Chapter 2:

The Project Management and

Information Technology Context

Information Technology
Project Management,
Seventh Edition
Outline
• Kerangka kerja manajemen proyek
• Struktur organisasi dalam proyek
• Siklus hidup proyek
• Tahapan proyek
• Peran Manajer Proyek
System Approach
• Apa itu system???
Relasi Proyek Dan Sistem
• System philosophy digunakan oleh top manajemen untuk
memahami bagaimana keterkaitan proyek dgn organisasi
secara menyeluruh.
• System analysis digunakan untuk mengidentifikasi
kebutuhan dengan memanfaatkan pendekatan problem
solving.
• System management digunakan untuk mengidentifikasi
bisnis utama, teknologi dan isu organisasi yang berkaitan
dengan setiap proyek dalam rangka mengidentifikasi
,memuaskan stakeholders dan melakukan yang terbaik
bagi organisasi secara menyeluruh.
 Studi Kasus
Tom Walters, baru saja diangkat sebagai Direktur Teknologi Informasi di
sebuah universitas. Selama ini, ia cukup disegani di fakultas tempat ia
mengajar. Universitas tempat Tom bekerja adalah universitas dengan 1500
siswa yang sebagian besar (1000 siswa) terdiri dari siswa kelas malam,
karena sudah bekerja. Para instruktur juga sudah memanfaatkan internet
dan website untuk mendukung kegiatan perkuliahan, tetapi tidak
memberikan program “distance learning”.
Demikian pula dengan kampus universitas tsb, sudah memanfaatkan
teknologi informasi sebatas komputer dan sistem proyeksi. Tom memiliki
ide untuk lebih intensif memanfaatkan teknologi informasi di kampusnya.
Dan ia ingin mengawali dengan pengadaan laptop bagi hampir seluruh
anggota kampus, melalui proses “leasing”. Ia melakukan perencanaan
dengan timnya dan merasa proyek ini merupakan proyek yang luar biasa.
Di Bulan September, Tom melemparkan idenya pada rekan-rekan di
kampus, melalui email namun tidak mendapat respon. Hingga akhirnya
pada rapat pleno di bulan Februari Tom menyampaikan idenya secara
langsung. Namun ia mendapat penolakan dengan berbagai alasan dari
Figure 2-1. Three Sphere Model
for Systems Management

Information Technology Project Management,

6
Seventh Edition
Bisnis
• Berapa biaya yang akan ditanggung universitas dengan
proyek pengadaan laptop? Berapa biaya yang akan
ditanggung siswa?
• Dukungan apa yang akan diperoleh? Apa pengaruhnya pada
pendaftaran siswa yang ingin masuk universitas?
Organisasi
• Apakah proyek akan berpengaruh pada semua siswa atau
hanya beberapa siswa atau hanya pada beberapa fakultas?
• Bagaimana proyek ini akan mempengaruhi mahasiswa yg
sudah memiliki PC atau laptop?
• Siapa yang akan memberikan training padamahasiswa, staf
fakultas dan instruktur?
• Siapa yang akan menangani administrasi dan melakukan
training?
Teknologi
• Sistem operasi apa yang akan digunakan ? Aplikasi apa saja
yang akan diinstal pada laptop?
• Apa spesifikasi dari laptop yang dimaksud?
• Bagaimana pengaruhnya terhadap LAN dan akses internet
yang sudah ada?
Teknologi
• Sistem operasi apa yang akan digunakan ? Aplikasi apa saja
yang akan diinstal pada laptop?
• Apa spesifikasi dari laptop yang dimaksud?
• Bagaimana pengaruhnya terhadap LAN dan akses internet
yang sudah ada?
Frame of Organizations
Structural frame: Focuses on
roles and responsibilities,
coordination and control.
Organizational charts help
define this frame.
Political frame: Assumes
organizations are coalitions
composed of varied individuals
and interest groups. Conflict
and power are key issues.
Human resources frame:
Focuses on providing harmony
between needs of the
organization and needs of
people.
Symbolic frame: Focuses on
symbols and meanings related
to events. Culture is important.
PROYEK DAN ORGANISASI
“Pemahaman akan organisasi (politis,budaya
& orang yg menentang proyek) sangat
berpengaruh pada keberhasilan proyek”
Pengaruh organisasi bagi proyek, ditinjau dengan 4
kerangka :

