MANAJEMEN INFORMATIKA

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

• PADA ERA GLOBALISASI SEPERTI SEKARANG SURAT MERUPAKAN MEDIA KOMUNIKASI YANG MASIH
DIBUTUHKAN DALAM SUATU ORGANISASI. SEIRINGNYA WAKTU BERJALAN PENGOLAHAN DATA
DENGAN CARA MANUAL SEMAKIN BANYAK MENUNJUKKAN KELEMAHAN. KARENA ITU MAKA
DIPERLUKAN SUATU PENGOLAHAN DATA YANG LEBIH CANGGIH DENGAN MENGGUNAKAN
KOMPUTER. HAL INI DIPERLUKAN UNTUK MEREALISASIKAN PEROLEHAN INFORMASI YANG HANDAL,
CEPAT, AKURAT, DAN TEPAT WAKTU.
• KEJAKSAAN TINGGI SUMATERA UTARA MERUPAKAN KEJAKSAAN YANG MELIPUTI HUKUM. DIMANA
KEGIATAN SURAT MENYURAT ATAU KORESPONDENSI SETIAP HARINYA MASIH BERJALAN SECARA
MANUAL. PROSES TERSEBUT BERUPA PENCATATAN DENGAN MENGGUNAKAN BUKU AGENDA
SEBAGAI MEDIA DALAM MENCATAT SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR. PADA PENCATATAN
TERSEBUT PERLU DICANTUMKAN TANGGAL SURAT, NOMOR SURAT, SURAT DARI/SURAT KEPADA,
PERIHAL SURAT DAN PARAF. SURAT MASUK SELESAI DICATAT DALAM BUKU AGENDA LALU DIBERI
LEMBAR DISPOSISI UNTUK DIDISPOSISIKAN, BEGITU JUGA DENGAN PENGELOLAAN SURAT KELUAR
YANG HARUS MEMENUHI LANGKAH-LANGKAH HINGGA BAGAIMANA SURAT TERSEBUT DAPAT
DIKELUARKAN DENGAN ALUR YANG BENAR.
• DI DALAM SUATU ORGANISASI, PENGELOLAAN SURAT MASUK MAUPUN SURAT KELUAR SANGATLAH
DIPERLUKAN, KARENA DENGAN PENGELOLAAN YANG BAIK KEAMANAN SURAT DAN KERAHASIAAN
SURAT TETAP TERJAGA. NAMUN, MASALAH DISINI MEMANAJEMEN SURAT MASUK ATAUPUN SURAT
KELUAR YANG DILAKUKAN OLEH PETUGAS MASIH MEMILIKI KEKURANGAN. SEPERTI PROSES
PENDATAAN, PENCATATAN SAMPAI PENCARIAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR MASIH
MENGGUNAKAN BUKU AGENDA ATAU BUKU BESAR YANG DISIMPAN DALAM LEMARI YANG BISA SAJA
HILANG DAN RUSAK. PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SECARA HARDCOPY YANG
DIHASILKAN OLEH PIHAK PETUGAS SULIT UNTUK DICARI SAAT DIBUTUHKAN. JIKA ADA KESALAHAN
DALAM PENULISAN PUN DATA HARUS DIHAPUS MENGGUNAKAN PENGHAPUS TINTA DAN MEMBUAT
TULISAN MENJADI AGAK SULIT UNTUK DIBACA.
• BERDASARKAN PERMASALAHAN DIATAS, PENULIS AKAN MENGANGKAT TUGAS AKHIR YANG BERJUDUL
“SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BIDANG INTELIJEN
DI KEJAKSAAN TINGGI SUMATERA UTARA BERBASIS WEB”. SISTEM INI BERFUNGSI UNTUK
MENGELOLA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR YANG DISIMPAN DALAM SEBUAH DATABASE MYSQL.
SISTEM PENGINPUTAN DAN PENCARIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR INI DIHARAPKAN DAPAT
MENINGKATKAN EFISIENSI, KETEPATAN, DAN KEAMANAN DOKUMEN.
BAGAIMANA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
DAN APA TUJUAN SERTA MANFAAT YANG DIHASILKAN DARI PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR.

