Anda di halaman 1dari 41

Overview

Beberapa pertanyaan:
• Apa saja komponen-komponen dari manajemen
proyek?
• Bagaimana perencanaan membantu di dalam
pengelolaan sumber daya proyek?
• Apakah peranan perencanaan (planning) didalam
perusahaan?
Bahasan

• Manajemen Proyek (Management Project)


• Perencanaan Proyek (Project Planning)
4 Dimensi Proyek

People Process

Product Technology
Empat P
• People — elemen terpenting dari kesuksesan
suatu proyek
• Product — sistem yang akan dibangun
• Process — Sekumpulan bahan baku untuk diolah
menjadi output
• Project — Seluruh kerja/usaha yang dibutuhkan
untuk mewujudkan suatu produk
People
Pada produksi process, terdapat 5 tipe:
• Senior managers, yang mendefinisikan dari masalah bisnis. (berpengaruh kuat terhadap
project).
• Practitioners, yang akan mengantar pada kemampuan teknik produksi.
• Project (technical) managers, seseorang yang harus merencanakan, memotivasi, dan
mengorganisasikan.
• Customers, seseorang yang akan menspesifikasikan output.
• End users, seseorang yang berinteraksi dengan produk yang akan direleased.
Proses
Masing-masing fungsi akan menjadi engneered melalui
aktivitas framework :

 Komunikasi customer – tugas untuk membangun komunikasi yang efektif diantara


customer
 Planning – tugas untuk mendefinisikan resource, timelines dsb
 Analisis resiko – tugas untuk menerima resiko teknik dan management
 Engineering – tugas untuk membangun sistem aplikasi
 Construction dan release - installation, release control, dan customer support.
 Customer evaluation – tugas untuk mendapatkan feedback dari customer dan hasil
evaluasi

Process decomposition:
 Partition the software process based on the tasks and activities
 memilih model output untuk project
 mendefinisikan preliminary project plan berdasarkan aktivitas
proses framework
Project

Project yang komplit memerlukan beberapa tugas :


 Mereview permintaan customer
 Merencanakan dan menjadwalkan secara formal, fasilitas
pertemuan dengan customer
 Mengharapkan penelitian untuk mendefinisikan solusi dan
pendekatan yang ada
 Menyiapkan “dokumen pekerjaan” dan agenda untuk pertemuan
formal
 Mengharapkan terjadinya pertemuan
 Mengembangkan mini-spec untuk perbaikan, konsistensi, dan
kelemahan pada ambiguitas
 Memodifikasi cakupan dokumen yang diperlukan
Proyek produk
Faktor yang mempengaruhi hasil akhir ...
• ukuran (size)
• batas akhir penyerahan produk
(delivery deadline)
• anggaran dan beaya (budgets and costs)
• bentuk fisik produk
• keunggulan produk
• keamanan produk
Seputar Manajemen Proyek

product quality?
risk assessment?
measurement?
cost estimation?
project scheduling?
customer communication?
staffing?
other resources?
project monitoring?
Mengelola
• Waktu (Time)
• Informasi (Information)
• Organisasi (Organization)
• Kualitas (Quality)
• Uang (Money)
DASAR-DASAR PROYEK
Memulai Proyek

Menentukan Kelayakan Proyek

Menjadwalkan &
Merencanakan Proyek

Mengelolah Kegiatan &


Anggota Proyek
MANAJEMEN PROYEK :

Adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan


mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material
dengan menggunakan teknik pengelolahan modern untuk mencapai
sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, MUTU, JADWAL, dan
BIAYA serta memenuhi keinginan para STAKEHOLDER
KONSEP MANAJEMEN PROYEK :

Definisi . menekankan pada langkah-langkah yang


diperlukan dalam menjalani proyek untuk
memenuhi keinginan STAKEHOLDER (Individu,
maupun Organisasi), serta Ilmu pengetahuan yang
dibutuhkan untuk mengelolah Proyek
PROYEK VS PROGRAM

PROGRAM
PROYEK A
PROYEK D
PROYEK C

PROYEK B
PROYEK E
Interactions / Stakeholders
• As a PM, who do you interact with?
• Project Stakeholders
– Project sponsor
– Executives
– Team
– Customers
– Contractors
– Functional managers
Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)

Setiap Proyek memiliki tujuan khusus, didalam proses pencapaian tujuan


tersebut ada 3 constraint yang harus dipenuhi, yang dikenal dengan Trade-
off Triangle atau Triple Constraint :