• Kerangka struktur,
• Kerangka S.D.M,
• Kerangka politik,
• Kerangka simbolik
• Kerangka struktur, berfokus pada
• Kerangka ini menekankan pada struktur organisasi
(umum digambarkan dalam bagan organisasi).
Berfokus pada kelompok-kelompok dan tanggung
jawabnya Sangat rasional dan berfokus pada
koordinasi dan pengendalian
• Kerangka S.D.M, berfokus pada:
• Harmonisasi kebutuhan organisasi dengan kebutuhan
personil proyek
• Kelemahan kerangka ini adalah rentan terhadap
“konflik kepentingan” pribadi atau kelompok
Kerangka politik, organisasional maupun personal
• Persaingan grup / individual dalam hal otoritas atas
sumberdaya, otoritas keputusan, dll
Kerangka simbolik, berfokus pada simbol dan arti
• Arti setiap peristiwa (misal, hadirnya CEO pada peresmian
mulainya proyek)
• Persamaan Budaya, Daerah, Agama
• Apa makna dari sebuah peristiwa di dalam organisasi
merupakan hal yang lebih penting dibandingkan apa yang
benar benar terjadi. contoh : bagaimana cara seseorang
berpakaian? Biasanya sangat erat kaitannya dengan budaya
organisasi tsb
Struktur Dasar Organisasi
• Organisasi Fungsional
• Organisasi Projectized
• Organisasi Matriks
 Figure 2-3. Functional,
Project, and Matrix
Organizational
Structures

Information Technology Project Management,

17
Seventh Edition
Organisasi Fungsional
• anggota staf di kelompokkan berdasarkan
spesialisasi atau fungsinya
Organisasi Projectized
• Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek
Organisasi Matriks
• Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik organisasi
fungsional dan peran PM sebagai koordinator atau yang
membelanjakan untuk proyek
• Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM, tetapi
tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek dan pembiayaan
proyek
• Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari organisasi
projectized dan PM punya waktu tak terbatas dengan banyak
wewenang dan staf administrasi proyek yang full-time
Organisasi Weak Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Balanced Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Strong Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Struktur Organisasi mempengaruhi proyek

Matrik
Tipe
Organisasi Fungsional Projectized
Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix
Karakteristik Proyek

Kecil atau Sedikit s/d Moderat s/d Besar s/d

Wewenang Manajer Proyek Terbatas
Tidak ada Moderat Besar Hampir total
Persentase personel yang
ditunjuk organisasi untuk Senyatanya
0-25% 15-60% 50-95% 85-100%
berkerja dalam proyek tidak ada
secara full-time
Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time
Koordinator Koordinator Manajer Manajer Manajer
Nama yang sesuai dengan
Proyek/Project Proyek/Project Proyek/Project Proyek/Manajer Proyek/Manajer
Peran Manajer Proyek
Leader Leader officer Program Program
Staff Administrasi
Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time
Manajemen Proyek
Diskusi
• Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada kasus-kasus berikut
• Fungsional
• Matriks
• Projectized

11/27/19 PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 25

Case 1
• We need someone who can manage the whole effort,
start to finish. You’ll need to work with the client to
establish goals, choose the team, estimate time and
cost, manage and track all of your decisions, and
make sure you keep everybody in the loop on what’s
going on. We expect the project to last six months
• Projectized
Case 2
• We’re looking for someone who can work with our
development manager to deliver our products on time. We
have a good programming team; they just need a little
encouragement to meet their deadlines. You’ll be expected to
keep really good status meeting notes. If you run into any
trouble with the team, just kick it back to the Development
Manager, and she’ll address the problem
• Fungsional
Case 3
• We have a project coming up that’s needed by our customer
service team. The project is a real technical challenge for us,
so we’ve assembled a team of top-notch programmers to
come up with a good solution. We need a project manager to
work with the programming manager on this one. You would
be responsible for the schedule, the budget, and managing
the deliverables. The programming manager would have the
personnel responsibilities
• Matriks
Case 4
• Most of the work you’ll be doing is contract work. You’ll put
together three different teams of software engineers, and
you’ll need to make sure that they build everything our
customer needs. And don’t forget: you’ve got to stay within
budget, and it’s got to be done on time! It’s a big job, and it’s
your neck on the line if things go wrong. Can you handle that?
• Projectized
Project Management Officer
(PMO)
• Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik, projectized),
PMO seharusnya berada diantara tingkat projek manajer dan
tingkat chief executive, atau kata lain “manajer dari manajer
proyek”
• Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian
pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk
rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik pada
proyek tertentu, dan pemformalan wewenang manajer proyek
tertentu
 Organizational Culture
• Organizational culture is a set of shared assumptions, values,
and behaviors that characterize the functioning of an
organization
• Many experts believe the underlying causes of many
companies’ problems are not the structure or staff, but the
culture
• Budaya organisasi adalah asumsi, nilai dan tingkah laku
bersama yang menjadi karakteristik fungsi organisasi
Karakteristik budaya organisasi yang menguntungkan proyek
adalah organisasi yang memiliki kriteria tinggi terhadap rasa
kepemilikan, kerja sama, kontrol, reward, punya fokus yang
mantap dan mengakomodasi perubahan

Information Technology Project Management,

31
Seventh Edition
 Ten Characteristics of
Organizational Culture
• Risk tolerance*
• Member identity* • Reward criteria*
• Group emphasis* • Conflict tolerance*
• People focus • Means-ends orientation
• Unit integration* • Open-systems focus*
• Control
*Project work is most successful in an organizational
culture where these items are strong/high and other
items are balanced.

