Anda di halaman 1dari 37

Information System Strategy

Management
M. Shofwan Amrullah
Rahma Isnaini Masya
Roy Tri Afandi
Tentang Tokopedia

Visi Membangun sebuah ekosistem dimana


siapa pun bisa memulai dan menemukan
apapun

Misi Mendemokrasikan perdagangan melalui


teknologi

Didirikan pada tahun 2009


oleh William Tanuwijaya dan
Leontinus Alpha Edison
Analisis Lingkungan Bisnis

3
Analisis Value Chain
Bisnis Proses Tokopedia
Business Model Canvas
Analisis Five Force Porter
Buyers Suppliers New Entrants Substitution Rivalry Competitors

Buyers yang Merupakan layanan Maraknya - Banyak produk atau - Ada setidaknya 5
merupakan penjual cloud seperti Alibaba marketplace yang service lain yang kompetitor di bidang
dan pembeli yang Cloud, aCommerce, bermunculan dengan berkonsep sama, namun ini yang sudah
menggunakan dan lain-lain. tampilan website dan bersifat konvensional mendapatkan market
aplikasi Tokopedia, fitur yang baru serta seperti jual beli di pasar, share tersendiri yang
cenderung tidak didukung oleh mall, butik dan sulit direbut.
mempunyai tawaran promo yang sebagainya, dimana - jika tidak diwaspadai,
tekanan terhadap lebih menarik. Oleh tempat tersebut Tokopedia bisa
perusahaan karena itu, perlu memungkinkan pembeli kehilangan market
adanya strategi- untuk mencoba terlebih sharenya, karena
strategi baru yang dahulu barang yang ingin diambil oleh
inovatif agar tetap dibeli sebelum kompetitor besar lain.
dapat memiliki dan membelinya.
mempertahankan - Ada juga marketplace
market share yang yang bersifat online tapi
sudah dimiliki. individual seperti jual beli
melalui kaskus,
instagram dan media
sosial lainnya.
Analisis PESTEL

Politic Economical Social

Dalam aspek politik, Dalam aspek ekonomi, e- Angka pertumbuhan


pemerintah sudah melakukan commerce memberikan pengaruh penduduk Indonesia menurut
beberapa upaya dengan legislatif terhadap perekonomian Indonesia penelitian dari Bappenas terus
untuk mengurangi hukum dan lewat terbukanya beragam peluang menunjukkan angka peningkatan
peraturan yang dianggap tidak usaha yang dapat dilakukan oleh yang tentunya memiliki pengaruh
ramah untuk e-commerce pebisnis lokal, dari level makro pada bisnis e-commerce
hingga mikro sekalipun.

Technology Environment Legal

Ada beberapa teknologi baru Dalam aspek Environment, Dari sisi legal, terdapat
yang populer dan mulai diterapkan Tokopedia tidak memiliki hal yang permasalahan bahwa akan ada
di Indonesia. Hal ini mencakup dipertimbangkan mengingat seluruh peraturan pemerintah yang
Artificial intelligence (AI), big data, platform yang digunakan oleh melarang penjualan obat keras
digital payment, blockchain, hingga Tokopedia ditempatkan pada cloud secara bebas melalui online.
omnichannel server.
Analisis SWOT

Strength Weakness

- Tokopedia merupakan e-commerce yang Dengan banyaknya dana investasi yang digelontorkan
mempunyai seller yg paling banyak di Indonesia kepada Tokopedia, Tokopedia mempunyai sedikit
- Tokopedia merupakan salah satu startup yang tekanan maupun setiran dalam mengambil keputusan
mendapat pendanaan dari investor yang paling organisasi, sehingga tidak bisa bersifat sangat
besar di Indonesia independen.

Opportunity Threat

Masih banyak daerah di Indonesia yang masih belum Competitor yang makin banyak dari dalam maupun luar
banyak tersentuh jangkauan e-commerce, terutama negeri. Ditambah mereka juga mendapatkan pendanaan
Indonesia bagian timur. Begitupun dengan daerah luar yang tidak sedikit.
Indonesia.
Strategi Bisnis Tokopedia 2019

1. Continue becoming the market leader in Indonesian e-commerce


2. Build next generation logistics and smart fulfillment network
3. Become #1 digital payments and lending platform as the catalyst for
financial inclusion
4. Proliferating e-commerce beyond tier 1 cities and empowering offline retail
5. Pave a path toward Tokopedia financial sustainability
6. Enable data driven, customer-centric business
Analisis Lingkungan SI/TI

