PENGELOLAAN RAPAT Dra.

Lili Mulyati
KENAPA HARUS RAPAT…...
Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat
Memerlukan DM dan tidak ada waktu untuk
mengerjakan fungsi organisasinya
Informasi semua orang sama
Memerlukan prespektif berbeda, brainstorming
dari persoalan
Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi
Mencari komitmen bersama
Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan
balai pustaka

Rapat adalah pertemuan (kumpulan)

untuk membicarakan sesuatu sidang
majelis
KESIMPULAN
Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang
membicarakan suatu masalah atau kepentingan
untuk memberikan penjelasan atau memecahkan
suatu persoalan mengadakan perundingan demi
memperoleh kesepakatan bersama.
Tujuan Rapat :

• Untuk memecahkan suatu masalah.

• Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
• Sebagai alat koordinasi

Bisnis dan Manajemen

Jenis-jenis Rapat
 Rapat Berdasarkan Tujuan :
 Rapat Berdasarkan sifat
 Rapat Berdasarkan jangka waktu
 Rapat Berdasarkan Frekuensi
 Rapat Berdasarkan Nama

Bisnis dan Manajemen

Berdasarkan Tujuan

Rapat Penjelasan
Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Perundingan

Berdasarkan Sifat

Rapat Formal
Rapat Informal
Rapat Terbuka
Rapat Tertutup
Berdasarkan Jangka Waktu

Rapat Mingguan
Rapat Bulanan
Rapat Semester
Rapat Tahunan

Berdasarkan Frekuensi

Rapat Rutin
Rapat Insidental
 Berdasarkan Nama

 Rapat Kerja
 Rapat Dinas
 Musyawarah Kerja
Syarat-Syarat Rapat

 Persiapan Rapat

 Pelaksanaan Rapat
 Persiapan Rapat

Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat

Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun
Penentuan Tempat
Akomodasi
Konsumsi
Media/Peralatan
 Pelaksanaan Rapat

Suasana Rapat berlangsung terbuka

Peserta Rapat berpartisipasi aktif
Adanya kendali dari ketua rapat
Hindarkan debat kusir
Bahasa harus komunikatif
Hindarkan monopoli ketika berbicara
Adanya keputusan dan kesimpulan rapat
Adanya Notulen
Acara Rapat
Media Rapat
Waktu
Unsur-unsur rapat

Tujuan Rapat
Masalah yang akan dibicarakan
Pemimpin Rapat
Peserta Rapat
Media Rapat
Notulis
1. Tujuan Rapat
 Untuk memecahkan suatu masalah.
 Untuk menyampaikan informasi, perintah,
pernyataan.
 Sebagai alat koordinasi antar intern atau
antar ekstern.

Bisnis dan Manajemen

2. Masalah yang akan dirapatkan
Permasalah meliputi permasalahan ringan,
sedang dan berat yang memerlukan penanganan
dengan sesegera mungkin dan ada pula yang
dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi
adapula salah satu cara dengan mengadakan
rapat.

3. Pemimpin Rapat
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire

Bisnis dan Manajemen

4. Peserta Rapat
a. Sifat atau karakter peserta rapat
1) Tipe pemersatu
2) Tipe perantara
3) Tipe pendengar
4) Tipe pemberi semangat
5) TIpe inisiatif
6) Tipe pemberi informasi
7) Tipe penyerangan
b. Fungsi peserta rapat
1) Sebagai penyumbang pendapat
2) Sebagai penyimpul
3) Sebagai penyumbang data
4) Sebagai penerima hasil keputusan
5) Sebagai pembantu pemimpin
Bisnis dan Manajemen
5. Media Rapat
a. Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board
b. Lampu penerangan
c. Flip chart
d. Sound system
e. Alat tulis
f. OHP, komputer dll,.

6. Notulis
Notulis adalah seseorang yang menulis
Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan
Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal
yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat
Bisnis dan Manajemen
Teknik Penyelenggaraan Rapat
1. Persiapan rapat
2. Pelaksanaan Rapat
3. Pelaporan
4. Sarana Komunikasi/bahasa
1. Persiapan rapat

 Persiapan administrasi
 Persiapan ruangan
 Persiapan akomodasi konsumsi
 Kesehatan dan keamanan

Bisnis dan Manajemen

2. Pelaksanaan rapat
 Pembukaan rapat
 Pembagian tugas
 Rapat kelompok
 Rapat pleno
 Perumusan
 Reproduksi

Bisnis dan Manajemen

3. Pelaporan
 Pelapor
 Penerima laporan
 Bahan yang dilaporkan

4. Sarana komunikasi (bahasa)

 Paragraf yang runtut
 Kalimat yang efektif

Bisnis dan Manajemen

Keperluan Rapat

Bahan
Alat Tulis dan Perlengkapan
Akomodasi

Bisnis dan Manajemen

 Bahan

Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya

Makalah yang akan dibahas dalam rapat
Peraturan-peraturan yang diperlukan
Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik.

BISNIS DAN MANAJEMEN

 Alat Tulis dan Perlengkapan

Pensil, Bolpoin, Penghapus

Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang
akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat
Komputer/Laptop
Sound System
Overhead Proyektor (OHP)
Video
Tape Recorder
White Board
Camera

BISNIS DAN MANAJEMEN

 Akomodasi dan Konsumsi

Hotel/Penginapan
Transportasi
Makanan dan Minuman
MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN

Macam-macam Tata Ruang Rapat

Perencanaan Cahaya
Perencanaan Warna
Perencanaan Udara
Penataan Suara
Teknik Menyusun Undangan Rapat

 Surat Undangan resmi

 Surat Undangan tidak resmi
 Surat Undangan setengah resmi
 Surat Undangan Resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga,

Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat
menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang.
Contoh : Undangan Rapat dinas
 Surat Undangan tidak resmi

Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar
pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh
yang mengundang.
Contoh : Undangan Pernikahan,
Khitanan, dan Syukuran.
 Surat Undangan Setengah Resmi

Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang
bersifat tidak resmi.
Contoh : Halal bihalal dan
Ulang tahun Perusahaan
Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat :

Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan

Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Yang harus diperhatikan dalam menyusun
acara rapat :
 Acara disusun sesuai dengan pokok
permasalahan
 Urutan acara rapat terdiri dari :
Pembukaan
Pengarahan dari pemimpin rapat
Pelaksanaan rapat
Pembawa acara membacakan hasil rapat
Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan
Mengetahui tema dan tujuan rapat
Mengetahui keadaan calon peserta rapat
Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat
Mengetahui peralatan yang akan digunakan
Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
Mengetahui keadaan ruang rapat
Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman
Mengetahui tata tertib rapat
Contoh Agenda Rapat

Pertemuan para eksekutif muda

Pertemuan para eksekutif muda akan diadakan

pada tanggal 12 Juni 2004, Pukul 10.00 di ruang
Presidential Hotel Indonesia.
Agenda :
1. Laporan dari rapat sebelumnya
2. Perkenalan produk baru
3. Tanggapan terhadap produk baru
4. Pemasaran produk/promosi
5. Pembagian wilayah pemasaran
6. Persiapan promosi
7. Tanggal untuk rapat selanjutnya