dr. C.

Tjahjono Kuntjoro, MPH, DrPH

1
 Pokok Bahasan
 Pengertian audit
 Jenis audit
 Pengertian audit internal
 Manfaat audit internal
 Tahapan audit internal
 Kompetensi dan peran auditor internal
 Menyusun rencana audit (audit plan)
 Menyusun instrument audit
 Menyusun laporan audit
 Tindak lanjut audit
2
Apa yang dimaksud
dengan
“audit”

Diskusikan

3
 Pengertian audit

Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
4
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Beberapa istilah yang harus
dipahami
5
 Kriteria audit

Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang

dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit
6
 Bukti audit

Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang

relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
7
 Temuan audit

Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit

Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
8
Jenis audit

9
 Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri.
 Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas
apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga
sebagai: audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

 Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar

organisasi,
 Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang
dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra
kerja sama BPJS) dan
 Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei
akreditasi, audit Bawas)
10
10 ESENSI AUDIT
11
 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak
yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan 12
 Tujuan audit

Mendapatkan data dan informasi faktual dan

signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan 13
Tujuan audit internal

Membantu menyelesaikan permasalahan

organisasi, dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi
14
 Dasar penetapan tujuan audit
internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang digunakan
sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

15
Dasar penetapan tujuan audit Contoh tujuan audit internal
internal
Permasalahan prioritas yang Menganalisis banyak terjadi complain
dihadapi organisasi pasien pada pelayanan farmasi

Rencana pengembangan Mengidentifikasi peluang inovasi pada

pelayanan pelayanan laboratorium

Persyaratan suatu system Mengetahui kesesuaian proses pelayanan

manajemen yang diacu laboratorium dengan standar pelayanan
lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau Mengetahui kesesuaian sumber daya
persyaratan kontrak farmasi dengan permenkes No 75/2014

Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama

dengan laboratorium mitra

Potensi risiko kegiatan Mengidentifikasi potensi risiko

pelayanan pelayanan imunisasi
16
Apa manfaat audit
internal

17
 Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan:

mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang
18
 Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada

dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil
langkah langkah perbaikan 19
 Bagi unit pengelola
mutu

Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik

pada tahap input, proses, maupun hasil
20
 Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta

pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya
taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis
21
 Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

22
 Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala

kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan
(dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai 23
Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja

rekanan

24
 PERAN DAN
KOMPETENSI
AUDITOR INTERNAL

25
 Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

 Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
 Memberdayakan sistem mutu
 Memperbaiki sistem pelayanan
 Meningkatkan kinerja pelayanan 26
Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun audit plan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit

27
Kompetensi apa
yang perlu
dimiliki seorang
auditor internal ?

28
 Paham dan mampu menerapkan
prosedur audit, metoda, dan instrumen
audit

29
Melaksanakan audit tepat waktu

30
Fokus audit pada masalah prioritas

31
Mengumpulkan informasi/fakta

Mengumpulkan informasi melalui: interview,

mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip 32
Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan

33
 Membuat kesimpulan thd
temuan

Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd

bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian 34
Tehnik sampling

35
Mencatat/mendokumentasikan

36
Menyusun laporan

37
Komunikasi

38
Menjaga kerahasiaan

39
Menyusun rencana
audit

40
 Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan
instrumen audit

41
 Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu

42
Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit

43
Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil

44
Menyusun rencana
audit

45
Menetapkan tujuan audit

46
Menetapkan lingkup audit

47
Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)

48
Menetapkan kriteria yang akan
digunakan

49
 Standar/kriteria audit yang digunakan

 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,

kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama

 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

50
Alokasi waktu

51
Memilih metoda audit

52
 Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekam kegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)

53
Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria

audit, penyusunan instrumen audit 54
 No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Jadual Audit Internal Halaman:

Tahun:
Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des

55
 Contoh form: Rencana audit
No Unit Auditor Kegiatan Standar/ Tanggal Tanggal Tanggal Tanggal
/sasaran /proses kriteria audit I audit II Audit ke Audit
audit yang yang III IV
diaudit digunakan

