MANAJEMEN PERKANTORAN

OLEH

1. EMANUEL Y. FAYMAU
2. FREDDRIK D. BELLY
3. HELSI F. NDUN
4. JUNIOR B.O LAWOTAN
5. MARIA M. TAWU
6. VENIRANDA M. BAY
7. DANIEL U.L KARAHA NJARA
Pengertian arsip dan kearsipan
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai
sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai
intinya arsip adalah himpunan lembaran
lembaran tulisan.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa

Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing.
File adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya .
 Jenis – Jenis arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut :
1. Arsip menurut subyek atau isinya
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya
3. Arsip menurut nilai gunanya
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
5. Arsip Menurut Fungsinya
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya
7. Arsip Menurut Keasliannya
 Ada 4 golongan arsip, yaitu:
1. Arsip vital
2. Arsip penting
3. Arsip berguna
4. Arsip tidak berguna
Adapun Siklus hidup arsip ,yaitu :
1. Tahap penciptaan
2. Tahap penggunaan
3. Tahap penyimpanan aktif
4. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan
inaktif
5. Tahap pemusnahan atau pemindahan
menjadi arsip historis
dalam penataan arsip dibutuhkan beberapa
peralatan, diataranya sebagai berikut :

Folder (sampul arsip), Guide , Tab, Filling

cabinet, Hang map, Schnelchecter , Folder,
Tickler, Order, Letter tray, Safe keeping , Rak
buku (lemarika terbuka), Lemari arsip, Visible
record cabinet, Compact rolling shelving (rool-o-
pact/lemari geser), Rotary filling system,
Mobiplan Filling system , Vertical plan filling
system, Dataplan tary filling system (kardek),
Retrix, Memory writer (mesin tik elektronik),
Microfilm, dan komputer
Sistem Kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang
teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk
menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip
tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

Pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima)

macam yaitu sebagai berikut:
1. Sistem Abjad
2. Sistem subjek
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Tanggal
 Kearsipan (surat – menyurat)
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan
informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat
oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik
atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi .
Namun, pada intinya terdapat tiga tujuan menulis
surat, yaitu sebagai berikut :
1.Memberitahu atau menyampaikan informasi,
penjelasan kepada pihak lain
2.Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan
kepada pihak lain
3.Memperlancar arus informasi, sehingga informasi
yang diterima jelas dan tidak salah
pengertian.
 Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis
surat agar dapat menulis surat dengan baik adalah :
a. Memahami prosedur surat-menyurat
b. Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
c. Memahami teknik penulisan surat yang baik
d. Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-
menyurat
e. Memahami posisi penulis dan penerima surat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor,

surat berfungsi sebagai berikut :
a. Tanda bukti tertulis
b. Pedoman
c. Alat pengingat atau berfikir
d.Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau
organisasi pengirim surat

Penggolongan Surat
penggolongan surat dapat dibedakan
berdasarkan :
a. Menurut wujud surat
b. Menurut sifat isinya
c. Menurut keamanan isinya
d. Menurut proses penyelesaiannya
e. Menurut kegiatan
f. Menurut sasaran yang dituju
 Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan
serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor
pada luas lantai ruangan kantor yang
tersedia,untuk memberikan sarana bagi pekerja.
Tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua
macam yaitu :
1. Ruang kantor terbuka (open plan offices)
2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices)
Apabila ditinjau dari lingkup ruang kantor maka
dapat dibagi sebagai berikut
1. Tata ruang pribadi (private office)
2. Tata ruang antar bagian
 Lingkungan Kerja Kantor
Faktor - faktor yang termasuk dalam lingkungan
kerja kantor diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Cahaya/Penerangan
2. Warna
3. Udara
4. Bunyi/Suara
5. Musik
 SEKIAN
DAN
TERIMA KASIH