Teknik Dokumentasi dan Pengembangan

Sistem
Dosen Pembimbing : Ingrid Panjaitan.SE.,M.Sc.,Ak.,CA

Disusun oleh :
Reformis Apriman Ndruru 1734030007
Nita Rumantir 1734030018
 Dokumentasi (documentation)
menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk
siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan
bagaimana entri data, pengolahan data,
penyimpanan data, output informasi, dan
sistem pengedalian. Dokumentasi meliputi
bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram
dan materi tertulis lainnya yang menjelaskan
bagaimana sistem bekerja.
 Diagram Arus Data

Diagram Arus Data (DFD-data flow diagram) menjelaskan arus data dalam
organisasi secara gratis. Diagram ini menggunakan empat simbol untuk mempresentasikan
empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan
penyimpanan data.
• Sumber data (data source) dan tujuan data (data destination) adalah entitas
yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem.
Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan.
• Arus data (data flow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan,
sumber, dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber
atau tujuan harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk
menunjukkan data apa yang mengalir. Satu-satunya pengecualian adalah arus data
antara proses dan penyimpanan data.
• Proses, (processes) mempresentasikan transformasi data.
• Penyimpanan data, (data store) adalah tempat data disimpan. DFD tidak
menunjukkan media penyimpanan fisik (seperti peyedia atau kertas) yang
digunakan untuk menyimpan data.
 4 Simbol dalam DAD

Simbol Nama Penjelasan

Sumber dan tujuan data Orang dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari
sistem yang diwakili oleh kotak persegi. Tujuan data juga disebut sebagai
data sinks.

Arus data Arus data kedalam atau keluar proses disajikan oleh garis lengkung atau
garis lurus dengan panah.

Proses-proses transformasi Proses yang menstrasformasiksn data dari input ke output diwakili oleh
lingkaran. Sering kali disebut sebagai gelembung (bubbles).

Penyimpanan data Penyimpanan data diwakili oleh dua garis horizontal.

Pengendalian Internal Pengendalian internal diberi nomor dan dijelaskan dalam tabel
pendamping.
 Pedoman Menggambar DAD

1. Memahami sistem.
2. Mengabaikan aspek tertetu dari sistem.
3. Menentukan Batasan sistem.
4. Mengembangkan diagram konteks.
5. Mengidentifikasi arus data.
6. Mengelompokkan arus data.
7. Mengidentifikasi proses transformasi.
8. Mengelompokkan Proses transformasi.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
 Bagan Alir

Bagan Alir adalah Teknik analisis yang menggunakan seperangkat

simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari
Sistem Informasi secara jelas, ringkas dan logis. Bagan alir
menggunakan simbol-simbol untuk mendiskripsikan prosedur
pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan dan arus data yang
melalui sistem. Sebagian besar Bagan Alir digambarkan menggunakan
program perangkat lunak seperti Vision, Microsoft Word, Microsoft
Ecxel, atau Microsoft PowerPoint.

Simbol Bagan Alir dibagi menjadi

empat kategori yaitu:

 Simbol Input/Output menunjukan Input ke atau

Output dari Sistem
 Simbol Pemrosesan menunjukan pengelolaan data,
baik secara elektronik atau dengan tangan
 Simbol Penyimpanan menunjukan tempat data
disimpan
 Simbol arus dan Lain-lain
 1. Simbol Input/Output
o Dokumen
o Berbagai Salinan dokumen kertas
o Output elektronik
o Entri data elektronik
o Alat input dan output elektronik
2. Simbol Pemrosesan
o Pemrosesan computer
o Operasi manual
3. Simbol Penyimpanan
o Database
o Pita Magnetis
o File dokumen kertas
o Jurnal/buku besar
4. Simbol Arus dan Lain-lain
o Arus dokumen atau pemrosesan
o Hubungan komunikasi
o Konektor dalam halaman
o Terminal
o Keputusan
o Anotasi (catatan tambahan)
Jenis-jenis Bagan Alir

a. Bagan Alir Dokumen (document flowchart) adalah mengilustrasikan arus data dan
dokumen diantara Area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.
b. Bagan Alir Sistem (system flowchart) adalah menggambarkan hubungan antara Input,
pemrosesan, penyimpanan, dan Output sistem.
c. Bagan Alir Program (program flowchart) adalah mengilustrasikan urutan operasi logis
yang dilakukan oleh komputer yang melakukan proses.
 Diagram Proses Bisnis

