Teknik Penyusunan

Naskah Dinas
• A. Pengertian, dan Fungsi Surat

Pengertian Surat
• Adalah alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan berita atau informasi dari
satu pihak ke pihak yang lain. (Afra Tien
Sotyaningrum, 2008:2)

• suatu informasi tertulis yang dapat

dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis
yang dibuat dengan persyaratan tertentu
yang khusus berlaku untuk surat menyurat
(Finoza, 2009:4-5)
 Persyaratan tertentu dalam surat-
menyurat menurut Finoza, adalah:

• Penggunaan kertas;
• Penggunaan model atau bentuk;
• Penggunaan kode atau notasi;
• Penggunaan bahasa yang khas;
• Pencantuman tanda-tangan
FUNGSI SURAT
 Sebagai wakil atau duta orang/ organisasi;
 Sebagai alat bukti autentik
 Sebagai alat ukur (barometer) kegiatan
organisasi
 Sebagai dasar pengambilan keputusan;
 Sebagai alat bantu pengingat
 Sebagai pedoman kerja (juklak, instruksi)
 Sebagai dasar penelusuran sejarah
organisasi
UNTUK INSTANSI PEMERINTAH, TATA PERSURAT-
AN DINAS, MENGACU PADA PEDOMAN UMUM TATA
NASKAH DINAS DITUANGKAN DALAM :
1. KEPMENPAN NO. 71 TAHUN 1993
2. KEPMENPAN NO. 72/KEP.M.PAN/07/2003
3. PERMENPANRI NO. 22 / 2008
4. PERMENPAN R&B RI NO. 80/2012
5. PERMENDAGRI NO. 54/2009
6. PERMENDAGRI NO. 55 / 2010
7. PERMENDAGRI NO. 42 / 2011
8. PERMENDAGRI NO. 42 / 2016
Sedangkan Tata Persuratan/Tata Naskah Dinas
di Lingkungan DEPDIKNAS diatur dalam:
1. KEPMENDIKNAS NO. 091/1995
2. KEPMENDIKNAS NO. 42/2006
3. PERMENDIKBUD RI NO. 6 / 2013
Menurut PERMENPANRI No. 80 tahun 2012

Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai

alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan.

Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan

komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis,
format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta
media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.
Naskah dinas dimaksud berdasarkan
PERMENPAN DAN PERMENDAGRI sbb.:

Surat instruksi; surat keterangan telegram

Surat edaran; melaksanakan tugas; lembaran daerah;
surat biasa; surat panggilan; berita daerah;
surat keterangan; nota dinas; berita acara;
surat perintah; nota pengajuan notulen;
surat izin; konsep naskah dinas; memo;
surat perjanjian; lembar disposisi; daftar hadir;
surat perintah tugas; telaahan staf; piagam;
surat perintah pengumuman; sertifikat; dan
perjalanan dinas; laporan; STTPP.
surat kuasa; rekomendasi;
surat undangan; surat pengantar;
 SYARAT SURAT DINAS YANG BAIK

• Format menarik (standar)

