OTOMATISASI TATA KELOLA

SARANA DAN PRASARANA

KELAS XII

TAHUN PELAJARAN 2019/2020

SMK NEGERI 2 PURWOREJO
 PETA KONSEP

3
1 2 Penerimaan, 4 5
Perencanaan Inventarisasi Pemanfaatan
Pengadaan Penyimpanan,
Kebutuhan
Sarpras Penyaluran Sarpras Sarpras
Sarpras Sarpras

6 8
7 9
Pengamanan, Penyimpanan
Penghapusan Evaluasi
Pemeliharaan Dokumen
Sarpras Sarpras Sarpras
Sarpras
 Pengertian Sarana dan Prasarana

Sarana
Menurut KBBI, Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Sarana lebih
ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer, meja,
telepon, dsb.

Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan,
proyek). Prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak
bergerak seperti gedung, ruang, tanah.
 1
Perencanaan
KOMPETENSI DASAR
Kebutuhan 3.1 Menganalisis perencanaan kebutuhan
Sarpras
sarana dan prasarana
4.1 Membuat perencanaan kebutuhan
sarana dan prasarana
1. Perencanaan Sarana Prasarana

Analisa Perencanaan Kebutuhan Sarpras

Jenis Analisa Kebutuhan Sarpras

Manfaat Perencanaan Sarpras

Pengusulan Sarpras

Formulir Rencana Kebutuhan Sarpras

 A. Analisa Perencanaan Kebutuhan

Perencanaan adalah Hal-hal yang harus diperhatikan dalam

proses penentuan tujuan/ analisa perencanaan kebutuhan:
sasaran yang hendak 1. Klasifikasi alat/sarpras yang dibutuhkan
dicapai dan menetapkan 2. Spesfisikasi alat/sarpras
jalan dan sumber-sumber 3. Dimana lokasi alat/sarpras akan digunakan
yang diperlukan untuk 4. Siapa yang akan menggunakan alat
mencapai tujuan tersebut 5. Kapan alat/sarpras akan digunakan
seefesien dan seefektif 6. Berapa jumlah/volumenya.
mungkin.
(Roger A Kauffman)
 B. Jenis Analisa Kebutuhan
Analisa Kebutuhan Kualitatif
1) Sarana/perlengkapan apa saja
yang masih ada?
2) Bagaimana kondisinya?
3) Sudah tersediakah fasilitas
pendukung lainnya jika barang
yang akan diadakan telah tiba
di lokasi?
Analisa Kebutuhan Kuantitatif
1) Apakah jumlah sarana yang ada
masih efisien penggunaannya?
2) Apakah sarana yang ada sudah
sesuai dengan jumlah pegawai
yang ada?
3) Apakah sarana yang ada masih
dapat memenuhi target capaian
yang ditetapkan?
C. Syarat-syarat Perencanaan Kebutuhan

Berdasarkan
pada alternatif

Dilandasi
Harus realistis
partisipasi

Harus fleksibel Harus ekonomis

 D. Manfaat Perencanaan Sarpras

Adapun manfaat dari perencanaan sarana prasarana diantaranya:

 Standar pelaksanaan dan pengawasan
 Pemilihan berbagai alternatif terbaik
 Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
 Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
 Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan
lingkungan
 Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait
 Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti
E. Alur Usulan Sarana Prasarana
 F. Dasar Pemikiran Rencana Usulan
Kebutuhan

Untuk meningkatkan Untuk memperoleh kualitas

1 jalannya pelaksanaan 4 barang sesuai dengan aspek
tugas pokok pegawai penggunaannya

Untuk meningkatkan Untuk menghindari

2 5 pemborosan
motivasi kerja pegawai.

