Manajemen Proyek

Muhammad Zaid
11753102079
Bab 1 Pendahuluan
 Banyak proyek yang dikerjakan, namun jarang sekali yang
di kelola dengan baik. Hail ini bisa memunculkan masalah-
masalah berikut :
• Proyek tidak sesuai dengan yang diharapkan

1.1 Latar • Dari sisi waktu, penyelesaian proyek lebih lama dari
waktu yang telah ditentukan
Belakang • Dari sisi biaya, membengkaknya biaya akrena banyak
factor yang tidak terdefinisi
• Dari sisi scope atau cakupan pekerjaan, melesat dari
cakupan yang diinginkan, bahkan bisa juga tidak sesuai
dengan apa yang diinginkan
Berikut ini adalah gambaran beberapa fenomena
atau kenyataan yang terjadi di lapangan
berkaitan dengan masalah proyek:
• Proyek kurang terkontrol
• Kurang adanya arahan atau pendefinisian proyek yang jelas
• Terlalu banyak tim dalam satu kelompok, sementara itu
sumber daya yang tersedia sangat terbatas
• Tidak sesuainya biaya, waktu dan lingkup pekerjaan proyek
• Waktu pertemuan (rapat) sering terhambat (tidak ada
disiplin wawktu)
• Sebagian besar (sekitar 90%) proyek tak pernah tuntas
• Anggota tim tidak begitu tanggap terhadap tugasnya
masing-masing
• Tugas masing-masing anggota tim tidak begitu jelas (kurang
terdefinisi dengan jelas)
• Menggunakan metode tradisional
Faktor lemahnya seorang manajer proyek atau pimpinan proyek
• Sumber daya manusia yang tidak siap, baik dari sisi pengetauhan
(ilmu tentang manajamen proyek), maupun pengalaman mengelola
manajamen proyek
• Apatis, karena tidak tahu ilmunya atau tidak cukup pengetahuan
tentang manajamen proyek, namun dalam satu suatu organisasi
ditunjuk menjadi seorang pimpinan proyek, sehingga apa yang dia
kerjakan adalah pekerjaan yang asal-asalan saja. Yang penting
tugasnya selesai, maka beresla urusan
• Tidak focus dalam melaksanakan tugasnya sebagaia pimpinan
proyek.
• Kekurangan dalam me-manage meeting atau pertemuan (rapat)
• Kekurangan dalam manajamen waktu
• Kekurangan dalam hal bertanggung jawab
• Kekurangan dalam hal berkomitmen
 Memberi gambaran tentang pentingnya manajamen dalam
sebuah proyek

Memberi wawasan secara global apa yang dimaksud dengan

manajamen proyek
1.2 Tujuan Memberi wawasan kepada manajer proyek, bekal apa saja yang
harus dimiliki untuk menajdi seorang manajer proyek yang baik
Penulisan Memberi gambaran secara umum tentang bagaimana proyek itu
seharusnya dilakukan

Memberi gambaran tentang manfaat yang bisa diambil bila kita

melakukan manajamen dalam sebuah proyek.
 Pengertian dan wawasan tentang manajamen dan organisasi

Pengertian dan wawasan tentan proyek

Pengertian dan wawasan tentang manajamen proyek

Metodologi atau tahapan di dalam manajamen proyek

Knowledge area manajamen proyek

1.3 Kaitan antara knowledge area dengan metodologi manajamen proyek

Cakupan Bagaimana seharusnya menjadi seorang manajemen proyek

Membuat project definition

Bahasan Membuat project manajamen plan

Melaksanakan proye (project execution)

Mengontrol proyek

Menutup proyek

Pemberian contoh dan penjelasan pada setiap proses dalam manajamen proyek
1.4 Fokus Bahasan

Pembahasannya disini diharapkan bisa menggambarkan contoh

bagaimana membuat project definition, membuat project manajamen
plan, melaksanakan proyek, mengontrol sebuah proyek dan menutup
sebuah proyek
 Project manager/ manajer proyek
(pimpinan proyek).

