DESAIN GUDANG &

INVENTORY CONTROL

Alfi Cahya Cintia Wati 17/422885/FA/11602

Dwi Ardhiani Ichsaning Setya 17/422890/FA/11607
Fitria 17/422893/FA/11610
Maria Putri Thalia 17/422897/FA/11614
 Instalasi Farmasi Rumah Sakit Y mempunyai visi dan misi yaitu
memberikan pelayanan Pharmaceutical Care dan penyedia sediaan
farmasi yang bermutu dan terjangkau. Pelayanan tersebut diberikan kepada
masyarakat umum termasuk juga masyarakat yang masuk dalam daftar
Askes dan Jamkesmas. Demi tercapainya visi dan misi tersebut, maka
tidak akan lepas dari bagaimana suatu instalasi farmasi mengelola gudang
tempat penyimpanan obat sebelum didistribusikan dan bagaimana
pengendalian ketersediaan obat-obatannya.
Desain Gudang
A. Persyaratan
B. Metode Penyimpanan
C. Penyusunan dan Tata Letak Barang
D. Drug Storage
 A. Persyaratan
1. Persyaratan Administrasi Gudang Farmasi
 Melakukan pencatatan secara akurat, baik dalam bentuk manual maupun terkomputerisasi, yang
didalamnya meliputi: buku harian penerimaan, buku harian pengeluaran, kartu persediaan, kartu
barang, surat perintah mengeluarkan barang, surat bukti barang keluar, surat kiriman barang,
daftar isi kemasan/packing list, berita acara penerimaan barang, pelaporan mutasi, laporan
tahunan, laporan stock opname, pencatatan obat ED/rusak, berita acara pemusnahan obat.
 Menyediakan serta mengelola formulir permintaan dari ruangan/depo
 Melakukan pencatatan dalam formulir pengawasan persediaan
 Pengawasan dilakukan oleh apoteker, dapat dilakukan sewaktu-waktu maupun secara periodik
2. Persyaratan Fasilitas Gudang Farmasi
 Security (Aman), ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.
Aman dari resiko kehilangan, kerusakan, dan kadaluarsa, hal ini bisa dicapai dengan membatasi area gudang hanya
untuk orang-orang tertentu saja, sehinga tidak semua orang dapat masuk area gudang dan kunci dipegang oleh staf
yang bertanggungjawab.
 Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup, kapasitas sesuai atau cukup untuk menampung
semua persediaan barang.
 Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses. Gudang farmasi dibuat dengan lay out yang
memudahkan untuk proses monitoring, penempatan, dan pendistribusian.
 Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain yang memadahi sehingga
kondisi gudang sesuai, baik itu dari segi kelembapan, sinar matahari, temperatur, penerangan, kerapihan,
kebersihan, dan sirkulasi udara.
 Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.
 Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang baik pula.
 Terhindar dari bahaya kebakaran, sehingga didalamnya terdapat tanda peringatan untuk dilarang merokok,
kemudian tersedia alat pemadam kebakaran.
 Terdapat tanda peringatan sesuai standar K3 untuk bahan-bahan yang berbahaya.
 .

3. Persayaratan Ruang Penyimpanan Gudang Farmasi

 Kondisi penyimpanan yang direkomendasikan

- Penyimpanan <30°C (suhu ruang)
- Penyimpanan < 25°C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-AC
- Penyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8°C)
- Penyimpanan 0°C disimpan dalam freezer
 Kondisi penyimpanan sesuai petunjuk yang terdapat pada brosur obat sesuai dengan ketentuan dari
produsen, jika tidak tercantum, maka disimpan dalam kondisi normal, yaitu di tempat kering dengan
kelembapan relative 70-75% dan suhu terkendali antara 15-25°C.
 Suhu dingin yaitu 2-8°C digunakan untuk menyimpan produk yang sensitive terhadap panas, seperti
vaksin, serum, suppo, ovula, atau reagen tertentu. Refrigerator dilengkapi dengan kartu pengontrol suhu.
 Ruang beku antara -20 sampai -10°C misalnya digunakan untuk penyimpanan darah.
 Pencatatan suhu berdasarkan thermometer ruangan yang ada di gudang.
 Di bagian lain yang terpisah dari gudang biasa terdapat ruang tahan api
(ventilasi cukup, atap dengan bahan yang menyerap panas, dapat mencegah
penyebaran api, memiliki pintu jeruji sehingga bisa terlihat dengan cepat)
yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan korosif atau produk yang
mudah terbakar, atau gas-gas medis.
B. Metode Penyimpanan
▫ Penyimpanan yang dirancang untuk Rumah Sakit Y menggunakan kombinasi antara penyimpanan
berdasarkan bentuk sediaan dan alfabetis.