Untuk standar kerja yang Untuk meningkatkan

3 baku. 6 produktivitas organisasi
 G. Usulan Berdasarkan Pengelompokan
Barang
Barang bergerak habis pakai
1) Dibuatkan daftar penyusunan barang
yang disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing satuan kerja
berdasarkan frekuensi/ volume dan
kecepatan penggunaannya.
2) Dibuatkan daftar perkiraan biaya
pengadaan barang setiap
periodenya.
3) Daftar rencana kebutuhan disusun
berdasarkan periode jangka tertentu.
Barang tidak habis pakai
1) Dibuatkan daftar penyusunan barang
yang disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing satuan kerja
berdasarkan pengamatan sarana dan
prasarana yang masih ada dan masih
dapat digunakan dalam batas-batas
efisiensi.
2) Dibuatkan daftar perkiraan biaya
penyimpanan dan biaya pemeliharaan.
3) Daftar rencana kebutuhan disusun
berdasarkan periode jangka tertentu.
 G. Usulan Berdasarkan Pengelompokan
Barang
Barang tidak bergerak (Tanah)
a) Kepastian lokasi dan luasnya dan
pengusulannya senantiasa sesuai
dengan efektifitas penggunaan.
b) Dicermati tentang perencanaan tata
kota (panologi) setempat.
c) Kepastian nilai atau harga tanah.
d) Diusulkan kepada satuan pengadaan
lengkap dengan data yang syah dan
akurat.
Bangunan
a) Fungsi bangunan/ruangan yang
diusulkan.
b) Struktur organisasi dari satuan kerja
yang akan menggunakan.
c) Perkiraan jumlah unit, ruang, dan
pemakai yang akan menempati.
d) Jenis dan peralatan sarana dan
prasarana yang akan ditempatkan.
e) Kepastian perhitungan jumlah dan luas
bangunan.
H. Bentuk Formulir Usulan Kebutuhan
 2
Pengadaan
KOMPETENSI DASAR
Kebutuhan 3.2 Menerapkan pengadaan sarana dan
Sarpras
prasarana
4.2 Melaksanakan pengadaan sarana dan
prasarana
 2. Pengadaan Sarana Prasarana
Pengertian dan Tujuan Pengadaan

Asas-asas/Prinsip Pengadaan

Metode dan Sistem Pengadaan

Kerjasama, Analisis dan Persepsi Pemasok

Ketentuan Pengadaan

Etika Pengadaan

Dokumen Pengadaan
 A. Pengertian Pengadaan
Pengadaan merupakan upaya
pihak pengguna untuk
mendapatkan barang dan jasa
yang diinginkannya dengan
metode/proses tertentu agar
tercapai kesepakatan bersama
yang meliputi harga, waktu, dan
kesepakatan lainnya.
(Adrian Sutedi)
Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010 Bab
I pasal 1 ayat 1, menyebutkan
“Pengadaan Barang/Jasa adalah
kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa
oleh Kementerian/ Lembaga/Satuan
Kerja. Pengadaan adalah suatu kegiatan
untuk menambah dan memenuhi
kebutuhan barang/jasa dengan
menciptakan sesuatu yang semula
kurang atau belum ada menjadi
cukup/tersedia, termasuk di dalamnya
suatu usaha untuk mempertahankan
barang yang masih ada dalam batas-
batas yang efisien”.
 B. Tujuan Pengadaan

Tepat Tepat Tepat Tepat Tepat Tepat Tepat

Mutu Jumlah Waktu Sumber Harga Lokasi Peraturan

Keppres 18 Tahun 2002 Bag 2 Pasal 2

Tujuan pengadaan barang dan jasa adalah untuk memperoleh
barang/jasa yang dibutuhkan instansi dalam jumlah yang cukup
dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam
waktu dan tempat tertentu.
 C. Asas-asas Pengadaan

Asas yang Asas yang

berhubungan ditinjau dari
dengan waktu kebenaran/
atau jadwal kesesuaian Asas ini terkait
kegiatan. Asas terkait masalah hukum/
kualitas atau dengan keutuhan
peraturan yang barang dari
kuantitas/volume dari berlaku.
ketentuan teknis yang pengirim sampai
telah dicantumkan di gudang
dalam program pengguna
perencanaan
D. Prinsip-prinsip Pengadaan

Efisiensi

Transparan Efektif

Akuntabel

Adil Terbuka

Bersaing
E. Metode Pengadaan
 Metode Pengadaan

1. Pembelian
Pembelian dapat dilakukan dengan Pelelangan Umum, Pelelangan
Terbatas, Pelelangan Sederhana, Penunjukan Langsung, Pengadaan
Langsung, atau Kontes (Perpres No. 70 Tahun 2012).

2. Pembuatan sendiri
Dapat dilakukan dengan memerintahkan atau memesan kepada
ahli atau bagian pembantu umum untuk membuatnya.

3. Penerimaan hibah atau bantuan

Pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain
yang dibuatkan berita acara penerimaan.
 Metode Pengadaan

4. Penyewaan
Cara Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan
pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan
organisasi, dengan pembayaran berdasarkan perjanjian sewa menyewa.

