MANAJEMEN UNIT KERJA

REKAM MEDIS INFORMASI

KESEHATAN

BY : dr. ARIH GINTING, M.KES

PERTEMUAN 2
SABTU, 13 APRIL 2019
ANALISIS, REKRUTMEN DAN
PENEMPATAN SDM DI UNIT RMIK
Pengertian Analisis Jabatan SDM
di Unit RMIK :
 Analisis pekerjaan dapat diartikan
sebagai suatu aktivitas untuk
mengkaji, mempelajari,
mengumpulkan, mencatat, dan
menganalisis ruang lingkup suatu
pekerjaan secara sistematis dan
sistemik (Sastrohadiwiryo,
2002:127).
Analisis jabatan menurut Flippo
(1994)
 adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan
dengan operasi dan tanggung jawab suatu
pekerjaaan tertentu.”
 Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua
kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu
mengumpulkan informasi tentang operasi
dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan
mempelajarinya lebih mendalam.
Tujuan Analisis Jabatan di Unit
RMIK :
1. Memperoleh tenaga kerja pada
posisi yang tepat,
2. Memberikan kepuasan pada diri
tenaga kerja,
3. Menciptakan iklim dan kondisi
kerja yang kondusif
(Sastrohadiwiryo).
Kegunaan Analisis Jabatan di
Unit RMIK :
1. Hasil analisa jabatan dapat digunakan untuk
menentukan kebutuhan tenaga kerja
2. Berfungsi sebagai standar pengelolaan
proses rekrutmen seleksi
3. Berfungsi sebagai dasar untuk membangun
program pengembangan karir dan jalur karir
karyawan
4. Menjadi penjelas dari keberadaan setiap
jabatan dalam keseluruhan struktur organisasi
perusahaan
5. Memberikan batasan tugas, tanggung jawab
dan wewenang
6. Menjadi dasar bagi pelaksanaan equal pay for
equal work
7. Menjadi dasar dalam penetapan keadilan
eksternal dan keadilan internal dalam
penggajian
8. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi
Jabatan
9. Sebagai dasar untuk menentukan standard
hasil kerja seseorang
10. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen,
seleksi dan penempatan pegawai baru
11.Sebagai dasar untuk merancang
program pendidikan dan latihan
12.Sebagai dasar untuk menyusun jalur
promosi
13.Untuk rnerencanakan perubahan-
perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
14.Sebagai dasar untuk mengembangkan
program kesehatan dan keselamatan
kerja
Cara Identifikasi Kegiatan,
Klasifikasi atau Persyaratan
Perjabatan di Unit RMIK :
Mathis and Jackson (2000),
mengembangkan lima tahapan dalam proses
analisa jabatan yang harus diadakan dengan
suatu cara yang efektif.
1. Planning the Job Analysis
2. Preparing and Communication the Job Analysis
3. Conducting the Job Analysis
4. Developing Job Descriptions and Job
Specifications
5. Maintaining and Updating Job Description and
Job Specification
1. Planning the Job Analysis

 Sebelum mengumpulkan data dari para manajer

dan karyawan, adalah penting untuk melakukan
proses perencanaan terhadap analisis jabatan.
 Permasalahan utama dalam perencanaan
analisis pekerjaan adalah menjawab dan
mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan
itu.
 Selanjutnya perencana meminta persetujuan
dan dukungan dari manajemen puncak untuk
menghindari munculnya keresahan dan resisensi
manajerial dan karyawan.
2. Preparing and Communication
the Job Analysis
 Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam
melakukan analisis pekerjaan dan metode yang akan
digunakan harus diidentifikasi.
 Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk
kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi,
atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi.
 Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji
dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut
struktur organisasi maupun sumber daya yang
tersedia.
 Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada
para manajer dan pegawai untuk menghindari
keresahan
3. Conducting the Job
Analysis
 Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan.
 Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan
melalui sebuah angket yang disertai dengan
sebuah surat yang menjelaskan proses dan
instruksi untuk pengisian dan mengembalikan
angket analisis pekerjaan itu.
 Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya
adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut
kelompok atau unit-unit.
 Bila perlu untuk mencocokan data perlu
digunakan wawancara atau pertanyaan
tambahan.
4. Developing Job Descriptions
and Job Specifications
 Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai,
maka selanjutnya menyiapkan draft uraian
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
 Begitu draft tersebut rampung diisi,
selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer.
 Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian
pekerjaan kemudian didistribusikan oleh
bagian SDM ke para manajer, supervisor, dan
pegawai.
5. Maintaining and Updating Job
Description and Job
Specification
 Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua individu
yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan
untuk menjaga keakuratannya.
 Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan
ulang yang akurat adalah menggunakan uraian
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas
SDM lainnya.
 Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan
spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi
secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan
seleksi dimulai.
Klasifikasi atau
Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
 Spesifikasi jabatan adalah persyaratan
minimal yang harus dipenuhi olehorang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas-tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik.
 Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara
bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi
dapat juga di susun secara terpisah.
hal – hal yang pada umumnya
termasuk dalam Spesifikasi
Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan
pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Pengertian, Tujuan dan
Kegunaan Rekrutmen dan
Penempatan SDM di Unit RMIK
Pengertian Rekrutmen

