PERBAIKAN

PROSES
PERENCANAAN
4E
 2 POIN SEBELUM
MERENCANAKAN PERUBAHAN

JELASKAN SASARAN TEMUKAN PENCAPAIAN

Sebelum melakukan perubahan rencana sebaiknya

jelaskan terlebih dahulu mengenai hal-hal yang mesti
dicapai oleh setiap proyek perubahan dan target
waktu pencapain,membuat sasaran target,yang
cocok dengan SMART: yaitu
stretching,measurable,achievable,relevant,dan time-
targeted.
Tentukan rangkaian pencapaian,peristiwa,atau prestasi
yang nantinya akan bergerak menuju sasaran sehingga
dapat dilakukan pengecekan apakah posisi proyek
perubahan ada dijalur yang sudah ditentukan.
 Identifikasi faktor perubahan

Setiap organisasi membutuhkan perubahan. Perubahan tersebut sebagai reaksi terhdap

perubahan dalam lingkungan organisasi tersebut. Untuk melakukan perubahan dalam
organisasi,perlu dilakukan dalam bentuk proses yang berurutan. Demikian juga perubahan
terhadapa perencanaan dapat dilakukan sebagai berikut:

• Perubahan yang terus menerus(preventive

maintenance and kaizen). Perubahan yang
berisiko kecil,kurang intensif tetapi umum
dilakukan.
• Adaptasi. Perubahan yang bersifat
inkremental baik pada masalah ekternal
maupun internal dan berdasarkan tekanan
yang dihadapi
• Reorientasi. Perubahan yang bersifat
investasi dengan ruang lingkup yang fokus
• Rekreasi. Perubahan yang bersifat intensif
dan berisiko
 TUJUAN PERUBAHAN

• Memperbaiki kemampuan organisasi yang ada dan

menyesuaikan diri di perubahan yang ada
dilingkungannya
• Untuk menangani secara efektif tantangan yang timbul
akibat ketatnya persaingan inovasi teknologi,pembaruan
peraturan pemerintah,dan berbagai tekanan sosial.
• Memodifikasi berbagai pola keperilakuan individu atau
kelompok dalam suatu organisasi
 KELOMPOK YANG TERLIBAT DALAM
OPERASI DAN PERBAIKAN PROSES

PELANGGAN (COSTUMER)
KELOMPOK KERJA
Orang yang akan
Orang yang bekerja dalam
menggunakan output secara
proses untuk menghasilkan
langsung atau menggunakan
dan menyerahkan output
output sebagai input dalam
yang diinginkan.
proses kerja mereka.
 KELOMPOK YANG TERLIBAT DALAM
OPERASI DAN PERBAIKAN PROSES

PEMASOK
Orang yang memberikan
input kedalam proses kerja.
PEMILIK
Orang yang bertanggung
jawab untuk operasi dari
proses dan untuk perbaikan
proses itu
 LANGKAH PERBAIKAN
PROSES

• Mendefinisikan masalah
• Identifikasi dan dokumentasi proses
• Mengukur perfomansi
• Memahami masalah
• Mengembangkan dan menguji ide yang
ada
• Implementasi solusi dan evaluasi
1
Mendefinisikan masalah
• Mendefiniskan output
• Mendefiniskan pelanggan
• Definisi kebutuhan pelanggan
• Identifikasi proses yang
menghasilkan output
• Identifikasi pemilik proses
2
Identifikasi dan
dokumentasi proses
• Mengidentifikasi anggota dalam proses
• Memberikan suatu pemahaman bagi anggota
tentang proses yang akan dilakukan
• Mengidentifikasi infisiensi dan langkah yang
tidak diperlukan dalam proses
• Menawarkan suatu kerangka kerja untuk
mendefinisikan pengukuran proses
3
Mengukur perfomansi
• Mengukur perfomansi dimaksudkan untuk
dapat mengkuantifikasikan bagaimana baik
atau jeleknya suatu sistem yang sedang
berjalan, ukuran perfomansi harus diukur dari
konteks ekspetasi pelanggan, dengan
mengacu pada tiga tingkatan yaitu
proses,output,dan outcome.
4
Memahami masalah
• Anggota harus memahami dan mencaritahu
pokok masalah terlebih dahulu sehingga
dapat menilai mengapa bisa terjadi
penyimpangan terhadap sasaran yang telah
ditentukan sebelumnya. Apa yang menjadi
masalah utama,akar penyebabnya,dan
sumber variasi dari proses perubahan itu.
5
Mengembangkan dan
menguji ide yang ada
• Pengembangan ide harus bertujuan langsung
ke akar masalah yang ada di sistem untuk
perbaikan proses. Agar ide-ide yang
ditampung dapat dilihat hasil dan
keefektifannya maka ide-ide itu perlu diuji
terlebih dahulu sebelum diimplementasikan
6
Implementasi solusi dan
evaluasi
• Mengukur dan mengevaluasi efektivitas dari
proses yang diperbaiki. Informasi yang
diperoleh kemudian dijadikan umpan balik
untuk melaksankan proses selanjutnya
sehingga akan diperoleh suatu perbaikan
proses secara terus menerus.
THANKS