Diagram Proses Bisnis (DPB-Business

Pedoman untuk mempersiapkan
Process Diagram) adalah cara visual untuk
menjelaskan Langkah-langkah atau aktivitas
Diagram Proses Bisnis:
yang berbeda dalam proses bisnis.
 Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis
Contohnya, ada banyak aktivitas dalam
sirklus pendapatan. Diantaranya adalah  Mengabaikan komponen-komponen tertentu
penerimaan pesanan atau pengecek kredit  Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukan
pelanggan, memvesifikas ketersediaan
persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan  Mengelola bagan alir
pesanan pelanggan. Seperti halnya, ada  Memasukan setiap proses bisnis
berbagai aktivitas yang terlibat dalam sirklus
 Menggambar sketsa kasar DPB
pengeluaran. Diantaranya adalah pengiriman
barang yang dipesan, penagihan pelanggan,  Menggambar salinan final DPB
dan mengumpulakan pembayaran
pelanggan. Semua aktivitas ditunjukan pada
DPB untuk memberikan gambaran yang
lebih mudah kepada pembaca mengenai
gambaran yang terjadi dalam proses bisnis.
PROSES PENGEMBANGAN 1. Sirklus Hidup Pengembangan Sistem
SISTEM Sirklus hidup pengembangan sistem adalah sebuah proses lima langkah yang
digunakan untuk mendesain dan mengimplementasikan sebuah sistem baru.
a. Analisis Sistem

Analisis Sistem (systems analisis) adalah langkah pertama dimana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan, atau
memodifikasi sebuah sisitem yang dikumpulkan. Agar penggunaan sumber daya terbatas menjadi lebih baik, permintaan
pemgembangan dipindai dan diprioritaskan.

b. Desain Konseptual

Desain konseptual (conceptual design) adalah langkah kedua dimana para analisis memutuskan bagaimana mencapai kebutuhan
pengguna, mengidentifikasi dan mengevaluasi altematif desain, serta mengembangkan spesikasi mendetail bagi apa yang dicapai
sistem tersebut dikendalikan.

c. Desain Fisik

Desain fisik (physical design) adalah persyaratan desain konseptual yang luas dan beriorientasi pengguna diterjemahkan kedalam
spesifikasi mendetail yang digunakan untuk mengkode dan mengiji perangkat lunak, mendesain input/output, membuat file/database,
mengembangkan prosedur, dan mengimplementasikan pengendalian.

d. Implementasi dan Konversi

Impelmentasi dan konversi (implementation and conversion) adalah dimana perusahaan mempekerjakan dan melatih para pegawai,
menguji dan memodifikasi prosedur, menetapkan standar dan pengendalian, melengkapi dokumentasi, berpindah ke sistem baru,
mendeteksi dan mengoreksi defisiensi desain.

e. Operasi dan pemeliharaan

Operasi dan pemeliharaan (operations and maintenance) adalah dimana sistem secara periodik ditinjau dan dimodifikasi serta
peningkatan yang perlu dibuat.
 2. Merencana Pengembangan Sistem

Dua rencana pengembangan sistem yang diperlukan:

a. Rencana Pengembangan Proyek. Yang merupakan dokumen yang menunjukan kebutuhan proyek
(orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan keuangan), sebuah analisis biaya manfaat, serta
bagaimana sebuah proyek akan diselesaikan (modul atau tugas untuk dijalankan, siapa yang akan
menjalankannya, dan waktu penyelasaiannya).
b. Rencana Induk. Yang menjelaskan sistem tersebut berisi apa saja, bagaimana sebuah sistem akan
dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan
akan diperoleh, status Proyek-proyek dalam proses, prioritas proyek yang direncanakan, dan
krikteria prioritas.
3. Analisis Kelayakan
Ada lima aspek yang dipertimbangkan dalam studi kelayakan:
a. Kelayakan Ekonomi (economic feasibility).