 Rekrutmen adalah proses mengumpulkan

sejumlah pelamar yang berkualifikasi bagus
untuk pekerjaan di dalam organisasi atau
perusahaan (Mathis&Jakson, n.d.)
 Rekrutmen adalah proses pencarian dan
pemikatan para calon karyawan (pelamar)
yang mampu untuk melamar sebagai
karyawan (Handoko,2001))
 Perekrutan adalah proses menarik orang-orang
pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang
cukup, dan dengan persyaratan yang layak,
untuk mengisi lowongan dalam organisasi
(Mondy, 2008).
 Simamora (2006,p170) rekrutmen merupakan
serangkaian aktifitas untuk mencari dan
memikat pelamar kerja dengan motivasi,
kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang
diperlukan guna menutupi kekurangan yang
diidentifikasi dalam perencanaan kepagawaian.
Tujuan proses rekrutmen antara
lain:
1. Untuk memikat sekumpulan besar pelamar
kerja sehingga organisasi akan mempunyai
kesempatan yang lebih besar untuk melakukan
pemilihan terhadap calon-calon pekerja yang
dianggap memenuhi standar kualifikasi
organisasi.
2. Tujuan pasca pengangkatan (post-hiringgoals)
adalah penghasilan karyawan-karyawan yang
merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan
akan tetap bersama dengan perusahaan sampai
jangka waktu yang masuk akal.
3. Upaya-upaya perekrutan hendaknya
mempunyai efek luberan (spillover effect) yakni
citra umum organisasi haruslah menanjak, dan
bahkan pelamar-pelamar yang gagal haruslah
mempunyai kesan-kesan positif terhadap
perusahaan.
→ Henry Simamora (1997:214)
 Manfaat rekrutmen

 sebagai “the Right

Man on The Right Place”, dimana
hal ini menjadi pegangan
bagi para manager dalam
menempatkan tenaga kerja yang
ada di perusahaannya.
Pengertian penempatan

