SISTEM MANAJEMEN MUTU

LINGKUNGAN
• Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan
(SML) adalah bagian sistem manajemen
organisasi yang digunakan untuk
mengembangkan dan manerapkan kebijakan a
dan mengelola aspek mutu dan
lingkungannya.
 Ruang Lingkup
• Menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan
sistem mutu dan manajemen lingkungan;
• Memastikan kesesuaian organisasi dengan kebijakan yang
berlaku
• Menunjukkan kesesuaiannya dengan:
– Melakukan penetapan sendiri (self-determination) dan deklarasi
diri (self-declaration); atau
– Memperoleh konfirmasi kesesuaian pelaksanaan manajemen
dari pihak-pihak yang berkepentingan terhadap organisasi
tersebut, seperti pelanggan; atau
– Memperoleh konfirmasi terhadap deklarasi diri dari pihak luar
organisasi; atau
– Memperoleh sertifikasi yang diakui.
 MUTU
• ISO 9001 : 2000 merupakan persyaratan
Sistem Manajemen Mutu yg mencakup
pemastian mutu produk dan juga diarahkan
untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
 KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA

• Kualitas merupakan tingkat baik buruknya

sesuatu
Definisi Kualitas
Definisi Kualitas
Definisi Kualitas
Karakterirtik Produk
Karakteristik Mutu
 Jadi..
• Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000
didefinisikan sebagai “ciri dan karakter
menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang
mempengaruhi kemampuan produk tersebut
untuk memuaskan kebutuhan tertentu”.
 Berarti..
• Kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan
karkter produk yang berhubungan dengan
mutu dan kemudian membuat suatu dasar
tolok ukur dan cara pengendaliannya.
 Karena itu..
• Ada
– Quality Assurance
– Total Quality Management (management kualitas
terpadu )
 Quality Assurance

• Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah

seluruh tindakan yang sistematis dan
terencana yang diperlukan agar terjadi
kepastian dan kepercayaan terhadap mutu
produk/jasa yang diberikan.
 Quality Assurance

• Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik

internal maupun eksternal termasuk
merumuskan kebutuhan pelanggan.
• Maksud dari Quality assurance ini adalah
mengidentifikasi kemajuan dari kualitas.
• Quality assurance mengevaluasi cost dari
proyek secara keseluruhan secara teratur
untuk menetapkan anggaran yang keluar
relevan dan sesuai dengan standard kualitas
 Total Quality Management
(management kualitas terpadu )
Konsep Sistem Kualitas Modern
SIAPA YANG DI MAKSUD
DENGAN PELANGGAN?
Pelanggan
 Auditor
• Auditor adalah personel yang kompeten untuk
melaksanakan audit
 Peningkatan berkelanjutan
• Peningkatan berkelanjutan adalah proses
berulang dalam meningkatkan sistem
manajemen lingkungan untuk mencapai
perbaikan kinerja lingkungan secara
menyeluruh sesuai dengan kebijakan
lingkungan organisasi.
 Tinjauan manajemen adalah untuk
memastikan terus Sistem manajemen
"kesesuaian, kecukupan dan efektivitas".
 Sasaran
Menentukan apakah ada peluang tambahan
untuk perbaikan yang bisa diperoleh
 ISO 9001
• perlu memperagakan kemampuannya secara
konsisten menyediakan produk yang memenuhi
persyaratan pelanggan dan peraturan yang
berlaku, dan
• bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan
melalui aplikasi sistem secara efektif, termasuk
proses perbaikan berkesinambungan dari sistem
dan kepastian kesesuaiannya dengan persyaratan
pelanggan serta peraturan yang berlaku.
 Produk
• Produk yang dimaksudkan untuk, atau
dikehendaki oleh pelanggan.
• Bentuk produk lainnya yang dihasilkan dari
proses realisasi produk.
 SMART
• Specific (Spesifik),
• Measurable (terukur),
• Achievable (dapat dicapai),
• Relevant (relevan),
• Time-Bound (Batas wakt
 Analisa
 PENDEKATAN PROSES
• Agar suatu organisasi dapat berfungsi efektif ia harus
mengetahui dan mengelola sejumlah kegiatan yg
berhubungan.suatu kegiatan yg memakai sumber
daya, dan dikelola untuk memungkinkan
transformasi masukan menjadi keluaran,dan
seringkali keluaran suatu proses merupakan masukan
bagi yg berikutnya.
• Interaksi dari proses-proses ini harus diketahui oleh
semua unit terkait dan pengendalian terus menerus
terhadap hubungan antara proses dari setiap unit
 Bila dipakai dalam sistem manajemen mutu,
pendekatan proses itu menekankan pentingya :