Menentukan apakah menfaat sistem mendukung waktu, uang, dan sumber daya yang diperlukan untuk
melaksnakannya.

b. Kelayakan Teknis (technical feasibility).

Menentukan apakah sistem yang diajukan dapat dikembangkan dengan teknologi yang tersediah.

3. Kelayakan Hukum.

Menentukan sistem yang diajukan akan mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang
berlaku, regulasi bagian administratif, dengan kewajiban krontraktual.

d. Kelayakan Operasional.

Menentukan apakah organisasi memiliki akses ke Orang-orang yang dapat mendesain,

mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan
sistem tersebut.
 4. Aspek Perilaku

a. Mengapa Masalah Perilaku Terjadi

- Ketakutan b. Bagaiman Orang-orang Menentang

- Dukungan manajemen puncak Perubahan
- Pengalaman dengan perubahan
sebelumnya - Agresi
- Komunikasi - Proyeksi
- Sifat perubahan yang mengganggu - Penghindaran
- Cara perubahan diperkenalkan
- Bias dan emosi
- Karakter dan latar belakang pribadi

c. Mencegah Masalah Perilaku

- Memperoleh dukungan manajemen
- Memenuhi kebutuhan pengguna
- Melibatkan pengguna
- Menghilangkan ketakutan dan menekan
Peluang-peluang baru
- Menghindari emosionalisme
- Memberikan pelatihan
- Memeriksa ulang evaluasi kinerja
- Menjalin lini komunikasi yang terbuka
d. Analisis Sistem
Ketika sebuah sitem baru atau
peningkatan sistem dibutuhkan, semua
permintaan untuk pengembangan sistem
(request for system development) sebuah
permintaan tertulis untuk sebuah sistem
baru atau peningkatan sistem yang
menjelaskan masalah-masalah sistem saat
ini, alasan untuk perubahan, serta tujuan,
manfaat, dan biaya sistem yang diajukan.
 Langkah dan Tujuan
1.
Penyelidi Bertujuan untuk menyelidik setiap aktivitas pengembangan untuk
kan menjelaskan masalah guna diselesaikan.
Awal.

2. Survei Bertujuan mempelajari sistem saat ini untuk mendapatkan

sistem. pemahaman menyeluruh mengenai bagaimana ia bekerja.

3. Study
kelayaka Bertujuan mengembangkan sebuah analisis kelayakan yang lebih
n. menyeluruh, terutama terkait biaya dan manfaat ekonomi.

4. Kebutuhan
informasi dan
persyaratan
Bertujuan mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna.
sistem.

5. Laporan
analisis
sistem. Bertujuan menyediakan manajemen dengan temuan-temuan
fase analisis.
 Kasus/praktikum SIA
1. Tujuan sistem penjualan
 Mencatat order penjualan dengan tepat dan akurat
 Untuk memverifikasi konsumen
 Untuk mengirim produk dan memberikan jasa dengan tepat waktu
 Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
 Untuk mencatat dan mengelompokan penerimaan kas dengan tepat dan akurat
 Untuk memposting penjualan
 Untuk menjaga keamanan produk
 Untuk menjaga keamanan kas perusahaan

2. Input sistem penjualan

 Order konsumen
 Order penjualan
 Order acknowledgment
 Picking list
 Picking slip
 Billing of ladding
 Shipping notice
 Deposit slip
 Memo kredit
 Aplikasi kredit
TERIMAKASIH