1. Menurut Marihot T.E Hariandja, menyatakan

bahwa “penempatan merupakan proses
penugasan kembali pegawai pada tugas/jabatan
baru atau jabatan yang berbeda”.
2. Menurut Mathis & Jackson menyatakan bahwa
“penempatan adalah menempatkan posisi
seseorang ke posisi pekerjaaan yang tepat,
seberapa baik seorang karyawan cocok dengan
pekerjaannya akan mempengaruhi jumlah dan
kualitas pekerjaan.”
3. Menurut B. Siswanto Sastrohardiyo yang di kutip
oleh Suwatno bahwa ”penempatan karyawan
adalah untuk menempatkan pegawai sebagai
unsure pelaksana pekerjaan pada posisi yang
sesuai dengan kemampuan, kecakapan, dan
keahliannya.”
4. Menurut Sastrohadiwiryo (2002:162)
mengemukakan bahwa: “Penempatan kerja adalah
proses pemberian tugas dan pekerjaan kepada
karyawan yang lulus seleksi untuk dilaksanakan
sesuai ruang lingkup yang telah ditetapkan, serta
mampu mempertanggungjawabkan segala resiko
dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi atas
tugas dan pekerjaan, wewenang serta tanggung
jawab”.
Maksud atau tujuan di adakan
penempatan karyawan adalah :
 untuk menempatkan karyawan sebagai unsur
pelaksanaan pekerjaan pada posisi yang
sesuai dengan criteria sebagai berikut :
1. kemampuan
2. Kecakapan
3. Keahlian .
Cara Rekrutmen SDM di Unit RMIK
menurut Simamora (1997:221):
1. Penyusunan strategi untuk merekrut
2. Pencarian pelamar-pelamar kerja
3. Penyisihan pelamar-pelamar yang tidak
cocok / penyaringan
4. Pembuatan kumpulan pelamar
1. Penyusunan strategi untuk
merekrut.
 Di dalam penyusunan strategi ini,
departemen sumber daya manusia
bertanggung jawab didalam menentukan
kualifikasi-kualifikasi pekerjaan, bagaimana
karyawan akan direkrut, di mana, dan kapan.
2. Pencarian pelamar-pelamar
kerja
 Setelah rencana dan strategi perekrutan disusun,
aktivitas perekrutan sesungguhnya bisa
berlangsung, melalui sumber-sumber perekrutan
yang ada.
 Banyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi
oleh usaha dari pihak perekrut di dalam
menginformasikan lowongan, salah satunya
adanya ikatan kerjasama yang baik antara
perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan
external seperti sekolah, universitas.
3. Penyisihan pelamar-pelamar
yang tidak cocok /
penyaringan
 Setelah lamaran-lamaran diterima, haruslah
disaring guna menyisihkan individu yang
tidak memenuhi syarat berdasarkan
kualifikasi-kualifikasi pekerjaan.
 Di dalam proses ini memerlukan perhatian
besar khususnya untuk membendung
diskualifikasi karena alasan yang tidak tepat,
sehingga di dalam proses ini dibutuhkan
kecermatan dari pihak penyaring.
4. Pembuatan kumpulan
pelamar
 Kelompok pelamar (applicant pool) terdiri
atas individu-individu yang telah sesuai
dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh
perekrut dan merupakan kandidat yang layak
untuk posisi yang dibutuhkan.
CARA PENEMPATAN SDM DI UNIT
RMIK
 Untuk mengetahui prosedur
penempatan karyawan harus
memenuhi persyaratan :
1. Harus ada wewenang untuk menempatkan
personalia yang datang dari daftar personalia
yang di kembangkan melalui analisis tenaga
kerja.
2. Harus mempunyai standar yang di gunakan
untuk membandingkan calon pekerjaan.
3. Harus mempunyai pelamar pekerjaan yang
akan di seleksi untuk di tempatkan
4. Apabila terjadi salah penempatan, maka perlu
di adakan suatu program penyesuaian kembali
karyawan yang bersangkutan sesuai dengan
keahlian yang di miliki, yaitu dengan
melakukan:
 Menempatkan kembali pada posisi yang lebih sesuai.
 Menugaskan kembali dengan tugas-tugas yang
sesuai dengan bakat dan kemampuan
ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
Jenis-jenis Kegiatan di Unit
RMIK
1. Kepala Instalasi
2. Bagian Produksi dan Filling
3. Bagian Assembling dan Analisis
4. Bagian Koding dan Indeksing
5. Bagian Pelaporan
TUGAS POKOK, FUNGSI, DAN
KEWENANGAN UNIT RMIK
Tugas pokok unit kerja rekam
medis
 adalah menyelenggarakan dan
mengkoordinasikan pelayanan rekam medik
dan pemantauan mutu rekam medis di
seluruh unit pelayanan.
 Fungsi unit kerja rekam
medik
1. Penyelenggaraan Pelayanan Registrasi Pasien meliputi
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap, dan IGD
di unit layanan pasien
2. Penyelenggaraan Pengelolaan Data Pasien yang
meliputi Analisa, Assembling, Coding, Indeksing,