• Tidak terlalu panjang
• Bahasa yang digunakan tegas,
jelas, padat serta sopan
• Bagian surat sesuai dgn ketentuan
• Ciri formal atau ciri kedinasan
• Keseragaman pola bentuk
• Penampilan surat bersih
• Efektivitas dan Efisiensi
Bentuk-bentuk surat dapat digunakan sesuai
dengan keberadaan organisasi/lembaga
dimana kita berada:
A. Bentuk Umum (digunakan oleh swasta)
B. Bentuk Dinas Pemerintah sesuai dengan
PERMENDAGRI No. 55/2010, No. 42 / 2011 &
KEPMENPAN R&B RI No. 80 Tahun 2012.
C. Bentuk Dinas Pemerintah di bawah naungan
Depdiknas sesuai dengan PERMENDIKBUD RI
No.: 6 Tahun 2013.
 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
 Bentuk Lurus (Block Style)
 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block
Style)
 Bentuk Takuk atau Bergerigi (Indented
Style)
 Bentuk Menggantung (Hanging
Paragraph Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor :
Nomor & tgl pembuatan
1 Juni 2017 surat
Yth. Direktur PT Iskandar Muda
Jl. Muda-mudi No. 213 alamat tujuan
Makassar
Hal : Pesanan Barang hal dan salam pembuka
Dengan hormat,
-------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea pembuka
----------------------------------------------.
-------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
------------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
salam penutup
tanda tangan
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Lurus Penuh
Inisial
(Full Block Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2017
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda surat
Jl. Muda-mudi No. 213
Makassar
alamat tujuan
Hal : Pesanan Barang
Dengan hormat, hal dan salam pembuka
-------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------.
Alinea pembuka
-------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
------------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
tanda tangan salam penutup
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Lurus
Inisial
(Block Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2017
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda surat
Jl. Muda-mudi No. 213
Makassar
alamat tujuan
Hal : Pesanan Barang
Dengan hormat, hal dan salam pembuka
--------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------.
Alinea pembuka
--------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
-------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
tanda tangan salam penutup
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Setengah Lurus
Inisial
(Semi Block Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2017
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda surat
Jl. Muda-mudi No. 213
Makassar
alamat tujuan
Hal : Pesanan Barang
Dengan hormat, hal dan salam pembuka
--------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------.
Alinea pembuka
--------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
-------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
tanda tangan salam penutup
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Takuk/Bergerigi
Inisial
(Indented Style)
 Logo, Nama, alamat, kota
berada perusahaan
Nomor : 1 Juni 2017
Nomor & tgl pembuatan
Yth. Direktur PT Iskandar Muda surat
Jl. Muda-mudi No. 213
Makassar
alamat tujuan
Hal : Pesanan Barang
Dengan hormat, hal dan salam pembuka
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------.
Alinea pembuka
-------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------- Alinea isi/transisi
--------------------------------------.
---------------------------------------------------------------- Alinea penutup
Hormat kami,
tanda tangan salam penutup
Akhmad Akram, SE.
Direktur
Tembusan:
Lampiran: Bentuk Menggantung
Inisial
(Hanging Paragraph Style)
Bentuk Dinas Pemerintah sesuai dengan:
1. Peraturan MENPAN & Reformasi Birokrasi RI
Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
2. Permendagri No. 54 Tahun 2009, dan
Permendagri No. 42 Tahun 2011
 Peraturan
MENPAN &
Reformasi
Birokrasi RI Nomor
80 Tahun 2012
tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas
Instansi
Pemerintah.
 Peraturan MENPAN &
Reformasi Birokrasi RI
Nomor 80 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas Instansi
Pemerintah.
Permendag
ri No. 42
Tahun 2011
Permendag
ri No. 42
Tahun 2011
Permen-
dagri No.
42 Tahun
2011
Permen-
dagri No.
42 Tahun
2011
Contoh:
MENPANRBRI
NO.80/2012
Contoh:
MENPANRBRI
NO.80/2012
Contoh:
MENPANRBRI
NO.80/2012
Contoh:
MENPANRBRI
NO.80/2012
Contoh:
MENDAGRI
NO.54/2009
Contoh:
MENDAGRI
NO.54/2009
Contoh:
MENDAGRI
NO.54/2009
Contoh:
MENDAGRI
NO.54/2009
 Bentuk Dinas Pemerintah di bawah naungan
Depdiknas sesuai dengan KEPMENDIKNAS No.
091/1995, KEPMENDIKNAS No. 42/2006 dan
diperbaharui dengan
KEPMENDIKBUD RI No. 6 / 2013

• Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

• Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
• Bentuk Takuk atau Bergerigi (Inden Style)
• Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)
• Modified Block Style
Contoh:
PERATURAN MENTERI
PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN RI NO. 6
TAHUN 2013
Contoh:
PERATURAN MENTERI
PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN RI NO. 6
TAHUN 2013
 DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Kepala Surat

