E-Formasi III

Versi I.0

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

ARSITEKTUR DAN KEGUNAAN
PERTUKARAN DATA KEMENTERIAN PANRB
DENGAN INSTANSI TERKAIT

Tujuan : Pengembangan / Peningkatan Kualitas Data untuk Manajemen ASN

Kemen PANRB BKN

• •
Database
Database
Pegawai ASN
e-Formasi

•
(e-PUPNS)

• • •
Database Database Database Data
Data Tenaga Geospasial
Kependidikan Kesehatan
DASHBOARD DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
(DECISION SUPPORT SYSTEM)

Rasio Belanja Pegawai terhadap APBD

DASHBOARD DAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
(DECISION SUPPORT SYSTEM)
 REKAP EFORMASI PROVINSI JAWA TIMUR
ABK PNS KEKURANGAN / USUL
NO JABATAN
KELEBIHAN
Jabatan Pimpinan
I.
Tinggi
a. Utama 0 0 0 0
b. Madya 2 1 1 0
c. Pratama 81 80 5 7
Jabatan
II.
Administrasi

a. Administrator 567 542 26 51

b. Pengawas 1366 1366 2 20

c. Pelaksana (JFU) 7860 5481 2375 1390
1. Jabatan
III. Jabatan Fungsional Fungsional 8729 5641 3091 2183
Keahlian
2. Jabatan
Fungsional 3321 1696 1434 714
Keterampilan
IV. Bukan Jabatan 17421 8807 8565 4008
Jumlah 39347 23614 15499 8373
POKOK PENGISIAN
Langkah Pengisian
e-Formasi
Isi Struktur
Organisasi

Isi Bezzeting

Isi Analisis
Jabatan
FITUR BARU
FITUR BARU

NO MENU 2.3 3.0

1 Template struktur NIP, Kelas,

pindah struktur
2 Template Bezeeting NIP, Kelas

3 Analisa Jabatan Hapus

4 Cetak Excel, Pdf

5 Manajemen Pengguna Aktif/nonaktif

6 Daftar pindah Struktur Daftar pindah

struktur
7 Download Dokumen Materi terkait

8 Rekapitulasi lanjutan
FITUR BARU

e-Formasi III mempunyai beberapa fitur baru,

yaitu:
1. Data Kelas Jabatan
2. Data NIP
3. Cetak Excel
4. Rekapitulasi Lanjutan
5. Pindah Struktur
1. Kelas Jabatan
Data Kelas Jabatan

Pengguna dapat melakukan input kelas jabatan pada

halaman struktur organisasi, kelas jabatan diisi dan
melekat pada masing-masing jabatan. Kelas jabatan
dapat diisi dari 0 (nol) hingga 30 (tiga puluh)
2. NIP
Data NIP

Pada formulir Struktur jabatan, ditambahkan 1

field untuk mengisi Nomor Induk Pegawai (NIP),
NIP akan di sinkronisasi dengan data BKN untuk
melihat keabsahannya.
• Pada posisi jabatan struktural, NIP hanya
dapat diisi 1 kali
• Pada posisi jabatan fungsional, NIP dapat diisi
lebih dari 1 kali
• NIP tidak dapat menduduki lebih dari 1
Jabatan
Data NIP (cont.)

Langkah Pengisian:
1. Isi NIP pada Field Nomor Induk Pegawai;
2. Tekan Tombol Hijau dikanan field tersebut;
3. NIP yang telah diinput akan tampil pada table dibawah;
4. Pengguna dapat melakukan penghapusan NIP dengan menekan tombol ;
5. Pengguna dapat melakukan validitas dengan menekan tombol
3. Cetak Excel
Cetak Excel

Pada e-Formasi versi III, cetak data dibagi menjadi beberapa

jenis, yaitu:
1. Cetak Bezzeting, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting
dengan membatasi 10.000 (Sepuluh Ribu) data untuk 1 File.
2. Cetak Usulan Formasi , fitur ini mencetak isi formulir
bezzeting dengan membatasi 1.000 (Seribu) data untuk 1
File.
Jenis cetak data ditambah dengan jenis Excel (xlsx)
Cetak Excel (cont.)

