Pelatihan Penyusunan

Prosedur Operasi Standar (POS)

Disusun oleh:
Muhammad Arief Rochman, M.T

Disampaikan oleh:
Agus Mulyanto, M.Kom
Pelatihan Penyusunan SOP

AGENDA
Pelatihan Penyusunan SOP

AGENDA
Pelatihan Penyusunan SOP

AGENDA

Teori Seputar SOP

Praktik Identifikasi SOP

Praktik Membuat SOP

Prosedur Operasi Standar (POS)
Standard Operating Procedure (SOP)
Lihaaat
Video Prosedur Program di
Alfamart
Mengapa perlu Sistem
• Sistem yang diterapkan pada sebuah lembaga
akan berdampak pada hal sebagai berikut:

1. Lebih Rapi
2. Lebih efisien
3. Lebih kompetitif
4. Menjadi magnet  untung lebih besar
5. Mampu menciptakan repeat order
berkelanjutan
6. Memberikan lompatan kesuksesan bagi
pemiliknya
 DEFINISI SOP

An SOP is not a Policy

A policy tells you WHAT you will do

An SOP tells you HOW you will do it

SOP 10
Apa itu SOP ?
• Instruksi sederhana, untuk
menyelesaikan tugas rutin dengan cara
yang paling efektif dalam rangka
memenuhi persyaratan operasional.

11
Apa itu SOP ?
• Serangkaian instruksi tertulis yang
didokumentasikan dari aktivitas rutin
dan berulang yang dilakukan oleh
suatu organisasi.

12
Apa itu SOP ?

• Secara mudah , SOP adalah sistem

yang disusun untuk memudahkan,
merapikan dan menertibkan
pekerjaan kita.

13
SISTEM DAN PROSEDUR
Suatu Organisasi Terdiri Atas Berbagai Sistem

Layanan
Akademik
Publik

Penelitian

SOP 14
SISTEM DAN PROSEDUR
Suatu Organisasi Terdiri Atas Berbagai Sistem
Sistem terdiri dari beberapa prosedur

Persiapan Praktikum

Pengawasan Praktikum

Akademik Penyimpanan Bahan

Layanan
Publik Pembelian Bahan

Penelitian

SOP 15
 MENGAPA MENULIS SOP

Untuk menyediakan informasi yang diperlukan

untuk sebuah pekerjaan yang baik

Untuk memastikan bahwa suatu kegiatan

dikerjakan dengan baik, benar dan konsisten.

Untuk memastikan bahwa kegiatan dilakukan

sesuai dengan peraturan pemerintah

SOP 16
 MENGAPA MENULIS SOP

Untuk menyediakan sebuah cek list bagi auditor

Untuk menjelaskan langkah-langkah dalam

sebuah proses, so mudah ketika menjelaskan
ketika ada investigasi.

Untuk menyediakan historical record

bagaimana, mengapa dan kapan suatu langkah
dalam suatu proses mesti dilaksanakan

SOP 17
 MENGAPA MENULIS SOP
Untuk memastikan keamanan

Untuk memaksimalkan operasional dan kebutuhan produksi

Untuk memastikan pelatihan yang konsisten

Untuk memastikan kebenaran dan Consistent Performance

Karena ini membuat sesuatu menjadi lebih baik/Just Because It

Makes Good Sense

SOP 18
 MENGAPA MENULIS SOP

Karena mereka ingin membantu pekerja baru

untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

Karena suatu pekerjaan akan lebih mudah

dikerjakan dengan SOP daripada tidak
(menggunakan SOP).

Karena orang memerlukan

direction/ arahan dan
penyelesaian yang
menyenangkan
Karena mereka membantu orang / pegawai
untuk fokus pada aktivitas yang terarah untuk
mencapai tujuan.

Karena Perubahan hanya akan dapat diraih

ketika sistem dapat dikendalikan/dikontrol

SOP 19
?????
• Kapan membuat SOP?
• Siapa yang membuat SOP?

• How to write SOP ?

• Format SOP ?
Kapan SOP dibuat ?

• Ketika Anda Sudah melakukan pekerjaan

rutin maka buatlah standar pekerjaan
tersebut dengan SOP.
Siapa yang membuat SOP

• SOP dibuat sendiri oleh individu yang ada di

organisasi/ lembaga.

Do it with your team.

