KESULITAN DAN KENDALA

PENERAPAN MMT/QA

oleh

MARGONO SLAMET
Forum HEDS

1
 MENGAPA MEMULAI MELAKSANAKAN
MMT MERASA SUKAR

 Kurang komitmen dari pimpinan.

 Tidak melakukan sosialisasi & pelatihan MMT
secara efektif untuk semua unsur pimpinan, dosen
dan pegawai.
 Tidak membentuk Komisi Mutu dan Tim Perbaikan
Mutu.
 Tidak melakukan evaluasi-diri secara baik dan
terbuka.

2
 Tidak membuat perencanaan strategis : Visi
- Misi - Tata Nilai Institusi - Program
Strategis.

 Tidak ada kesepakatan tentang kebutuhan

pelanggan dan cara pemenuhannya diantara
unit-unit / fungsi-fungsi / orang-orang dalam
institusi.

3
 BAGAIMANA MENINGKATKAN
KOMITMEN PIMPINAN

 Mempelajari konsep-konsep dan keteram-

pilan yang berkaitan dengan mutu.

 Mendapatkan pelatihan secara khusus :

asistensi, coaching, konsultasi, bimbingan, dll.

 Memperhatikan kebutuhan pelanggan (internal &

eksternal) secara teratur dan rasa empati.

4
Merumuskan “tujuan mutu” yang masuk akal
(standar mutu).
Membahas masalah usaha-usaha peningkatan
mutu dengan para staf, pimpinan, pegawai.
Melaksanakan kegiatan perbaikan oleh
Anda sendiri sebagai pimpinan.
Mengalokasikan sumberdaya-sumber-
daya yang sesuai untuk perbaikan mutu
(orang, waktu, fasilitas, dana, dsb.)
Menggunakan teknologi pengukuran mutu yang
terbaik dari yang tersedia.
5
 PERILAKU PIMPINAN YANG BISA
MENUNJUKKAN KOMITMEN PIMPINAN

 Meluangkan waktu dengan pelanggan (internal

& eksternal)
 Rekanan & Pelanggan diperlakukan sebagai mitra
kerja dan bukan sebagai pesaing, lawan atau
sebagai orang asing.
 Menyediakan waktu di “lapangan” tempat kegiatan
pendidikan sehari-hari dilakukukan.
 Menghadiri pendidikan/pelatihan tentang mutu, dan
pertemuan-pertemuan panitia dan tim perbaikan
mutu.

6
 Hasil pengukuran kepuasan
pelanggan dibahas bersama dengan
pembahasan laporan keuangan dan
operasional.
 Dana dan sumberdaya lainnya
disediakan untuk pengelolaan mutu.

Dana, kinerja
& kepuasan pe-
langgan

7
HEDS/MGS/1997
 Sistem Penjaminan Mutu
di Perguruan Tinggi

BERHATI-HATILAH TERHADAP
LUBANG-LUBANG SANDUNGAN

Disajikan oleh
MARGONO SLAMET

8
LUBANG SANDUNGAN PERTAMA : Sama sekali tidak
ada Kepemimpinan dari Pucuk Pimpinan
(Rektor/Dekan dan Staf) untuk melaksanakan MMT.
Tidak adanya kepemimpinan atau komitmen ini
disebabkan oleh tidak dimengertinya MMT, yaitu apa
keuntungan-keuntungan MMT, dan bagaimana
menerapkan MMT dalam organisasinya. Pimpinan ini
menganggap bahwa gaya manajemen di masa lalu
akan berhasil juga dilaksanakan di masa yang akan
datang. Ini jelas anggapan keliru. Tantangan masa
depan tak pernah dihadapi pada masa yang lewat, dan
jelas memerlukan cara penanganan yang berbeda.
Gaya manajemen harus berubah dan terus berubah.
Tanpa dukungan Pucuk Pimpinan MMT tidak akan
dapat diterapkan. Tak heran bila PT yang tidak
menerapkan MMT akan sulit menghadapi persaingan
yang semakin meningkat.
9
LUBANG SANDUNGAN KEDUA : Tanpa struktur
organisasi dan pertanggung-jawaban yang formal
dan jelas.
Tanpa kejelasan itu orang tidak tahu apa peranan
dan tanggung-jawabnya, akibatnya proses
penerapan akan sangat lambat/tak ada.
Susunlah struktur organisasi, pembagian tugas
& tanggung-jawab, kebijakan, dan susunlah
prosedur-prosedur kerja yang jelas sebelum
mulai kerja yang sebenarnya.
 Anjurkan para ketua kelompok / tim untuk minta
bantuan Tim Nara Sumber bila mengalami situasi
yang sulit.
10
 LUBANG SANDUNGAN KETIGA : Dewan Pimpinan tidak
mengadakan pertemuan bulanan untuk mengevaluasi
kemajuan penerapan MMT, atau bila mereka bertemu
tidak mengevaluasi semua unsur yang terlibat.
Hasil perbaikan tidak seperti yang diharapkan; orang
bekerja dengan lebih baik hanya di bagian yang
ditinjau dan dievaluasi oleh Pimpinan.
Budaya kerja tidak akan berubah keciali bila
dimonitor; yaitu melalui Panitia Nilai-Pengakuan-
Penghargaan, Panitia Pelatihan dan Panitia
Pengembangan Budaya-Kerja.
Para Pimpinan harus memonitor sendiri semua bagian
yang menjadi tanggung-jawabnya, dan tidak
mewakilkan pada orang lain, dan mengadakan
pertemuan Dewan Pimpinan sebulan sekali. 11
 LUBANG SANDUNGAN KEEMPAT : Tim Nara Sumber
tidak mengadakan pertemuan setiap dua minggu
sekali; atau waktu lain yang secara berkala.
 Proses MMT melambat, bertambah lambat dan
akhirnya ber-henti sama sekali karena kekurangan
pengarahan.
Buat kebijakan yang tidak memungkinkan Tim Nara
Sumber me-niadakan pertemuannya. Bila karena
sesuatu alasan pertemuan tidak dapat dilakukan,
harus segera diubah jadwalnya menjadi sehari sebe-
lum atau sesuadahnya.
Bila Ketua Tim berhalangan harus ada pengganti
sementaranya, tanta harus menunda pertemuan rutin
yang sudah terjadwal.
12
LUBANG SANDUNGAN KELIMA : Tim Nara
Sumber mendukung dan mengawasi terlalu
banyak Tim Perbaikan Mutu.
Tim-tim Perbaikan Mutu tidak mendapatkan
cukup waktu dan perhatian seperti yang
diperlukan, agar mereka dapat melakukan
per-baikan mutu dengan baik.
Bentuk lebih banyak Tim Nara Sumber (bila
kurang).

13
LUBANG SANDUNGAN KEENAM : Tim Nara Sumber
tidak membuatkan petunjuk tertulis untuk setiap
Tim Perbaikan Mutu.
Tim Perbaikan Mutu kadang-kadang bingung
tentang apa yang diharapkan dan akibatnya
kehilangan fokus perhatian pada tujuan-tujuan yang
harus dicapai dan bagaimana cara mencapainya.
Tim Nara Sumber harus membuatkan petunjuk
tertulis, yang dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan
oleh Tim Nara Sumber atau oleh Tim Perbaikan
Mutu.

14
15