56
Tehnik Audit Internal
 Tehnik audit internal
 Tehnik Pengumpulan data
 Tehnik Wawancara
 Tehnik Observasi
 Tehnik Telaah (Review) Dokumen
 Tehnik Telusur (tracer)
 Tehnik Simulasi
Tehnik Pengumpulan
Data
 Metoda pengumpulan
data
 Wawancara
 Observasi
 Menelusur/menelaah
dokumen-dokumen bukti
pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
 Telusur pelaksanaan kegiatan
 Meminta peragaan (simulasi)
 (Hasil asesmen yang
dilakukan pihak lain)
 Sampel untuk
pengumpulan
data/informasi
 Berapa lama waktu
dibutuhkan untuk
mengumpulkan
data/informasi
 Kualitas
data/informasi
Proses pengumpulan data

 Retrospective
 Prospective/conccurent
 Jenis data yang dikumpulkan
 Data primer
 Data sekunder
 Data primer

 Survei
 Diskusi
 Kuesioner
 Interview
 Telusur pelaksanaan kegiatan
 Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
 Data sekunder

 Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi

dan rekam kegiatan
 Hasil-hasil survei
 Rekam medis pasien
 Melihat Laporan
 Melihat data Kohort
 Instrumen yang biasa
digunakan untuk
pengumpulan data
pd audit internal

 Panduan wawancara dengan

daftar pertanyaan
 Check list
 Panduan / protokol observasi
 Check list pemeriksaan
fasilitas
Tehnik Wawancara
 Pengertian wawancara
(Schostak, 2006)
 Komunikasi dua arah (conversation) yang
bertujuan untuk memperoleh informasi secara
lebih mendalam (in-depth information) tentang
suatu topik atau subyek, sehingga dapat
diinterpertasikan fenomena yang disampaikan
oleh yang diwawancara
 Melakukan wawancara
 Auditor mengupayakan agar wawancara berjalan
alamiah: lebih banyak mendengar dari pada
berkata-kata
 Auditor harus bersikap netral
 Ciptakan suasana yang nyaman, sehingga yang
auditee bebas dan mudah untuk berbicara
 Auditor harus dapat mengarahkan proses
wawancara focus pada hal-hal penting dari topik
yang dibahas
 Etika wawancara
1. Perhatikan penampilan, percaya diri
2. (Perkenalkan diri)
3. Hindari pertanyaan yang sifatnya menggurui, atau
menyalahkan
4. Dengarkan dengan baik jawaban yang disampaikan
auditee. Boleh menyela apabila auditee lari dari topik
wawancara
5. Mengajukan pertanyaan baru yang muncul dari penjelasan
auditee (drill down), tetapi jangan sampai terkesan
mencecar, dan jangan memojokkan auditee, sehingga
merasa bodoh atau sebagai tertuduh
6. Jangan mengajukan pertanyaan yang bersifat interogatif
7. Akhiri wawancara dengan ucapan terima kasih
 Tehnik wawancara (bertanya)
 I statement (menggunakan pernyataan “saya”): saya
melihat bahwa anda tidak melakukan………., vs
mengapa anda tidak melakukan…….),bukan You
statement
 Close open question (menggunakan pertanyaan
terbuka dan tertutup)
 Neutral vs Leading question (gunakan pertanyaan yang
netral, buka pertanyaan yang mengarahkan pada
jawaban tertentu)
 Drill down/probing (menggali lebih dalam), seperti
mengupas bawang
 Active listening (mendengar aktif)
 Polite questioning (bertanya dengan sopan)
 POLITE QUESTION
1. Tolong jelaskan…………..
2. Bagaimana proses pengorganisasian dalam
pelayanan…….
3. Bagaimana saudara melakukan perencanaan
obat ?
4. Mohon diceritakan bagaimana cara……..
5. Tolong jelaskan strategi saudara untuk
melakukan koordinasi…….
6. Tolong jelaskan bagaimana proses
monitoring…………
 Setiap kali mengajukan satu
pertanyaan, perhatikan:
• Pastikan bahwa auditee paham akan apa yang
ditanyakan oleh auditor
• Tanyakan ulang untuk klarifikasi jika dijawab kurang
tepat
• Berhenti sejenak, setelah satu jawaban untuk
mendorong lebih banyak informasi.
• Berikan umpan balik positif
• Meminta lebih banyak informasi jika memerlukan
pemahaman jawaban yg lebih lanjut

