MATERI PERKULIAHAN

BAHASA INDONESIA

Dosen: Agung Pranoto K., S.S., M.Pd.

e-mail: agoengbfazters@gmail.com
Website: http://agoengbfazters.tumblr.com

STIKES HANG TUAH

SURABAYA
SURAT RESMI
BAHASA INDONESIA
 DEFINISI surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain.

Surat resmi adalah surat yang digunakan

untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya
undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan.
Jenis-jenis Surat Resmi
Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi:
• Surat permohonan,
• Surat pengantar,
• Surat Keputusan,
• Surat panggilan/undangan Surat perintah,
• Surat tugas,
• Surat instruksi,
• Surat kuasa,
• Surat pengumuman
• Nota dinas
• Surat niaga,
Surat permintaan penawaran,
Surat penawaran
Surat pemesanan,
Surat tagihan,
Surat jalan/pemberitahuan pengiriman barang,
Surat tanda bukti/pengiriman pembayaran,
Surat klaim/pengaduan, ]
Surat pemberitahuan,
Surat ucapan selamat,
Surat ucapan terimakasih,
Surat belasungkawa, Surat perjanjian:
Surat gugat,.
Surat referensi,
Surat edaran,
 Macam- Macam Surat
A. Berdasarkan Wujud Surat
Kartu Pos, Warkat Pos, Telegram, Surat Bersampul
B. Berdasarkan Pembuatan Surat
Surat Pribadi, Surat Resmi.
C. Berdasarkan Pesan Surat
Surat Keluarga, Surat Setengah Resmi, Surat Sosial, Surat Niaga, Surat
Dinas, Surat Pengantar
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
Surat Sangat Rahasia, Surat Rahasia, Surat Konfidensial, Surat Biasa
E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
Memorandum/ Memo, Nota
F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
Pengumuman , Surat Edaran
G. Berdasarkan Penyelesaian Surat
Surat kilat , Surat Segera
H. Berdasarkan Pengertian Umum
Surat Terbuka, Surat Tertutup, Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan
nama dan alamat pengirim
 – Tujuan Penulisan Surat
• Penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan
tertentu, diantaranya :
• 1. Ingin menyampaikan warta/informasi
kepada pihak lain .
• 2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari
penrima surat tentang informasi yang
disampaikan.
• 3. Memperlancar arus informasi, sehingga
informasi yang diterima jelas dan tidak salah
tangkap
• Bahasa Dalam Surat, diantaranya
a . Bahasa yang Jelas
b. Bahasa yang lugas
c. Bahasa Umum
 Teknik Penulisan Surat meliputi
• Bagian-bagian Surat
• Alamat Tujuan
• Isi Surat
• Bahasa surat
 Surat Merupakan Sarana Komunikasi yang
Memiliki Beberapa Kelebihan

• surat merupakan bukti tertulis

• biaya relatif murah
• orang dapat berkomunikasi sesuai dengan
kehendaknya secara lengkap
• surat dapat menjangkau berbagai pelosok dunia
• surat dapat disimpan dalam waktu yang relatif lama
• surat dapat menghindarkan kesalahpaha-man
informasi
Fungsi surat:

alat komunikasi tulis, alat bukti tertulis, alat

bukti historis / pengingat (arsip),
pedoman kerja (peraturan, SK).
 Syarat surat yang baik
1. disusun dengan teknik yang benar,
2. isi ringkas, jelas, dan eksplisit, sehingga
penerima dapat menerima isi dengan tepat,
3. bahasa yang baik dan benar: logis, wajar,
hemat, sopan, dan menarik.
 Jenis surat
• Berdasarkan isi:
– Pribadi
– Dinas / Resmi
– Niaga / Dagang
• Berdasarkan jangkauan penggunaan:
– Intern: komunikasi dalam satu kantor.
– Ekstern: komunikasi dengan pihak luar kantor.
 Bentuk Surat
Bentuk Surat: susunan letak bagian-bagian surat.