MUTU

JADWAL ANGGARAN
Sasaran Proyek dan 3 Kendala (Triple Constraint)

MUTU BIAYA

Sesuai Anggaran
Sesuai Target
Tidak harus dicairkan
sekaligus

WAKTU

On Time Delivery per Modul / Process / Phase


PENJADWALAN
Definisi Penjadwalan

Pengaturan waktu dari suatu kegiatan operasi, yang mencakup


kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan maupun tenaga kerja,
dan menentukan urutan pelaksanaan bagi suatu kegiatan operasi.
Penjadwalan bertujuan meminimalkan waktu proses, waktu tunggu
langganan, dan tingkat persediaan, serta penggunaan yang efisien
dari fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan.
Jenis Penjadwalan Operasi

Ada 3 bagian besar jenis penjadwalan operasi, yaitu :


1. Sequencing
2. Input-output control
3. Loading
1.SEQUENCING (Pengurutan pekerjaan)

Menentukan urutan pekerjaan yang harus dilakukan pada setiap pusat kerja.

Sebagai contoh, anggap terdapat 10 pasien yang pada sebuah klinik medis
untuk mendapatkan perawatan.
Dalam urutan seperti apakah mereka seharusnya diperlakukan ?
Haruskah pasien yang pertama dilayani adalah yang datang pertama kali
ataukah pasien yang memerlukan perawatan darurat? Metode pengurutan
memberikan informasi terinci seperti ini. Metode ini dikenal sebagai aturan
prioritas untuk membagikan pekerjaan pusat kerja.
Aturan Prioritas

Aturan Prioritas (priority rule)


Memberikan panduan untuk mengurutkan pekerjaan yang harus
dilakukan. Aturan ini terutama diterapkan untuk fasilitas terfokus-
proses seperti klinik, percetakan, bengkel job shop. Beberapa aturan
prioritas yang paling terkenal akan dibahas. Aturan prioritas mencoba
untuk meminimasi waktu penyelesaian, jumlah pekerjaan dalam
sistem, keterlambatan pekerjaan, dan memaksimasi utilisasi fasilitas.
Aturan prioritas yang terkenal adalah:
1. First Come, First Served (FCFS)
2. Shortest Processing Time (SPT)
3. Longest Processing Time (LPT)
4. Earliest Due Date (EDD)
5. Critical Ratio (CR-Rasio Kritis)

1. First Come, First Served (FCFS)


(yang pertama datang, yang pertama dilayani)
Pekerjaan pertama yang datang di sebuah pusat kerja diproses terlebih dahulu
2. Shortest Processing Time (SPT)
(waktu pemrosesan terpendek)
Pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan terpendek diselesaikan
terlebih dahulu

3. Longest Processing Time (LPT)


(waktu pemrosesan terpanjang)
Pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan lebih panjang diselesaikan
terlebih dahulu

4. Earliest Due Date (EDD)


(batas waktu paling awal)
Pekerjaan dengan batas waktu yang paling awal dikerjakan terlebih
dahulu
Kriteria Penjadwalan
Kriteria penjadwalan dilihat dari hal-hal berikut:
1. Minimasi waktu penyelesaian
Kriteria ini dievaluasi dengan menentukan waktu penyelesaian rata-rata
untuk setiap pekerjaan.
2. Maksimasi utilisasi
Kriteria ini dievaluasi dengan menghitung presentase waktu
digunakannya fasilitas.
3. Minimasi persediaan barang setengah jadi (work-in-process/WIP)
Kriteria ini dievaluasi dengan menentukan jumlah pekerjaan rata-rata
dalam sistem tersebut. Lebih sedikit pekerjaan dalam sistem, maka lebih
rendah persediaan.
4. Minimasi waktu tunggu pelanggan.
Kriteria ini dievaluasi dengan menentukan jumlah keterlambatan rata2.
Evaluasi

 Contoh di bawah membandingkan keempat aturan di atas.


Lima pekerjaan yang berkaitan dengan tugas arsitektur menunggu untuk ditugaskan pada
Ajax, Tarneyand & Banes Architects. Waktu pengerjaan (pemrosesan) mereka dan batas
waktunya diberikan dalam tabel berikut. Urutan pengerjaan sesuai dengan aturan FCFS, SPT,
LPT, EDD akan diterapkan Pekerjaan ditandai dengan huruf sesuai dengan urutan
kedatangannya.