Nomor : 4 Januari 2017

Lampiran :
Hal : Pembuka Surat
Yth…………….
………………….. Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup
nama jabatan
tanda tangan
nama pejabat
NIP Penutup Surat
Tembusan:
KEPALA SURAT
NOMOR SURAT
KEGUNAAN PENULISAN NOMOR SURAT :
• MEMUDAHKAN DALAM PENGARSIPAN
• MEMUDAHKAN DALAM PENCARIAN KEMBALI
• MENGETAHUI BANYAKNYA SURAT YANG KELUAR
• BAHAN RUJUKAN DALAM SURAT MENYURAT TAHAP
BERIKUTNYA
UMUMNYA CARA PENOMORAN SURAT ADALAH :
NOMOR SURAT, KODE SURAT, ANGKA BULAN, ANGKA TAHUN
NOMOR : 007 / KSH-1 / V II / 2017

CONTOH PENULISAN NOMOR YANG TIDAK TEPAT:

nomor : 001/SMU-1/2017
No. : 21/KRS/VI/2017
Nomor : 10/SU/VII/2017.

CONTOH PENULISAN NOMOR YANG BENAR :

Nomor : 001/F8/C.1/2017
Nomor : F8/……/C.1/III/2017
Nomor : …./F8/C.1/2017
TANGGAL SURAT

TANGGAL SURAT DITULIS SEJAJAR NOMOR SURAT, NAMA

TEMPAT MENDAHULUI TANGGAL SURAT, NAMUN APABILA
TELAH TERCANTUM PADA KEPALA SURAT, MAKA NAMA
TEMPAT TIDAK PERLU DICANTUMKAN LAGI

CONTOH :
Makassar, 24 Maret 2017
25 Maret 2017

PERLU DIPERHATIKAN
NAMA BULAN DITULIS SECARA LENGKAP
ANGKA TAHUN JANGAN DISINGKAT
PADA AKHIR BARIS TIDAK DIBUBUHI TANDA TITIK

CONTOH TANGGAL SURAT YANG TIDAK TEPAT:

• Tanggal 23 Bulan Mei 2017
• Makassar, 23-05-2017 * 24 Mei ‘17

CONTOH TANGGAL SURAT YANG TEPAT:

* 23 April 2017 23 Januari 2017
* 1 April 2017 20 Februari 2017
LAMPIRAN

MELAMPIRKAN BERARTI MENYERTAKAN SESUATU DENGAN

YANG LAIN. JIKA BERSAMA SURAT LAPORAN DISERTAKAN
MISALNYA : JADWAL KEGIATAN, DAFTAR PESERTA DAN
RINCIAN BIAYA, MAKA DALAM LAMPIRAN ITU DITULISKAN
TIGA LEMBAR ATAU SATU BERKAS.
LAMPIRAN BERGUNA SEBAGAI PENUNJUK BAGI PENERIMA
SURAT TENTANG ADANYA SESUATU YANG DIKIRIMKAN
SELAIN SURAT ITU SENDIRI

KAIDAH PENULISAN LAMPIRAN

• HURUF AWAL KATA LAMPIRAN DITULIS DENGAN HURUF

KAPITAL
• KATA LAMPIRAN SEBAIKNYA TIDAK DISINGKAT
• PENCANTUMAN JUMLAH LAMPIRAN HARUS KONSISTEN
• JIKA TIDAK ADA SESUATU YANG DILAMPIRKAN,
SEBAIKNYA TIDAK DICANTUMKAN LAMPIRAN
• PADA AKHIR BARIS TIDAK MENGGUNAKAN TANDA TITIK.
LAMPIRAN

CONTOH PENULISAN LAMPIRAN YANG TIDAK TEPAT:

Lampiran : 3 (tiga) lembar

Lam. : satu berkas
lampiran : Dua lembar
Lampiran : 10 lembar
Lampiran : satu (1) berkas

CONTOH PENULISAN LAMPIRAN YANG TEPAT:

Lampiran : tiga lembar

Lampiran : satu berkas
Lampiran : dua lembar
Lampiran : sepuluh lembar
 HAL
• HAL BERMAKNA “ PERKARA “, “SOAL”, “URUSAN”,
“PERISTIWA” DAN “TENTANG HAL”.
• HAL SURAT BERARTI SOAL ATAU PERKARA YANG
DIBICARAKAN SURAT DAN HAL SURAT DAPAT DISAMAKAN
DENGAN JUDUL KARANGAN. KARENA ITU CARA
PENULISANYA TIDAK JAUH BERBEDA DENGAN CARA
PENULISAN JUDUL KARANGAN, YAITU :
• HURUF DITULIS DENGAN SINGKAT, JELAS DAN MENARIK
• BERWUJUD KATA ATAU FRASE, BUKAN KALIMAT
• HURUF PERTAMA PADA TIAP KATA DITULIS DENGAN
HURUF KAPITAL