5. Pinjaman
Penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara
waktu dari pihak lain berdasarkan perjanjian pinjam
meminjam.

6. Daur Ulang
Pengadaan sarana dan prasarana dengan cara
memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai
menjadi barang yang berguna.
 Metode Pengadaan
Lorem ipsum dolor sit amet, alii aliquip ei vel

7. Penukaran
Cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan
jalan menukarkan sarana prasarana yang dimiliki dengan yang
dibutuhkan dari organisasi/instansi lain.

8. Perbaikan atau rekondisi

Memperbaiki sarana prasarana yang telah mengalami
kerusakan atau mengganti komponen unit yang rusak
dengan yang baru.
 F. Sistem Pengadaan

1. Sistem Sentralisasi
Cara pengadaan perbekalan dimana kewenangan dalam pengadaan perbekalan bagi seluruh unit
kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu sehingga segala macam pengadaan
perbekalan dalam organisasi hanya dilayani oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.

2. Sistem Desentralisasi
Cara pengadaan perbekalan, di mana kewenangan pengadaan perbekalan
diserahkan pada masing-masing unit kerja.

3. Sistem Campuran
Cara pengadaan perbekalan dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi
dan desentralisasi. Sistem ini menjamin ketepatan dalam pemenuhan kebutuhan
perbekalan dari setiap unit kerja yang sifatnya spesifik dan mendukung program
standardisasi dan normalisasi organisasi.
 G. Kerjasama dengan Pemasok

Communication

Setiap organisasi harus mampu membina hubungan dengan pihak

lain (stakeholder/eksternal) seperti pemasok, pembeli, lembaga
permodalan, lembaga pusat teknologi dan lembaga pemasaran.
Dalam melakukan kerja sama diperlukan komunikasi yang baik
agar tercapainya tujuan/kesepakatan.
 H. Analisis Pemasok

Lembaga Pendidikan Formal Perorangan/Wiraswasta

Lembaga Pemerintahan Pihak donatur

Perusahaan
Lembaga Sosial Non Pemerintah
 I. Persepsi Pemasok
1. Kinerja

2. Pelayanan

3. Ketahanan

4. Keandalan

5. Karakteristik produk

6. Kesesuaian dengan spesifikasi

7. Hasil
 J. Ketentuan Pengadaan

Syarat Umum

Persyaratan administratif bagi calon rekanan/penyedia barang/

jasa yang perlu ditetapkan dalam Rencana Kerja dan Syarat-
Syarat (RKS), adalah:
1) Surat penawaran
2) Harga penawaran
3) Surat jaminan bank
4) Jadwal kegiatan pelelangan
5) Penentuan pemenang
 J. Ketentuan Pengadaan

Syarat Khusus
1) Surat perintah kerja (SPK), diterbitkan setelah masa sanggah dilampaui.
2) Surat perjanjian kerja atau kontrak, ditetapkan pula ketentuan-ketentuan di
dalam RKS
3) Jangka waktu penyelesaian proyek/pekerjaan, harus dicantumkan berapa hari
kalender dihitung sejak ditetapkan SPK
4) Jaminan penawaran harus jelas kedudukanya, artinya jika pekerjaan tidak
selesai dapat dicairkan menjadi milik negara
5) Jaminan pelaksanaan, biasanya sesuai dengan masa kontrak
6) Pengawasan dan pemeriksaan pekerjaan
7) Penyerahan pekerjaan, khusus untuk pekerjaan bangunan penyerahan
dilakukan dalam dua tahap; tahap pertama jika pekerjaan selesai 100%, dan
tahap kedua penyerahan setelah masa perawatan selesai (biasanya 3 bulan)
 J. Ketentuan Pengadaan

