“MANAJEMEN LAYANAN LOKET

DAN PENDAFTARAN DI
PUSKESMAS KAMONJI”

ANDIKA NURSARI PUTRI

N 111 17 097

BAGIAN ILMU KESEHATAN KOMUNITAS DAN ILMU KEDOKTERAN PENCEGAHAN

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS TADULAKO
PALU
2019
 PUSKESMAS

Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas)

adalah unit pelaksana teknik Dinas Kesehatan
Kabupaten/ Kota yang bertanggung jawab
menyelenggarakan Pembangunan kesehatan
suatu atau sebagian wilayah kecamatan.
Puskesmas sebagai unit organisasi fungsional
dibidang kesehatan dasar yang berfungsi sebagai
pusat pembangunan kesehatan, membina peran
serta masyarakat dan pelayanan kesehatan dasar
secara menyeluruh dan terpadu
VISI MISI PUSKESMAS KAMONJI

VISI
• Menjadi Puskesmas Terbaik dalam
Mewujudkan Kecamatan Berbudaya
Sehat

• Penguatan jaringan pelayanan kerjasama lintas

program dan lintas sektor

MISI
• Mengoptimalkan upaya kesehatan masyarakat
dan kesehatan perorangan melalui pencapaian
standar pelayanan dan indikator kinerja
• Menjamin mutu pelayanan melalui prubahan
budaya dan perilaku petugas
PROFIL PUSKESMAS
KAMONJI
 GAMBARAN UMUM PUSKESMAS
Puskesmas Kamonji merupakan salah satu pusat pelayanan
kesehatan masyarakat yang berada di wilayah kecamatan Palu
Barat kota Palu. Wilayah kerja Puskesmas Kamonji memiliki luas
20 km2 yang seluruhnya dapat dilalui dengan kendaraan roda
empat

NO Kelurahan Luas Wilayah ( Km2) Jumlah Penduduk Kepadatan Penduduk

1 Silae 2,33 5.609 2.407

2 Kabonena 2,27 5..677 2.500

3 Lere 2,97 10.850 3.653
4 Baru 0,75 5.576 7.434
5 Ujuna 0,40 8.798 21.995
6 Kamonji 0,85 8.389 9.869
7 Siranindi 0,84 6.308 7.509
Total 10.41 51.209 4.923
Sumber data : BPS Kota Palu & Kantor Kelurahan Wilayah Kerja Puskesmas Kamonji Tahun 2017
 GAMBARAN UMUM PUSKESMAS

Gambar 1. Peta Wilayah Kerja Uptd Urusan Puskesmas Kamonji

Batas wilayah:
• Sebelah Utara berbatasan dengan teluk Palu.
• Sebelah Timur berbatasan dengan Sungai Palu.
• Sebelah Selatan berbatasan dengan kelurahan Nunu, Boyaoge dan
Balaroa.
• Sebelah Barat berbatasan dengan kelurahan Donggala Kodi dan
Kelurahan Tipo Balaroa
Sumber : Profil UPTD urusan Puskesmas Kamonji tahun 2017
 GAMBARAN UMUM PUSKESMAS

Tabel. 2. Distribusi Jumlah Penduduk berdasarkan Jenis Kelamin, Wilayah Kerja Puskesmas
Kamonji Tahun 2017
PROGRAM PELAYANAN
LOKET PENDAFTARAN
 PENDAHULUAN

Pendaftaran pasien adalah tata cara

pendaftaran di loket bagi pasien yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan di Puskesmas.
Alur pelayanan pasien adalah proses urutan
pelayanan pasien di Puskesmas Kamonji sesuai
kebutuhan pasien berdasarkan dengan ketentuan
yang berlaku.

Kementrian Kesehatan RI 2011

 Sesuai dengan perkembangan di bidang
kesehatan telah terjadi pergeseran orientasi
pelayanan kesehatan dari pelayanan kuratif
menjadi pelayanan promotif dan prefentif, maka
lebih luasnya pelayanan mencakup pelaksanaan
proses pendaftaran pasien, pemberian informasi
untuk mencegah kesalahan dalam mengidentifikasi
pasiendan memperlancar pelayanan di
puskesmas.
 JADWAL LOKET

• Pelayanan Pendaftaran buka setiap hari kerja

sesuai jam pelayanan sebagai berikut :

Senin s/d Kamis Pagi : 08.00 – 12.00

Sore : 16.00 – 20.00
Jumat Pagi: 08.00 – 10.00
Sore : 16.00 – 20.00
Sabtu Pagi: 08.00 – 11.00
Sore : 16.00 – 20.00
SISTEM PELAYANAN LOKET
PUSKESMAS KAMONJI
 Pasien
Alur Pendaftaran Datang