• SISTEM INI DIRANCANG MENGGUNAKAN PHP SEBAGAI BAHASA PEMROGRAMANNYA DAN MYSQL SEBAGAI
DATABASE NYA.
• SURAT YANG DIKELOLA ADALAH SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI KEJAKSAAN TINGGI SUMATERA UTARA
KHUSUSNYA DI BIDANG INTELIJEN.

• DATA YANG DIAMBIL TAHUN 2019.

• USER LEVEL YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM INI TERDIRI DARI ADMIN DAN ATASAN DENGAN MENGGUNAKAN
PENGATURAN HAK AKSES.
• PENGELOLAAN DATA HANYA DAPAT DILAKUKAN ADMIN, SELAIN ADMIN USER TIDAK DAPAT MENGUBAH DAN
MENAMBAH DATA.
• OUTPUT DARI SISTEM INI ADALAH LAPORAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR YANG DISUSUN BERDASARKAN
BULAN DAN TAHUN.
• MERUBAH DOKUMEN SURAT MASUK DAN KELUAR YANG AWALNYA HARDCOPY MENJADI SOFTCOPY
SEHINGGA TIDAK LAGI MEMBUTUHKAN RUANG YANG BESAR UNTUK MELAKUKAN PENYIMPANAN.
• MEMPERMUDAH PENCARIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.
• MEMINIMALISIR DATA SURAT MASUK HILANG. KARENA SUDAH TIDAK TERBENTUK LEMBARAN-LEMBARAN
KERTAS APABILA PENYIMPANAN TIDAK TEPAT ATAU TERTUMPUK BERKAS-BERKAS YANG LAIN.

• MEMPERMUDAH PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR, MENGHEMAT WAKTU DALAM
PENCARIAN DAN MENGHEMAT TEMPAT DALAM PENYIMPANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.
- Pengumpulan data
• PENELITIAN LAPANGAN
• PENELITIAN KEPUSTAKAAN

- Perancangan Aplikasi
• USE CASE DIAGRAM, ACTIVITY DIAGRAM, DAN CLASS DIAGRAM
• DATABASE YANG DIPERLUKAN
• SOURCE CODE
• MENDESAIN TAMPILAN WEB

