Anda di halaman 1dari 42

MENGAMANKAN ASSET

DAN INFRASTRUKTUR

KSP.SP02.028.01
ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA
1 Mempersiapkan 1. Asset dan infrastruktur diinventarisir dan
pengamanan asset dan seluruhnya didokumentasikan.
infrastruktur 2. Dokumen pendukung asset dan
infrastruktur diarsipkan.
2. Melaksanakan 1. Ketentuan dan peraturan tentang asset dan
pengamanan asset dan infrastruktur disusun dan dirumuskan.
infrastruktur 2. Ketentuan dan peraturan tentang
pengamanan, pembelian, penggunaan,
pemeliharaan, penjualan asset dan
infrastruktur ditetapkan dan dilaksanakan.
3. Asset dan infrastruktur yang materiil
dilindungi.
4. Potensi dan dampak dari kejadian luar
biasa terhadap asset dan infrastruktur
diidentifikasi dan diselesaikan.
5. Pelaksanaan pengamanan asset dan
infrastruktur dievaluasi.
3. Melaporkan hasil kegiatan 1. Format laporan disiapkan.
pengamanan asset dan 2. Laporan hasil kegiatan pengamanan asset
infrastruktur. dan infrastruktur dibuat dan dilaporkan.
Pengertian Aset dan Infrastruktur

 ASSET
adalah total harta kekayaan yang dikuasai penuh oleh KSP/
KSPPS

 INFRASTRUKTUR
adalah seluruh sistem yang dimiliki KSP/KSPPS

SEBAGAI BADAN HUKUM, KEPEMILIKAN ASET HARUS


DIATASNAMAKAN KOPERASI, BUKAN PERSEORANGAN

3
I
MEMPERSIAPKAN PENGAMANAN
ASSET DAN INFRASTRUKTUR

4
1.1 Asset dan infrastruktur diinventarisir dan seluruhnya
didokumentasikan

Aset Lancar Aset Tdk Lancar


Kas
Investasi Jangka Panjang
Penempatan Dana pada Bank
atau KSP Sekunder Aset Tetap
Surat Berharga yang dapat • Tanah
dicairkan setiap saat • Bangunan
• Kendaraan
Pinjaman Diberikan • Inv & Peralatan Ktr
Penyisihan Pinjaman Tak
Tertagih (PPAP) Akm Penyst Aset Tetap
Perlengkapan
Aset Tidak Berwujud
Pajak dimuka
Akumulasi Amortisasi Aset Tidak
Biaya Dimuka Berwujud

Pendapatan yg masih harus Aset Tidak Lancar Lain


diterima
1.2 Dokumen pendukung asset dan infrastruktur
diarsipkan

Dokumen asset dan infrastruktur Koperasi Simpan Pinjam


yang telah di-inventarisir dan mendapat telaahan atas
keabsahan dari pengamanan dokumen pendukung, secara
sistemik harus disimpan pada filling cabinet dan atau
brankas khusus untuk surat-surat berharga.
INFRASTRUKTUR  DIDISKUSIKAN
No Jenis Infrastruktur Dokumen Nilai Perolehan Umur Ekonomis Cara Pengamanan

7
No. Aset Lancar Dokumen Aset Tidak Lancar Dokumen

1 Kas - Rincian Kas Investasi Jangka - Bukti


- Buku Harian Kas Panjang Penyertaan
Modal
2 Penempatan Dana - Buku Tabungan Tanah - Kuitansi & AJB
pada Bank atau KSP - Rekening Koran - Sertifikat Tanah
Sekunder - SPPT PBB
3 Surat Berharga yang - Bilyet Giro Bangunan - IMB
dapat dicairkan setiap - Polis
saat
4 Pinjaman Diberikan - Berkas Pinjaman Kendaraan - BPKB
- Agunan - Faktur
5 Penyisihan Pinjaman - Bukti Memorial Inv & Peralatan Ktr - Nota / Kuitansi
Tak Tertagih (PPAP) - Kartu Garansi
6 Perlengkapan - Kuitansi Akm Penyst Aset - Bukti Memorial
- Nota Tetap - Daftar + Penyst
7 Pajak dimuka - Bukti Setor Aset Tidak - Sertifikat Hak
Berwujud Cipta
8 Biaya Dimuka - Kuitansi Akumulasi - Bukti Memorial
- Surat Perjanjian Amortisasi Aset
Tidak Berwujud
9 Pendapatan yg masih - Bukti Memorial Aset Tidak Lancar Dokumen yg terkait
8
harus diterima Lain
II
MELAKSANAKAN PENGAMANAN
ASSET DAN INFRASTRUKTUR