CONTOH PENULISAN HAL YANG TEPAT:

Hal : Jadwal Ujian Matematika
Hal : Undangan Rapat
Hal : Undangan
CONTOH PENULISAN HAL YANG TIDAK TEPAT:
Hal/Perihal : Permohonan bantuan tenaga kerja
Hal : Teknik-teknik membuat surat dinas
Perhal : Penyusunan rapat anggaran
ALAMAT SURAT
UMUMNYA SURAT DINAS DIKIRIM DENGAN MENGGUNAKAN
SAMPUL ATAU AMPLOP. ADA DUA ALAMAT YANG HARUS
DITULIS YAITU ALAMAT LUAR PADA SAMPUL DAN ALAMAT
DALAM PADA SURAT

ALAMAT LUAR PADA SAMPUL

ALAMAT YANG DITULIS PADA SAMPUL LUAR DAN
BERFUNGSI SEBAGAI PENUNJUK DALAM MENYAMPAIKAN
SURAT KEPADA ORANG YANG BERHAK MENERIMANYA

ALAMAT PADA SAMPUL LUAR TERDIRI ATAS:

KATA KEPADA YTH

NAMA JABATAN
UNIT KERJA
ALAMAT LENGKAP

DI DEPAN NAMA JABATAN ATAU GELAR TIDAK PERLU

DICANTUMKAN KATA PENYAPA SEPERTI BAPAK, IBU,
SAUDARA/SAUDARI
ALAMAT SURAT

YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN ALAMAT

LUAR :

1. KELOMPOK KATA YANG TERHORMAT DISINGKAT Yth.

2. HURUF AWAL SINGKATAN YTH DITULIS KAPITAL
3. PENULISAN ALAMAT DIDAHULI KATA KEPADA
4. SAPAAN BAPAK, IBU, SAUDARA, TUAN DAN
SEBAGAINYA DAPAT DIGUNAKAN PADA NAMA
PERSEORANGAN
5. GELAR AKADEMIK ATAU KEPANGKATAN PERLU
DICANTUMKAN
6. PENCANTUMAN GELAR AKADEMIK ATAU KATA SAPAAN
SEBAIKNYA DIPILIH SALAH SATU SAJA
7. PEMENGGALAN ALAMAT SURAT PADA SETIAP
BARISNYA HENDAKNYA DIDASARKAN PADA
HUBUNGAN FRASE
8. AKHIR ALAMAT SURAT TIDAK MENGGUNAKAN TANDA
TITIK
ALAMAT SURAT
CONTOH PENULISAN ALAMAT SURAT YANG TIDAK TEPAT:

Kepada
Yang terhormat
bapak Roos Prijobowo
Jalan Raya Cinangka 19 Sawangan

Kepada
Yth. Bapak Ir. Roos Prijobowo
Jalan Raya Cinangka 19 Sawangan

CONTOH PENULISAN ALAMAT SURAT YANG TEPAT:

Kepada
Yth. Bapak Roos Prijobowo
Jalan Raya Cinangka 19 Sawangan
Kepada
Yth. Ir. Roos Prijobowo
Jalan Raya Cinangka 19 Sawangan
ALAMAT SURAT

ALAMAT DALAM PADA SURAT

ALAMAT YANG DITULIS PADA KERTAS SURAT
FUNGSINYA SEBAGAI PENGONTROL BAGI PENERIMA SURAT
BAHWA DIRINYALAH YANG BERHAK MENERIMA SURAT ITU