▫ Obat-obat yang berdasarkan tingkat penggunaannya termasuk obat fast moving diletakkan di depan,
sehingga akan lebih mudah diakses, sebab obat-obat tersebut akan sering diakses.

▫ Kemudian dalam penyimpanan, saat akan didistribusikan akan menggunakan sistem FEFO (First
Expired First Out) untuk obat yang slow moving, dan sistem FIFO (First In First Out) untuk obat yang
fast moving.

▫ Untuk penyimpanan narkotika dan psikotropika sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3
Tahun 2015 Tentang Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika,
dan Prekursor Farmasi yaitu di lemari khusus
 ▫ Pasal 25
(1) Tempat penyimpanan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dapat berupa gudang, ruangan,
atau lemari khusus.

(2) Tempat penyimpanan Narkotika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Narkotika.
(3) Tempat penyimpanan Psikotropika dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain Psikotropika.
▫ Pasal 33
(1) Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit, Puskesmas, Instalasi Farmasi Klinik, dan Lembaga Ilmu
Pengetahuan harus memiliki tempat penyimpanan Narkotika atau Psikotropika berupa lemari khusus.

(2) Lemari khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada dalam penguasaan Apoteker penanggung
jawab
Lemari khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) harus memenuhi syarat sebagai berikut:

▫ terbuat dari bahan yang kuat;

▫ tidak mudah dipindahkan dan mempunyai 2 (dua) buah kunci yang berbeda;

▫ harus diletakkan dalam ruang khusus di sudut gudang, untuk Instalasi Farmasi Pemerintah;

▫ diletakkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum, untuk Apotek, Instalasi Farmasi

Rumah Sakit, Puskesmas, Instalasi Farmasi Klinik, dan Lembaga Ilmu Pengetahuan ; dan

▫ kunci lemari khusus dikuasai oleh Apoteker penanggung jawab/Apoteker yang ditunjuk dan

pegawai lain yang dikuasakan.

 11

C. Penyusunan dan Tata Letak Barang

▫ Penyusunan dilakukan dengan metode semi-fluid location
▫ Penyusunan ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan
▫ Dalam penyusunan digunakan metode FIFO untuk obat-obat yang
fast-moving dan FEFO untuk obat yang slow-moving
▫ Letak obat dibedakan menurut jenisnya dan cara
penyimpanannya (oral, injeksi, inhalasi, topikal, obat yang
disimpan dalam suhu dingin, dan alat-alat kesehatan
 12
Penyimpanan Vaksin
 13

D. Drug Storage – patient safety solution

▫ Penyimpanan ini ditujukan untuk mengurangi adanya medication
error, terutama untuk obat-obat LASA (Look Alike Sound Alike)
▫ Dapat dilakukan dengan memberi tanda tertentu kepada obat-
obat LASA dan meletakkan obat-obat LASA berjauhan
▫ Selain itu dapat digunakan juga metode “Tall Man lettering”, yaitu
menuliskan dengan huruf besar untuk obat-obat yang mirip
misal: BetaLOC vs BetaNOL
Inventory Control
KOMBINASI ABC-VEN
▫ Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC)
adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi
penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E
dan sebagain V (dari analisa VEN).
▫ Jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori
C (Maimun, 2008).
▫ Analisa kombinasi ini digunakan untuk menetapkan
prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak
sesuai kebutuhan.
Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.
Mekanismenya adalah sebagai berikut:
▫ Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk
dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan.
▫ Apabila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi
prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA menjadi
prioritas berikutnya.
▫ Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yangtersedia
masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.
▫ Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada
kriteria NC, NB, NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC,
EB dan EA (Maimun, 2008).
Upaya efisiensi
1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan dengan metode
ABC dan VEN
2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan stock out
merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan analisis EOQ =
Economic Order Quantity
3. Kadaluwarsa dan rusak
4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan
- Formula stock minimal danmaksimal sering digunakan
dalam penjadwalan pembelian dengan mennetkan
interval waktu pemesanan.
- Stok maksimum untuk tiap item berarti menyediakan
stok yang cukup, tetapi tidak berlebihan, stok terakhir
suatu pemesanan sampai pemesanan selanjutnya
seperti halnya stok minimal, di mana suatu titik untuk
dilakukan pemesanan kembali atau reorder point (ROP)
Parameter dalam dasar reorder:
▫ Average monthly consumption (CA)
▫ Supplier lead time (LT)
▫ Procurement periode, time untilthe next order will
place (PP)
▫ Stock in inventory (S1)
▫ Stock now on order from supplier but not yet received
(S0)
▫ Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)
 21

Terima
kasih..
 22

▫ Rifda Latifa  Syarat gudang farmasi, kalau di lantai 5

gimana? Apakah masuk di akreditasi? Tindak lanjut?
▫ Ni Putu Riska  Penyusunan semifluid, keuntungan?
FIFO FEFO gimana?