9
2.1 Ketentuan dan peraturan tentang asset dan
infrastruktur disusun dan dirumuskan

1) UU No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian


2) PP No.9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan Usaha Simpan
Pinjam oleh Koperasi.
3) UU No. 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-
Pokok Agraria
4) Peraturan Menteri Agraria
5) Permenkop dan UKM No. 13 tahun 2015 ttg akuntansi USP
6) Permenkop dan UKM No. 14 tahun 2015 ttg akuntansi
USPPS
7) Permenkop dan UKM No. 15 tahun 2015 ttg kegiatan USP
8) Permenkop dan UKM No. 16 tahun 2015 ttg kegiatan
USPPS
9) Permen Kop & UKM No. 19 tahun 2015 ttg Rapat Anggota
10) Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga KSP/KSPPS
11) Peraturan Khusus lain yang berlaku di masing-masing KSP
/ KSPPS.
Peraturan Khusus tentang Pengamanan Aset dan Infrastruktur
mengatur tentang :

1. Pengendalian Kas dan Penempatan Dana


2. Pengamanan pinjaman diberikan
3. Pengamanan aset tak berwujud
4. Pengamanan aset tetap yang bersifat materiil
5. Ketentuan penyusutan
6. Ketentuan aset lainnya

Selain ketentuan pengamanan tersebut diatas, peraturan khusus


juga mengatur tentang pembelian, penggunaan, pemeliharaan,
penjualan aset dan infrastruktur
2.2 Ketentuan dan peraturan tentang pengamanan,
pembelian, penggunaan, pemeliharaan, penjualan asset
dan infrastruktur ditetapkan dan dilaksanakan.

Kewenangan penetapan peraturan khusus koperasi jasa


keuangan berada pada pengurus, sedangkan pelaksanaan yang
terkait dengan pengelolaan jasa keuangan sepenuhnya
diserahkan kepada ”PENGELOLA”.

Persoalannya bagaimana caranya melaksanakan produk hukum


yang terkait dengan pengamanan, pembelian, penggunaan,
pemeliharaan, penjualan aset dan infrastruktur pada koperasi
jasa keuangan ? Disinilah tugas seorang manager dituntut
mampu memainkan perannya, sehingga lembaga yang
ditanganinya tetap berada dalam posisi yang eksis.
CONTOH PENGAMANAN

1. ASET LANCAR
A. KAS
1. Kas merupakan asset yang paling likuid dan mudah
dipindah tangankan, sehingga menjadi incaran tindak
kecurangan/kejahatan. Sehingga diperlukan
pengamanan yang lebih hati-hati.
2. Kas harus dijaga kecukupannya. Jangan kurang atau
berlebihan disesuaikan dengan kebutuhan KSP yang
tertuang pada Peraturan Khusus tentang saldo
minimum kas. Kas yang lebih harus disetor ke rekening
KSP di Bank. Kas utk Teller dan Kas Kecil ditaruh dalam
Cash Box dan disertai dengan Laporan Saldo Kas.
Cash Box disimpan dalam brankas.
3. Pemegang kunci dan pemegang nomor kombinasi
brankas, harus dilakukan oleh dua orang yang berbeda
(ada dual kontrol). Pembukaan dan penutupan brankas
perlu dicatat pada buku.
A. KAS
4. Uang tunai yang disimpan di kantor KSP dan Kas dalam
perjalanan (cash in transit) yang jumlahnya relatip besar
sebaiknya ditutup asuransi kerugian.
5. Uang tunai perlu diperiksa dengan alat pendeteksi uang
palsu.
6. Secara periodik atau secara mendadak perlu dilakukan
Cash Opname, untuk mencocokan Laporan Uang Tunai
dengan fisik kasnya.
7. Pengamanan yg dilakukan tidak boleh bertentangan dg
Peraturan khusus.
B. BANK
1. Buku Tabungan atau Buku Check harus disimpan
secara baik pada laci yang terkunci.
2. Suku Bunga Tabungan di Bank masih berada pada
batas yang dijamin oleh Lembaga Penjaminan
Simpanan (LPS). Bila bunga > dari sk bunga
penjaminan, maka simpanan < Rp 2 Miliar di Bank tidak
akan dijamin LPS.
3. Jumlah bunga tabungan yang diterima dari Bank harus
lebih besar dari Biaya Administrasi Bank (bila tidak lama
kelamaan simpanan akan habis dipotong biaya adm
bank.
4. Rekening Bank, harus atas nama Koperasi
5. Pengambilan uang di Bank sebaiknya dilakukan oleh
dua orang (ada dual control).
6. Saldo Bank yang ada pada catatan KSP setiap akhir
bulan dicocokan dengan Buku Tabungan Bank atau
Rekening Koran dari bank.
C. PINJAMAN / PEMBIAYAAN YANG DIBERIKAN :

