LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI PERENCANAAN

TERINTEGRASI
UNIVERSITAS RIAU

PELATIHAN KEPEMIMPINAN
TINGKAT II ANGKATAN VI TAHUN 2019
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
LATAR BELAKANG

• Terbitnya SBMK
• Karena belum adanya • Terbitnya
• Belum adanya Standar Biaya Masukan SOP/Pedoman Baku
pedoman penyusunan Khusus Perencanaan
perencanaan • Belum adanya • Terbitnya DIP
• Belum tersedianya pedoman baku Perencanaan
standar/pedoman perencanaan UNRI • Tersedianya e-
perencanaan yang • Belum Tersedianya Planning
terpadu Daftar Informasi Universitas Riau
• Belum memadainya Publikasi (DIP)
publikasi kegiatan Perencanaan
perencanaan oleh • Belum adanya e-
unit/fakultas/lembaga planning
di lingkungan UNRI
• Sistem perencanaan
yang masih manual dan
konvensional

1
 TUJUAN MANFAAT
Jangka Panjang
TERSEDIANYA APLIKASI
PERENCANAAN BERBASIS 1) Sebagai salah satu inovasi di dalam
ELEKTRONIK (E-PLANNING) DI mengembangkan potensi dan kemampuan
diri di dalam menjalankan tugas pada Biro
UNIVERSITAS RIAU
Perencanaan dan Hubungan Masyarakat
Universitas Riau;
Jangka Pendek 2) Untuk memudahkan menganalisa,
monitoring dan mengevaluasi program,
TERSUSUN DAN kegiatan, sub kegiatan dan komponen
TERLAKSANANYA dalam penyusunan perencanan di
STANDAR BIAYA Universitas Riau.
Jangka Menengah MASUKAN KHUSUS 3) Tersedianya Informasi Standar Biaya
(SBMK) DI UNIVERSITAS Masukan Khusus (SBMK) dalam
TERSUSUN DAN RIAU penyusunan Perencanaan.
TERLAKSANANYA PEDOMAN
BAKU PERENCANAAN DAN
DAFTAR INFORMASI
PUBLIKASI (DIP)
PERENCANAAN DI
LINGKUNGAN UNIVERSITAS
RIAU 1) Tersedianya data Perencanaan Program,
Kegiatan, sub kegiatan dan komponen
yang Akurat dan Akuntabel;
2) Meningkatnya akuntabilitas dalam proses
pengadaan barang dan jasa;
3) Sebagai dokumen pedoman penyusunan
perencanaan di lingkungan Universitas
Riau;

2
PENTAHAPAN JANGKA PENDEK
2. Pembentukan 4. Melaksanakan 6. Melaksanakan 8. Mengadakan 10. Mengadakan 12. Mengadakan
Tim Efektif dan Survey Harga Rapat Koordinasi rapat dengan rapat dengan rapat dengan
Membagi Tugas dengan stakeholder stakeholder stakeholder Dewan Pimpinan
internal dan internal dan internal Harian untuk
eksternal eksternal persetujuan SBMK

1.Melaksanakan 3.Mengumpul 5. Menetapkan 7. Perbaikan 9. Memperbaiki 11. Mengadakan 13. Merancang

konsultasi kan bahan Harga draft SBMK draft SBMK rapat untuk dan Terbitnya
dengan Mentor referensi Sementara Finalisasi Draft Peraturan Rektor
dan coach terkait SBMK SBMK Universitas Ria
tentang proyek tentang SBMK
perubahan

PENTAHAPAN JANGKA MENENGAH PENTAHAPAN JANGKA PANJANG

Merancang Terbitnya Peraturan

Peraturan Rektor Rektor Universitas Tersedianya Aplikasi
Universitas Riau Riau Tentang Perencanaan Berbasis
Tentang SOP dan DIP Tentang SOP dan Elektronik (e-Planning) di
Perencanaan Di DIP Perencanaan Di Universitas Riau
Universitas Riau Universitas Riau

3
Portal Perencanaan Terintegrasi (PPT)
Direkrorat Jenderal Pelayanan
Kesehatan, merupakan sistem Sistem Rencana Kerja Pemerintah Daerah
perencanaan terintegrasi dari Secara Online (e-Planning) Provinsi Riau.
beberapa sistem informasi yaitu SIRS, Sistem ini dimaksudkan untuk mengelola
e-Monev, ASPAK, e-Resntra dan penyampaian usulan kegiatan prioritas,
Perencanaan Berbasis Elektronik yang pengolahan data, penetapan rencana
memudahkan akurasi data kegiatan untuk dokumen RKPD
perencanaan, ketepatan waktu dan
informasi