Information Technology Project Management,

32
Seventh Edition
Stakeholder Management
• Project managers must take time to identify,
understand, and manage relationships with all project
stakeholders
• Using the four frames of organizations can help meet
stakeholder needs and expectations
• Senior executives/top management are very
important stakeholders
• See Chapter 13, Project Stakeholder Management, for
more information

33
Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)

• Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai
akhir proyek
• Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta
mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya

11/27/19 PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 34

Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup
Proyek
Teknik dan sarana manajemen proyek

• Teknik dan sarana manajemen proyek membantu manajer proyek dan

timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek
• Beberapa contoh yang spesifik seperti
• Project Charter dan template WBS (scope)
• Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT (time)
• Cost estimates dan earned value management/analisis performance proyek
(cost)
Tahapan Manajemen Proyek
• Proses inisialisasi (Initiating process)
• Proses perencanaan (Planning process)
• Proses eksekusi (Executing process)
• Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and controlling
process)
• Proses penutupan (Closing process)
Process Groups

Initiating Planning
Processes Processes

Executing
Controlling
Processes
Processes

Closing
Processes
Interaksi Antar
Kelompok Proses
 INTENSITAS KEGIATAN
KELOMPOK PROSES

KELOMPOK PROSES
PELAKSANAAN

INTENSITAS
KEGIATAN

KELOMPOK PROSES
PERENCANAAN

KELOMPOK PROSES
PENUTUPAN
KELOMPOK PROSES
MEMULAI KELOMPOK PROSES
PENGAWASAN

AWAL AKHIR
FASE WAKTU FASE
Proses Inisiasi (Project
Initiation)
• Memberikan gambaran global suatu proyek
• Tujuan:
• Menunjuk atau menetapkan manajer proyek
• Menentukan tujuan proyek secara rinci
• Mengidentifikasi stakeholder
• Menentukan kriteria keberhasilan proyek
• Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber daya, asumsi,
dan batasan proyek
• Output berupa :
• Penugasan PM
• Identifikasi stakeholder
• Project charter+business case
Proses Perencanaan (Project Planning)

• Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah dibuat pada proses inisiasi
• Tujuan:
• Mendefinisikan ruang lingkup proyek
• Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
• Menentukan dana yang dibutuhkan proyek
• Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
• Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk pelaksanaan proyek
• Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya
• Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
• Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek

• Output :
• Kontrak tim
• Scope statement
• Work breakdown structure (WBS)
• Gantt chart (jadwal proyek)
• Daftar resiko
Ex : gantt chart
Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project
Execution)

• Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah didokumetasikan

• Tujuan:
• Merealisasikan perencanaan proyek
• Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkan
sumber daya yang ada
• Merealisasikan perubahan perencanaan proyek
• Output : Sasaran Project tercapai
Proses Pengontrolan (Project Controlling)

• Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek apakah sudah sesuai

dengan yang telah ditentukan
• Tujuan:
• Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan target yang
telah ditentukan
• Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan
rencana awal
• Output :
• Status
• Progress reports
Systems Development Life Cycle
(SDLC)
• The Systems Development Life Cycle (SDLC) is a
framework for describing the phases involved in
developing and maintaining information systems
• Systems development projects can follow
• predictive models: the scope of the project can be
clearly articulated and the schedule and cost can be
predicted
• adaptive models: projects are mission driven and
component based, using time-based cycles to meet
target dates
Predictive Life Cycle
Models
• The waterfall model has well-defined, linear stages of
systems development and support
• The spiral model shows that software is developed using
an iterative or spiral approach rather than a linear
approach
• The incremental release model provides for progressive
development of operational software
• The prototyping model is used for developing prototypes
to clarify user requirements
• The RAD model is used to produce systems quickly
without sacrificing quality
 Adaptive Life Cycle Models
• Extreme Programming (XP): Developers program in pairs and must write the
tests for their own code. XP teams include developers, managers, and users
• Scrum: Repetitions of iterative development are referred to as sprints, which
normally last thirty days. Teams often meet every day for a short meeting,
called a scrum, to decide what to accomplish that day. Works best for object-
oriented technology projects and requires strong leadership to coordinate the
work

