Kontrol Penyimpanan &

Penyusutan

Pertemuan 13 By: IRRA C. DEWI

 Agenda
1. Efektivitas Pengawasan Arsip

2. Pemindahan & Pemusnahan Arsip

3. Retensi dan Penjadwalan

EFEKTIFITAS PENGAWASAN ARSIP

• Mengefektifkan pengawasan adalah

membatasi jumlah arsip yg ada pada
setiap karyawan.
• Jumlah yg dikehendaki akan
tergantung kepada jenis masing-
masing kegiatan.
Misal :
• Pada kegiatan pelayanan umum  jml 0,2
m2 per kary (wajar)
• Bagian Pembelian  sekitar 0,5 m2

Penyimpanan arsip yg berlebihan

membutuhkan pengeluaran biaya yg
besar utk personil, peralatan,
ruangan dan pemeliharaan
Ratio Pemakaian Arsip

• Memperlihatkan penggunaan arsip yg penyimpanan

• Fungsi : membantu pengawasan penyimpangan dan
pemindahan arsip

• Ratio Pemakaian Arsip (%)

= Pemakaian x 100
Jml Arsip
Analisis :

Arsip tersebut dikatakan :

• Arsip aktif = 15 – 20%
• Arsip inaktif = < 5%
Misal :

• Untuk bulan terakhir tdp penggunaan

200 arsip dr jml 20.000 yg tersimpan

= 200 x 100 = 1%
20.000
Ratio Kecermatan Arsip
• Fungsi: mengetahui efesiensi dan efektifitas sistem
penyimpanan/ pengelolaan arsip

• Ratio Kecermatan Arsip (%)

= Jml arsip yg tdk ditemukan x 100
Jml arsip yg ditemukan
Analisis :

Sistem penyimpanan tersebut

dikatakan :
• Sempurna = < 0.5%
• Cukup = < 0.5% - 3%
• Kurang = > 3%
• Jika angka mencapai 3% atau lebih mengisyaratkan
agar bisnis perlu mengadakan perbaikan
pengelolaan arsipnya, yg mencakup sistem dan
prosedur penyimpanan, peralatan yg dipergunakan,
keterampilan personil, prosedur pemakaian arsip
dan kebijaksanaan pemindahan dan pemusnahan
arsip
• Ratio Kecermatan dpt dipergunakan untuk
mengukur arsip aktif saja, arsip inaktif saja atau
arisp statis yg disimpan di pusat2 nasional arsip,
spt Arsip Nasional di Indonesia
Kelemahan Ratio Kecermatan

• Waktu yg diperlukan utk penemuan

arsip tdk diperhitungkan.
• Padahal waktu penemuan adalah
sangat penting sebab arsip disimpan
agar dpt dicari kembali dg cepat
Misal :

• Untuk 10 arsip yg tdk ditemukan

10.000 arsip dpt ditemukan

= 10 = 0,1%
10.000
 PEMINDAHAN DAN PEMUSNAHAN
ARSIP

• Jumlah Arsip di unit2 kerja dan unit

arsip sentral selalu berkembang
menjadi banyak.
• Semakin tinggi  semakin cepat
pertambahan jml arsip.

Antisipasi : perlu adanya pemindahan

& pemusnahan arsip
Dasar Hukum :

• Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional

instansi, sebagaimana tujuan diselenggarakannya
manajemen arsip dinamis (records management), arsip
harus disusutkan.

• Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34

tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip
aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan
instansi masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan
ketentuan hukum yang berlaku dan menyerahkan arsip
statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI.
Keuntungan pemindahan & pemusnahan :

1. Penyusutan yang konsisten dan prosedural dpt

menghemat ruang penyimpanan, peralatan
kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan
tercapai penghematan biaya operasional
2. Tempat arsip yg agak longgar akan
memudahkan petugas bekerja dg arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA)

• Jadwal yang digunakan untuk memindahkan dan

memusnahkan arsip menurut suatu jadwal tertentu.

• Jadwal retensi adalah jadwal yg berisikan daftar

umur2 dari berbagai jenis arsip yg disimpan pada
file aktif dan file inaktif utk keperluan pemindahan &
pemusnahan arsip.

• JRA  pedoman kerja petugas arsip/ arsiparis

dalam penyusutan arsip (minimal mencakup: jenis
arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib
akhirnya)
Dasar Hukum dan Keilmuan
• Pertama, Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan :
Undang-undang No. 7 tahm 1971, Peraturan Pemerintah No.
34 tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI
No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983.

• Kedua, Ketentuan yang mengatur bidang operasionaI

instansi pencipta arsip (creating agency) setiap naskah
dinas (official paper) sebagai unsur pokok arsip, pada
prinsipnya adalah konfidensial.

 Artinya harus mengikuti ketentuan hukum yang

mengatur keberadaan dan cara kerja instansi pencipta.
Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut
ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus
dikelola.

• Ketiga, Ketentuan hukum yang mengatur

ketentuan-ketentuan lain, namun mengingat cara
instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya (statute of
limitation).
Dari aspek keilmuan, JRA memiliki dua
tujuan:

sebagai sub sistem dari manajemen

peningkatan efisiensi operasional
instansi dan perlindungan terhadap
informasi pertanggungjawaban nasional
serta upaya pelestarian nilai budaya
bangsa
Penentuan Jangka Simpan Arsip
1. Nilai guna arsip  Surat Edaran Kepala
ANRI Nomor 02/SE/1983, yaitu: nilai guna
primer dan sekunder
2. Pertanggungjawaban hukum dlm
penyelenggaraan kehidupan kenegaraan:
 Ketentuan hukum yang mengatur bidang
kearsipan
 Ketentuan hukum yang mengatur bidang
operasional instansi yang bersangkutan
 Ketentuan hukum yang mengatur bidang
lam namun mengikat pada cara sesuatu
instansi/perusahaan harus memperlakukan
arsipnya.
 TUGAS AKHIR

• Individu membuat resume !

• Selanjutnya tugas kelompok
mempraktekkan surat-surat yang
telah diarsip untuk dilakukan
pemusnahan ataupun pemindahan
berdasarkan teori !