1.5 Untuk Calon pimpinan proyek dan tim proyek

Siapa Buku
ini? Dosen

Mahasiswa
 • Bagian pertama :
Pembahasan mengenai manajamen proyek secara umum,
yaitu pembahasan manajmen proyek tanpa menggunakan
tools atau perangkat tertentu.
• Bagian kedua :

Metode Pembahasan mengenai perangkat atau tools yang akan

digunakan untuk mengelola sebuah proyek (tools
manajamen proyek). Microsoft Project sebagai tools secara
Penyampaian umum dan dikenal untuk mengelola proyek.
• Bagian ketiga :
Membahasa mengenai integrasi bagian pertama dan
bagian kedua. DI bagian ini berisi contoh sebuah kasus yang
komprenhasif tentang bagaimana cara mengelola sebuah
proyek yang di kemas dalam bentuk soal beserta
pembahasannya.
 Contoh kasus yang dibahas adalah “Proyek Pembangunan
Sistem Informasi Kepegawaian”. Secara global proyek ini adalah
1.7 Contoh proyek pembangunan sebuah system informasi yang berkenaan
dengan system penggajian dan absensi di suatu perusahaan
Kasus yang tertentu.

Digunakan Kasus ini diharapkan bisa menjadi salah satu acuan tentang
bagaimana cara mengelola proyek, baik proyek IT, konstruksi,
pelatihan, pengadaan barang/jasa.
 Tahap pertama adalah analisis dan desain system.

Tahap kedua adalah desain aplikasi

Tahap-Tahap Tahap ketiga adalah koding/programming

Pembangunan Tahap keempat adalah melakukan testing terhadap program yang telah dibuat

Sistem Tahap kelima adalah instalasi ke masing-masing user yang akan menjalankan
Informasi aplikasi tersebut

Secara Umum Tahap keenam adalah Melakukan testing

Tahap ketujuh adalah membuat dokumentasi

Tahap kedelapan adalah maintence atau pemeliharaan selama kurun waktu

yang telah ditentukan
 1.8 Batasan Proyek Pada Kasus
yang Di Tinjau
Apapun bentuk pengerjaan proyek tersebut harus ada pemilik
proyek atau pimpinan proyek. Tugas seorang pimpinan proyek mulai
dari diterbitkannya surat penugasan untuk menjabat sebagai manajer
proyek sampai dengan ditutupnya proyek.
Manajer proyek adalah sorang pegawai yang ditunjuk untuk
memimpin proyek, sedangkan tim adalah sekumpulan tenaga ahli yang
disewa untuk menyelesaikan proyek pembangunan system informasi
kepegaiwan ini.
Gambaran suatu proyek berupa :
• Proyek sudah diputuskan oleh pihak manajamen
• Pihak manajamen perusahaan sudah menentukan pemilik proyek dan manajer
proyek yang akan menangani proyek yang dimaksud
• Pihak manajamen perusahaan menyewa tenaga ahli yang dibentuk menjadi tim
proyek, di bawah kendali seorang manajaer proyek
• Pihak manajamen perusahaan menugaskan manajer proyek atau tim proyek
yang akan di sewa dan dituangkan dalam bentuk surat penugasan.
• Pihak manajemn perusahaan menugaskan pemilik proyek untuk bertindak
sebagai pengawas pelaksana proyek.
• Manajer proyek tinggal menjalankan proyek sesuai dengan surat penugasan
yang telah diberikan, serta bertanggung jawab kepada pengawas/pemilik proyek
• Resource atau sumber daya terdi atas sumber daya manusia (tim proyek) yang
telah disewa dan sumber daya nonpersonil lainnya (misalnya infrastruktur).
• Cost atau biaya terdiri atas resource cosest dan fix cost.
Bab 2 Sekilas Tentang
Manajemen dan
Organisasi
 Manajamen sering disebut dengan kata “seni”, seni berati
lebih ke arah kemampuan dan keterampilan pribadi dan
menurut Stoner manajamen adalah proses yang berarti lebih
kearah tindakan sistemastis untuk melakukan pekerjaan.
2.1 Manajemen Jadi manajamen adalah kemampuan seorang pemimpin
untuk mengatur bawahannya secara teratur dan mampu
membuat perencaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan secara
sistematis.
 Menurut edge huse, organisasi bisa dilihat dari 3
prespektif :
• Prespektif rancangan bersturktur

2.2 Organisasi • Prespektif work-flow

• Prespektif the human prespective
Prespektif Prespektif rancangan bersturktur adalah mengenai siapa yang
Rancangan akan menjadi pemimpin dan bawahan, serta gaya kepemimpinan
apa yang harus dijalankan untuk menyusun suatu organisasi.
Berstruktur
 Sebagai riset operasional. Ciri-cirinya berupa :
• Melakukan formulasi persoalan
• Menyusun konstruksi model matematis untuk
menampilkan suatu system yang sedang dipelajari
• Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun
Prespektif Work- tersebut
Flow • Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang
ditarik model tersebut
• Menerapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang
diambil
• Mengambil kesimpulan untuk melaksanakan
implementasi
 • Menekankan unsur manusia maksudnya lebih mengutamakan
keharmonisan antar sesama dalam mengerjakan sesuatu.
Prespektif • Ada 3 komponen yang menonjol dari prespektif ini :

The Human 1. Aliran hubungan kemanusiaan

2. Aliran pengembangan organisasi
Prespective 3. Aliran pemikiran multidimensional
 Manajamen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses
teknik secara ketat (peranan prosedur, prinsip)

Manjamen harus sistematik, demikian pula pendekatan

2.3 Prinsip- yang digunakan harus dengan pertimbangan yang hati-
hati
Prinsip Pendekatan motivasional sangat dibutuhkan untuk
Organisasi menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan
organisasi.

