Anda di halaman 1dari 13

LOGO

KEMENTEIAN
PELAJARAN
RUJUKAN:

PEKELILING KEMAJUAN
Pekeliling PENTADBIRAN AWAM BIL: 2
TAHUN 1991

LEBIH CEKAP
TUJUAN DAN BERKESAN
TANGGUNGJAWAB URUSETIA

TINDAKAN PRA MESYUARAT

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

TIGA ( 3 )
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan Agenda, Tarikh,Masa, Tempat
Mesyuarat Bersama Pengerusi
Jawatankuasa.
- Urusetia hendaklah berbincang dengan pengerusi
- Merancang peruntukkan masa setiap agenda

2. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat.


-Tempahan dibuat secara bertulis.
- Maklumat perlu diberi;
- Nama Jawatankuasa
- nama pengerusi mesyuarat
- nama Setiausaha Mesyuarat
- tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat.
- Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat
- Peralatan yang diperlukan dalam bilik mesyuarat
- Jenis minuman ringan diperlukan.
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
3. Menentukan Kertas Kerja yang perlu
dibincangkan.
- Diterima sekurang-kurangnya dalam tempoh 15 hari.
- Bilangan salinan kertas kerja diperlukan.
- Menyediakan ringkasan eksekutif sekirannya melebihi 15
muka surat.

4. Menghantar surat jemputan Mesyuarat.


- Tempoh sekurang-kurangnya 10 hari.
- Surat Jemputan mengandungi;
- nama Jawatankuasa
- tarikh dan tempat mesyuarat
- masa mula dan masa jangka tamat.
- Agenda Mesyuarat.
- Nama Pengerusi
- Jenis Pakaian.
TINDAKAN PRA MESYUARAT

Agenda Mesyuarat hendaklah disusun seperti berikut;


1. Perutusan/Ucapan Pengerusi
2. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Perkara yang dibincang
4.1 Pembentangan kertas-kertas kerja
5. Hal-hal lain
6. Penutup /Ucapan Penangguhan
TINDAKAN PRA MESYUARAT

5. Memastikan Persediaan Kemudahan Bilik


Mesyuarat.
- Bilik dalam keadaan bersih dan kemas.
-Tempat duduk yg mencukupi,jika perlu
menyusun nama Pengerusi dan AJK.
- Alat Pembesar suara disediakan dan
berfungsi
- Alat tulis disediakan di atas meja
- overhead projector dan peralatan disediakan jika
perlu
- Menentukan semula tempahan minuman ringan
telah dibuat.
TINDAKAN PRA MESYUARAT

6. Menentukan Kehadiran
- Menentukan senarai ahli-ahli yang hadir mesyuarat
- Disediakan dalam tempoh dua hari.

7. Perbincangan Pra Mesyuarat


- Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan
Pengerusi untuk meneliti maklumbalas yg diterima
dan dikenalpasti
TINDAKAN PRA MESYUARAT

8. Memberitahu Ahli Mesyuarat Tentang Etiket


Mesyurarat
- Cara-cara memberi penghormatan (address)
kepada pengerusi dalam mesyuarat.
- Menghadiri Mesyuarat menepati masa
- Memberitahu Pengerusi sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat.
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

1. Catatan Minit Mesyuarat


Minit Mesyuarat hendaklah merekod:

- Senarai kehadiran mesyuarat


- Perkara-perkara penting dibincangkan dalam
mesyuarat
- Keputusan-keputusan yang dibuat
- Tindakan susulan yang perlu diambil
TINDAKAN –TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT
1. Penyediaan Minit Mesyuarat.
-Draf Minit utk kelulusan Pengerusi tidak lewat 3
hari.
- Minit Mesyuarat yang dilulus oleh Pengerusi
diedarkan tidak lewat satu minggu selepas
mesyuarat.
2. Format Minit Mesyuarat
-Rujuk Edaran

3. Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat


- Susun ikut kekananan
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

4. Catatan Perbincangan
- Hendaklah direkod secara padat,tepat dan jelas
Misalnya ( Catatan Minit )
Tindakan : ( nama individu/agesi)
5. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat.
6. Laporan Maklumbalas oleh Urusetia
7. Menentukan format Maklumbalas Dari
Kementerian/Jabatan.
8. Penyediaan Laporan Maklumbalas.
LOGO
KEMENTEIAN
PELAJARAN

Anda mungkin juga menyukai