Waktu Pemrosesan Batas Waktu Pekerjaan


Pekerjaan
(Hari) (Hari)
A 6 8
B 2 6
C 8 18
D 3 15
E 9 23
Penyelesaian
1. Urutan FCFS diperlihatkan dalam tabel berikut, yaitu A-B-C-D-E.
Aliran waktu dalam sistem untuk urutan ini menghitung waktu yang
Dihabiskan oleh setiap pekerjaan untuk menunggu ditambah dengan
waktu pengerjaannya.

Urutan Waktu Aliran Batas Waktu Keterlambatan


Pekerjaan pemrosesan Waktu Pekerjaan
A 6 6 8 0
B 2 8 6 2
C 8 16 18 0
D 3 19 15 4
E 9 28 23 5
Jumlah 28 77 11
Aturan FCFS menghasilkan ukuran efektivitas sebagai berikut:

a. Waktu penyelesaian rata-rata


= Jumlah aliran waktu total/Jumlah pekerjaan
= 77 hari/5 = 15,4 hari.

b. Utilisasi = Jumlah waktu proses total/Jumlah aliran waktu total


= 28/77 = 36,40%

c. Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem


= Juml.aliran waktu total/Waktu proses pekerjaan total
= 77 hari/28 hari = 2,75 pekerjaan

d. Keterlambatan pekerjaan rata-rata


= Jumlah hari keterlambatan/Jumlah pekerjaan
= 11/5 = 2,2 hari.
2. Aturan SPT yang diperlihatkan dalam tabel berikut, menghasilkan urutan B-D-
A-C-E.
Urutan dibuat berdasarkan waktu pemrosesan, dengan prioritas tertinggi
diberikan kepada pekerjaan yang paling pendek.
Urutan Waktu Aliran Batas Waktu Keterlambatan
Pekerjaan pemrosesan Waktu Pekerjaan
B 2 2 8 0
D 3 5 15 0
A 6 11 8 3
C 8 19 18 1
E 9 28 23 5
Jumlah 28 65 9
Aturan SPT menghasilkan ukuran efektivitas sebagai berikut:

a. Waktu penyelesaian rata-rata


= Jumlah aliran waktu total/Jumlah pekerjaan
= 65 hari/5 = 13 hari.

b. Utilisasi = Jumlah waktu proses total/Jumlah aliran waktu total


= 28/65 = 43,10%

c. Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem


= Juml.aliran waktu total/Waktu proses pekerjaan total
= 65 hari/28 hari = 2,32 pekerjaan

d. Keterlambatan pekerjaan rata-rata


= Jumlah hari keterlambatan/Jumlah pekerjaan
= 9/5 = 1,8 hari.
3. Aturan LPT yang diperlihatkan dalam tabel berikut, menghasilkan urutan E-C-
A-D-B.
Urutan dibuat berdasarkan waktu pemrosesan, dengan prioritas tertinggi
diberikan kepada pekerjaan yang paling panjang.
Urutan Waktu Aliran Batas Waktu Keterlambatan
Pekerjaan pemrosesan Waktu Pekerjaan
E 9 9 23 0
C 8 17 18 0
A 6 23 8 15
D 3 26 15 11
B 2 28 6 22
Jumlah 28 103 48
Aturan LPT menghasilkan ukuran efektivitas sebagai berikut:

a. Waktu penyelesaian rata-rata


= Jumlah aliran waktu total/Jumlah pekerjaan
= 103 hari/5 = 20,6 hari.

b. Utilisasi = Jumlah waktu proses total/Jumlah aliran waktu total


= 28/103 = 27,20%

c. Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem


= Juml.aliran waktu total/Waktu proses pekerjaan total
= 103 hari/28 hari = 3,68 pekerjaan

d. Keterlambatan pekerjaan rata-rata


= Jumlah hari keterlambatan/Jumlah pekerjaan
= 48/5 = 9,6 hari.
4. Aturan EDD yang diperlihatkan dalam tabel berikut, menghasilkan urutan B-
A-D-C-E
Urutan dibuat berdasarkan waktu pemrosesan, dengan prioritas tertinggi
diberikan kepada pekerjaan dengan batas waktu paling.