KETENTUAN PENULISAN PADA ALAMAT DALAM PADA SURAT

TIDAK DIDAHULUI KATA KEPADA

MENGGUNAKAN KATA YTH
MENGGUNAKAN NAMA JABATAN
MENCANTUMKAN UNIT KERJA
MENGGUNAKAN ALAMAT LENGKAP
NAMA TEMPAT PADA ALAMAT TIDAK DIDAHULUI KATA
DEPAN DI
ALAMAT SURAT
CONTOH PENULISAN YANG TIDAK TEPAT:

Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Di Jakarta 10270

CONTOH PENULISAN YANG TEPAT:

Yth. Kepala Biro Organisasi

Sekretariat Jenderal
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
Contoh penulisan yang tidak tepat

Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl.Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat

Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69
Jakarta 12190
SALAM PEMBUKA
BERFUNGSI SEBAGAI PENGHORMATAN KEPADA YANG
DITUJU

CONTOH : Dengan hormat,

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Untuk surat dinas pemerintah disarankan tidak lagi

menggunakan Dengan hormat sebagai baris tersendiri.

YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN SALAM

PEMBUKA:

• HURUF AWAL DI TULIS DENGAN HURUF KAPITAL

• HURUF AWAL KATA “ hormat “ DITULIS DENGAN HURUF
KECIL
• PENULISAN SALAM PEMBUKA DIAKHIRI DENGAN TANDA
KOMA
 ISI SURAT
ALINEA PEMBUKA
ALINEA ISI
ALINEA PENUTUP

ALINEA PEMBUKA
BERFUNGSI SEBAGAI PENGANTAR ISI SURAT

CONTOH ALINEA PEMBUKA UNTUK PENGANTAR ISI SURAT DAN

UNTUK JAWABAN ATAU BALASAN SURAT:

• DENGAN SURAT INI KAMI BERITAHUKAN KEPADA BAPAK/IBU …….

• DENGAN INI SAYA MOHON BANTUAN BAPAK/IBU UNTUK ………
• SEIRING DENGAN SURAT INI KAMI KIRIMKAN …………………
• SEHUBUNGAN DENGAN SURAT KAMI TANGGAL ………………
• MENYAMBUNG SURAT KAMI TANGGAL …………….
• DENGAN SANGAT MENYESAL KAMI BERITAHUKAN BAHWA ……….
• MENUNJUK SURAT BAPAK/IBU TANGGAL ……………..
• MENJAWAB PERTANYAAN ANDA DALAM SURAT ANDA ……….
• MENYUSUL SURAT KAMI …
• DENGAN INI KAMI BERITAHUKAN …
Jika bertujuan untuk memberitahukan, menanyakan,
meminta, melaporkan, dan menyampaikan sesuatu,
untuk memulai alinea pembuka dapat dipergunakan
kata-kata dibawah ini:
• Kami beritahukan bahwa ...........................
• Dengan ini kami kabarkan bahwa ..............
• Dengan sangat menyesal kami beritahukan ......
• Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan .......
• Dengan ini kami menanyakan .......
• Kami mohon bantuan Bapak/Ibu untuk .....
• Perkenankanlah kami melaporkan ............
• Sebagai tindak lanjut pertemuan kita .............
• Sebagai realisasi perundingan kita ...........
• Dengan ini kami kirimkan daftar .............
• Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu .......
Jika menjawab surat atau menunjuk surat/iklan tertentu,
untuk awal alinea pembuka dapat dipergunakan kata-kata
sebagai berikut:

• Untuk menjawab surat Bapak/Ibu Nomor ............... tanggal

.............. tentang .......
• Untuk membalas surat Bapak/Ibu Nomor ............... tanggal
.............. tentang .......
• Sehubungan dengan surat Bapak/Ibu Nomor …… tanggal
……. tentang .....
• Berkenaan dengan surat Bapak/Ibu Nomor …… tanggal
……. tentang .....
• Untuk memenuhi permintaan Bapak/Ibu melalui surat
Nomor … tanggal ... tentang .
• Menunjuk surat Nomor ......... tertanggal ..... tentang …..
• Setelah membaca iklan perusahaan Bapak dalam harian
……...........
ISI SURAT
KESALAHAN DALAM PENULISAN ALINEA PEMBUKA YANG
BERKAITAN DENGAN EJAAN, PILIHAN KATA MAUPUN
STRUKTUR KALIMATNYA