Pendekatan individual bersifat situasional. Artinya perlu

memperhatikan situasi dan kondisi yang ada.
Ciri-ciri organisasi yang baik :
• Adanya tujuan yang jelas
• Tujuan organisasi harus diterima oleh semua Bentuk-bentuk Organisasi
individu dalam organisasi • Organisasi fungsional
• Tujuan organisasi harus dipahami semua orang • Organisasi produk dan area
• Adanya kesatuan arah dalam organisasi • Organisasi matriks
• Adanya struktur organisasi • Organisasi proyek
• Adanya jaminan jabatan tersebut
• Adanya koordinasi.
 Organisasi Fungsional

• Organisasi fungsional adalah suatu organisasi yang

dibentuk yang berfokus pada fungsi suatu organisasi.

Karakteristiknya :
Bentuk- • Prinsip komando tunggal, yaitu masing-masing personil
Bentuk hanya memiliki satu atasan
• Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung
jawab yang jelas
Organisasi • Alur informasi dan pelaporan bersifat vertical
• Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja,
kebaikan, dan petunjnuk pelaksan
• Mekanisme koordinasi per unit, bila dipertaruhkan
dilakukan dengan rapat atau membentuk panitia
perwakilan.
• Organisasi Produk dan Area
Organisasi produk dan area adalah organisasi
yang menangani berbagai macam produk, serta
didasarkan atas orientasi produk. Organisasi ini
• Organisasi Proyek
dibentuk kalau jumlah dan keanekaragaman produk Di buat untuk berdasarkan adanya suatu
terlalu besar shingga sulit ditangani dengan struktur proyek. Setelah proyek selesai maka organisasi itu
fungsional juga akan selesai. Tim organisasi di organisasi proyek
• Organisasi Matriks
biasanya orang sewaan bukan dari tim dari sebuah
perusahaan yang di bentuk.
Organisasi matriks adalah sebuah organisasi
yang di buat berdasarkan jalur pelaporan dan arus
kegiatan vertical
 Manajamen proyek yang akan di bahas disini adalah
merupakan bagian dari manajamen secara global

Dalam kegiatan operasionalnya, manajamen proyek menganut

2.5 bentuk organisasi tertentu

Keberhasilan manajamen proyek sangat ditentukan dari baik

Beberapa tidaknya manajamen dan organisasi yang bersangkutan.

Hal Penting Komitmen dari pihak manajamen sangat menentukan

keberhasilan manajamen proyek

Manajamen yang baik akan berpengaruh pada kemajuan

organisasi.
 Bab 3
Sekilas Tentang Proyek
 3.1 Definisi dan Pengertian Proyek

Definisi proyek adalah “suatu usaha sementara yang dilaksanakan

untuk menghasilkan suatu produk atau jasa yang unik.”
• Sementara berati : Setiap proyek memiliki tanggal mulai dan selesai
• Unik berati : produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari
produk atau jasa sejenis lainnya, tidak ada dua proyek yang 100%
sama.
 Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa
produk akhir atau hasil kerja akhir

Dalam proses mewujudkan lingkup yang dimaksud,

maka ditentukan jumlah biaya, jadwal, kriteria mutu,
3.2 Ciri-Ciri serta sumber daya yang diperlukan.

Proyek Bersifat sementara, dalam artian adanya batasan waktu

yang telah ditentukan (yaitu dengan selesainya tugas).
Titik awal dan titik akhir di tentukan dengan jelas.

Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan Intensitas

kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
3.3 Bentuk Swakelola Sub-kontrak
Pengerjaan yang dilakukan atau Sub-kontrak adalah suatu proyek
Pengerjaan dikelola oleh organisasi atau
perusahaan itu sendiri.
yang diproyekkan. Artinya bisa
saja suatu organisasi atau
Proyek perusahaan membuat atau bisa
juga mendapatkan suatu proyek,
namun proyek tersebut tidaklah
dikerjakan sendiri, melainkan
dilimpahkan ke pilihan lain
(perusahaan/konsultan lain).
 3.4 Contoh-Contoh Proyek

• Pembuatan system informasi pada suatu organisasi atau • Mengembangkan suatu produk atau jasa baru
perusahaan tertentu
• Pembuatan jaringan (LAN atau WAN) pada suatu instansi
• Merencanakan suatu system komunikasi yang baru
tertentu • Restrukturisasi suatu organisasi tertentu
• Pengembangan atau perbaikan aplikasi web di suatu perusahaan • Membangun suatu bangunan gedung atau fasilitas lainnya
• Menyelenggarakan pelatihan computer untuk karyawan • Pembangunan pembangkit tenaga listrik
perusahaan
• Pembangunan irigrasi pertanian
• Menyelenggarakan pelatihan manajemen untuk meningkatkan
• Pembuatan komplek perumahan
SDM perusahaan
• Membuat program aplikasi untuk pelaksanaan auction/tender • Pembuatan terminal bus dan angkutan kota
• Mempromosikan produk baru melalui tur dalam jangka tertentu • Dan lain-lain
• Membuka suatu kantor cabang yang baru
 No Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
1 Bercorak dinamis, non-rutin Berulang-ulang, rutin
Berlangsung dalam jangka
3.5 2 Siklus proyek relatif pendek panjang
Intensitas kegiatan dalam
Perbedaan 3 periode siklus proyek berubah-
ubah (naik-turun)
Intensitas kegiatan relatif
sama

Proyek 4
kegiatan harus diselesaikan
berdasarkan anggaran dan
Batasan anggaran dan jadwal
tidak setajam proyek
dengan jadwal ditentukan
Terdiri dari macam-macam
Macam kegiatan tidak terlalu
Operasional 5 kegiatan yang memerlukan
berbagai disiplin ilmu
banyak

Keperluan sumber daya berubah, Macam dan volume keperluan

6
baik macam maupun volumenya. sumber daya relatif konstan
 3.6 Life Cycle Project
Life Cycle Project memiliki 4 Fase proyek yaitu :
• Merumuskan masalah
• Mencari solusi terhadap masalah
• Melaksanakan solusi
• Memonitor hasilnya yaitu apakah solusi
tersebut menyelesaikan masalah tersebut
Dalam hal proyek konstruksi fase-fasenya
berupa :
• Pembuatan konsep atau concept development
(design)
• Pelaksanaan atau execution
• Penutupan atau finish close out
Dalam pembangunan system informasi fase-
fasenya berupa :
• Tahap penemuan atau discovery phase
• Tahap konsep atau concept phase
• Tahap desain atau design phase
• Tahap pelaksanaan atau execution phase
• Tahap jaminan kualitas (mutu) atau quality
assurance phase
• Tahap implementasi atau implementation
phase
• Tahap penutupan atau closure phase
 Proyek ditentukan oleh manajamen melalui suatu kebijakan

Setelah keputusan dari manajamen menyatakan bahwa suatu proyek

akan dijalankan, maka selanjutnya ditunjuk seorang pimpinan
proyek/manajer proyek dan pembentukan tim proyek
3.7
Pihak manajamen akan mendelegasikan proyek tersebut kepada
Mekanisme manajer proyek untuk memimpin dan mengelola proyek dari awal
sampai akhir.

Proyek Dalam kegiatan keseharian (day to day), seorang manajer proyek akan
mengkoordinir tim proyek dan bertanggung jawab (melaporkan setiap
kegiatan proyek) kepada pihak manajamen.

Di dalam kegiatan proyek, seluruh pihak yang terlibat harus

bertanggung jawab terhadap keberhasilan proyek tersebut sampai
dengan selesai, sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.
3.8 Hal-Hal Hal-hal yang menyebabkan timbulnya proyek adalah
sebagai berikut :
yang • Rencana Pemerintah
Menyebabkan • Permintaan Pasar
Timbulnya • Dari dalam perusahaan yang bersangkutan
Proyek • Dari kegiatan penelitian dan pengembangan
 Pengelolaan proyek melalui mekanisme life cycle project

Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap

3.9 Faktor- jadwal, anggaran, kualitas, dan resiko di dalam suatu
Faktor proyek.

Keberhasilan Mengintegrasikan/memadukan perangkat (tools) dan

metode manajamen proyek untuk tujuan peningkatan
Proyek produktivitas, kinerja tim dan komunikasi

Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen.