73
 Teknik Observasi
 Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
menggunakan indra jadi tidak hanya dengan
pengamatan menggunakan mata saja. Medengarkan,
mencium, mengecap meraba termasuk salah satu
bentuk dari observasi. Instrumen yang digunakan dalam
observasi adalah panduan pengamatan dan lembar
pengamatan.
 Observation is way of gathering data by watching
behavior, events, or noting physical characteristics in
natural setting (CDC, 2008)
 Observasi dapat dilakukan secara langsung atau tidak
langsung
 Keuntungan observasi
 Mengumpulkan data sesuai dengan waktu dan
tempat kejadian atau kegiatan dilakukan
 Tidak bergantung pada kebersediaan atau
kemampuan pemberi informasi
 Memberi peluang pada auditor untuk melihat
langsung, tidak hanya mendengar kata orang
 Kerugian observasi
 Observer bias
 Hawthorne effect: berperilaku baik karena
diamati
 Butuh waktu
 Tidak dapat menjelaskan mengapa orang
melakukan atau tidak melakukan sesuatu
tindakan
 Keterbatasan observasi
 Observasi tidak selamanya memungkinkan
untuk suatu kejadian yang spontan oleh sebab
itu harus ada persiapan
 Tidak selalu bisa menentukan ukuran kuantitas
terhadap apa yang diobservasi
 Orang yang diamati cenderung melakukan
pekerjaan dengan lebih baik dari biasanya dan
sering menutupi kekurangan yang ada
(HAWTHORNE EFFECT)
 Cara mendapatkan data: sulit mendapatkan
data terutama yang sifatnya rahasia
 Teknik observasi dalam proses pengumpulan
data dibagi menjadi 3 macam
 Observasi terstruktur, kegiatan ini direncanakan
dengan baik oleh autor: di mana observasi akan
dilakukan, kapan, siapa/apa yang akan diobservasi,
standar/instrumen yang akan digunakan
 Observasi tidak terstruktur (observasi yang bersifat
alamiah). Auditor hanya mencatat apa adanya apa
yang dilihat
 Observasi partisipatif: merupakan variasi dari
observasi tidak terstruktur, auditor juga berperan
sebagai bagian dari kelompok yang diobservasi.
 Kapan auditor perlu melakukan
observasi
 Kalau auditor ingin memahami suatu proses atau
situasi yang sedang berjalan
 Kalau auditor akan mengumpulkan data perilaku
individual atau interaksi antar orang/karyawan
 Kalau auditor ingin mengetahui tentang kondisi
fisik
 Kalau auditor ingin melakukan konfirmasi antara
hasil wawancara dengan fakta di lapangan.
 Merencanakan observasi
 Menentukan apa yang akan diobservasi, di mana,
dan kapan
 Merencanakan bagaimana data observasi akan
dikumpulkan:
 Lembar observasi dan daftar tilik
 Panduan observasi

 Buku catatan observasi

 Video recording
 Telaah dokumen
 Tujuan:
 Untuk menelaah sumber data yang sudah tersedia: dokumen,
laporan, file, tulisan, catatan
 Keuntungan:
 Informasi yang diperoleh dapat secara independen diverifikasi
 Telaah dokumen bisa dilakukan secara independen
 Lebih murah bila dibandingkan dengan melakukan sendiri
pencarian data
 Kerugian:
 Data yang dibutuhkan mungkin tidak dapat diperoleh dari
dokumen yang ditelaah
 Untuk dapat memperoleh dokumen yang dibutuhkan dan
menganalisis membutuhkan waktu (time consuming)
 Kualitas data tidak dapat dikendalikan
 Langkah
 Buat daftar dokumen apa saja yang perlu dilihat
 Buat panduan telaah dokumen dan checklist
yang berisi butir-butir apa saja yang akan dilihat
dari tiap dokumen tersebut
 Lakukan identifikasi apakah diperlukan auditee
untuk terlibat ketika melakukan telaah dokumen
 Lakukan analisis dan kesimpulan dari hasil telaah
dokumen tersebut
 Tehnik telusur
 Telusur adalah mengikuti jejak bagaimana
pelaksanan dari aturan (regulasi) yang telah
disusun.
 Telusur dilakukan untuk:
 Menilai efektivitas dari kebijakan, prosedur,
perencanaan yang sudah disusun
 Untuk mencari peluang untuk perbaikan

