Awal

Harus termasuk:
 Nama dan alamat klien

 Identifikasi tim audit

 Tanggal audit

 Referensi terhadap Laporan


Kunjungan Awal
Jadwal Audit Periodik

Harus termasuk:
 Nama dan alamat klien
 Tanggal audit surveillance (biasanya 6
bulanan/ satu tahunan)
 Lokasi/elemen yang diperiksa setiap
saat
 Lokasi/elemen yang diperiksa pada
waktu yang berbeda
Proses Audit
 Menguji Efektivitas dari EMS
 Apakah direncana, diimplementasikan dan
berjalan baik?
 Apakah ditunjang pemahaman dan pelatihan yang
sesuai? Komunikasi? Agenda pengkajian
manajemen?
 Jadwal audit internal, laporan? Bukti tindakan
perbaikan?
 Bukti perbandingan kemajuan terhadap
tujuan/sasaran?
Proses Audit

 Mencatat Ketidaksesuaian (Non-


Conformities)
 Didasarkan pada bukti autentik
 Requirement – Failing – Evidence
 Mencatat ketidaksesuaian major
 Mencatat ketidasesuaian minor
Mencegah Duplikasi
Untuk mencegah duplikasi fungsi audit
internal:
 Periksa audit internal

 Penetapan kompetensi audit, program


audit, metodologi/protokol, dan pelaporan
dan tindakan koreksi
 Periksa ketidaksesuaian dan konsentrasi
pada bagian dimana organisasi telah
mengidentifikasi ketidaksesuaian
IV. Monev
4.3 Kajian Manajemen
4.2 Pemantauan dan Pengukuran  Seluruh standar Sistem manajemen yang
Kinerja Lingkungan diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan
 Sistem Manajemen Lingkungan ISO adanya kajian manajemen sebagai salah satu
14001:2004 harus di monitoring kegiatan untuk mengali dan
kinerjanya, apakah mencapai tujuan mendorong improvement. Dalam Standar ISO

atau tidak. Tujuan penerapan Sistem 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di

Manajemen Lingkungan adalah atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab
pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama.
bagaimana Organisasi atau
Management Representative berkewajiban
perusahaana dapat mencegah atau
untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta
mengurangi terjadinya pencemaran
melaporkan kinerja Sistem Manajemen
lingkungan akibat kegiatan, produk
Lingkungan dalam forum kajian manajemen.
atau jasa yang dihasilkan.
V. PROSES SERTIFIKASI
5.1 Pemilihan Badan Sertifikasi
 Badan sertifikasi merupakan suatu
lembaga baik bersifat nasional ataupun
internasional yang memiliki kompetensi
dan kualifikasi untuk melakukan audit
sertifikasi terhadap sistem manajemen
lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan
badan sertifikasi tergantung kebutuhan
Organisasi atau perusahaan karena di
Indonesia terdapat banyak lembaga/
badan sertifikasi baik yang bersifat
Nasional maupun Internasional.
V. PROSES SERTIFIKASI
5.2 Initial Audit
Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem
Manajemen berbasis resiko seperti halnya
Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004
wajib dilakukan initial audit sebelum
dilakukan main audit/ certification audit dari
badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:
Untuk mengetahui kesiapan untuk
dilaksanakan main audit
Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan
audit
V. PROSES SERTIFIKASI
5.3 Main Audit/ Certification Audit
Main audit merupakan audit tahap penentuan
untuk menentukan apakah Organisasi atau
perusahaana dapat memenuhi seluruh
persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada
akhir sesion audit dapat direkomendasikan
untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses
audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi
yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit
sertifikasi dapat dinyatakan lulus /
direkomendasikan mendapat sertifikat apabila
tidak ada temuan yang bersifat major