• Memahami dan memenuhi persyaratan

• Kebutuhan untuk mempertimbangkan proses
dalam pengertian nilai tambah
• Memperoleh hasil dari performance proses dan
keefektifannya
• Perbaikan berlanjut dari proses berdasarkan
pengukuran yg efektif
 Continual improvement of the quality management system

Management
Customers Responsibility Customers

Measurement
Resource ,analysis and
Management Satisfaction
improvement

Product output
Requirement
Realization Product
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (1)
• Persyaratan dokumentasi
– Manual mutu
– Pengendalian dokumen
– Pengendalian rekaman
• Tanggung jawab manajemen
– Ikrar pelibatan manajemen
– Pusat perhatian pada pelanggan
– Kebijakan mutu
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (2)
• Perencanaan
– Tujuan mutu
– Perencanaan sistim manajemen mutu
• Tanggung jawab ,wewenang dan komunikasi
– Tanggung jawab dan wewenang
– Wakil manajemen (MR)
– Komunikasi intern
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (3)
• Tinjauan Manajemen
– Masukan tinjauan
• Hasil audit
• Umpan balik pelanggan
• Performance proses dan kesesuaian produk
• Status tindakan pencegahan dan koreksi
• Tindak lanjut manajemen yg lalu
• Perubahan yg dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu dan
• Saran-saran untuk perbaikan
– Keluaran tinjauan
• Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-
prosesnya
• Perbaikan pada produk berkaitan dg persyaratan pelanggan
• Sumber daya yg diperlukan
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (4)
• Pengelolaan sumber daya
– Penyediaan sumber daya
– Sumber daya manusia
• Kemampuan ,kesadaran dan pelatihan
– Prasarana
• Gedung,ruang kerja dan kelengkapan terkait
• Peralatan proses
• Jasa pendukung
– Lingkungan kerja
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (5a)
• Realisasi produk
– Perencanaan realisasi produk
• Tujuan dan persyaratan mutu bagi produk
• Kebutuhan untuk menetapkan proses,dokumen,dan penyediaan
sumber daya yg khas bagi produk
• Kegiatan verifikasi,pembenaran,pemantauan,inspeksi dan uji yg
khas bagi produk dan kriteria keberterimaan produk
– Proses berkaitan dg pelanggan
• Penetapan persyaratan yg berkaitan dg produk
• Tinjauan persyaratan berkaitan dg produk
• Komunikasi pelanggan
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (5b)
• Realisasi produk
– Perancangan dan pengembangan
• Perencanaan perancangan dan pengembangan
• Masukan perancangan dan pengembangan
• Keluaran perancangan dan pengembangan
• Tinjauan perancangan dan pengembangan
• Verifikasi perancangan dan pengembangan
• Pembenaran perancangan dan pengembangan
• Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan
– Pembelian
• Proses pembelian
• Informasi pembelian
• Verifikasi produk yg dibeli
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (5c)
• Realisasi produk
– Produksi dan penyediaan jasa
• Pengendalian produksi dan penyedian jasa
• Pembenaran proses untuk produksi dan penyediaan jasa
• Identifikasi dan mampu telusur
• Kepemilikan pelanggan
• Pengawetan/penyimpanan produk
– Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran
• Dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu
• Penyetelan ulang
• Teridentifikasi
• Dipantau
• Dilindungi
 PERSYARATAN MANAJEMEN MUTU
ISO 9001 : 2000 (6)
• Pengukuran,analisis dan perbaikan
– Pemantauan pengukuran
• Kepuasan pelanggan
• Audit internal
• Pemantauan dan pengukuran proses
• Pemantauan dan pengukuran produk
– Pengendalian produk tidak sesuai
– Analisa data
– Perbaikan
• Perbaikan berlanjut
• Tindakan koreksi
• Tindakan pencegahan
 Tahapan Sertifikasi
• Analisa kebutuhan dan tujuan ISO
• Benchmarking
• Tetapkan konsultan
• Pelatihan awareness
• Tetapkan unit yg mau di ISO
• Tetapkan sasaran mutu dari masing-masing unit.
• Tetapkan jumlah prosedur dari unit terkait
• Buat prosedur (dokumen,form,contoh)
• Lakukan simulasi
• Cut off,tgl pelaksaaan berlakunya prosedur
• Rapat tinjauan Manajemen
• Finalisasi Audit (eksternal audit)
• Sertifikasi
 Metodologi yg dipakai pada semua proses
adalah PDCA yaitu :
• Plan : tetapkan tujuan dan proses yg
diperlukan untuk menyerahkan hasil sesuai
dengan persyaratan pelanggan dan kebjakan organisasi.
• Do : terapkan prosesnya
• Chek : Pantau dan ukur proses dan produk terhadap
kebijakan ,tujuan dan persyaratan bagi prduk
dan laporkan hasilnya
• Action: lakukan tindakan untuk perbaikan berlanjut
dari performance proses
 Plan
• Kebijakan & Sasaran
– Perencanaan Perusahaan Secara global, untuk
memastikan bahwa semua orang dalam organisasi
mengetahui apa yang diinginkan organisasi berkaitan
dengan Sistem Manajemen Mutu nya
– Perencanaan Departemen/ Bagian/ Seksi, guna
mengetahui apa target Departemen/ Bagian Tersebut.
– Memastikan sampai dimana pencapaian departemen/
bagian/ seksi tersebut dan memastikan tindakan
pencegahan sudah di identifikasi untuk menghindari
melesetnya pencapaian target.
– Memastikan kesadaran karyawan mengenai sistem
manajemen mutu pada organisasi tersebut. an & Sasaran
 Tugas dan tanggung jawab
• Job Description, kepastian tanggung jawab dan
tugas
• Hirarki organisasi (Struktur Organisasi) dimana
dengan siapa auditee bertanggung jawab dan
siapa saja yang menjadi bagian dari
departemenya.
• Kontribusi auditee bagi pencapaian sasaran mutu
departemen, sasaran mutu perusahaan, dan
melihat potensi hambatan dalam melaksanakan
tugas dan tanggung jawabnya.
 DO