Urutan Waktu Aliran Batas Waktu Keterlambatan


Pekerjaan pemrosesan Waktu Pekerjaan
B 2 2 6 0
A 6 8 8 0
D 3 11 15 0
C 8 19 18 1
E 9 28 23 5
Jumlah 28 68 6
Aturan LPT menghasilkan ukuran efektivitas sebagai berikut:

a. Waktu penyelesaian rata-rata


= Jumlah aliran waktu total/Jumlah pekerjaan
= 68 hari/5 = 13,6 hari.

b. Utilisasi = Jumlah waktu proses total/Jumlah aliran waktu total


= 28/68 = 41,20%

c. Jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem


= Juml.aliran waktu total/Waktu proses pekerjaan total
= 68 hari/28 hari = 2,43 pekerjaan

d. Keterlambatan pekerjaan rata-rata


= Jumlah hari keterlambatan/Jumlah pekerjaan
= 6/5 = 1,2 hari.
Rangkuman Hasil

Hasil dari keempat aturan ini diringkas dalam tabel berikut :

Aturan Waktu Utilisasi Jumlah Pekerjaan Keterlambatan


Penyelesaian (%) Rata-rata Dalam Rata-rata
Rata-rata Sistem (hari)
(hari)
FCFS 15,40 36,40 2,75 2,20
SPT 13,00 43,10 2,32 1,80
LPT 13,60 41,20 2,43 1,20
EDD 20,60 27,20 3,68 9,60
Rangkuman Evaluasi
EDD merupakan urutan yang paling tidak efektif. SPT unggul dalam tiga
pengukuran Hal ini merupakan kenyataan yang sesungguhnya dalam dunia nyata.
Tidak ada satu aturan pengurutan pun yang selalu unggul dalam semua kriteria.
Pengalaman menunjukkan hal berikut:

1. SPT biasanya merupakan teknik terbaik untuk meminimasi aliran pekerjaan dan
meminimasi jumlah pekerjaan rata-rata dalam sistem. Kelemahannya adalah
pekerjaan yang memiliki waktu pemrosesan panjang dapat secara terus menerus
tidak dikerjakan.

2. FCFS tidak menghasilkan kinerja yang baik pada hampir semua kriteria.
Bagaimanapun, FCFS memiliki kelebihan karena terlihat adil oleh pelanggan.
Suatu hal yang sangat penting dalam sistem jasa.
3. EDD meminimasi keterlambatan maksimal, yang mungkin perlu untuk pekerjaan
yang memiliki penalti setelah tanggal tertentu. EDD bekerja baik ketika
keterlambatan menjadi sebuah isu.
Rasio Kritis

RASIO KRITIS (CRITICAL RATIO – CR)


merupakan angka indek yang dihitung dengan membagi waktu yang tersisa
hingga batas waktu pekerjaan, dengan waktu pekerjaan tersisa. CR cenderung
memiliki kinerja yang lebih baik daripada FCFS, SPT, LPT, atau LPT pada kriteria
keterlambatan pekerjaan rata-rata.
Rasio Kritis memberikan prioritas pada pekerjaan yang harus dilakukan agar
tetap menepati jadwal.

Bila : CR < 1 , berarti pekerjaan terlambat dari jadwal


CR = 1 , berarti pekerjaan sesuai dengan jadwal
CR > 1 , berarti pekerjaan mendahului jadwal
Rumus Rasio Kritis adalah :

CR = Waktu yang tersisa / Hari kerja yang tersisa


= Batas waktu – tanggal sekarang / waktu pekerjaan yg
tersisa

Contoh:
Hari ini adalah hari ke-25 pada jadwal produksi Zyco Medical Testing
Laboratories. Tiga pekerjaan berada dalam urutan sebagai berikut :
.
PEKERJAAN BATAS WAKTU WAKTU UTK. PEKERJ. SISA

A 30 4
B 28 5
C 27 2

CR dihitung dengan menggunakan rumus CR

PEKERJAAN CR URUTAN PRIORITAS


A (30-25) / 4 = 1,25 3
B (28-25) / 5 = 0,60 1
C (27-25) / 2 = 1,00 2

Pekerjaan B memiliki keterlambatan sehingga harus dipercepat, C tepat waktu,


dan A memiliki waktu luang.
Tugas !

 Sebuah kontraktor di Dallas memiliki enam pekerjaan yang menunggu


untuk diproses. Waktu pemrosesan dan batas waktu diberikan pada tabel di
bawah. Asumsikan bahwa pekerjaan tiba dengan urutan yang ditunjukkan
pada tabel. Tentukan urutan pengolahan sesuai aturan FCFS, SPT, LPT, dan
EDD serta lakukan evaluasi
Waktu Pemrosesan Batas Waktu Pekerjaan
Pekerjaan
(Hari) (Hari)
A 6 22
B 12 14
C 14 30
D 2 18
E 10 25
F 4 34