BERSAMA INI SAYA BERITAHUKAN BAHWA SURAT

SAUDARA NOMOR 071/UKS/V/2017 TERTANGGAL 21 MEI
2017 TELAH KAMI TERIMA

DENGAN INI KAMI MENGAJUKAN LAMARAN UNTUK

BEKERJA DIPERUSAHAAN BAPAK
 ISI SURAT
ALINEA ISI
MERUPAKAN BAGIAN SURAT YANG MENAMPUNG MAKSUD
PENULISAN SURAT.
ISINYA MERUPAKAN KELANJUTAN DARI ALINEA PEMBUKA

UNTUK MENYUSUN ISI SURAT YANG BAIK, PERLU

DIPERHATIKAN

1. TENTUKAN MAKSUD SURAT

2. TENTUKAN URUTANNYA SECARA SISTEMATIS
3. GUNAKAN INFORMASI / DATA SECARA MEMADAI
4. SUSUN KEDALAM BEBERAPA ALINEA
5. SELESAIKAN PERSOALAN MELALUI KALIMAT SATU
PERSATU
6. HINDARI AKRONIM ATAU SINGKATAN YANG TIDAK LAZIM
7. HINDARI ISTILAH ASING ATAU DAERAH
8. GUNAKAN BAHASA YANG LUGAS, SOPAN DAN MENARIK
9. PERHATIKAN BENTUK SURAT DAN PENULISAN BAGIAN-
BAGIAN SURAT, KHUSUSNYA UNTUK SURAT RESMI
10. PERHATIKAN PENULISAN EJAAN
Contoh:
Dengan bantuan frases transisi/isi, hubungan antar
alinea akan terasa lebih padu. Berikut contoh frase
teransisi/isi:

• Oleh sebab itu ......

• Sehubungan dengan itu .........
• Sehubungan dengan hal tersebut .....
• Akan tetapi .
• Walaupun demikian ..........
• Dalam pada itu, ....
• Di samping itu, ...........
• Selain itu, ...
• Berkenaan dengan hal tersebut ...
• Berkaitan dengan hal di atas .....
• Untuk maksud tersebut ........................
Contoh 1:

Alinea awal (alinea pembuka):

Mengingat tunggakan pembayaran faktur

tersebut sudah lebih dari tiga bulan, dengan sangat
menyesal kami beritahukan bahwa kami akan
melakukan inkaso.

Alinea lanjutan (alinea transisi/pesan/isi)

Walaupun demikian, kami masih memberikan

kelonggaran waktu kepada Saudara untuk melakukan
pembayaran sampai akhir bulan ini. Bila sampai waktu
tersebut Saudara masih juga belum membayarnya ......
Contoh 2:

Alinea awal (alinea pembuka):

Dengan ini kami kabarkan bahwa
direktur kami sedang sakit, dan kini beliau
dirawat di Rumah Sakit Wahidin Sudiro
Husodo Makassar.

Alinea lanjutan (alinea transisi/pesan/isi)

Karena direktur kami sakit, pertemuan
yang semula dijadwalkan berlangsung
tanggal ………………. terpaksa ditunda.
 ISI SURAT

ALINEA PENUTUP
HARUS DISESUAIKAN DENGAN ISI SURAT. DI DALAMNYA BISA
MEMUAT SIMPULAN, HARAPAN, UCAPAN TERIMA KASIH
ATAUPUN UCAPAN SELAMAT. CONTOH KALIMAT PENUTUP:

• Atas perhatian Bapak/Ibu diucapkan terima kasih

• Atas bantuan dan perhatian Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
• Demikianlah agar Saudara maklum, dan atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih.
• Harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat
ditingkatkan terus.
• Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan di
atas bermanfaat bagi Saudara.
• Kami menunggu kabar lebih lanjut, dan atas perhatian Saudara,
kami ucapkan terima kasih.
• Kami harap hal ini mendapat perhatian Saudara
sepenuhnya, dan tak lupa kami ucapkan terima kasih.
• Perhatian Saudara terhadap hal ini sangat kami hargai.
• Demikian agar instruksi ini dilaksanakan dengan penuh
rasa tanggung jawab.

