Sistemas de

Información ERP
Datos Maestros en el
proceso de
aprovisionamiento
Datos maestros en SAP-MM
Contenido

Al finalizar de la Clase podrá:

• Estructura de los Datos Maestros

• Maestro de Proveedores
Datos Maestros en el proceso de
aprovisionamiento

• Los datos maestros permanecen en el Sistema R/3 durante un periodo

de tiempo prolongado. Contienen información que suele utilizarse de la
misma forma tanto para objetos como para procesos empresariales
similares.

• Los módulos de aplicación de R/3 comparten los datos maestros

• Estructura de los Registros Maestros: Todos los datos maestros de

una empresa pueden registrarse y gestionarse mediante archivos
maestros. Los diversos departamentos necesitan distintas
informaciones, por lo que se facilitan distintas vistas de los datos
maestros que pueden seleccionarse para consultas y actualizaciones
Datos Maestros en el proceso de
aprovisionamiento

El registro del maestro de proveedores, el registro maestro de

materiales y el registro info de compras pertenecen a los
datos maestros más importantes en el proceso de
aprovisionamiento.
Datos Maestros en el proceso de
aprovisionamiento

• Cuando se crean documentos de compras, los datos de propuesta se

transfieren a los documentos de compras desde los registros maestros
existentes.

• En el nuevo documento también se toman otros datos del registro

maestro de materiales (unidades de medida, el texto breve del material
y el texto del pedido de compras).

• Los datos del registro maestro de proveedores incluyen la dirección y

los datos de pago.

• En los registros info de compras se pueden grabar datos específicos de

proveedor para un determinado material (por ejemplo, plazo de entrega
y precio de compra).
Datos del maestro de
proveedores
 Datos del maestro de proveedores

El registro maestro controla la forma en que el sistema graba y procesa las operaciones
contables.

• Se utilizan los datos de los registros maestros :

• Como valores propuestos cuando se contabilizan posiciones en la cuenta. Por

ejemplo, las condiciones de pago en la entrada del documento.

• Para procesar operaciones contables. Por ejemplo, los datos bancarios y las vías de
pago (cheque o transferencia bancaria, por ejemplo) son necesarios para realizar
pagos automáticos.

• Para trabajar con registros maestros. Mediante la definición de grupos de

autorización, se puede impedir a ciertos usuarios el acceso a una cuenta.
 Datos del maestro de proveedores

El registro maestro de proveedores contiene información acerca de los proveedores de una

empresa. Además del nombre y la dirección del proveedor, un registro maestro de
proveedores contiene datos como :

• Moneda empleada en las transacciones con el proveedor

• Condiciones de pago

• Nombres de contactos importantes (p. ej. vendedores)

• Puesto que, por motivos de contabilidad, el proveedor también es un acreedor de la

empresa, el registro maestro de proveedores también contiene datos contables
como la cuenta del libro mayor.

• Por lo tanto, tanto contabilidad como compras actualizan el registro maestro de

proveedores. Éste es también el motivo de la subdivisión de los datos en el registro
maestro de proveedores en diferentes categorías.
Datos del maestro de proveedores

Los registros maestros se dividen en las siguientes

áreas para que cada sociedad y cada organización de
compras pueda almacenar su propia información acerca de
las operaciones con los acreedores.
 Datos del maestro de proveedores

Los datos del registro maestro de proveedores se subdividen en tres categorías:

• Datos generales:
Estos datos son válidos para todo el mandante. Incluyen, por ejemplo, la
dirección y los datos bancarios del proveedor.
• Datos contables:
Estos datos se actualizan en el nivel de la sociedad. Comprenden datos como
el número de cuenta asociada y las vías de pago para las transacciones de
pago automático.
• Datos de compra:
Estos datos se actualizan para cada organización de compras. Incluyen la
moneda de pedido, los Incoterms y diversos datos de control que pertenecen
al proveedor. También se pueden actualizar diferentes datos para centros
específicos o surtidos parciales de proveedor.
Se puede decidir si los registros maestros de proveedores se deben actualizar de
forma centralizada (es decir, todos los datos se actualizan juntos) o
descentralizada (es decir, cada departamento correspondiente actualiza sus
propios datos).
Datos del maestro de proveedores
Registro maestro de proveedores: Niveles de organización

Si sólo facilita a su personal de compras las autorizaciones para las transacciones

MK01, MK02, y MK03 (Logística→Gestión de materiales→Compras→Datos maestros →
Proveedor → Compras → Crear/Modificar/Visualizar), sólo podrán actualizar la dirección
y los datos de control generales, y los datos específicos de las compras. El personal de
contabilidad debe introducir los datos de operacionesde pago y los datos específicos de
la sociedad.
Datos del maestro de proveedores
Grupo de Cuentas

