Proposal

Kelayakan IT Project, Strategy Map

& Balance Score Card PT XYZ

Oleh Team #4

1
OUTLINE
▹ Profil Perusahaan XYZ
▹ Sistem yang Sedang Berjalan
▹ SWOT Analysis
2
▹ Permasalahan saat ini
▹ Sparepart Management System
(SMS)
▹ Kelayakan Investasi IT
Profil Perusahaan

▹ Perusahahaan XYZ bergerak dibidang jual

beli sparepart mesin produksi bumbu
masakan
3

▹ Perusahaan telah beroperasi selama 10

tahun
▹ Perusahaan diatur dengan regulasi yang
ketat oleh pemerintah
Sistem yang sedang berjalan
Sistem Berjalan Inbound Outbound
Penerapan Sparepart ▹ Menerima barang ▹ Penyusunan jadwal
Warehouse System dari supplier atau pengiriman sparepart
menggunakan Aplikasi warehouse lain; ke warehouse lain atau
Microsoft Access sebagai customer;
▹ Mengindentifikasi
alat operasional outbound ▹ Membuat dokumen
sparepart yang
& inbound process 4
datang ke pengiriman sparepart;
warehouse; ▹ Pengiriman sparepart
▹ Mencatat ke warehouse lain atau
sparepart yang customer;
datang ke dalam ▹ Konfirmasi status
aplikasi. pengiriman sparepart.
SWOT Analysis
Strength Opportunity
- PT XYZ adalah salahsatu perusahaan pengadaan - Peluang industri sangat besar;
sparepart ternama di Indonesia;
- Menjangkau perusahaan menengah di daerah
- Memiliki fasilitas pergudangan dan mobil truk
terpencil yang jarang dilirik sebagai taget pasar;
untuk pengiriman barang;
- Menyediakan berbagai macam sparepart.
- Memiliki berbagai macam produk sparepart yang
siap pakai dan berkualitas tinggi.
5
SWOT
Weakness Threat

- Kesalahan sistem pencatatan barang di gudang - Ancaman pesaing baru, mengingat industri
masih tinggi; sparepart sangat berkembang sehingga
- Kebiasaan-kebiasaan pembayaran yang buruk banyaknya pesaing-pesaing baru yang muncul;

dari beberapa pelanggan; - Perang harga antar pesaing yang terkadang

merusak harga pasar dan menurunkan reputasi;
- Belum memiliki sistem informasi yang
- Ketertinggalan dalam penggunaan teknologi
terintegrasi.
informasi terkini.
Permasalahan
▹ Operasional pencatatan inbound dan outbound masih menggunakan aplikasi access;
▹ Sering terjadi kesalahan pencatatan sehingga menyebabkan over stock atau
kekurangan stock;
▹ Data inventory tidak bisa diakses dari divisi lain karena masih mengggunakan aplikasi
6

access;
▹ Keamanan data tidak terjamin karena infrastruktur yang terbatas;
▹ Integrity data belum terjamin kebenarannya.
Solusi?

7
Pemecahan Permasalahan
▹ Melakukan perbaikan sistem inventory dengan cara membangun sebuah sistem inventory baru
yang berdasarkan teknologi terkini sehingga dapat membantu dalam proses pencatatan inbound
dan outbound;
▹ Menggunakan teknologi barcode sebagai identifikasi dari sparepart dan lokasi. Dimana aplikasi IMS
ini support beberapa brand printer barcode dan flexible dalam beberapa bentuk format label dan
informasi yang akan dicetak pada label barcode sparepart dan lokasi;
▹ Menggunakan teknologi aplikasi web dan mobile (android) yang dapat diakses dimana saja dan
kapan saja;
▹ Menggunakan teknologi aplikasi mobile (android) yang memungkinkan dan mempermudah user
dapat melakukan kegiatan inbound, outbound dan opname di lokasi;

8
Sparepart Management System (SMS)
SMS adalah aplikasi yang mengintegrasikan teknologi barcode untuk mengelola persediaan
sparepart untuk operasi perusahaan secara efektif dan efisien.

Tujuan dari penerapan aplikasi “SMS” ini adalah:

• Memudahkan monitoring keluar masuknya sparepart; 9

• Mengurangi human error pada proses pencatatan keluar masuk sparepart;

• Mengoptimalkan manajemen waktu dalam proses pencatatan data dan operasional
yang stabil terkait pencatatan stock sparepart;
• Menghasilkan laporan yang lebih akurat, cepat, tepat dan informatif.
Kajian Investasi Sparepart Management System
(SMS)
Cost Benefit Analysis (CBA)

1. Biaya Investasi Awal

Biaya investasi awal teknologi informasi terdiri dari biaya-biaya sbb.:
• Pembelian core sistem;
• Software dan hardware;
• Instalasi dan setting awal;
• Training dan sosialisasi 10
Dengan total biaya sebesar Rp1.145.500.000,- (Rincian item barang dan harga terlampir)

2. Estimasi penghematan setelah investasi IT

Setelah implementasi sistem baru diharapkan terdapat beberapa penghematan antara lain:
•Kesalahan pencatatan transaksi;
•Pembayaran dari konsumen membaik.
Total penghematan sebesar rata – rata Rp. 194 juta pertahun (rincian penghematan terlampir)
Kajian Investasi Sparepart Management
System (SMS)
Cost Benefit Analysis (CBA)

3. Biaya Operasional IT berjalan (OPEX) Pertahun

Biaya operasional IT Berjalan terdiri dari biaya – biaya berikut, diantaranya;
• Gaji Pegawai;
• Biaya Listrik;
• Biaya Internet
• Biaya Maintenance 11
Dengan rata – rata total biaya sebesar Rp 579 juta pertahun (Rincian terlampir)

4. Biaya Depresiasi
Skema depresiasi dengan menggunakan Metode Straight Line, total nilai investasi dibagi 5 tahun.

5. Penjualan
Rata – Rata penjualan mesin sparepart bumbu Rp. 909 juta pertahun
Kajian Investasi Sparepart Management System
(SMS) – Investasi Awal

12
Kajian Investasi Sparepart Management
System (SMS) – Profit Margin & Net Cashflow

13
Indikator Kelayakan Investasi

14

Dari perhitungan 3 Indikator kelayakan investasi yaitu NPV, ROI dan Payback
Period, disimpulkan bahwa Project Sparepart Management System ini layak untuk
diimplementasikan.
Rancangan Strategy Map & Balance Scorecard

Startegy Map

15
Balance Scorecard (1)

16
Balance Scorecard (2)

17
THANKS!
Any questions?
18