48
Proses Penutupan (Project Closure)

• Memberikan laporan hasil yang diperoleh dari aktivitas-aktivitas proyek

yang sudah dilaksanakan
• Tujuan:
• Mengakhiri proyek dengan semua yang terlibat secara formal
• Mengakhiri penugasan anggota tim proyek
• Output:
• Arsip proyek
• Lesson learned
15 Pekerjaan pada Manajemen Proyek

1. Menentukan lingkup proyek

2. Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur pengembangan
3. Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown Structures – WBS)
4. Mengestimasi kebutuhan waktu
5. Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek
6. Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran
7. Mengevaluasi kebutuhan proyek
8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
9. Menyiapkan rencana kontigensi
10. Mengidentifikasi ketergantungan
11. Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical
12. Berpartisipasi dalam review tahapan proyek
13. Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan
14. Mengelola proses pengontrolan perubahan
15. Melaporkan status proyek
Peran Project Manager /
Manager Proyek
• Job descriptions vary, but most include responsibilities like
planning, scheduling, coordinating, and working with people
to achieve project goals

• Remember that 97% of successful projects were led by

experienced project managers, who can often help
influence success factors
 Ilmu yang diharapakan
dimiliki Para Project Manager
• The Project Management Body of Knowledge
• Application area knowledge, standards, and regulations
• Project environment knowledge
• General management knowledge and skills
• Soft skills or human relations skills
Skill Manajer Proyek yang Diusulkan

• Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing, executing,

controlling the project
• Ketrampilan interpersonal: mengatur atau mengelola hubungan antar
personal, termasuk:
– Komunikasi yang efektif : tukar-menukar informasi
– Berpengaruh di organisasi : berkemampuan untuk “menyelesaikan
segala sesuatu”
– Kepemimpinan : pengembangan visi, strategi dan memotivasi orang-
orang untuk mencapai visi dan strategis tersebut
– Motivator : memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya
mencapai tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang untuk
berubah.
– Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang lain
untuk menyelesaikan masalah atau untuk mencapai kesepakatan
– Problem solving : sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah,
pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan keputusan
Karakteristik Utama dari Manajer Proyek
yang Efektif dan yang Tidak Efektif

MP yang Efektif MP yang Tidak Efektif

• Kepemimpinan berdasar • Mengambil contoh yang salah
contoh • Tidak yakin dengan dirinya sendiri
• Visionary • Kurang keahlian teknis
• Secara teknis trampil • Jelek dalam berkomunikasi
• Bisa memutuskan pada saat • Tidak mampu memotivasi
yang tepat
• Baik dalam berkomunikasi
• Motivator yang ulung
• Berani menghadapi
manajemen yang lebih tinggi
ketika diperlukan
• Mendukung anggota tim
• Mendorong idea baru
Skill Khusus Untuk Situasi
Tertentu
• Large projects: Leadership, relevant prior experience,
planning, people skills, verbal communication, and
team-building skills were most important
• High uncertainty projects: Risk management,
expectation management, leadership, people skills,
and planning skills were most important
• Very novel projects: Leadership, people skills, having
vision and goals, self confidence, expectations
management, and listening skills were most
important
Latihan
• Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-masing
tahapan proyek
1. Penutupan proyek 7. Memonitor dan mengontrol pekerjaan
2. Mengidentifikasi resiko proyek
3. Mengidentifikasi stakeholder 8. Mendefinisikan kualitas proyek
4. Kontrol ruang lingkup 9. Mengontrol jadwal
5. Mendistribusikan informasi 10. Pembuatan project charter
6. Memperkirakan durasi aktivitas 11. Pembuatan dokumen project
management plan
12. Mengarahkan dan mengatur
pelaksanaan proyek

Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan

11/27/19 PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 57

Latihan
• Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-masing
tahapan proyek
1. Penutupan proyek ( c ) 7. Memonitor dan mengontrol pekerjaan
2. Mengidentifikasi resiko (i,p) proyek (m)
3. Mengidentifikasi stakeholder (i) 8. Mendefinisikan kualitas proyek (p)
4. Kontrol ruang lingkup (i,p) 9. Mengontrol jadwal (m)
5. Mendistribusikan informasi (e) 10. Pembuatan project charter (i)
6. Memperkirakan durasi aktivitas 11. Pembuatan dokumen project
(p) management plan (p / c)
12. Mengarahkan dan mengatur
pelaksanaan proyek (e)

Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan

11/27/19 PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 58