11
Struktur Organisasi SI/TI
Sistem Informasi saat Ini

Strategic High Potential


- Analytics System (Iris)
- Machine Learning System (Jarvis)

Key Operational Support


- Software Development Platform - HR and Finance System
- Communication System - Document and File Management
- Monitoring System - Support Administration Center
- Back Office Management System - Issue Tracking And Project Management System
Masalah di Sistem Informasi saat ini
No Aplikasi Masalah

1 HR and Financial Kegiatan finance yang di cover masih sebatas expense dari karyawan, sehingga belum bisa
System digunakan secara maksimal oleh tim Finance dalam melakukan manajemen keuangan di sistem
ini

2 Monitoring System Masih terbatas pada platform website dengan standar ukuran layar desktop, sehingga jika dibuka
pada aplikasi mobile, maka sistem monitoring tidak bisa menampilkan informasi dengan jelas

3 Document and File Ketiadaan SOP yang mengatur cara melakukan document sharing yang menyebabkan dokumen
Management System yang bersifat rahasia bisa dibuka oleh karyawan yang seharusnya tidak boleh melihat.
Belum adanya pengkategorian terhadap dokumen yang tersimpan dalam sistem. Sehingga untuk
mencari sebuah dokumen, maka diperlukan untuk mengetahui judul dari dokumen tersebut.
Masalah di Sistem Informasi saat ini
No Aplikasi Masalah

4 Analytics System Analytic system di Tokopedia hanya digunakan untuk membantu top manajemen
dalam mengambil keputusan saja, sehingga dirasa masih kurang memberi dampak
dalam menganalisa suatu masalah

5 Machine Learning System Pengembangan sistem yang cukup kompleks.


Resource yang dimiliki oleh Tokopedia masih terbatas untuk mengembangkan
sistem ini.

6 Support Administrative Center Sistem Informasi hanya mencakup area administrasi IT aja.
Notifikasi status tiket hanya melalui email.

7 Back Office Management System Sistem cukup berat yang disebabkan oleh semua kegiatan operasional Tokopedia
yang bersifat daily dilakukan dengan satu sistem ini saja.
Pemetaan Strategi Bisnis dengan SI/TI saat ini
Benchmark Analysis
Bukalapak Alibaba Amazon

Bukalapak lebih unggul dari Alibaba memiliki bisnis model yang 1. Amazon Go:
Tokopedia dalam hal transaksi O2O cukup banyak: - Sebuah offline store yang menerapkan
(Online To Offline) menggunakan - Taobao (chinese marketplace), konsep toko tanpa checkout.
brand Mitra Bukalapak. - Aliexpress (global marketplace), - Tidak ada kasir, sehingga pembeli
- Alibaba.com (wholesale marketplace), tidak perlu mengantri untuk membayar.
Produk-produk yang ada pada mitra bukalapak:
- pulsa,
- Koubei (local services) - Ketika pembeli keluar dari toko,
- paket data, - Ele.me (delivery) tagihan terhadap akun pembeli akan
- pembayaran PDAM,
- pembayaran Listrik/Token, otomatis muncul.
- pembayaran BPJS kesehatan.
Selain itu, Alibaba membangun sebuah 2. Prime:
smart warehouse system, yakni - layanan pengiriman barang dengan
Dengan O2O, bukalapak dapat
“Cainiao” yang menyediakan layanan durasi yang cepat dan tepat waktu.
mendapatkan transaksi dari calon
logistik cerdas yang bisa mencakup - Saat ini sedang dikembangkan
pembeli meskipun mereka tidak
1000 area di china untuk mendapatkan menjadi Prime Air, dimana pengiriman
memiliki akses ke teknologi, karena
layanan same-day delivery. barang ke pembeli akan dilakukan oleh
transaksi tersebut akan dijembatani
Alibaba mengklaim bahwa dengan Drone dan akan beroperasi secara
oleh agen/mitra yang sudah bekerja
adanya smart warehouse system ini, otomatis.
sama dengan Bukalapak.
layanan logistik alibaba mencapai 3x
lebih efisien dari sebelumnya.
Trend Analysis

Artificial Intelligence (AI) Big Data Analytics Internet Of Things (IoT)

Blockchain Reality Technology


Critical Issues And Opportunities

19
Business Issues And Opportunities

Issues Opportunity

1. Semakin maraknya pendatang baru yang 1. Belanja online diprediksi akan meningkat.
bermunculan. 2. Potensi peningkatan jumlah calon penjual dan
2. Persaingan yang ketat antar marketplace pembeli.
kompetitor.
3. Adanya peraturan pemerintah mengenai
larangan penjualan obat keras.
IS/IT Issues And Opportunities

