ORGANISASI PROYEK

Manajemen Proyek
Vivi Ariani, S.Pd., M.T
 Organisasi
Struktur organisasi = pengkhususan atau spesialisasi
orang pada bidang tertentu.
Dasar penyusunan struktur organisasi :
1. Berdasar produk = dapat terbentuknya divisi,
contoh perusahaan General membentuk divisi
General Motor, General Food, dan General elektrik,
dll
2. Berdasar lokasi = perusahaan membagi organisasi
berdasar wilayah regional, seperti : Telkom Divisi
Regional Jawa Tengah, PT. HK Divisi Regional
Sumatera Utara, dll
 Organisasi
3. Berdasar proses : dapat dibagi berdasarkan
proses pembuatan produk, seperti : departemen
pengecoran, pengelasan dan finishing, dll
4. Berdasar pelanggan
5. Berdasar fungsi : seperti fungsi keuangan,
produksi, dsb
 Organisasi Proyek

 Sebagai sarana dalam pencapaian tujuan mengatur dan

mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material,
peralatan, dan modal secara efektif dan efisien dengan
menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan
proyek
 Pengelolaan proyek perlu organisasi yang kuat dengan
program, visi dan misi serta tujuan jelas, dengan
kegiatan dilakukan dengan maksimal oleh personel
penanggung jawab masing-masing kegiatan
 Organisasi Proyek
Tujuan organisasi dapat tercapai dengan proses
sbb:
1. Identifikasi dan pembagian kegiatan : kegiatan
ini diperlukan untuk menentukan volume
pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan
sumber daya, jadwal pelaksanaan serta
anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh
penanggung jawab kegiatan sesuai dengan
sasaran dan tujuan proyek
 Organisasi Proyek
2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan :
agar hasilnya maksimal, pemilihan,
penanggung jawab organisasi disesuaikan
keterampilan dan kemampuan personel di
bidangnya agar ujuan dan sasaran proyek
tercapai
 Organisasi Proyek
3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap
personel harus mengetahui wewenang dan
tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat
penjabaran kerja serta standar prosedur operasional
pekerjaan yang dikelolanya
4. Menyusun mekanisme pengendalian : agar tidak
terjadi penyimpangan proyek, dengan membuat
format yang dapat menggerakkan organisasi dalam
mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta
melakukan tindakan koreksi
 Jenis Organisasi Proyek
1. Organisasi Proyek Fungsional
Struktur organisasi yang dikelompokkan menurut
fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas
dan hierarki vertikal. Tanggung jawabnya biasa
dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi
perusahaan sehingga bila proyek besar dapat
mengganggu kegiatan keseluruhan.
contoh : organisasi fungsional membagi departemennya
berdasarkan fungsi-fungsinya seperti fungsi pemasaran,
fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan, dsb
 Organisasi fungsional
General Manager

Keuangan Produksi Personalia Pemasaran

QC Div.Kualitas
Keuntungan Organisasi Proyek
Fungsional
- Fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/
karyawan, yang memungkinkan divisi tepat untuk base
administrasi bagi orang-orang dengan keahlian tertentu
- orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan
di banyak proyek yang berbeda, dapat ditukar
- orang-orang dengan keahlian berbeda dapat
dikelompokkan dalam 1 group untuk berbagi
pengalaman dan pengetahuan yang bermanfaat untuk
pemecahan masalah teknis
Kekurangan Organisasi Proyek
Fungsional
- klien tidak jadi perhatian utama dari aktivitas yang
dilakukan tim proyek
- divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-
aktivitas khusus sesuai dengan fungsinya, jarang
berorientasi pada problem oriented
- kadang-kadang dalam proyek ini tidak ada individu yang
diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek ,
kegagalan memberikan tanggung jawab ini berarti
manajer proyek diberi tanggung jawab pada beberapa
bagian sementara yang lain diberikan pihak lain
2. Organisasi Proyek Murni (Pure
Project Management Organization)

Manajer mempunyai otoritas penuh

terhadap proyek, dimana tim proyek
memiliki komitmen dan wewenang
kepada Manajer
Organisasi Proyek Murni
Kelebihan Organisasi Proyek Murni :

- Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh

untuk mengelola proyek, meski MP harus melapor ke
owner atau ke eksekutif senior (wakil dari owner)
- Semua anggota Tim Proyek secara langsung
bertanggung jawab terhadap MP yang satu-satunya
pimpinan proyek
- rantai komunikasi menjadi pendek, antara MP dengan
eksekutif secara langsung, akan mengurangi kesalahan
akibat distorsi informasi dalam komunikasi
- bila ada proyek sejenis berturut-turut, organisasi ini
bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus
untuk kaderisasi dalam teknologi tertentu
- karena kewenangan terpusat maka kemampuan untuk
membuat keputusan bisa cepat dilakukan, dapat
berinteraksi secara cepat terhadap kebutuhan klien
- bentuk ini cukup simpel dan mudah dilaksanakan
Kekurangan Organisasi Proyek
Murni
- bila owner mempunyai banyak proyek yang harus
dikerjakan, biasanya proyek akan mengusahakan
Sumber daya sehingga terjadi duplikasi usaha dan
fasilitas yang ada
- struktur ini akan membutuhkan biaya cukup mahal
bagi organisasi karena biasanya akan membutuhkan
staf yang banyak
- sering kali MP menumpuk SD secara berlebihan untuk
dapatkan dukungan teknis dan teknologi saat
diperlukan
- bila proyek selesai akan terjadi masalah
tentang nasib pekerja proyek yang ada, apakah
dihentikan atau tetap digaji selama menunggu
proyek selanjutnya
- ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi
dengan memakai alasan “memenuhi
permintaan klien”
 Susunan Organisasi Proyek
3. Organisasi Proyek Matriks :
gabungan dari organisasi proyek fungsional dan murni,
memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang
terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian
proyek tetapi tidak mengganggu proses pelaksanan
proyek serta organisasi fungsional perusahaan.
 Organisasi Proyek Matriks
Arya Internasional

Divisi Elektrik Divisi otomotif Divisi Kimia

Safety dan Accounts

Fasilitas dan Riset dan dan
Produksi Engineering Personalia
Elektrik Pengendalia
n
Proyek A

Proyek B
Kelebihan Organisasi Matriks
- proyek mendapatkan perhatian secukupnya, satu
orang sebagai MP bertanggung jawab mengelola
proyek agar proyek selesai tepat waktu dalam batas
biaya dan spesifikasi yang ada
- tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul
berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek
sudah selesai, karena orang-orang yang terlibat kembali
bekerja pada unit fungsional
- tanggapan tehadap keinginan yang diminta oleh klien
bisa cepat diberikan seperti organisasi murni
- mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi
perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan
kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk tetap
terjaga
- bila ada beberapa proyek yang bersamaan, organisasi
matriks memungkinkan distribusi SD yang lebih
seimbang untuk mencapai berbagai target dari
beberapa proyek yang berbeda
 Kekurangan
- Dalam organisasi matriks terdapat kekuatan
seimbang antara manajer fungsional dan MP,
sehingga bila terdapat perintah dari 2 manajer
ada keraguan perintah manajer mana yang
dipenuhi
- Perpindahan SD dari satu proyek ke proyek
lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek
bisa meningkatkan persaingan antar MP,
masing-masing MP ingin memastikan
proyeknya yang akan sukses
 Kriteria Pemilihan Bentuk Organisasi
Proyek
1. Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering
perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana
perusahaan induk teribat langsung dengan
proyek
2. Berapa lama proyek berlangsung
3. Ukuran proyek : tingkat pemakaian tenaga kerja,
modal dan SD yang dibutuhkan
4. Kompleksitas hubungan : jumlah bidang
fungsional yang terlibat dalam proyek dan
bagaimana hubungan ketergantungannya
BUDAYA ORGANISASI

Budaya Organisasi :
Pola Kepercayaan dan harapan yang dipegang bersama oleh suatu anggota
organisasi

• Riset menyatakan ada 10 karakteristik utama yang secara bersama-sama

menunjukan esensi dari budaya organisasi

1. Identitas anggota, tingkat dimana karyawan disamakan dengan organisasi

sebagai suatu keseluruhan ketimbang dengan jenis pekerjaan atau dengan
bidang keahlian profesional

2. Menekankan pad tim, tingkat dimana aktivitas kerja diorganisasi dalam

kelompok-kelompok dari pada perorangan

3. Fokus manajemen, tingkat dimana keputusan manajemen mempertimbangkan

efek hasil akhir terhadap orang-orang di dalam organisasi

4. …….