Hal ini sangat memegang peranan penting suatu
keberhasilan proyek.
Bab 4 Sekilas Tentang
Manajemen Proyek
 4.1 Definisi Manajemen Proyek
PMI (project Management
Institute)
• Manajamen proyek adalah
aplikasi atau implementasi dari
pengetauhan, keterampilan,
perangkat dan teknik pada suatu
aktivitas proyek untuk memenuhi
kebutuhan atau tujuan suatu
proyek.
PRINCE2 (Project in a Controlled
Enviroment)
• Manajamen proyek adalah
perencanaan, pemantauan dan
pengontrolan terhadap semua
aspek yang terdapat dalam
sebuah proyek, serta motivasi
yang ada di dalamnya untuk
mencapai tujuan proyek dengan
waktu, biaya, kualitas dan
performansi yang telah
ditentukan,
DIN 69901 (Deutche Institue fur
Normug – German Organization
for Standardization)
• Manajamen proyek adalah
sekumpulan lengkap
penugasan/pekerjaan, serta
perangkat yang diaplikasikan
selama eksekusi atau
pelaksanaan proyek
 Proses manajamen proyek
dikelompokkan dalam 5
Proses kelompok :
manajamen • Proses intansi
proyek • Proses perencanaa
• Proses pelaksanaan
• Proses pengontrolan
• Proses penutupan
4.2 Kerangka
Kerja
/Framework
Management
Keterangan gambar :
• Stakeholder mempunyai proyek
• Proyek didelegasikan ke manajamen proyek (project manager)
• Manajer proyek meneglola atau mengatur proyek tersebut
• Pengelolaan proyek meliputi : scope, time, cost, quality, HR, communication, risk,
procurement dan diintegrasikan melalui project integration management
• Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada knowledge area
tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan, yaitu suksesnya proyek
 • Efiensi baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu
• Control terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek
bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan
waktu yang telah ditentukan
4.3
• Meningkatkan kualitas
Tujuan/Manfaat • Meningkatkan produktivitas
Manajemen • Bisa menekan resiko yang timbul sekecil mungkin
Proyek • Koordinasi internal yang lebih baik
• Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta
loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan
yang jelas kepada masing-masing anggota tim
 4.4 Tiga Faktor Pembatas

• Scope atau ruang lingkup

Membahas jenis batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek.
• Time atau waktu
Bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan sebuah proyek.
• Cost atau biaya
Menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah
proyek.
 Pendekatan dalam mengelola aktivitas proyek :
• The traditional approach

4.5 Metodologi • Rational unified process

• Temporary organization sequencing concepts
Manajemen • Critical chain
Proyek • Extreme project management
• Even chain methodology
• Process-based management
Dalam hal ini, kita hanya membahas “the
traditional approach” atau pendekatan tradisional 5 Tahapan dalam metodologi manajemen proyek
meliputi : • Project intiation
• Tahap intiasi proyek • Project planning
• Tahap perencanaan proyek • Project execution
• Tahap produksi atau pelaksanaan proyek • Project controlling
• Tahap pengawasan proyek dan system • Project closing
pengontrolan
• Tahap penyelesaian proyek
 Komponennya berupa :
• Scope management
• Time management
4.6 Knowledge • Cost management
Area • Quality management
Management • Human resource management

Project • Communication management

• Risk management
• Procurement management
• Project integration management
 Teknik dan Metode Manajemen Proyek

4.7 Teknik dan • PERT Charts

Metode • Gantt Charts

• Event Chain Diagrams
Manajemen • Run Charts
Proyek • Project Cycle Optimisation
• Dan lain-lain
 4.8 Asosiasi dan Profesi Manajemen Proyek
Lingkungan internasional, asosiasi manajemen proyek
• The Project Management Institue (PMI)
• The American Academy of Project Management
(AAPPM)
• The Agile Project Leadership Network (APLN)
• The Association for Project Management (UK) (APM)
• The Australian Institue of Projject Management (AIPM)
• The International Project Management Association
(IPMA)
Standar internasional manajemen proyek
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide)
• The Standard for Program Management
• The Standard for Portfolio Management
• APM Body of Knowledge 5th ed. (APM – Association for
Project Management (UK)).
• PRINCE2 (Project In a Controlled Enviroment).
Sertifikasi professional manajemen proyek untuk kalangan
internasional :
• CPM (The International Association of Project &
Program Management)
• IPMA (Level of Certifiaction : IPMA-A, IPMA-B, IPMA-C,
and IPMA-D)
• PMP (Project Management Professional)
• CAPM (Certified Associate in Project Management)
• PMI certifications Master Project Manager, Certified
International Project Manager.
Terimakasih