Issues Opportunity

1. Kurangnya fungsionalitas dan performa dari 1. Pengimplementasian Jarvis sebagai sistem yang
sistem melakukan aktivitas yang berkaitan dengan
2. Banyak terdapat bugs dan issue yang ada di machine learning.
Aplikasi setelah release ke Production 2. Penggunaan tools JIRA sebagai sistem issue
3. Kurangnya SOP tracking dan project management
4. Penggunaan sistem yang kurang menyeluruh 3. Tren teknologi IoT yang sedang berkembang
5. Kurangnya resource untuk mengembangkan 4. Teknologi blockchain dalam financial technology
aplikasi
Business Innovation

22
Business Innovation

1. Tokopedia Online to Offline System (O2O)

2. Smart Fulfillment System

1. AI Implementation for Customer Support

2. Tokopedia Offline Store

3. Customer Personalization

4. Integration with Medicine Online Sales (Third Party)


The Future

24
IS Needs
No Kebutuhan Sumber No Kebutuhan Sumber

1 Financial system yang lebih menyeluruh Analisis Internal SI/TI 6 Integrasi SI penjualan Obat Online Analisis Eksternal Bisnis

2 Monitoring system yang berbasis mobile Analisis Internal SI/TI


7 SI Customer Support Analisis Trend TI

3 Knowledge Management System Analisis Internal SI/TI


8 SI Smart Fulfillment Benchmarking

4 Perlunya Business Intelligence System Analisis Internal SI/TI 9 SI Online to Offline (O2O) Benchmarking
yang bisa digunakan secara lebih
menyeluruh
10 SI Customer Personalization Analisis Trend TI