- Pengujian Sistem
PENGUJIAN SISTEM DILAKUKAN UNTUK MENGUJI APAKAH SISTEM YANG TELAH DIBUAT DAN
DIIMPLEMENTASIKAN SUDAH SESUAI DENGAN HASIL ANALISIS YANG TELAH DILAKUKAN
BAB 1 PENDAHULUAN
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
1. Analisis Sistem
A. ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
• PENGELOLAAN SURAT MASIH DILAKUKAN DENGAN CARA MANUAL MENGGUNAKAN BUKU AGENDA DAN ALAT
TULIS. SURAT MASUK DIANTAR OLEH PETUGAS, DITERIMA KEMUDIAN DICATAT DALAM BUKU AGENDA SURAT
MASUK. PADA SURAT MASUK ADA BEBERAPA JENIS BUKU UNTUK MEMBEDAKAN ISI SURAT YAITU, BUKU
PENGADUAN, UNDANGAN, BIASA DAN RAHASIA. SEDANGKAN UNTUK SURAT KELUAR SETELAH SURAT DIKONSEP, DI
CATAT KEDALAM BUKU AGENDA SURAT KELUAR AGAR BERIKUTNYA MENDAPATKAN NOMOR DAN KODE SURAT
UNTUK MENGELUARKAN SURAT YANG LAINNYA.
• SURAT MASUK MEMILIKI KERTAS DISPOSISI UNTUK MENGETAHUI TUJUAN SURAT DAN CATATAN AGAR SURAT
DITINDAKLANJUTI, KARENA SETIAP SURAT YANG MASUK MEMPUNYAI TUJUAN UNTUK DITERUSKAN ATAU
DITANGANI. BEBERAPA PIHAK YANG YANG MENGIRIMKAN SURAT SERING KEMBALI MENANYAKAN SURATNYA
DITERUSKAN KEMANA DAN DITANGANI OLEH SIAPA AGAR MENGETAHUI SEJAUH MANA SUDAH PENANGANAN.
UNTUK MENDAPATKAN DATA SURAT DAN TUJUANNYA PETUGAS HARUS TERLEBIH DAHULU MEMBUKA BUKU
AGENDA SESUAI ISI SURAT DAN MENGECEK HALAMAN-HALAMAN BUKU UNTUK MENGETAHUI TUJUAN SURAT
DITERUSKAN. TETAPI, KEGIATAN TERSEBUT MEMERLUKAN WAKTU DAN MEMBUAT PIHAK MENUNGGU WAKTU TIDAK
SEBENTAR.
B. KELEMAHAN-KELEMAHAN DARI SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
• PENCARIAN DATA SURAT YANG MEMERLUKAN WAKTU, DAN PENYIMPANAN BUKU AGENDA YANG MEMUAT
DATA SURAT MEMERLUKAN TEMPAT YANG BESAR.
• KEAMANAN DATA SURAT YANG KURANG TERJAMIN YANG BISA SAJA RUSAK KARENA MASIH
MENGGUNAKAN ALAT TULIS, SEPERTI SUDAH TIDAK TERBACA, KOTOR ATAU BASAH YANG BISA DISEBABKAN
PENGHAPUS ALAT TULIS DAN LAIN-LAIN.
C. SOLUSI PEMECAHANNYA
• DENGAN PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR PADA BIDANG INTELIJEN DI KEJAKSAAN TINGGI SUMATERA UTARA BERBASIS WEB.
• DENGAN ADA SISTEM INFORMASI YANG BARU DIHARAPKAN DAPAT MENINGKATKAN KEAMANAN SERTA
KERAHASIAAN DATA SURAT.
• DENGAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI INI DIHARAPKAN JUGA DAPAT MEMPERMUDAH PETUGAS
MENDAPAT DATA SURAT DENGAN CEPAT DAN AKURAT.
• PENGELOLAAN SURAT BERBASIS WEB INI JUGA TIDAK MEMERLUKAN RUANG ATAU TEMPAT YANG BESAR
UNTUK MENAMPUNG BUKU AGENDA YANG ISINYA DATA SURAT KARENA DISIMPAN DI DALAM DATABASE.
2. USE CASE DIAGRAM

Registrasi

Pilih Jenis Buku

<<include>>
Admin

Tambah Data
Login

<<include>>

Ubah dan Hapus

Pemimpin

Pencarian Data
3. ACTIVITY DIAGRAM
4. CLASS DIAGRAM
5. Perancangan Basis Data
1. Tabel Buku Pengaduan
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : buku_pengaduan
Primary Key : id_buku_pengaduan

Nama Field Tipe Data Keterangan

id_buku_pengaduan int(11) Primary Key

waktu_penerimaan_surat_tgl date

waktu_penerimaan_surat_jam time

surat_masuk_nomor varchar(100)
surat_masuk_tgl date
asal_surat varchar(100)
perihal text
desposisi_tgl date
desposis_isi text
keterangan text
buku int(11)
2. Tabel Buku Rahasia
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : buku_rahasia
Primary Key : id_buku_rahasia

Nama Field Tipe Data Keterangan

id_buku_rahasia int(11) Primary Key

waktu_penerimaan_surat_tgl date

waktu_penerimaan_surat_jam time

surat_masuk_nomor Varchar(100)

surat_masuk_tgl date

asal_surat Varchar(100)

