TEKNIK DAN MEKANISME

PERSIDANGAN

By : Rustika Wati, M.Pd.

TENTANG PERSIDANGAN
Persidangan merupakan salah satu alat atau unsur dari
suatu organisasi yang juga memiliki peranan penting.
Secara sempit persidangan diartikan sebagai
pertemuan (meeting), rapat, musyawarah atau
berkumpul untuk proses pengambilan keputusan
penting. Sehingga wajar bila dalam dinamika
persidangan, terjadi dialetika yang cukup keras
diantara peserta untuk saling mempertahankan
gagasannya.
LATAR BELAKANG SEBUAH
PERSIDANGAN
Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal
pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini
dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan
hasil yang maksimal.
Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada
seluruh elemen organisasi selama belum diadakan
perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya
final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak,
hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
CIRI-CIRI PERSIDANGAN
1. Forum yang dibentuk untuk sebuah tujuan
berdasarkan hasil kesepakatan bersama,
2. Peserta adalah orang-orang tertentu yang
merupakan perwakilan dari sub organisasi atau
kelompok-kelompok tertentu. Biasanya dalam
persidangan dapat pula dihadiri oleh orang-orang
yang termasuk dalam kelompok peninjau,
3. Hasil keputusan dalam persidangan memiliki
kekuatan hukum yang mengikat para anggotanya
untuk mematuhi apa yang telah disepakati bersama.
KELENGKAPAN PERSIDANGAN
1. Presidium sidang
a) Ketua Sidang (Presidium 1)
b) Wakil Ketua Sidang (Presidium 2)
c) Notulen (Presidium 3)
1. Peserta sidang
2. Draft keputusan atau ketetepan sidang, agenda acara,
tata tertib sidang, dan lembar rekomendasi.
3. Palu sidang
4. Simbol-simbol atau panji-panji organisasi
5. Bendera merah putih
TEKNIK PERSIDANGAN
Tata cara, Peraturan, Etika atau segala hal yang
berkaitan dengan kegiatan persidangan
TUJUAN PERSIDANGAN
Membahas masalah tertentu dalam upaya untuk
menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai
sebuah Ketetapan bersama
JENIS PERSIDANGAN :
1.Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan
peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering
Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala
sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
Sidang Paripurna
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan
peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan
keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
Sidang Komisi

a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing
Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan
peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu
seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota
Komisi dalam Komisi tersebut
e.Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi
tugas dari Komisi yang bersangkutan
SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG
1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung
jawab
2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif
dalam situasi kritis
4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh
kondisi persidangan
5. SIKAP PRESIDIUM SIDANG :
1.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3.Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta
LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN
KEPUTUSAN :
1. Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan
kesepakatan bersama seluruh peserta sidang
2. Lobby: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan
kesepakatan bersama maka langkah yang digunakan adalah
lobbying antara peserta sidang yang pro dan kontra.
3. Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan
kesepakatan bersama maka langkah yang digunakan adalah
voting.
a.voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak
suaranya secara terbuka, misalkan dengan mengangkat tangan
ataupun berdiri.
b.Voting tertutup : setiap peserta memberikan hak suaranya
secara tertutup, misalkan dengan menggunakan kertas.
QUORUM DAN PENGAMBILAN
KEPUTUSAN
Persidangan dinyatakan syah/ quorum apabila dihadiri
oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang
terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui
konsensus)
Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk
mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara
terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di
persidangan
Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara
terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan
lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang
ISTILAH DALAM PERSIDANGAN
Skorsing: memberhentikan sidang untuk sementara dengan
menentukan alokasi waktunya. Misalkan skorsing 5 menit.
Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu
dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang
dan langsung menetapkan waktu, jam, dan hari. Misalkan:
pending sampai hari kamis, tanggal 2 februari 2012. jam 10.00 wib.
PK/Peninjauan kembali : mekanisme yang digunakan untuk
mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
Interupsi : memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-
hal yang sagat penting untuk diungkapkan
Lobying : suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
ATURAN KETUKAN PALU DAN
KONDISI-KONDISI LAIN
Satu (1) kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan
sementara).
c.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama
(biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan
tempat sidang.
d.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
Dua (2) kali ketukan
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya
2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.
Tiga (3) kali ketukan
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding
4.Ketukan lebih dari tiga (3) kali
a.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
b.Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.
CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI
OLEH PRESIDIUM SIDANG
Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka.
” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya nyatakan
ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok....
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok…
Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…
Pending, Skorsing / cabut Skorsing Sidang
”Dengan ini sidang saya skorsing 2x30 menit” tok..tok..
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam
sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk
pelaksanaan sidang tersebut.

PELAKSANAAN INTERUPSI
1.Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu,
dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2.Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu
persidangan.
3.Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu
menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka
Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih
jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau
Peserta Sidang
MACAM-MACAM INTERUPSI
• Point of Clarification :
interupsi untuk menjernihkan/meluruskan
permasalahan atau isi pembahasan.
• Point of View :
interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan,
usulan, saran
• Point of Order :
interupsi yang digunakan untuk menyampaikan
redaksi/hasil/poin pembahasan atau juga dapat untuk
meminta pimpinan sidang meluruskan jalannya sidang
apabila keluar dari konteks, atau sidang dianggap janggal.
Lanjutan
Point of Solution :
interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang
dibahas.
Point of Information :
interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang
pembicaraan yang tidak sesuai atau informasi yang berkaitan
dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal
yang dipandang urgen untuk diinformasikan.
Point of Privilege (rehabilitation) :
interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau
kehormatan seseorang/kelompok karena dipandang pembicaraan
tersebut menyimpang dari etika atau menyinggung perasaan.
TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan
seluruh peserta pada saat persidangan dengan
memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-
nilai universal dimasyarakat
.
SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban
yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan
dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan
usulan peserta sidang yang lain. Biasanya, mekanisme
dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada
peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan
kesepakatan bersama, presidium sidang boleh
mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau
mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan
peserta sidang yang lain.