5 Tambahan resource untuk develop Analisis Internal SI/TI


Machine Learning System
Gap Analysis
No Aplikasi Kondisi saat ini Kelemahan aplikasi saat ini Kondisi Mendatang Action
1 HR and Financial System Untuk mempermudah dan Kegiatan finance yang di cover Seluruh kegiatan divisi Upgrade / Create
meningkatkan produktivitas dari masih sebatas expense dari finance akan dibantu oleh
divisi HR dan Finance dalam karyawan, sehingga belum bisa sistem informasi yang baru
menjalankan tugasnya. digunakan secara maksimal oleh yang dikhususkan untuk
tim Finance dalam melakukan kegiatan operasionalnya.
manajemen keuangan di sistem
ini
2 Communication System Meningkatkan produktivitas dari Tidak ada Continue as-is
karyawan dalam melakukan
komunikasi jarak jauh
3 Monitoring System Mengurangi effort dan resource Masih terbatas pada platform Terdapat monitoring sistem Upgrade
untuk melakukan monitor terhadap website dengan standar ukuran yang dapat dibuka pada
layanan yang ada di Tokopedia layar desktop, sehingga jika platform mobile.
dibuka pada aplikasi mobile,
maka sistem monitoring tidak
bisa menampilkan informasi
dengan jelas
4 Issue Tracking And Project Meningkatkan produktivitas dalam Tidak ada Continue as-is
Management System melakukan pengembangan produk
/ layanan yang ada di Tokopedia,
serta mampu melakukan deteksi
dini terhadap masalah layanan
Tokopedia.
No Aplikasi Kondisi saat ini Kelemahan aplikasi saat ini Kondisi Mendatang Action
5 Document and File Meningkatkan efisiensi dalam Ketiadaan SOP yang mengatur cara - Adanya SOP dalam melakukan Upgrade
Management System pengelolaan dokumen dan file untuk melakukan document sharing yang document sharing sehingga
menunjang kegiatan bisnis Tokopedia menyebabkan dokumen yang bersifat rahasia kerahasiaan dari dokumen-
bisa dibuka oleh karyawan yang seharusnya dokumen yang sifatnya sensitif
tidak boleh melihat. Belum adanya bisa lebih terjaga.
pengkategorian terhadap dokumen yang - Adanya fitur untuk dapat lebih
tersimpan dalam sistem. Sehingga untuk mudah dalam melakukan
mencari sebuah dokumen, maka diperlukan pengkategorian tiap dokumen.
untuk mengetahui judul dari dokumen
tersebut.
6 Analytics System Sistem BI Mendukung manajemen Analytic system di Tokopedia hanya Sistem BI yang baru sedemikian Upgrade
untuk menentukan keputusan strategis digunakan untuk membantu top manajemen sehingga bisa digunakan oleh lebih
berdasarkan data yang sudah diolah. dalam mengambil keputusan saja, sehingga banyak level karyawan (tidak
dirasa masih kurang memberi dampak dalam hanya top manajemen) untuk
menganalisa suatu masalah menganalisa data
7 Software Meningkatkan produktivitas software Tidak ada Continue
Development development yang merupakan salah as-is
Platform satu aktivitas utama dalam
meningkatkan layanan di Tokopedia
8 Machine Learning Memberikan sebuah nilai dan Pengembangan sistem yang cukup kompleks Pengembangan sistem secara Upgrade
System knowledge baru dengan menggunakan Resource yang dimiliki oleh Tokopedia masih berkala dengan menyediakan
metode machine learning yang terbatas untuk mengembangkan sistem ini. resource yang cukup
diharapkan mampu memberikan
dampak bisnis ke Tokopedia
No Aplikasi Kondisi saat ini Kelemahan aplikasi saat ini Kondisi Mendatang Action
9 Support Meningkatkan efisiensi dalam Sistem Informasi hanya mencakup area Pengembangan sistem untuk Upgrade
Administrative melakukan aktivitas yang dilakukan administrasi IT aja. Notifikasi status tiket mencakup kegiatan administrasi
Center oleh admin IT support hanya melalui email. lainnya yang dibutuhkan oleh
perusahaan
10 Back Office Meningkatkan produktivitas dari tim Sistem cukup berat yang disebabkan oleh Pengembangan sistem, baik Upgrade
Management System operasional Tokopedia untuk melayani semua kegiatan operasional Tokopedia yang optimisasi logic di sistem tersebut
customer terkait masalah yang bersifat daily dilakukan dengan satu sistem ini ataupun peningkatan spesifikasi
dihadapinya saja. hardware yang dipakai oleh sistem
ini
11 Integrasi SI Saat ini Tokopedia masih bisa Kedepannya, setelah peraturan pemerintah Untuk tetap melanjutkan Create
penjualan Obat digunakan oleh orang-orang biasa terkait penjualan obat dibakukan, Tokopedia penyediaan penjualan obat keras di
Online untuk berjualan obat, terutama obat- tidak lagi bisa menampung penjualan obat- Tokopedia, maka diperlukan
obat keras. obatan dari orang-orang biasa integrasi ke sebuah sistem
penjualan obat online yang sudah
memiliki lisensi dari depkes.
No Aplikasi Kondisi saat ini Kelemahan aplikasi saat ini Kondisi Mendatang Action
12 Chatbot system Saat ini, masalah-masalah maupun Hal ini membutuhkan jumlah man-power yang Dengan menggunakan chatbot Create
pertanyaan yang dilontarkan oleh tidak sedikit. Ditambah, semakin untuk customer support,
customer, baik dari sisi seller maupun berkembangnya jumlah buyer dan seller di diharapkan pertanyaan-pertanyaan
buyer, semua masih ditangani oleh tim Tokopedia kedepannya, berimplikasi kepada berulang bisa dijawab dengan lebih
operasional. makin banyaknya man-power yang cepat, sesuai dengan keinginan
dibutuhkan sebagai tim operasional. customer, dan tidak ada lagi
Selain itu, pertanyaan-pertanyaan berulang potensi terjadinya human error..
yang dijawab oleh manusia, cenderung tidak
terlalu cepat dan ada potensi terjadi human
error.
13 SI Smart Fulfillment Tokopedia belum memiliki sebuah - Sistem Informasi Smart Fulfillment Create
sistem yang mendukung kegiatan digunakan untuk mengoperasikan
logistik dimana proses logistik masih dan mengelola produk dari toko
bergantung kepada pihak ketiga. yang menggunakan jasa fulfillment
service di Tokopedia
14 SI Online to Offline Saat ini Tokopedia belum mempunyai - Sistem Informasi online to offline Create
(O2O) fitur O2O yang komprehensif seperti dibutuhkan untuk menunjang
yang dijelaskan di sub sub bab bisnis kegiatan bisnis O2O yang akan
inovasi. dibangun oleh Tokopedia.
No Aplikasi Kondisi saat ini Kelemahan aplikasi saat ini Kondisi Mendatang Action
15 SI Customer Saat ini, rekomendasi yang diberikan Agar lebih tepat sasaran dan kemungkinan Sistem Informasi Customer Create
Personalization Tokopedia kepada customer hanyalah customer membeli kembali di Tokopedia lebih Personalization digunakan untuk
berdasarkan kesamaan dari barang- besar, dibutuhkan rekomendasi yang sifatnya membuat rekomendasi akan
barang yang telah dibeli ataupun baru lebih personalized. barang, toko, maupun fitur dari
saja dilihat oleh customer. Tokopedia kepada setiap customer
secara unik, sehingga lebih tepat
sasaran dan peluang untuk
customer mengambil rekomendasi
tersebut menjadi lebih besar.
Sistem Informasi Baru
No Kebutuhan Sistem Informasi No Kebutuhan Sumber