Bagaimana membuat SOP ?
Wait…
• Sebelum membuat SOP, sebaiknya Anda
mengetahui hal-hal sebagai berikut:

1. Struktur organisasi (2 menit)

2. Mengetahui Tugas Pokok dan Fungsi (3 menit)
3. Mengetahui Kegiatan yang ada. (5 menit)

Bagikan lembar kerja untuk peserta.

 FORMAT SOP

Ada bayak sekali format SOP yang ada

bagi perusahaan / institusi.

Pick One
Document It
Enforce It

SOP 26
 FORMAT SOP

Accurate

Up to Date

Easy To Understand and Follow

Accomplishes the purpose for which it is written

SOP 27
 FORMAT SOP

• Simple Steps
• Hierarchical Steps
• Graphic
• Flowcharts
• Hybrid Flowchart

SOP 28
Format (Baru)
Header
Judul

A. Tujuan
B. Definisi
C. Ruang Lingkup
D. Referensi
E. Prosedur
F. Flowchart
G. Lampiran

Kolom pengesahan
Format - kemenag
• Penulisan SOP pada kertas berukuran A4
• Arah kertas Portrait
• Jenis huruf Arial, font disesuaikan
Header
 JUDUL
Judul yang ditulis harus ringkas, jelas, padat,
dan mampu memudahkan seseorang ketika
akan mencari SOP tersebut.

Contoh : SOP Persiapan Praktikum

SOP 37
 TUJUAN

What You Want To

Accomplish

Contoh:

Tujuan dari pembuatan SOP ini adalah untuk

memastikan persiapan praktikum dapat terlaksana
dengan baik.

SOP 38
 DEFINISI

Tuliskan semua definisi yang penting

untuk menjadi pengertian termasuk
semua singkatan yang digunakan

DEFINISI
SOP – Standard Operating Procedure

SOP 39
 RUANG LINGKUP

Lingkup (scope)
mendefinisikan area mana
saja yang masuk jika SOP
tersebut diaplikasikan

SOP 40
 REFERENSI

Tuliskan daftar referensi

yang digunakan sebagai
dasar pembuatan SOP
tersebut.
Yang termasuk adalah
regulasi, buku, artikel dll,
dengan mencantumkan
bagian atau nomor
halaman

SOP 41
 PROSEDUR

Gunakan Kata-kata seperti:

Pastikan Jangan gunakan

Akan kata-kata
Harus
 Seharusnya
 Mungkin

SOP 42
 PROSEDUR

Mulai tiap aktifitas dengan kata kerja

aktif seperti:
 Analisa
 Mulai
 Cek
 Hapus
 Masuk Active Verb
 Mulailah
 Kirim
 Simpan, dll

SOP 43
 PROSEDUR

6.0 Procedure
6.1 Writing a new document
6.1.1 Any staff member shall submit a written draft to the QAU
Manager for consideration
6.1.2 The Manager shall discuss the submitted draft with the
submitting staff member to make any changes necessary prior to
circulating a draft for review.

SOP 44
 LAMPIRAN

Form atau dokumen yang berlaku untuk SOP

tersebut perlu disebutkan dan di lampirkan
dalam SOP

LAMPIRAN

Contoh : Form / Jurnal Pelaksanaan Praktikum

SOP 45
Flow Chart
Flow Chart
• Simbol yang sering digunakan (5 Simbol)

Mulai

Kapsul / Terminator, simbol untuk menunjukkan

awal atau akhir dari aliran proses.
Umumnya, diberi kata-kata ‘Mulai’, atau
‘Selesai’.
 Proses

• Process, simbol untuk menunjukkan sebuah

langkah proses atau operasi. Umumnya,
menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang
singkat dan jelas.
Flow Chart

• Anak Panah / Connector, tanda panah yang

menunjukkan arah aliran dari satu proses ke
proses yang lain.
Flow Chart

Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah

langkah pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan
bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘ya’
dan ‘tidak’ yang menentukan bagaimana alur dalam
flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau
pertanyaan tersebut.
Flow Chart

• Simbol Segilima / Off Page Connector

• Untuk mendiskripsikan hubungan antar simbol
yang berbeda halaman
• Di lingkungan kementerian agama, Flow Chart
dilengkapi dengan pelaksana dan waktu mutu
baku
 Kolom Pengesahan

SOP 54
Praktik Membuat SOP

Praktek / berlatiah membuat Sempurna

Terima kasih ….