 Untuk menilai kepatuhan terhadap standar, prosedur

atau aturan yang telah ditetapkan
 Jenis-jenis telusur:
 Telusur individual (contoh: telusur pasien secara individu)
 Telusur system (contoh: telusur system pelayanan pasien
 Telusur (pelaksanaan) program tertentu
 Telusur lingkungan
 Penelusuran dapat dilakukan dengan :
– melihat dokumen yang merupakan rekaman dari
pelaksanaan,
– Observasi pelaksanaan kegiatan
– wawancara terhadap manajemen dan staf untuk menelusur
proses pelaksanaan prosedur kerja, dan upaya-upaya
perbaikan yang dilakukan, evaluasi dan tindak lanjut
perbaikan.
– Meminta dilakukan simulasi
 Contoh-contoh telusur
 Mutu dan keselamatan pasien:
 Telusur terhadap pelaksanaan proses PDCA
 Telusur proses identifikasi pasien:
 Bagaimana regulasinya ?
 Bagaimana pelaksanaan:
 Dari dokumen rekam kegiatan
 Observasi langsung pada tiap dilakukan tindakan
 Telusur manajemen
 Untuk membuktikan bahwa proses manajemen
berjalan dengan baik, maka dapat melakukan
telusur terhadap rekaman kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi terhadap keseluruhan kegiatan
puskesmas.
 Telusur UKM
 Penelusuran untuk manajemen dan pelaksanaan
program/UKM Puskesmas dilakukan mulai dari proses
identifikasi kebutuhan masyarakat akan program,
perencanaan program, pengorganisasian program,
pelaksanaan program, monitoring dan evaluasi program.
 Penelusuran dapat dilakukan dengan melihat hasil
rekaman kegiatan mulai dari perencanaan sampai dengan
monitoring dan evaluasi dengan hasil-hasil dan tindak
lanjut yang dilakukan.
 Penelusuran juga perlu dilakukan untuk membuktikan
apakah proses dilakukan sesuai dengan kebijakan dan
pedoman program (melalui wawancara dengan pihak-pihak yang terkait
dalam pengelolaan dan pelaksanaan program termasuk lintas program, lintas
sector, masyarakat dan sasaran program).
 Telusur pelayanan klinis
 Telusur individual pasien: mengikuti satu pasien mulai
dari proses pendaftaran sampai pulang
 Telusur system pelayanan klinis secara keseluruhan:
 Melihat keseluruhan system pelayanan klinis

 Melihat secara detail tahapan dari system pelayanan

klinis mulai dari system pendaftaran, system kajian
klinis, system pemeriksaan penunjang, proses
pemberian obat, pemulangan, dst.
 Telusur system pelayanan klinis secara individual:
 Melihat proses pelayanan klinis di laboratorium
misalnya, mulai dari kebijakan, panduan, SOP, dan
proses pelaksanaannya
Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak
lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk
upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit,
auditee harus mempelajari laporan audit,
sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan
batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan
perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan
hasil-hasil audit pada saat pertemuan
tinjauan manajemen
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada
Kepala Puskesmas/FKTP dan
disampaikan tembusan kepada auditor
internal
 Form Ringkasan Temuan Audit
No dok::
dan Status revisi:
Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku:
Halaman:

Unit Yang Diperiksa:

Tanggal pemeriksaan:

No Uraian Ketidak Bukti Ketdk Standar / Analisis Tindakan Tindakan Target

sesuaian bukti sesuaian Kriteria perbaikan pencegah Waktu
objektif thd yang an penyelesa
standar/ins digunaka ian
tr n

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------
Menyusun laporan
audit internal
 Analisis data
Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data
dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee
melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal
penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun
rencana perbaikan
 Laporan audit mutu internal

 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala

Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan
manajemen:
 Hasil audit & Tindak lanjut yang telah dilakukan
 Kendala pada waktu perbaikan
 Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
 Penugasan
 Susun instrumen audit sesuai dengan rencana
audit yang Saudara susun