Mengambil nomor
antrian kedatangan

Petugas memanggil pasien

sesuai nomor urut antrian

Petugas menanyakan identitas

pasien & mencatat di buku
kunjungan pasien

Baru Lama

Membuat rekam Mencarikan

medis & indeks Rekam Medis
berobat (family folder)
Alur Pendaftaran Petugas mencocokkan
identitas pasien di rekam
medis

Petugas mempersilahkan
pasien menunggu diruang
tunggu di poli tujuan
 SOP PENDAFTARAN LOKET

1. Petugas loket mengucapkan salam saat loket dibuka

2. Pasien datang mengambil nomor antrian
3. Petugas loket memanggil pasien sesuai nomor urut antrian
4. Petugas menanyakan pasien pernah berkunjung atau tidak
5. Bagi Pasien yang pernah berkunjung, petugas loket
menanyakan kartu pendaftaran pasien dan kartu jaminan
kesehatan / BPJS
6. Petugas loket mencari rekam medik (family folder) pasien
berdasarkan nomor yang tercantum di kartu pendaftaran
7. Bagi pasien yang belum memiliki kartu pendaftaran, petugas
loket meminta kartu identitas pasien untuk dibuatkan kartu
pendaftaran dan rekam medik baru
8. Petugas loket menanyakan poliklinik tujuan pasien
9. Petugas loket mencatat pada buku register
kunjungan
10. Bagi pasien umum, petugas loket menagih
retribusi sesuai dengan perda yang berlaku
11. Petugas loket mengembalikan kartu berobat dan
kartu jaminan kesehatan / BPJS kepada pasien
12. Petugas loket membawa rekam medik pasien
sesuai dengan unit pelayanan / poliklinik yang
dituju
 • Sebagai Pedoman kerja Petugas Loket
di Loket pendaftaran dalam
TUJUAN pelayanan bagi pasien Umum / Askes
/ Masyarakat kurang mampu.

• Petugas Loket dalam mencatat pasien

Umum, Askes dan Masyarakat Kurang
Mampu, membuat Kartu Rawat Jalan
SASARAN bagi Keluarga baru serta mencarikan
Kartu Rawat Jalan yang tersimpan
dalam Famili Folder bagi Keluarga
dengan kunjungan ulang.
 URAIAN UMUM
Pencatatan Register No.
Index
• Untuk pasien yang lama/
baru dicatat nomor index,
pada Register nomor index.
Untuk pasien baru
dibuatkan kartu rawat jalan
Pencatatan pasien
• Pasien dicatat pada
register rawat jalan.
Pembuatan Kartu Rawat
Jalan
• Mencatat nomor index,
identitas pasien ( nama
pasien, umur, dan alamat)
Mencari Kartu Rawat
Jalan
• Mencari Kartu Rawat
Jalan di Rak Arsip sesuai
dengan nomor index
register yang tertera untuk
pasien kunjungan ulang.
 SOP Identifikasi Pasien

1. Petugas menilai apakah pasien tersebut termasuk pasien rawat jalan atau
pasien gawat darurat/emergency
2. Petugas menanyakan pasien pernah berkunjung atau tidak
3. Bila pasien pernah berkunjung sebelumnya petugas menanyakan kartu
pendaftaran pasien dan kartu jaminan kesehatan/BPJS
4. Petugas meminta tanda pengenal pasien (misalnya : KTP/SIM)
5. Petugas membandingkan wajah pasien dengan gambar/foto pada
KTP/SIM
6. Petugas menanyakan data pasien meliputi nama kepala keluarga, nama
pasien, tempat tanggal lahir, alamat, pekerjaan, agama, dan pendidikan.
7. Petugas mengecek kesamaan data pribadi pasien dengan data yang ada
di KTP/SIM
8. Bila pasien belum pernah berkunjung sebelumnya, petugas membuat
kartu pendaftara pasien
9. Petugas mengisi data pasien pada rekam medik
10. Petugas mencatat nama pasien di buku register berdasarkan kunjungan
umum atau JKN/BPJS
11. Petugas mengembalikan kartu tanda pengenal pasien
 LOKET PUSKESMAS KAMONJI
Tidak
terdapat
informasi
waktu
pelayanan
Tidak terdapat
pembatas
ruangan loket
dan rekam medik
Buku
Registrasi
Kurangnya
pengetahuan
masyarakat
membawa
kartu
 SOP REKAM MEDIS

• Petugas merahasiakan setiap informasi yang

bersifat medis.
• Petugas dapat memberikan informasi tentang
identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat
pemeriksaan dan riwayat pengobatan dalam hal-
hal tertentu.
BUKU STATUS YANG LAMA
 PEMUSNAHAN DATA