Syarat Khusus
8) Keterlambatan penyerahan pekerjaan, keterlambatan penyerahan dalam
keadaan normal maka rekanan akan dikenakan denda 1 permil perhari.
9) Risiko kenaikan harga, jika terjadi perubahan nilai harga barang atau harga
borongan dapat saja terjadi karena adanya perubahan kondisi ekonomi.
Tetapi untuk penyiapan RKS hal itu harus sudah diantisipasi sehingga jika
terjadi kenaikan harga selama pelaksanaan proyek tidak bolehmerugikan
negara. Hal ini sudah menjadi tanggung jawab pemborong.
10) Force Majeure adalah suatu keadaan sebagai akibat dari kejadian di luar
kekuasaan kontraktor baik langsung maupun tidak langsung. Misalnya
terjadi gempa bumi, banjir, angin topan, kebakaran, kekeringan, akibat
kebijakan pemerintah bidang moneter (sanering, devaluasi.
 K. Etika Pengadaan
Melaksanakan tugas secara
tertib, penuh tanggung jawab,
demi kelancaran dan
1 ketepatan tercapainya tujuan
pengadaan barang/jasa.
Bekerja secara profesional
dengan menjunjung tinggi
2 kejujuran, kemandirian, dan
menjaga informasi yang
bersifat rahasia.
Bertanggung jawab terhadap
segala keputusan yang ditetapkan
4 sesuai dengan kewenangannya.
Mencegah terjadinya pertentangan
kepentingan (conflict of interest)
5 pihak-pihak yang terlibat langsung
maupun tidak langsung di dalam
proses pengadaan.

3 Tidak saling mempengaruhi baik 6

langsung maupun tidak langsung
yang mengakibatkan persaingan
tidak sehat, penurunan kualitas
proses dan hasil pekerjaan.
L. Dokumen Serah Terima Pengadaan
 3 KOMPETENSI DASAR
Penerimaan, 3.3 Menerapkan penerimaan,
penyimpanan,&
penyaluran penyimpanan, dan penyaluran sarana dan
prasarana
4.3 Melakukan kegiatan penerimaan,
penyimpanan dan penyaluran sarana dan
prasarana
 3. Penerimaan, Penyimpanan,
Penyaluran Sarana Dan Prasarana

Pengertian penerimaan, penyimpanan, penyaluran

Asas-asas Penyaluran/ distribusi

Jenis-jenis Moda Transportasi

Proses Penyaluran

Pembuatan dokumen distribudi dengan

menggunakan aplikasi komputer
 A. Penerimaan Sarana dan Prasarana

Menerima fisik barang dari pabrik,

distributor, atau penyedia yang
disesuaikan dengan dokumen
pemesanan dan pengiriman dan dalam
kondisi yang sesuai dengan persyaratan
penanganan barangnya.
 Tujuan Penerimaan

Barang Tidak
terjadi Tersusun Mudah Mudah
tidak
kehilangan Rapi diawasi Dianalisis
rusak

Ancaman atau kemungkinan yang dapat terjadi:

1. Penerimaan barang yang tidak dipesan
2. Kesalahan dalam perhitungan barang yang diterima
3. Pencurian barang.
Hal yang harus diperhatikan dalam
penerimaan Barang

 Bukti pesanan barang dari gudang

 Bukti pengantar barang / Surat pengantar
 Bukti tanda terima barang
 Cek bukti pemesanan dengan fisik barang
 Cek expired date & Kondisi barang
 Memasukkan barang ke penyimpanan
 B. Penyimpanan Sarana dan Prasarana

Pengertian Penyimpanan
Menempatkan barang di dalam gudang untuk disimpan atau dipersiapkan
untuk proses selanjutnya. Penyimpanan barang dilakukan sesuai dengan
karakteristik barang menggunakan cara/penanganan tertentu.

FIFO = First In Firs Out

Barang yang pertama masuk adalah yang pertama keluar. Misalnya,
alat/sarana yang digunakan adalah yang pertama kali masuk gudang.
LIFO = Lasr In First Out
Barang yang terakhir masuk adalah yang pertama keluar. Misalnya,
alat/sarana yang digunakan adalah yang terakhir kali masuk gudang.
 Tujuan Penyimpanan
Tujuan Penyimpanan
 Agar barang tidak cepat rusak
 Agar tidak terjadi kehilangan
barang
 Agar tidak tersusun rapi sehingga
mudah ditemukan apabila barang
tersebut dicari
 Memudahkan dalam pengawasan
 Memudahkan dalam analisis
barang
Tujuan Fasilitas Gudang
 Membantu pengadaan barang
yang dibutuhkan dalam jumlah dan
harga yang ekonomis
 Menyelesaikan proses-proses
penerimaan, distribusi dan
pengelolaan inventaris secara
tepat
 Memelihara kondisi barang yang
disimpan agar tetap dalam kondisi
baik sampai material tersebut
diperlukan.
 C. Pendistribusian/Penyaluran Sarana
Prasarana