Pilih jenis pencetakan dengan menekan link sesuai dengan jenis cetak
4. Rekapitulasi
Rekapitulasi Lanjutan

Fitur rekapitulasi adalah fitur yang

menampilkan data terkait jumlah suatu
jabatan yang dikelompokan berdasarkan
posisi jabatan. Jumlah yang ditampilkan
pada fitur rekapitulasi yaitu:
1. Jumlah kebutuhan (ABK);
2. Jumlah PNS;
3. Jumlah kekurangan PNS;
4. dan Jumlah usulan formasi
Untuk melihat informasi lebih lengkap,
klik label jabatan yang diinginkan.
Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Fasilitas ini menampilkan informasi jabatan dengan

kategori tertentu, sesuai dengan kategori yang diinginkan
pengguna pada halaman sebelumnya, sistem akan
menampilkan seluruh jabatan dengan kategori tersebut.
Adapun kelengkapan informasi yang disampaikan adalah:
1. Jumlah Kebutuhan (ABK);
2. Jumlah PNS;
3. Jumlah Kekurangan;
4. Jumlah Usulan Formasi;
Pengguna dapat melihat lebih detil terhadap jabatan
tertentu dengan meng-klik label jabatan yang diinginkan.
Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Pada halaman rekapitulasi ini, pengguna akan

disajikan informasi mengenai jabatan beserta
tempat/kantor/unit kerja dari jabatan tersebut
5. Pindah Struktur
 ALUR PEMINDAHAN SEKOLAH SMA/SMK
DARI KAB/KOTA KE PROVINSI

KAB/KOTA PROVINSI

Memilih sekolah yang

1 akan dipindahkan di
struktur organisasi
2 klik kanan pada
strukur
Memeriksa Daftar
sekolah yang disubmit 3
oleh kab/kota
Membuat dan 4
Memilih Struktur yang
akan ditempatkan
sekolah tsb
Submit/Terima (mulai 5
proses)

PROSES PERPINDAHAN
 Memilih sekolah yang akan dipindahkan di struktur organisasi
1  klik kanan kemduian pilih Pindahkan ke Pusat/Prov

2 Pilih oke pada dialog box

3 Memeriksa Daftar sekolah yang disubmit oleh kab/kota 
pada menu Template Struktur pilih Daftar Pindah Struktur
 Membuat dan Memilih Struktur yang akan ditempatkan sekolah tsb 
4 pada menu Template Struktur pilih Daftar Pindah Struktur
 5 Submit/Terima (mulai proses)  Pindahkan

submit

Pilih unit kerja yang akan

ditempatkan

Unit
kerja
PP 18 tahun 2016
 DAMPAK PP 18 TAHUN 2016

1. PERUBAHAN NOMENKLATUR
2. PEMISAHAN DINAS
3. PENGGABUNGAN DINAS
4. DINAS ATAU BADAN BARU
 PERUBAHAN NOMENKLATUR

Klik kanan Edit.

Ubah Nama jabatan sesuai dengan nomenklatur baru
PEMISAHAN DINAS

1. Buat struktur dinas DINAS PU

baru 1
KEPALA DINAS
KEPALA DINAS PERUMAHAN
2. Buat Kantor Baru PU RAKYAT

3 DINAS
3. Pindahkan bagian/unit KEPALA BAGIAN
2 PERUMAHAN
ke dinas baru dengan PERUMAHAN RAKYAT RAKYAT
mengganti atasan
langsung dan unit
kerja
4. Jabatan yang ada KASUBAG
dibawah bagian/unit KASUBAG I
II
KASUBAG III 4
diganti unit kerjanya
sesuai dengan dinas JFU
yang baru
 PENGGABUNGAN DINAS

DINAS DINAS
1. Buat struktur bagian/unit PERKEBUNAN PERTANIAN
baru di dinas

1
KEPALA DINAS PERTANIAN
2. Pindahkan bagian/unit ke DAN PERKEBUNAN
dinas baru dengan
mengganti atasan langsung
dan unit kerja
KEPALA BAGIAN 2 DINAS
PERKEBUNAN
PERTANIAN
3. Jabatan yang ada dibawah
DAN
bagian/unit diganti unit
kerjanya sesuai dengan dinas PERKEBUNAN
yang baru KASUBAG
KASUBAG I
II 3