• Data dipuskesmas Kamonji akan disimpan selama 5

tahun dan diarsipkan
• Tidak ada tindakan pemusnahan
BUKU STATUS YANG BARU
Ruang rekam
medik tidak
terjaga
keamanannya
Tempat
penyimpanan
rekam medik
tidak terjaga
keamanannya
Tidak ada
pemusnahan
data rekam
medik
 SARANA, PRASARANA, DAN / ATAU
FASILITAS

LOKET REKAM MEDIS

• Meja pendaftaran • Seperangkat Komputer
• Kursi petugas • Lemari arsip 3 buah
• Nomer antrian
• Rak penyimpanan
• Buku register
Rekam Medik 3 buah
• Kipas angin
• Kartu pasien • Status pasien
• Ruang tunggu • Family folder
• Kursi tunggu pasien • Tempat sampah
• Media Informasi • Alat bersih ruangan
Kesehatan
SUMBER DAYA MANUSIA
 Identifikasi Masalah
INPUT
RUANGAN ALAT REKAM MEDIK PETUGAS PROSES

•Tidak ada •Buku rekam medik •Terdapat 2 •Pengaturan jadwal

pembatas antara tercampur antara petugas loket dan petugas loket dan
Loket dan ruangan satu pasien 2 petugas rekam rekam medis masih
Rekam Medis yang dengan pasien medik belum terlaksana
ada di puskesmas lainnya •Petugas Rekam dengan baik.
Kamonji •Banyak rekam Medis belum •Kurangnya
•Tempat medik yang sepenuhnya pengetahuan
penyimpanan berceceran tidak melaksanakan masyarakat
rekam medik tidak disimpan dalam tugas sesuai membawa kartu
terjaga rak rekam medik dengan Standar serta kartu
keamanannya •Tidak ada kompetensi yang berobat yang
•Ruangan rekam pemusnahan data telah di buat. hilang membuat
medik hanya rekam medik •Petugas kesulitan petugas
berupa lorong Puskesmas yang loket untuk
•Kurangnya rak dan bebas masuk ke mencari berkas
lemari ruang Rekam rekam medis
penyimpanan Medis.
rekam medik •Petugas Rekam
Medis yang masih
merangkap di
bagian Loket dan
akreditasi
 PENGARSIPAN SERTA
KEMAANAN REKAM MEDIK
Masalah yang ditimbulkan terkait keamanan rekam medik :
• Ruangan belum memakai pembatas antara ruangan Loket dan
ruangan Rekam Medis yang ada di puskesmas Kamonji
• Ruang penyimpanan rekam medik hanya berupa lorong yang
hanya mampu memenuhi 2 rak besar dan 4 rak kecil untuk
penyimpanan rekam medik.
• Petugas Rekam Medis belum sepenuhnya melaksanakan tugas
sesuai dengan Standar kompetensi yang telah di buat.
• Petugas Puskesmas yang bebas masuk ke ruang Rekam Medis.
• Petugas Rekam Medis yang masih merangkap di bagian lain.
• Tempat penyimpanan rekam medik tidak terjaga keamanannya
• Buku rekam medik tercampur antara satu pasien dengan pasien
lainnya (Family folder)
• Banyak rekam medik yang berceceran tidak disimpan dalam rak
rekam medik
• Tidak ada pemusnahan data rekam medik
• Sulitnya mencari data rekam medik bila pasien lupa membawa
kartu berobat
GAMBARAN PENGARSIPAN DAN KEAMAN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS KAMONJI TAHUN 2019

•pola ketenagaan yaitu terdapat 4 yang bergabung

antara staf loket dan staf petugas rekam medis yang
Tenaga kerja terdiri dari 2 staf Iulusan SMA, 1 staf lulusan Rekam
Medik dan 1 staf lulusan Akreditasi

Pengambilan • dilakukan oleh petugas filing berdasarkan

nomor rekam medis yang dituliskan pada
rekam medis kartu berobat

• karena pengembalian rekam medis dari

Lambatnya Entry poliklinik yang ditumpuk karena yang
data bertugas untuk merekapitulasi Rekam Medis
hanya satu orang
• Keterlambatan dapat membuat alur penerimaan pasien
Pengembalian menjadi terhambat dikarenakan beluam adanya penanda
Rekam Medis keluaran sehingga dapat mengakibatkan
Berkas rekam medis Rekam Medis pasien tercecer dan dapat membuat
kemacetan pelayanan di puskesmas kamonji

•Kartu berobat yang hilang membuat kesulitan

Kartu berobat petugas loket untuk mencari berkas rekam medis
hilang dan membuat pelayanan menjadi terhambat
sehingga pasien yang Iain ikut mengantri lama
 SARANA DAN PRASARANA
REKAM MEDIS