1. Pinjaman yang diberikan adalah sejumlah uang yang


dipinjamkan kepada peminjam dengan syarat tertentu
mencakup : jumlah pinjaman, jangka waktu, cara
pengembalian, beban bunga atau jasa yang menjadi hak
KSP yang harus ditanggung peminjam.
2. Manajer KSP harus mampu melaksanakan
pengendalian terhadap kebijakan dan prosedur
pemberian pinjaman, yaitu sejak permohonan, analisa,
keputusan, kontrak pinjaman, pengikatan jaminan,
penyimpanan dokumen pinjaman dan jaminan,
penarikan pinjaman, pencatatan pinjaman, penagihan
pinjaman tidak lancar/macet, penghapusan sampai
dengan monitoring.
C. PINJAMAN / PEMBIAYAAN YANG DIBERIKAN :
3. Kontrak Pinjaman harus mencakup seluruh hal yang
diperjanjikan.
4. Jaminan merupakan pengaman asset (pinjaman) KSP,
yang perlu diamankan dan dilindungi dengan asuransi.
5. Dokumen asli Kontrak Pinjaman, Pengikatan Jaminan
dan Dokumen Jaminan harus disimpan pada filling
cabinet tahan api.
6. Seluruh Pinjaman yang diberikan, Pembayaran
Angsuran dan perhitungan dan pembayaran bunga
semua harus dicatat dengan baik.
C. PINJAMAN / PEMBIAYAAN YANG DIBERIKAN
( lanjutan ) :

7. Tunggakan (angsuran pokok dan bunga)


dikelompokkan berdasarkan usia tunggakan dan
tanggal jatuh tempo pinjaman, karena tunggakan harus
dapat diketahui dengan cepat, agar dapat segera
dilakukan penagihan / kunjungan usaha. Kunjungan
untuk penagihan perlu dicatat, karena ini merupakan
salah satu langkah pengamanan asset pinjaman.

8. Peminjam perlu ditutup Asuransi Jiwa Kredit, untuk


menutup risiko meninggalnya peminjam sebelum
pinjamannya lunas. Biaya Asuransi dapat ditanggung
KSP atau peminjam, yaitu disesuaikan dengan
peraturan khusus KSP.
D. BEBAN / BIAYA DIBAYAR DIMUKA :

1. Beban / biaya dibayar di muka harus dicatat secara


baik.
2. Beban / biaya dibayar dimuka harus dibukukan sebagai
biaya setelah masanya terlewati.
2. PENYERTAAN

A. PADA KOPERASI SEKUNDER :


1. Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib pada
Koperasi Sekunder dicatat secara baik.