02 03

01
Sistem Aplikasi Terintegrasi Perencanaan,
Penganggaran dan Informasi Kinerja untuk
Mencapai Target Pembangunan yang lebih
efektif dan efisien serta mendukung
implementasi money follow program rencana
kerja pemerintah
04
Aplikasi Perencanaan Kamparplan Versi 2.0.
Aplikasi ini merupakan pengembangan dari
aplikasi sebelumnya. Nilai positif yang dapat
diambil dari aplikasi ini adalah sistem
perencanaan yang teratur dan memudahkan
dalam penyusunan rencana kerja pemerintah
4
 Promotion Stakeholder Produk
Untuk mempromosikan proyek • LATENS (PENGARUH
perubahan kepihak ekternal BESAR KEPENTINGAN
dan internal kampus akan KECIL)
dilakukan dalam bentuk: • PROMOTERS (PENGARUH
BESAR, KEPENTINGAN
sosialisasi, pelatihan,
BESAR)
penyebaran informasi melalui • APHATETICS (PENGARUH
media cetak dan elektronik, KECIL KEPENTINGAN
pamlet, jajak pendapat, media KECIL)
sosial, dan jaringan informasi • DEFENDERS (PENGARUH
lainnya. KECIL KEPENTINGAN
BESAR)

Place
Proyek perubahan ini semuanya difokuskan di
Universitas Riau dengan menggunakan
gedung, perangkat hardware, fasilitas, sarana/
prasarana dan jaringan yang sudah tersedia
Price
Biaya yang terkait dengan proyek perubahan ini meliputi:
Biaya Pembuatan Aplikasi, Pelatihan, Sosialisasi, dan biaya
kegiatan lainnya akan diusulkan melalui mekanisme DIPA
UNRI sesuai mata anggaran yang bersesuaian.
5
 Implementasi strategi adalah
proses pemilihan strategi yang
dimasukkan ke dalam tindakan.
Peran Para Stakeholder Proses ini melibatkan desain dan
pengelolaan sistem untuk
mencapai integrasi terbaik dari
Identifikasi kebutuhan pengguna melalui diskusi terbatas dengan orang, proses, sumber daya,
stakeholder internal dan eksternal distribusi, dan promosi
dikembangkan untuk
Perancangan disain/struktur SBMK dan pemantauan status proses menginformasikan, membujuk dan
administrasi perencanaan dan penganggaran, staf Biro Perencanaan mengingatkan pelanggan bahwa
dan Hubungan Masyarakat melibatkan seluruh stakeholder internal, produk atau jasa sudah ada di
serta stakeholder eksternal wilayah mereka. Implementasi
strategi dengan berhasil;
menentukan struktur organisasi,
Pembentukan tim efektif yang melibatkan stakeholder internal membentuk strategi fungsional,
dengan maksud agar orang dan organ yang terlibat dapat skills, kebijakan, sistem, insentif,
melakukan proses pembelajaran komunikasi, tujuan jangka pendek
yang paling sesuai
Pelaksanaan survey harga, penetapan harga sementara, perbaikan
draft SBMK seluruhnya melibatkan stakeholder internal dan
eksternal.

Sosialisasi draft SBMK oleh Biro Perencanaan dan Hubungan

Masyarakat (BPHM) Universitas Riau kepada pengguna dan
stakeholder terkait.
 4 Mei 2019 1 Mei s.d 2 Juni 2019 4 Mei s.d 2 Juni 2019
1. Undangan Bahan Referensi SBM Bahan survey Harga
2. Daftar Hadir Instansi yang sudah ada
3. Notulen rapat
4. Foto kegiatan 3 Juli 2019
5. SK.Tim kerja Peraturan Rektor
2 Juni 2019 tentang SBMK
1. Undangan Rapat
3 Mei Tahun 2019, 2. Daftar hadir
1. Foto konsultasi 3. Notulen rapat
2. Catatan & Perbaikan 4. Foto kegiatan
3. Persetujuan Judul 03 04 5. Draft Harga semen
mentara SBMK
02 05

01 06 3 Juni 2019
1. Undangan
2. Daftar Hadir
3. Notulen rapat
4. Foto Kegiatan
4 Juni 2019
1. Undangan Rapat 07 12
2. Daftar hadir 2 Juli 2019
3. Draft Perbaikan 4 Juni 2019 1. Undangan
SBMK
4. Notulensi Rapat
1. Undangan Rapat
2. Daftar hadir
08 11 2. Daftar Hadir
3. Notulen rapat
3. Notulen Rapat
4. Foto Kegiatan
09 10 4. SBMK Final
5. Foto Kegiatan
5. Draft Sementara
SBMK
2 Juli 2019
4 Juni 2019 1 Juli 2019 1. Undangan rapat
1. Undangan Rapat 1. Undangan Rapat 2. Daftar hadir
2. Daftar hadir 2. Daftar hadir 3. Notulen rapat
3. Notulen Rapat 3. Notulen Rapat 4. Draft SBMK Final
4. Foto Kegiatan 4. Foto Kegiatan 5. Foto kegiatan 7
 Kendala Eksternal
Penyusunan standar
biaya masukan khusus /
rujukan harga barang-
Kendala Internal
barang spesifik hanya
Project leader tidak dimiliki oleh
mendapatkan dispensasi distributor/suplier
atas tugas dan langsung dari produsen
tanggungjawab yang barang
diemban sebagai Kepala
Biro Perencanaan dan
Hubungan Masyarakat
Universitas Riau