PerMenKes No.269 MENKES/PER/ 111/2008

tentang Rekam Medis Bab III, pasal 7

Ruang penyimpanan rekam

medis i tergabung bersama Komputer untuk membuat
loket memiliki satu pintu . pelaporan akumulasi
Rekam medis
Ukuran ruangan kunjungan pasien tiap
diselenggarakan oleh Unit
penyimpanan rekam medis bulannya dan untuk
Rekam Medis salah satunya
5x2 m2, ruang penyimpanan membuat pelaporan
filing yang merupakan media
tidak memiliki ventilasi dan pertanggung jawaban tiap
untuk penyimpanan,
jendela. Rak penyimpanan masing-masing program.
penyedia dan pelindung
terdapat 2 unit berukuran ±2 Komputer dapat digunakan
dokumen rekam medis
x 1 m2 khusus family folder untuk pengarsipan rekam
dan 4 unit ukuran 1x0,5 m2 medis pasien
khusus buku rekam medik.
PLANING OF ACTION
PLANNING ORGANIZING

•Membuat SOP tentang rekam •pengorganisasian dilakukan

medik terkait penyimpanan, secara terstruktur mulai dari
penggunaan serta pemusnahan Kepala Puskesmas untuk
•Menyesuaikan tingkat menerapkan SOP serta
pendidikan pegawai yang meningkatkan multidisiplin
bertugas di ruang loket dan dalam alur pelayanan loket dan
rekam medik pendaftaran sesuai dengan
•Meningkatkan kemanan ruang struktural puskesmas Kamonji.
penyimpanan rekam medik Mulai dari dicetuskan ide
terlebih dahulu dalam sebuah
•Menambah sarana dan
forum sehingga bisa disepakati
prasarana terkait penyampaian
bersama anggota puskesmas
informasi mengenai peraturan
dalam pendaftaran, alur
pendaftaran serta waktu
pendaftaran
ACTION CONTROLLING
• Petugas melaksanakan tugas masing-masing sesuai
SOP dan merekrut pegawai sesuai standar atau • dilakukan evaluasi
melakukan pendidikan lanjut pada pegawai yang
ada
manajemen loket
• Memberi penanggung jawab bagian loket dan dan penggunaan
rekam medik masing-masing untuk meningkatkan
keamanan ruangan rekam medik. serta penyimpanan
• Memperbaiki ruang penyimpanan rekam medik serta data rekam medik.
menambahkan lemari penyimpanan
• Menerapkan SOP untuk rekam medik mengenai Puskesmas sudah
penyimpanan, pengarsipan dan pemusnahan rekam
medik.
memulai mengganti
• Petugas loket selalu megingatkan pasien setiap family folder
kunjungan untuk membawa kartu dan menjaga kartu
agar tidak rusak dan hilang, pengusuluan penyedian
dengan buku status
plastik pembungkus kartu serta mengganti bahan rekam medik yang
kartu
• Menambah lemari penyimpanan rekam medik serta diletakkan di dalam
rak pengarsipan rekam medik lemari pengarsipan
• Menganti family folder dengan buku status rekam
medik sehingga memudahkan dalam penyimpanan yang sudah di
serta pengarsipan rekapitulasi buku rekam medik
tiap-tiap pasien.
kelompokkan sesuai
nama daerah lokasi
tempat tinggal
 OUTPUT

Munculnya masalah-masalah
yang berkaitan dengan standar
operasional rekam medik
menyebabkan pencatatan dan
pelaporan menjadi terhambat
karena petugas masih kurang
dan belum memenuhi standar
kompetensi sehingga rekapitulasi
rekam medik terhambat.
 KESIMPULAN

• Sumber daya yang masih terbatas dikarenakan belum

dilatih terkait Rekam Medis
• Masih sering ditemukan pengarsipan rekam medik yang
tidak tertib administrasi
• Petugas kesehatan lainnya sering keluar masuk di ruang
Rekam Medis.
• Sarana dan prasarana yang masih menjadi kendala
dałam pengarsipan rekam medis
• Petugas loket dan petugas rekam medis masih
bergabung menjadi satu.
• Ruangan belum memakai pembatas antara ruangan
Loket dan ruangan Rekam Medis yang ada di
puskesmas Kamonji sehingga keamanan rekam medis
kurang terjamin.
 SARAN

• Perlunya petugas Rekam Medis diikutkan dałam

pelatihan mengenai Manajemen Rekam
MedisPetugas Loket dan Rekam Medis harus
memiliki jadwal tugas yang di print out sehingga
proses pencatatan, administrasi dan pelayanan
tidak terganggu.
• Perlunya ruangan yang khusus untuk penyimpanan
Rekam medis sehingga kemanan lebih terjaga