2. Secara periodik (minimal satu tahun sekali)


dilakukan konfirmasi kepada Koperasi Sekunder
tersebut untuk mencocokan saldo Simpanan Pokok
dan Simpanan Wajib yang dimiliki.
2. PENYERTAAN (lanjutan)

B. DALAM BENTUK SURAT BERHARGA :

1. Seluruh Surat Berharga yang dimiliki harus dicatat


secara benar.
2. Harga pasar dari surat berharga yang dimiliki dipantau
agar tidak terjadi kerugian.
3. Dokumen asli surat berharga disimpan pada filling
cabinet tahan api.
4. Pengambilan dan penyimpanan dokumen surat berharga
dilakukan dengan dual control.
3. ASET TIDAK LANCAR
1. Pembelian harus dianggarkan, dgn mencantumkan : jenis
aktiva yang akan dibeli, tujuan pembelian, tafsiran harga dan
manfaat yang diperoleh, dan sumber dana untuk membiayai
pembelian tersebut.
2. Pembelian harus mendapat otoritas dari yang pejabat yang
berwenang.
3. Pembelian harus mengambil penawaran bebas untuk
mendapat harga yang kompetitif dan kualitas baik.
4. Pembelian yang jumlahnya besar sebaiknya membentuk
panitia atau tim yang bertanggung jawab kepada pengurus
5. Dalam hal pembelian Tanah dan Kendaraan, maka harus
diatas namakan Koperasi, bukan Penguru, Pengawas atau
pengelola
3. ASET TIDAK LANCAR (lanjutan)
e. Pengurus harus menetapkan kebijakan penggunaan dan
pemeliharaan aktiva tetap, serta bagaimana perlakuan
terhadap beban biaya.
f. Kapitalisasi pengeluaran. Pengurus harus menetapkan
besarnya pengeluaran aktiva tetap yang pantas dikapitalisasi
sebagai penambah harga pembelian aktiva tetap. Misal
pembelian aktiva tetap di atas Rp 1.000.000,- diakui sebagai
aktiva tetap.
g. Kebijakan penjualan dan penghapusan aktiva tetap yang
tidak bermanfaat lagi, mencakup : penetapan kriteria,
prosedur penjualan, penghapusan dan pemusnahan.
h. Kebijakan pengamanan aktiva tetap perlu dibuat jadual yang
akurat, untuk mengecek kondisi aktiva tetap sehingga dapat
diketahui kualitas dan masa manfaat masing2 jenis aktiva
tetap dimaksud.
4. ASET LAIN-LAIN

A. BIAYA PENDIRIAN
Biaya pendirian KSP harus dicatat dan diamortisasi
sesuai dengan masa maanfaatnya.

B. BIAYA PEMBANGUNAN DALAM PROSES


Biaya pembangunan dalam proses harus dicatat
dan dimonitor agar tidak melebihi budgetnya.
Setelah pembangunan selesai harus dibukukan ke
dalam Biaya Gedung.
4. ASET LAIN-LAIN (lanjutan)

C. SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Misalnya :
1) Program Akuntansi yang on line, Harga perolehannya
dicatat dan diamortisasikan.
2) Penggunaan sistem dengan password dan dengan dual
control (ada petugas otorisasi)
3) Perlu dilakukan back up sistem secara periodik. Back
up disimpan pada gedung terpisah.
4) Peralatan disimpan di tempat yang bersih,aman dan
dapat dikunci.
5) Ada Vendor yang ditunjuk bila sewaktu-waktu ada
kerusakan sistem.
Contoh Peraturan dan Kebijakan Pengadaan dan Pengamanan
Aktiva Tetap berupa Barang Inventaris
Contoh tabel daftar inventaris
KSP ABC
Daftar Harta Tetap
31 Desember 2009
No Jenis Umur Jenis Hrg Nilai Penyu Nilai Jenis Penang Kete
Aset Eko- Penyus Pero Residu sutan Buku Penga gung rangan
nomis utan lehan manan Jawab

1 Kijang 8 th Garis 180. 20 40 120 Ass AR MGR Belum


B 888 Lurus dilaku
kan
sesuai
ketentu
an yg
berlaku
2 Motor 4 th Garis 18 1 Ass MGR
Lurus TLO
2.3 Asset dan infrastruktur yang materiil dilindungi
Perlengkapan Pengamanan
1) Brankas
2) Filling Cabinet
3) Filling Cabinet tahan api (fire proof)
4) Peralatan proteksi (misal pemadam kebakaran)
5) Asuransi kerugian, asuransi jiwa kredit
6) Komputer, printer, alat tulis kantor, dll.
2.4 Potensi dan dampak dari kejadian yang luar biasa
terhadap asset dan infrastruktur diidentifikasi
dan diselesaikan