Pengertian Fungsi Pendistribusian Sarana dan

Pendisitribusian sarana Prasarana
prasarana merupakan 1. Memudahkan pengontrolan/pengawasan
kegiatan pemindahan sarana dan prasarana kantor
hak dan tanggung jawab 2. Memudahkan dalam menganalisis sarana dan
barang/sarpras kepada prasarana kantor
karyawan/unit yang 3. Agar dapat memenuhi unit-unit yang
membutuhkan, secara membutuhkan sarana dan prasarana kantor
sistematis & dengan cepat dan tepat
menggunakan cara 4. Memudhkan pengalokasian sarana dan
tertentu. prasarana kantor.
 D. Asas-asas Pendistribusian

Buku Petunjuk Pengelolaan

Tim Dosen ASMI (2008:81)

Ketepatan Ketepatan
Ketepatan Ketepatan Ketepatan
Ketepatan tempat kondisi
Jenis & mutu/kuali Mutu/Kuali
Jumlah penyampa logistik
Spesifikasi tas tas
ian
 E. Sistem Pendistribusian Sarpras

Sistem Secara Langsung

Barang yang sudah diterima, diinventarisasikan langsung dan
disalurkan kepada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa
melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.

Sistem Secara Tidak Langsung

Barang yang sudah diterima dan diinventarisasikan tidak

secara langsung disalurkan melainkan harus disimpan terlebih
dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur.
 F. Jenis-jenis Moda Transportasi

Moda transportasi adalah alat angkut yang

digunakan untuk berpindahnya benda dari tempat
satu ke tempat lain.

Fungsi Moda Transportasi:

1. Melancarkan arus barang dan manusia
Menurut
David B Grant
Moda transportasi Moda transportasi Moda transportasi
Kereta api
darat udara air
 G. Langkah-langkah Penyaluran/
Distribusi
m

Mempersiapkan fisik barang

Mengecek, menyesuaikan dengan surat permintaan

barang

Melakukan administrasi (surat pengantar/penyerahan

barang & berita acara serah terima barang)

Menyerahkan barang kepada unit yang membutuhkan

 4 KOMPETENSI DASAR
Inventarisasi
Sarpras 3.4 Menerapkan inventarisasi sarana dan
prasarana
4.2 Melakukan kegiatan inventarisasi
sarana dan prasarana
 4. Inventarisasi Sarana Prasarana

Pengertian Inventarisasi Sarpras

Tujuan, Manfaat, dan Dasar Hukum Sarpras

Langkah-langkah Inventarisasi

Dokumen Inventarisasi Sarpras

 A. Pengertian Inventarisasi

Menurut KBBI
Inventaris = Daftar barang-barang
Inventarisasi = Kegiatan pencatatan hingga pelaporan barang milik
kantor (instansi pemerintah, perusahaan,dsb) yang dipakai dalam
melaksanakan tugas.

Menurut Ahli
Inventarisasi merupakan suatu proses penghitungan,
pencatatan, penggolongan, pengklasifikasian, pengkodean,
hingga pelaporan terhadap barang/sarana prasarana yang
dimuat dalam suatu daftar. (Drs. Purwanto, 2016).
 B. Tujuan Inventarisasi

Sebagai bahan atau pedoman

Untuk menjaga dan
untuk menghitung kekayaan
menciptakan tertib administrasi
suatu organisasi dalam bentuk
sarana dan prasarana yang
materiil yang dapat dinilai
dimiliki oleh suatu organisasi.
dengan uang.

Untuk menghemat keuangan Untuk memudahkan

baik dalam pengadaan, pengawasan dan
pemeliharaan maupun pengendalian sarana dan
penghapusan sarana dan prasarana yang dimiliki oleh
prasarana. suatu organisasi.
 B. Manfaat Inventarisasi
1. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai unit organisasi/
departemen.

2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban

atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.

3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan

aset organisasi atau negara.

4. Menyediakan informasi mengenai aset organisasi/negara yang

dikuasai departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan,
pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.

5. Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen

untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.
 C. Langkah-langkah Inventarisasi

Menyiapkan Lembar Hasil Opnam Barang

Inventaris (LHOPBI)

Menyiapkan Buku Induk Barang Inventaris

(BIBI)

Menyiapkan Buku Golongan Barang Inventaris

(BGBI)

Menyiapkan Kode Klasifikasi Barang Inventaris

Menyiapkan Daftar Kode Akuntan Pengguna

Barang dan Daftar Kode Wilayah