Penyimpanan, Pengambilan, dan Distribusi Rekam
Medis
3. Penyelenggaraan Pengelolaan Data dan Informasi
Medis yang digunakan untuk kepentingan Manajemen
Rumah Sakit, Pelaporan Intern dan Ekstern.
4. Penyelenggaraan Korespondensi Rekam Medis yang
meliputi Pelayanan Medico Legal dan Surat Keterangan
Medis
5. Penyelenggaraan Fasilitas Formulir Rekam Medis
6. Rincian Tugas Instalasi Rekam Medis
7. Menyelenggarakan Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan, IGD, Rawat Inap di Unit Pelayanan untuk
pasien baru dan lama
8. Menyelenggarakan Pengolahan Data Rekam Medis
Pasien yang Meliputi Analisis, Assembling,
Coding dan Indeksing
9. Menyelenggarakan Penyimpanan, Pengambilan
dan Distribusi Rekam Medis secara cepat, tepat
dan akurat
10. Menyelenggarakan Pengelolaan Data dan
Informasi Medis untuk Kepentingan Manajemen
Rumah Sakit
11. Menyelenggarakan Pengelolaan Data dan Informasi Medis
untuk Pelaporan Intern dan Ekstern
12. Penyelenggaraan Pelayanan Medico Legal dan Surat
Keterangan Medis
13. Merencanakan dan mengajukan kebutuhan formulir/buku,
blanko, buku register, dan formulir lainnya yang berkenaan
dengan pelayana pasien, Misalnya: Surat Rujukan,
Permohonan Informed Consent, ECT, Keterangan Sakit, HIV,
Permintaan Lab, Radiologi, Visum et Refertum, Pinjaman
Dokter, dan Surat Keterangan Kematian
14. Melaksanakan pengaturan dan pencatatan nomor rekam
medis
15. Melaksakan pencatatan peminjaman dan pengembalian
rekam medis
16. Merencanakan dan pengejuan penghapusan rekam medis
17. Melaksanakan pengolahan data rekam medis
18. Melaksanakan penyajian dan pelaporan hasil
pengolahan data dari rekam medis
19. Melaksanakan pemantauan, pengawasan dan evaluas
mutu pelayanan rekam medis
20. Melaksanakan pemeriksaan dan
pengaturan/penyusunan kelengkapan rekam medis
21. Merencanakan kebutuhan tenaga rekam medis
22. Merencanakan dan mengajukan pengembangan SDM
di bidang karier, keterampilan dan pengetahuan dalam
bentuk pendidikan dan pelatihan interndan ekstern
23. Merencanakan kebutuhan Instalasi rekam medis
lainnya
24. Mengevaluasi dan memperbaharui pedoman
pengelolaan rekam medis secara berkala di Rumah
Sakti
25. Melaksanakan dan mengevaluasi Sistem
Komputerisasi Rekam Medis
26. Membuat dan menyusun laporan kegiatan
Bulanan, Triwulan, dan Tuhan Rekam Medis
27. Menyelenggarakan telaah staf sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijakan
28. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi
kegiatan Instalasi Rekam Medis
29. Melaksanakan koordinasi dengan unit yang
terkait
30. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas
pokok dan fungsinya
STRUKTUR ORGANISASI DI UNIT
KERJA RMIK
KOORDINASI DENGAN UNIT-UNIT
TERKAIT DENGAN RMIK
Koordinasi dengan Unit-unit
Terkait dengan RMIK :
1. Perekam Medis mampu berkolaborasi inter
dan intra profesi yang terkait dalam
pelayanan kesehatan.
2. Melaksanakan komunikasi efektif dengan
semua tingkatan.
3. Mengikuti berbagai kegiatan sosialisasi antar
profesi kesehatan, non kesehatan dan antar
organisasi yang berkaitan dengan profesi.
4. Mengidentifikasi kebutuhan informasi bagi
pelangan baik internal & eksternal.
5. Melaksanakan komunikasi dengan teknologi
mutakir (internet, E-mail, fax, dll)
6. Melaksanakan negosiasi dan advokasi tentang
pelayanan kesehatan MK/RM.
7. Memberikan konsultasi dalam pengelolaan
informasi kesehatan sesuai dengan wewenang dan
tanggung jawabnya.
8. Menjalin kerjasama dengan Bagian Sistem
Informasi RS dalam pengembangan teknologi
baru.
9. Member konsultasi pendidikan dan latihan bagi
pengguna layanan informasi.
THANK YOU
Soal Tugas

1. Sebutkan Pengertian Analisis Jabatan SDM di

Unit RMIK !
2. Sebutkan tujuan Analisis Jabatan di Unit RMIK !
3. Sebutkan lima tahapan dalam proses analisa
jabatan yang harus diadakan dengan suatu
cara yang efektif menurut Mathis and
Jackson (2000)
4. Sebutkan Cara Rekrutmen SDM di Unit RMIK
menurut Simamora (1997)
5. Sebut kan syarat prosedur penempatan
karyawan di unit kerja RMIK !
6. Sebutkan Jenis-jenis Kegiatan di Unit RMIK !
7. Sebutkan Fungsi unit kerja rekam medik !
8. Buat bagan struktur organisasi unit RMIK
rumah sakit !
9. Sebutkan Tugas pokok unit kerja rekam
medis !
10. Sebutkan Koordinasi dengan Unit-unit
Terkait dengan RMIK !