24
 BUDAYA ORGANISASI
4.
.
Integrasi unit, tingkat dimana unit-unit di dalam organisasi didukung untuk
beroperasi di dalam suatu cara yang terkoordinasi dan saling tergantung

5. Kontrol, tingkat dimana aturan, kebiajkan, dan arahan pengawasan digunakan

untuk mengatur dan mengendalikan perilaku karyawan

6. Toleransi terhadap resiko, tingkat dimana karyawan didukung untuk agresif,

inovatif dan mencari resiko

7. Kriteria Penghargaan, tingkat dimana pemberian penghargaan seperti kenaikan

gaji dan promosi dialokasikan menurut kinerja karyawan ketimbang berdasarkan
senioritas, pilih kasih, atau faktor non kinerja lainnya

8. Toleransi terhadap konflik, tingkat dimana karyawan didukung untuk terbuka

terhadap kritik dan konflik

9. Cara versus orientasi hasil akhir, tingkat dimana manajemen fokus pada hasil
ketimbang pada proses dan teknik yang digunakan untuk mencapai hasil

10. Fokus pada sistem terbuka, tingkat dimana organisasi memonitor dan bereaksi
terhadap perubahan dalam lingkungan eksternal

25
 BUDAYA ORGANISASI

.
• Implikasi budaya organisasi dalam pengorganisasian proyek

– Manajer proyek harus mampu dalam beberapa budaya organisasi

– Harus berinteraksi dengan organisasi induk, dan sub budaya dari

berbagai departemen

– Harus berintegrasi dengan organisasi pelanggan

– Manajer proyek harus mampu membaca budaya tempat mereka

sedang bekerja untuk mengembangkan, rencana dan respon-respon
yang dapat dipahami dan diterima

26
OTORITAS PROJECT MANAGER

27
CONFLICT MANAGEMENT

28
COORDINATION (1)
1. Koordinasi adalah fungsi mengorganisir semua keahlian sehingga
setiap orang bekerjasama melaksanakan proyek secara efisien
2. Langkah kunci PM mempersiapkan koordinasi :
a. Project Implementation Plan (PIP) :
• PIP merumuskan tujaun, lingkup, jadwal dan rencana anggaran serta
organisasi yang diperlukan untuk melaksanakan proyek;
• Menerangkan keterlibatan organisasi fungsional internal dan agency
eksternal yang perlu dikoordinasi.
b. Schedule and Cost Planning
• Dimulai dengan WBS jadwal dan cost breakdown structure perkiraan
yang akurat dari suatu paket pekerjaan
• Semua bagian harus memberikan kontribusi keahlian khususnya;
kesempatan melakukan Team Building dan mengidentifikasi bidang
keahlian khusus.

29
COORDINATION (2)
• c. Membangun Organisasi Proyek
• PM mempunyai otoritas penuh mengangkat staf untuk organisasi
manajemen yang murni (Pure project management organization)
• PM perlu berkonsultasi dengan Functional Manager untuk
organisasi acuan
• Tupoksi harus disiapkan; menghindari konflik memperjelas
kedudukan, fungsi, tugas, kewenangan, tanggung-jawab masing-
masing unsur yang terlibat; memfasilitasi koordinasi,
• d. Prosedur
• Project Procedure Guide atau Standar Operating Procedur (SOP)
perlu disiapkan, untuk memfasilitasi koordinasi kerja harian,
• Mencakup antara lain : Pengesahan anggaran biaya; prosedur
otorisasi dan pencocokan dana; prosedur kontrak; prosedur
otorisasi perubahan susunan;

30
COORDINATION (3)
• Metode kesesuaian waktu; metode penentuan prioritas dan prosedur
persyaratan audit dan akuntansi; laporan yang dibutuhkan dan
distribusinya;Pelaporan resmi dan mereview prosedur; Prosedur
untuk kontrol data gambar dan peralatan

e. Kontrol data gambar dan peralatan

• Flow dari informasi dan dokumen perlu diperhatikan; potensi
menimbulkan keterlambatan
• Mencakup gambar, spesifikasi, informasi dari vendors (peralatan), dll;
• Umumnya dokumen perlu diketahui beberapa pihak; perlu
persetujuan dan paraf;
• Dalam proyek tertentu, flow informasi dan gambar perlu
dikoordinasikan oleh seorang penanggung-jawab tertentu.

f. Project Headquarters:
• Perlu kantor tertentu untuk memudahkan kordinasi internal dan
eksternal
• Juga dapat meningkatkan kebersamaan, loyalty dan dedikasi.

31
 TUGAS INDIVIDU

1. Jelaskan peranan organisasi proyek dalam

pelaksanaan proyek!
2. Jelaskan kelebihan dan kekurangan
organisasi matrix