• Apakah anda mempunyai acuan dalam menjalankan

tugas & Bagaimana anda melakukan tugas ?
(Acuan bisa termasu Peraturan, Manual, Prosesdur, IK,
Persyaratan lain).
Melihat apakah proses tersebut sesuai dengan acuan
tersebut, dan melihat potensi improvement proses
yang sudah dijalankan selama ini. Termasuk di dalamya
waktu penyelesaian proses, hasil yang diperoleh dan
bahan / alat/ Sumber daya yang diperlukan selama
proses. dan melihat ketrampilan/kemampuan auditee
dalam melakukan proses tersebut.
 CHECK

• Bagaimana anda memastikan bahwa dengan proses yang

sekarang, Sesuai dengan Rencana? Pertanyaan ini untuk
memastikan proses monitoring berjalan, sampai dimana,
mau kemana, berapa lama lagi Target akan menjadi aktual.
Dan apa apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sekaligus
melakukan cek apakah hasil dari proses sesuai dengan
permintaan customer dan, pertanyaan berikutnya.
• Bagaimana jika proses/ produk/ jasa tidak sesuai dengan
persyaratan ? Pertanyan ini digunakan untuk mendapatkan
gambaran apakah ketidaksesuain telah teridentifikasi dan
bagaimana menanggulanginya/ bagaiamana perlakuaan
terhadap produk yang tidak sesuaia tsb.
 ACT & IMPROVEMENT

• Apa ada yang bisa di tingkatkan? Pertanyaan

ini untuk melihat potensi peningkatkan kinerja
proses dan potensi penghematan sumber
daya yang digunakan, dibandingkan dengan
apa yang telah dilakukan sekarang.
 Sebagai
* Suatu jalan bagi pemecahan dalam masalah
lingkungan hidup. Dengan jalan pendidikan
lingkungan dapat meningkatkan kesadaran,
pengetahuan, pengertian umum dalam
melaksanakan pembangunan dan pengelolaan
sumber daya lingkungan hidup
Agar Penerapan Sistem Berhasil

 Maka?
Yang dibutuhkan?

KOMITMEN
 Komitmen dari siapa?
Seluruh tingkat dan fungsi organisasi, dan
khususnya dari manajemen puncak
 Untuk apa?
• Mengembangkan kebijakan mutu dan
lingkungan,
• Menetapkan tujuan dan proses untuk
mencapai komitmen dari kebijakan,
• Mengambil tindakan yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerjanya dan memperagakan
kesesuaian sistem terhadap persyaratan
Standar yang ada.
Selesai