8
 Menerapkan skala prioritas atau
manajemen waktu dengan cermat
terutama antara mengerjakan
rutinitas dengan mengerjakan proyek
perubahan.

9
 Dengan adanya SBMK akan
mempermudah
Fakultas/Unit/Lembaga dan
mempercepat penyusunan
perencanaan dan penganggaran
kegiatan pada tiap
Fakultas/Unit/Lembaga di
lingkungan Universitas Riau.
Standar Biaya Masukan Khusus
(SBMK) yang telah dibuat baru
dapat dilihat hasilnya pada
tahun anggaran 2021 karena
mekanisme perencanaan yang
mengharuskan demikian.
. Universitas Riau.
Dalam melaksanakan
proyek perubahan ini
melibatkan partisipasi
dan peran aktif semua
stakeholders baik
internal maupun
eksternal karena SBMK
sebagai output jangka
pendek akan
berkorelasi langsung
dengan perencanaan
dan penganggaran
yang akan dibuat oleh
fakultas/unit/lembaga
di lingkungan
Dalam proyek perubahan ini kegiatan
besar yang dilaksanakan ada 2 (dua)
yaitu menyusun SBMK (teknis) dan
peraturan rektor (kebijakan).
10
TINDAK LANJUT JANGKA MENENGAH

Terbentuk keputusan rektor

Universitas Riau No.
1698/UN19/KPT/ 2019 tentang
pengangkatan Tim Penyusun
Tersusunnya SOP Standar Operasional (SOP) Bagian
Perencanaan Dan SOP Perencanaan Universitas Riau,
Daftar Informasi Publik yang terdiri dari 12 anggota.
(DIP)

11
 Sebagai tindak lanjut tahap
jangka menengah, project
Untuk keberhasilan leader telah memulai
pelaksanaan proyek penyusunan Standar
perubahan selanjutnya Operating Procedure (SOP)
Dalam rangka yang perlu mendapat
peningkatan Perencanaan dan SOP Daftar
perhatian yaitu penguatan Informasi Publikasi (DIP).
Pelaksanaan program perencanaan dan kemampuan manajerial
penganggaran yang Penyusunan SOP-SOP
laboratorium jangka dan sumberdaya manusia
baik, tepat waktu tersebut merupakan
pendek ini telah untuk menyusun Standar
dan akuntabel komitmen terhadap
berhasil dilaksanakan Operasional Proedur
diperlukan keberlanjutan proyek
sebagai awal dari Perencanaan dan Daftar
komitmen yang kuat perubahan dalam Sistem
proyek perubahan Informasi Publik (DIP)
dari semua pihak Informasi Perencanaan
Sistem Informasi serta kemampuan dan
yang terkait dengan Terintegrasi Universitas Riau
Perencanaan dukungan teknologi serta
Terintegrasi proyek perubahan anggaran untuk
Universitas Riau ini mewujudkan e-planning
Universitas Riau

12
 Konsep

Output yang ideal adalah

output yang dikerjakan
dengan senang hati tanpa
Proses
beban. Namun memiliki
Participatory planning batasan-batasan tertentu
merupakan metode dalam pengerjaan, kita
perencanaan yang relatif khususnya perencana tidak
sulit, dikarenakan boleh terlalu utopis (ber-
pemilihan narasumber angan-angan) dengan
harus memiliki tingkat desain, konsep, maupun
keefektifan tinggi dalam pengubahan spasial yang
pencarian data, dan sedemikian rupa, namun
tidak semua narasumber sulit untuk diterapkan
memiliki waktu yang
sama, sehingga
diperlukan usaha lebih
dalam melakukan
pencarian data dan
reduksi data.
.
Output

Output yang ideal adalah output yang dikerjakan

dengan senang hati tanpa beban. Peerencanaan yang
fokus terhadap keadaan lingkungan lokasi
perencanaan serta objek yang ingin direncanakan,
dan selalu melihat potensi dan masalah yang terjadi
dapat menghasilkan output yang aplikatif. 13