Perihal text

desposisi_tgl date

desposis_isi text
Keterangan text

Buku int(11)
3. Tabel Buku Undangan
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : buku_undangan
Primary Key : id_buku_undangan

Nama Field Tipe Data Keterangan

id_buku_undangan int(11) Primary Key

waktu_penerimaan_surat_tgl date

waktu_penerimaan_surat_jam time

surat_masuk_nomor varchar(100)
surat_masuk_tgl date
asal_surat varchar(100)
perihal text
desposisi_tgl date
desposis_isi text
keterangan text
buku int(11)
4. Tabel Surat Biasa
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : surat_biasa
Primary Key : id_surat_biasa

Nama Field Tipe Data Keterangan

id_surat_biasa int(11) Primary Key

waktu_penerimaan_surat_tgl date

waktu_penerimaan_surat_jam time

surat_masuk_nomor varchar(100)

surat_masuk_tgl date

asal_surat varchar(100)

perihal text

desposisi_tgl date

desposis_isi text

keterangan text

buku int(11)
5. Surat Keluar
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : surat_keluar
Primary Key : id

Nama Field Tipe Data Keterangan

id int(11) Primary Key

tgl_surat date

no_surat varchar(50)

kepada varchar(50)

perihal text

lampiran text

keterangan text
6. Table Buku
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : table_buku
Primary Key : id_buku

Nama Field Tipe Data Keterangan

id_buku int(11)

nama_buku varchar(100)

7. User
Nama Database : dbkejaksaan
Nama Tabel : User
Primary Key : id
Nama Field Tipe Data Keterangan
id int(11) Primary Key

username varchar(50)

password varchar(50)

email varchar(50)

tipe_user int(11)
6. Perancangan Antar Muka Sistem
 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

KELEBIHAN SISTEM
• MEMBANTU DAN MEMPERMUDAH PETUGAS YANG MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.
• DENGAN ADANYA FITUR PENCARIAN PADA SISTEM LEBIH MEMUDAHKAN DALAM MENDAPATKAN DATA
SURAT.
• PETUGAS TIDAK PERLU LAGI MENCATAT DENGAN MENGGUNAKAN ALAT TULIS DAN TIDAK MEMERLUKAN
BUKU YANG BESAR SERTA PENYIMPANAN YANG BESAR UNTUK MEMUAT DATA SURAT.
• KERAHASIAAN DAN KEAMANAN DATA SURAT TERJAMIN.
KEKURANGAN SISTEM
• SISTEM TIDAK MEMILIKI FITUR UPLOAD SURAT ATAU PRINT SURAT.
• SISTEM TIDAK MENYEDIAKAN LAPORAN DALAM BENTUK PDF.
SIMPULAN
• DENGAN DATA YANG TERSIMPAN DI DALAM DATABASE, MAKA TIDAK MEMBUTUHKAN TEMPAT
PENYIMPANAN SURAT YANG TERLALU BESAR.
• PENCARIAN DATA DALAM DATABASE MENJADI LEBIH MUDAH DAN CEPAT KARENA ADANYA FASILITAS
CARI DATA DI DALAM SISTEM INFORMASI INI.
• KERAHASIAAN DAN KEAMANAN SURAT TETAP TERJAGA KARENA TIDAK MENGGUNAKAN BUKU BESAR
SEBAGAI MEDIA NYA LAGI.
SARAN
• UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI PERUSAHAAN DISARANKAN MEMAKAI SISTEM INFORMASI YANG
TELAH DI RANCANG DAN DIHARAPKAN ADANYA PENGEMBANGAN LEBIH LANJUT DARI SISTEM
INFORMASI SAAT INI, SEHINGGA MENJADI SISTEM INFORMASI YANG TERPADU UNTUK
MENANGGULANGI DAN MENGOLAH DATA YANG LEBIH BESAR DIMASA YANG AKAN DATANG.