1 Financial system yang lebih Finance Information System (FIS) 5 Integrasi SI penjualan Obat Online Toko-Obat
menyeluruh

2 Monitoring system yang Mobile Monitoring System (MMS) 6 SI Customer Support Tokopedia-Chat
berbasis mobile

7 SI Smart Fulfillment Inventory management


3 Knowledge Management Knowledge Management System
System (IMS)
System (KMS)
8 SI Online to Offline (O2O) Mitra Tokopedia

4 Perlunya Business Intelligence Lumos 9 SI Customer Personalization Casper


System yang bisa digunakan
secara lebih menyeluruh
McFarlan Grid (Future Application Portfolio)

Strategic High Potential


- Mitra Tokopedia - Casper
- IMS - Lumos

Key Operational Support


- Mobile Monitoring System - Knowledge Management System
- Toko-Obat - Finance Information System
- Tokopedia-Chat
Strategi Manajemen SI/TI

33
Kendala-Kendala Terkait Strategi SI/TI

Manajemen Sumber Daya Manusia Teknis

1.Kurangnya komitmen 1. Kurangnya knowledge 1. System Requirement


dari top management. dari karyawan terhadap yang kurang jelas.
sistem.
2. Kurangnya dukungan 2. Tidak adanya standar
dari top management 2. Tingkat turnover minimum kualitas sistem.
dalam pengembangan karyawan yang cukup
dan implementasi SI. tinggi.

3. Koordinasi yang 3. Sulit dalam merekrut


kurang baik terhadap karyawan yang sesuai.
antar divisi serta
pembagian tanggung
jawab
Strategi Manajemen SI/TI Saat ini
No Manajemen SI/TI Deskripsi

1 Penyediaan sumber daya manusia SI/TI yang Melakukan rekrutmen sumber daya manusia secara berkala
berkualitas dan memiliki kualifikasi yang untuk mempercepat pengembangan SI/TI dan juga
sesuai meningkatkan kompetensi bagi sumber daya manusia yang
dimiliki

2 Pengujian sistem informasi dan aplikasi Melakukan pengujian terhadap seluruh sistem informasi dan
Tokopedia aplikasi Tokopedia untuk mengetahui kemampuan sistem saat
ini.

3 Peningkatan Performance sistem informasi dan Peningkatan kemampuan sistem di Tokopedia untuk
aplikasi Tokopedia meningkatkan response time yang berdasarkan hasil pengujian
sistem informasi sebelumnya

4 Peningkatan System Availability Peningkatan kemampuan sistem di Tokopedia sehingga bisa


diakses 24/7 oleh pengguna dengan mengurangi potensi single
point of failure dari semua sistem.
Strategi Manajemen SI/TI
No Manajemen SI/TI Deskripsi

1 Penyediaan sumber daya manusia SI/TI yang berkualitas dan memiliki Melakukan rekrutmen sumber daya manusia secara berkala untuk
kualifikasi yang sesuai mempercepat pengembangan SI/TI dan juga meningkatkan kompetensi
bagi sumber daya manusia yang dimiliki

2 Peningkatan Kualitas Sistem Informasi secara berkala Meningkatkan kualitas sistem informasi dan sistem Tokopedia dengan
menerapkan Test Driven Development sebagai software development
process dalam melakukan pengembangan SI. Selain itu Software engineer
berkewajiban untuk melakukan implementasi unit test hingga 70% untuk
menghindari logical error dalam mengembangkan aplikasi

3 Pengembangan Research and Development Center Mengembangkan divisi baru, yaitu research and development yang
bertujuan untuk melakukan penelitian terhadap teknologi terbaru saat ini
agar bisa diimplementasikan ke Sistem Informasi Tokopedia

4 Peningkatan System Availability hingga > 99.98% Peningkatan kemampuan sistem di Tokopedia sehingga bisa diakses 24/7
oleh pengguna. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan backup dan
implementasi DRC terhadap sistem Tokopedia

5 Pembuatan IT Master Plan Merancang dan menerapkan IT master plan untuk penyelarasan
pengembangan SI/TI terhadap kebutuhan bisnis
Thank You!

37