CONTOH KURANG TEPAT DALAM PENULISAN ALINEA

PENUTUP:

1. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

2. Kami haturkan terima kasih, atas perhatiannya.
SALAM PENUTUP
HORMAT KAMI
HORMAT SAYA
SALAM TAKZIM ATAU WASSALAM

YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENULISAN

HURUF AWAL SALAM PENUTUP DITULIS DENGAN HURUF

KAPITAL
PENULISAN SALAM PENUTUP DIAKHIRI DENGAN TANDA
KOMA

CONTOH SALAM PENUTUP: Jabatan

Hormat kami, Nama
Wassalam, NIP.

Untuk instansi pemerintah tidak memakai salam penutup,

melainkan nama jabatan menjadi pengganti.
PENGIRIM SURAT

PIHAK YANG BERTANGGUNG JAWAB ATAS PENULISAN /

PENYAMPAIAN SURAT. SEBAGAI BUKTI
PERTANGGUNGJAWABAN, MAKA PADA BAGIAN AKHIR SURAT
TERSEBUT, DIBUBUHI TANDA TANGAN.

DALAM PENULISAN PENGIRIM SURAT, YANG PERLU

DIPERHATIKAN :

PENGIRIM SURAT HENDAKNYA DISERTAI IDENTITAS DIRI

MISALNYA : JABATAN, NIP, ATAU CAP DINAS

NAMA PENGIRIM TIDAK DIGARISBAWAHI, DAN TIDAK

BERADA DALAM TANDA KURUNG

PADA AKHIR BARIS TIDAK DIBUBUHKAN TANDA TITIK

PENGIRIM SURAT
CONTOH PENULISAN SURAT YANG KURANG TEPAT:

Hormat saya, Wassalam, Kepala Sekolah

SMKN 1 MAKASSAR
ttd. ttd.

(Mike Siuta) Hasniawati, SE. Dra. Hj. Arma Baco

NIP. 00100222

CONTOH PENULISAN SURAT YANG TEPAT:

Hormat kami, Kepala,

tanda tangan tanda tangan

Dra. Hj. Sulastri Dra. Hj. Arma Baco
Direktris NIP. 19661030 199903 2 001
PENGIRIM SURAT
BEBERAPA SINGKATAN YANG PERLU DIKETAHUI PADA
PENULISAN PENGIRIM SURAT :
a.n., u.b., a.p., apb., plh., wks., u.p.
a.n. : ATAS NAMA
Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang
menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang
bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung
jawab pejabat yang bersangkutan.
Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu
nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan
huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan
a.n.
CONTOH
a.n. GUBERNUR ……….
SEKRETARIAT DAERAH,
tanda tangan

AKHMAD AKRAM
NIP.
PENGIRIM SURAT
u.b : untuk beliau
Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan
kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di
bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas
nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua
tingkat struktural di bawahnya.

Digunakan jika pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi ke-
pada bawahannya. Oleh sebab itu, digunakan setelah a.n.
Contoh :

a.n. WALIKOTA MAKASSAR

SEKRETARIAT DAERAH,
u.b.
KEPALA BAGIAN UMUM

AKHMAD AKRAM
NIP.
u.p. : Untuk Perhatian
Alamat surat dengan menggunakan istilah u.p. (untuk perhatian)
digunakan untuk keperluan berikut:
(1) Untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup
dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di lingkungan Intansi
Pemerintah;
(2) Untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima
surat kepada pejabat yang dituju, dan untuk mempercepat
penyelesaiannya sesuai dengan maksud surat; dan
(3) Untuk mempercepat penyelesaian surat, karena tidak harus
menunggu kebijakan langsung pimpinan instansi

Contoh:
Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
Jalan Jenderal Sudirman Kav. 69
Jakarta 12190
u.p.
Deputi Menteri PANRB Bidang Tata Laksana
PENGIRIM SURAT

Penggunaan “Plt” (Pelaksana Tugas)

• Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang
berwenang menandatangani naskah dinas belum
ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang
kepegawaian lebih lanjut.
• Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitif ditetapkan.