4. Hapus Dinas yang sudah JFU

dipindahkan
 DINAS ATAU BADAN BARU

1. Buat struktur bagian/unit baru di dinas

2. Isi struktur sesuai dengan OTK baru
Langkah Pengisian
7 Langkah Pengisian

• Langkah 1. Halaman Depan dan Login Aplikasi

• Langkah 2. Pengaturan Pengguna
• Langkah 3. Input Struktur Organisasi
• Langkah 4. Input Bezzeting
• Langkah 5. Rincian Usulan Formasi
• Langkah 6. Input Analisa Jabatan
• Langkah 7. Pencetakan, dan Rekapitulasi
Halaman Depan

Halaman ini dibagi menjadi

3, yaitu:
1. Konten Pancasila
2. Pengumuman dan
Formulir Login
3. Riwayat Versi E-Formasi
Melakukan Login Aplikasi

Langkah Pengisian:
1. Masukkan ID pengguna
pada field “ID
Pengguna”
2. Masukkan Sandi pada
field “Sandi”
3. Lalu Klik Masuk
Aplikasi
*Untuk Kritik dan saran,
dapat email di
formasi@menpan.go.id
Melakukan Login Aplikasi (Cont.)

Formulir profil akan

tampil di awal login
aplikasi:
1. Lengkapilah profil
pengguna dengan
informasi yang valid;
2. Isilah field sandi jika
ingin merubah sandi;
3. Tekan tombol simpan
Pengaturan Pengguna

Untuk mengakses
pengaturan pengguna,
klik menu di kanan
atas, klik Manajemen
pengguna
 Pengaturan Pengguna (Kantor)

1. Pilih Tambah
Kantor
2. Isilah formulir
sesuai dengan
isian
3. Klik simpan
4. Hasil inputan
akan tampil
di daftar
 Pengaturan Pengguna (Kantor
Cont.)

• Kantor yang baru

dibuat akan langsung
aktif, status kantor
dapat dilihat pada
kolom status;
• Klik Nonaktifkan jika
ingin menonaktifkan
kantor
• Klik ubah untuk
melakukan perubahan
pada data kantor
tersebut
 Pengaturan Pengguna
(Pengguna)

1. Pilih tambah pengguna

2. Lakukan pengisian sesuai
dengan field yang
disediakan
3. Isi field kantor dengan
memasukan 3 huruf untuk
memulai pencarian, lalu
klik data yang diinginkan
4. Pilih peran menjadi Admin
Lokal
5. Lalu Klik Simpan
6. Pengguna Baru akan tampil
pada daftar pengguna
 Pengaturan Pengguna (Pengguna
Cont.)

• Status pengguna terlihat

pada kolom status, untuk
pengguna dengan status
non aktif, pengguna tidak
dapat melakukan login
• Untuk melakukan
perubahan dapat menekan
tombol ubah, dan akan
menampilkan data
pengguna, lakukan
perubahan, ID pengguna
tidak dapat diubah.
• Klik tombol aktifkan atau
nonaktifkan untuk merubah
status pengguna
Struktur Organisasi

1. Klik menu Template

Struktur
2. Klik Struktur
Organisasi
Struktur Organisasi

Halaman struktur jabatan dibagi 2 sisi, yaitu

1. Peta Jabatan, terletak disisi kiri
2. Formulir Jabatan, terletak disisi kanan
Struktur Organisasi (Cont.1)

• Klik tombol Tambah struktur baru

• Atau klik kanan pada jabatan

yang ada
• Pilih menu sesuai yang anda
inginkan
• Tambah struktur untuk
menambah jabatan baru tanpa
induk
• Tambah struktur setara untuk
menambah jabatan baru dengan
induk yang sama dengan jabatan
yang anda pilih
• Tambah bawahan baru untuk
menambah jabatan dengan
jabatan yang anda pilih sebagai
induk
Struktur Organisasi (Cont.2)

Langkah pengisian formulir jabatan:

1. Pilih posisi jabatan sesuai yang anda inginkan
2. Ketik minimal 3 huruf untuk melakukan pencarian jabatan, lalu klik
jabatan yang diinginkan sebagai induk.
3. Pilih posisi jabatan yang ingin anda tambah
4. Ketik nama jabatan jika anda menambah jabatan strukturan, atau ketik
minimal 3 huruf untuk pencarian jika anda memilih posisi jabatan
fungsional
5. Isi kelas jabatan
6. Isi NIP yang menduduki jabatan tersebut lalu klik untuk menampilkan
didaftar, setelah data tampil, klik untuk melakukan validasi NIP
7. Ketik minimal 3 huruf pada field analisis jabatan, dan pilih anjab yang
sesuai dengan jabatan (Jika anda telah memasukkan data anjab)
8. Ketik minimal 3 huruf pada field unit kerja dan pilih unit kerja (*Unit kerja
berfungsi sebagai tanda bahwa jabatan tersebut akan tampil pada
pengguna dengan unit kerja tersebut)
9. Lalu Tekan simpan
10. Jabatan yang anda masukkan akan tampil pada peta jabatan
Struktur Organisasi (Cont.3)

• Klik tanda untuk

membuka dan
menampilkan data
jabatan dibawah
jabatan tersebut
• Ulangi langkah dari
awal untuk
menambahkan
jabatan baru
Bezzeting

1. Klik menu Template

Struktur
2. Klik Template
Bezzeting
Bezzeting

Formulir Bezzeting dibagi 2:

1. Bagian atas adalah rekapitulasi dari bezzeting yang telah anda input.
2. Bagian tengah berisi penjelasan warna formulir
3. Bagian bawah berisi informasi bezzeting
 Bezzeting (Cont.)

Langkah pengisian
1. Klik untuk membuka peta jabatan
2. Klik 2 kali pada kolom yang ingin diisi, Kolom yang dapat diisi adalah kolom Kelas,
ABK, PNS, PPPK, CPNS, BUP N hingga N+5, dan Usulan Formasi
3. Masukkan jumlah angka yang anda inginkan, lalu tekan Enter
4. Akan tampil notifikasi
Rincian Usulan Formasi

1. Klik menu Template

Struktur
2. Klik Rincian Usulan
Formasi
 Rincian Usulan Formasi (Cont.)

• Halaman ini akan menampilkan jabatan yang telah diajukan usulan formasi,
hanya jabatan fungsional yang akan tampil pada rincian tersebut
• Untuk usulan formasi tersebut, harus mempunyai anjab, lakukan pengisian anjab
terlebih dahulu
Analisis Jabatan

1. Klik menu Template

Struktur
2. Klik Analisis Jabatan
Analisis Jabatan (Cont.)

Halaman ini akan

menampilkan data
analisis jabatan
yang telah
dimasukkan
1. Klik tambah
analisis jabatan
untuk membuat
anjab baru
Analisis Jabatan (Cont.)

1. Masukkan
nama anjab
yang anda
inginkan
2. Lalu klik buat
3. Halaman akan
pindah ke
formulir anjab
Formulir Anjab

Formulir anjab dibagi menjadi:

1. Sisi kiri sebagai link halaman
2. Sisi kanan sebagai formulir
3. Klik link halaman untuk menampilkan
formulir
4. Isilah formulir sesuai dengan data anjab
anda
5. Lalu klik simpan
6. Lengkapilah seluruh formulir analisis
jabatan
7. Kembali ke daftar anjab jika sudah selesai
dan ingin membuat anjab baru
Set anjab pada struktur
organisasi

• Buka kembali
struktur organisasi,
dan pilihlah jabatan
yang ingin anda set
analisis jabatan
• Klik kanan pada
jabatan tersebut
• Lalu klik Edit
• Akan tampil formulir
jabatan tersebut
Set anjab pada struktur
organisasi (Cont.)
1. Untuk menset anjab pada
jabatan tersebut
2. Ketik minimal 3 huruf pada field
dikanan analisis jabatan untuk
melakukan pencarian, isi lebih
lengkap jika pencarian tidak
menampilkan anjab yang anda
inginkan
3. Klik data anjab yang anda
inginkan
4. Lalu klik simpan

5. Anjab telah di set pada jabatan

tersebut
Pencetakan

1. Klik menu Template

Struktur
2. Klik Cetak
Pencetakan (Cont.)

Data yang telah anda

input dapat anda cetak
menjadi 2 bentuk,
yaitu PDF dan Excel
Klik salah satu

Untuk menampilkan
PDF atau mengunduh
Excel
Terima Kasih
Selamat mengerjakan