“jika aktiva tetap milik KSP / KSPPS mengalami kejadian di


luar kontrol manajemen yang mengakibatkan adanya
kerugian, maka seorang manager harus mampu melakukan
identifikasi sekaligus menyelesaikan permasalahannya sesuai
dengan tingkat kejadiannya”

Contoh kasus :
 kendaraan kantor tabrakan, tingkat kesalahan ada pada driver
koperasi jasa keuangan, bagaimana cara menyelesaikannya ?

 infrastruktur yang terkait dengan sistem akuntansi terjadi trouble,


di sisi lain pelayanan memerlukan percepatan, bagaimana cara
mengatasinya?
2.5 Pelaksanaan pengamanan asset dan
infrastruktur dievaluasi

Evaluasi Pengamanan

Evaluasi Pengadaan

Evaluasi Penggunaan & Pemeliharaan

Evaluasi Penjualan

Stok Opname
ASPEK KRITIS
(kondisi kerja yang perlu diperhatikan)

1. Force Majeur (Kebakaran, Kecurian)


2. Kecurangan (oleh SDM / Peminjam / Pihak
ketiga)

32
III
MELAPORKAN HASIL KEGIATAN
PENGAMANAN ASSET DAN
INFRASTRUKTUR

33
3.1 FORMAT LAPORAN
Secara umum yang bertanggung jawab terhadap
pengamanan asset dan infrastruktur sd pelaporan adalah
Manajer. Maka setelah melakukan pengamanan, Manajer
melaporkan kepada Pengurus/General Manajer dengan
Memo yang memuat rekomendasi.
Hasil pelaksanaan mengamankan asset dan infrastruktur
dilaporkan dengan menggunakan :
a. Form Laporan Evaluasi
b. Form Laporan Hasil Kegiatan Berkala

34
3.2 LAPORAN KEGIATAN PENGAMANAN ASSET DAN
INFRASTRUKTUR
1) Pelaporan
2) Menyusun Pelaporan
3) Bertanggung jawab terhadap hasil
pelaksanaan
Laporan mempunyai fungsi :
a. Informasi
b. Pengawasan
c. Pengambil keputusan
d. Pertanggung jawaban

Syarat-syarat Laporan :
a. Isi harus terperinci dan jelas.
b. Harus mengandung data dan fakta
serta informasi yang diperlukan.
c. Isi laporan tidak boleh berbelit-belit,
harus ringkas dan padat.
Jenis Laporan :
a. Menurut Isinya :
- Laporan Informatif
- Laporan Rekomendasi
- Laporan Analitis
- Laporan Pertanggung Jawaban
- Laporan Kelayakan

b. Menurut Bentuknya :
- Laporan berbentuk Memo
- Laporan berbentuk Surat
- Laporan berbentuk Naskah
Kriteria Laporan Efektif :

a. Mudah dimengerti dan dipahami penerima


laporan.
b. Mampu menguraikan masalah dan analisanya
jelas bagi pembaca laporan.
c. Mampu menyajikan permasalahan secara logis,
konsisten dan sistematis
d. Persuasif, yaitu mampu mendorong pembaca
untuk memberikan perhatian dan mengambil
keputusan sesuai dengan yang dikehendaki
pembuat laporan.
e. Meyakinkan, yaitu berdasarkan pada data dan
informasi yang dapat diandalkan.
a) Menyusun persiapan penulisan Laporan :
yaitu menyiapkan bahan berupa data, fakta,
sarana pendukung seperti peralatan ATK
(komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner,
dll)

b) Menyusun sistematika Laporan dengan


membuat struktur laporan :
 Pendahuluan
 Isi Laporan
 Uraian/Analysis
 Penutup/Saran
c) Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung
jawaban. Misalnya rincian kegiatan secara
kronologis beserta biaya yang sudah dikeluarkan
dengan menunjukkan nomor- nomor tanda bukti
pengeluaran bila diperlukan.
d) Membuat evaluasi (bila ada)
e) Menyusun penutup/rekomendasi
Pengelola KSP/KSPPS bertanggung jawab terhadap
pengamanan Asset dan Infrastruktur, dalam bentuk
:
Laporan evaluasi yang akurat
Laporan hasil kegiatan secara berkala dan tepat waktu