Contoh:
Plt. Kepala Biro Umum,

tanda tangan

Nama Lengkap
PENGIRIM SURAT
Penggunaan “Plh” (Pelaksana Harian)
• Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang
menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk
kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat
sementara yang menggantikannya.
• Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat
yang definitif kembali di tempat.

Contoh:
Plh. Kepala Biro Umum,

tanda tangan

Nama Lengkap
TEMBUSAN SURAT
DIBUAT JIKA ISI SURAT JUGA PERLU DIKETAHUI OLEH
PIHAK LAIN.
TEMBUSAN DILETAKAN PADA MARGIN SEBELAH KIRI, LURUS
VERTIKAL DENGAN NOMOR, LAMPIRAN DAN PERIHAL
DAN SEJAJAR DENGAN PEJABAT YANG MENANDATANGANI
SURAT.
TEMBUSAN HENDAKNYA DISUSUN SECARA HIRARKIS

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

HURUF AWAL DITULIS DENGAN HURUF KAPITAL

KATA TEMBUSAN TIDAK PERLU DIGARISBAWAHI
JIKA TEMBUSAN LEBIH DARI SATU MAKA SETELAH KATA
TEMBUSAN DIBUBUHI TANDA TITIK DUA (:)
TIDAK PERLU MENULISKAN KATA KEPADA YTH
TIDAK PERLU MENCANTUMKAN KATA ARSIP ATAU
PERTINGGAL
TEMBUSAN SURAT

CONTOH: PENULISAN TEMBUSAN YANG

TIDAK TEPAT
Tembusan:
1)Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat
2)Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Timur

Tembusan:
Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
Kepala Biro Organisasi
Kepala Biro Keuangan
TEMBUSAN SURAT
CONTOH: PENULISAN TEMBUSAN YANG KURANG
TEPAT
TEMBUSAN : KEPALA DINAS PENDIDIKAN PROPINSI JAWA
BARAT
TEMBUSAN :
1. YTH. KEPALA DINAS PENDIDIKAN PROPINSI JAWA BARAT
2. YTH. KEPALA DINAS PENDIDIKAN PROPINSI JAWA TIMUR

TEMBUSAN :

YTH. KEPALA DINAS PENDIDIKAN PROPINSI JAWA BARAT

YTH. KEPALA DINAS PENDIDIKAN PROPINSI JAWA TIMUR

Tembusan:
1. Deputi SPIMNAS (sebagai laporan)
2. Kapus Diklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan
3. Sdr. Soetrisno (agar dilaksanakan)
4. Arsip
 INISIAL

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa

singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui
nama pengonsep dan pengetik surat sehingga jika
terjadi kekeliruan dalam surat itu pimpinan dengan
mudah dapat mengecek dan mengembalikannya
kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.

Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepat-

nya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan
ada tembusannya)

Misalnya:

AM/ra
Dalam pemakaian surat dinas sering digunakan kata-
kata yang tidak baku.

Contoh berikut kata-kata yang sering salah penulisan

tuliskan dalam surat.

No Lazimnya Seharusnya
1. ijin izin
2. sistim sistem
3. analisa Analisis
4. Pebruari Februari
5. Nopember November
6. Propinsi Provinsi
7. persaratan Persyaratan
 8. jaman zaman
9. azas asas
10. komplek kompleks

11. silahkan silakan

12. ijasah ijazah

13. alinia alinea

14. tek teks

15. maha dewa mahadewa

16. kilo gram kilogram

17. non blok nonblok

18. se Jawa Tengah se-Jawa Tengah

19. paska sarjana pascasarjana

20. sub bagian subbagian

21. catur wulan caturwulan

22. ekstrim ekstrem

23. olah raga olahraga

24. tuna aksara tunaaksara

25. ekstra kurikuler ekstrakurikuler

26. Pebruari Februari
27. Nopember November
28. Senen Senin
29. Jum’at Jumat
30. Merubah Mengubah
31. Kwitansi Kuitansi
32. Tauladan Teladan
33. Formil Formal
34. Prosen Persen
35. Sistim Sistem
36. Pertanggung Jawab Pertanggungjawaban
37. Fikir Pikir
38. Faham Paham
 SEKIAN DAN
TERIMA KASIH ………….