Al crear un registro maestro de proveedores, se debe decidir qué grupo de cuentas se va

a asignar a este proveedor. El grupo de cuentas tiene funciones de control. Al actualizar
el registro maestro de proveedores, por ejemplo, sólo aparecen las imágenes y los
campos necesarios para el rol correspondiente de su interlocutor comercial y éstos están
preparados para aceptar entradas del usuario. Esto está controlado por el grupo de
cuentas.
 Datos del maestro de proveedores
Grupos de cuentas

Entre otras cosas, el grupo de cuentas determina:

 El tipo de asignación de números (interna o externa) y el rango
de números a partir del que debe asignarse el número de
cuenta que el sistema utiliza para identificar al proveedor
 La selección de campos: qué campos están listos para la
entrada de usuarios, qué campos deben actualizarse y qué
campos están ocultos
 Qué esquemas para interlocutores son válidos
 El status: si el proveedor es un proveedor CPD (véase más
adelante)
 Datos del maestro de proveedores
Grupos de cuentas
• Dado que el aprovisionamiento externo y la verificación de factura no son
posibles sin un registro maestro de proveedor, existen grupos de cuentas
especiales para lo que se conoce como proveedores CPD (CPD significa
“Cuenta Proveedor Diversa” ).
• Un registro maestro de proveedor CPD se utiliza siempre en documentos
de compras y facturas cuando no existe un registro maestro independiente
(o debe crearse) para un proveedor. Permite trabajar sin un registro
maestro específico de proveedor en los casos en que sólo hay que
aprovisionar un material o servicio de un proveedor una vez.
• A diferencia de otros registros maestros, se puede utilizar un registro
maestro CPD para varios proveedores, motivo por el cual estos registros se
conocen como registros maestros colectivos. Por este motivo, no se graba
ningún dato específico de proveedor para proveedores CPD, como una
dirección o datos bancarios. Estos datos sólo se registran en el documento
correspondiente. Cuando se crea un documento de compras o contable con
un proveedor CPD, el sistema invoca automáticamente una pantalla de
datos adicional. Aquí es donde se introducen los datos específicos, como el
nombre del proveedor, la dirección y los datos bancarios.
Datos del maestro de proveedores
Cuenta asociada

Al crear un registro maestro de proveedores, también debe actualizar una cuenta

asociada. La cuenta asociada es una cuenta de mayor en la contabilidad principal.
Representa las obligaciones de una empresa hacia varios proveedores en la contabilidad
principal.
Datos del maestro de proveedores
Cuenta asociada

• Al crear un registro maestro de proveedores, necesitará un código

para el proveedor (acreedor). Éste lo asigna o bien de forma
automática el sistema o bien de forma manual el responsable,
dependiendo del grupo de cuentas.

• El número de proveedor (acreedor) también es el número de

contabilidad auxiliar de la gestión financiera. En la contabilidad
auxiliar, la suma de obligaciones se actualiza constantemente en
cada uno de los proveedores.

• Al registrar facturas, el usuario indica el proveedor y el sistema

produce la cuenta asociada del registro maestro de proveedores.
Datos del maestro de proveedores
Funciones del interlocutor

• El “proveedor” interlocutor comercial puede asumir diversos roles en relaciones

comerciales con su empresa. Por ejemplo, un proveedor es, durante una operación
de aprovisionamiento, primero el receptor del pedido, después el proveedor de las
mercancías y, finalmente, el creador de la factura (emisor de la factura).
• La actualización de funciones de interlocutor en el registro maestro de proveedores
le posibilita distribuir una o varias de estas funciones en registros maestros de
proveedores diferentes. Mediante la función del interlocutor, se puede definir, por
ejemplo, un acreedor diferente como transportista para un proveedor determinado.
 Datos del maestro de proveedores
Bloquear a proveedores
• En ciertos casos, puede que desee detener el aprovisionamiento de mercancías de
un proveedor determinado. Esto se puede deber, por ejemplo, a que el proveedor le
ha suministrado productos de calidad inferior. En tal caso, tiene la opción de bloquear
al proveedor en el registro maestro de proveedores. No se podrán efectuar más
pedidos a los proveedores mientras que el indicador de bloqueo esté fijado. El
bloqueo se aplica hasta que anule el indicador.

Consejo: Si sólo desea impedir que este proveedor suministre un material en

particular, bloquee al proveedor en el libro de pedidos del material, no en el
registro maestro de proveedores.

• Para bloquear un registro maestro de proveedor, seleccione el menú Compras, Datos

maestros → Proveedores → Compras → Bloquear (transacción MK05). Se puede
decidir si el proveedor debe bloquearse sólo para una organización de compras o
para todas.
• También existe la opción de fijar el Bloqueo por motivos de calidad. El Bloqueo por
motivos de calidad sólo es eficaz para materiales para los que la gestión de calidad
está activa en el aprovisionamiento. La función de bloqueo empleada aquí determina
qué función del aprovisionamiento (como una petición de oferta o un pedido) debe
bloquearse por motivos de calidad.
Ejercicio en laboratorio