Bentuk surat resmi:

1.Lurus penuh
2.Lurus
3.Setengah Lurus
 Bahasa Surat
Bahasa Baku
1. ejaan
2. pemakaian kata / diksi
3. bentuk kata (imbuhan)
4. kalimat
 Bahasa Surat
Bahasa Efektif
1. sederhana
2. ringkas
3. jelas
4. sopan
5. menarik
 Bagian-bagian Surat Resmi
1) Kepala surat atau kop surat
2) Tanggal surat
3) Nomor surat
4) Lampiran surat
5) Hal surat
6) Alamat surat
7) Salam pembuka
8) Paragraf pembuka
9) Isi surat
10) Paragraf penutup
11) Salam penutup
12) Nama jabatan
13) Tanda tangan
14) Nama jelas
15) Nomor induk pegawai
16) Stempel
17) Tembusan
18) Inisial
 Tanggal Surat

Tepat Tidak Tepat

28 Mei 2009 Tanggal 28 Mei 2009

15 Desember 2008 Padang, 15 Desember 2008
10 Agustus 2008 10 Agus 2008
12 Januari 2007 12 Januari ‘07
17 September 2005 17-09-2005
Tanggal surat juga sangat penting artinya bagi penerima surat
ketika menanggapi isi surat tersebut. Tanggal surat biasanya
dijadikan sebagai alat penunjuk yang utama dalam membalas
surat, selanjutnya baru diikuti nomor dan hal surat. Untuk
jelasnya perhatikan contoh berikut ini.

Membalas surat Saudara tanggal ..., no. ... tentang ... dst.

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal ..., no. ...

mengenai ... dst.
 Contoh Penulisan Lampiran

Tepat Tidak Tepat

Lampiran: Lima lembar Lampiran: 5 (lima) lembar

Lamp. : Satu berkas Lamp. : 1 berkas
Lampiran: 12 eksemplar Lampiran: 12 eksemplar.
Lamp. : Dua helai Lamp. : Dua belas eks.
 Hal Surat
Hal : Pengiriman Barang
Hal : Permohonan Dana
Hal : Undangan Rapat Senat
 Contoh Alamat Surat
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

Bagian Pemasaran PT Tempo

Jalan Pahlawan 235
Palembang 24610
 Salam Pembuka

Dengan hormat,

Salam sejahtera,

Assalamualaikum w.w.,
 Paragraf Pembuka
Dengan ini kami sampaikan bahwa ....

Kami beri tahukan bahwa ....

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5

April 2009, Nomor ... mengenai ....

Sesuai dengan permintaan Saudara, bersama ini

kami kirimkan ....
 Contoh Paragraf Penutup
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Atas izin yang Bapak berikan, saya ucapkan terima kasih.

Mudah-mudahan informasi ini bermanfaat bagi Saudara.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan

terima kasih.
Contoh Salam Penutup

Hormat saya,
Wasalam,
Salam kami,
Hormat kami,
Nama Jabatan

Hormat saya,
Direktur

(Tanda Tangan)
Dr. Daud Husen, M.S.
NIP 131777881

Wasalam,

(Tanda Tangan)
Ir. Saputro
Kepala
 Contoh Tembusan

Tembusan:
1. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
2. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
3. Rektor Universitas Andalas
4. Pembantu Rektor I Universitas Andalas
 Singkatan
Salah

Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Bpk. tanggal ... nomor ....

Kami harap Sdr. dapat mengirimkan nama-nama dosen yang

akan ikut dalam acara tersebut.

Berdasarkan instruksi Mendiknas ....

Benar

Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Bapak tanggal ... nomor ....

Kami harap Saudara dapat mengirimkan nama nama dosen

yang akan ikut dalam acara tersebut.

Berdasarkan instruksi Menteri Pendidikan Nasional ....

 Diksi
Salah
Dalam menyongsong Hari Pendidikan Nasional,
kami mau menyelenggarakan perlombaan cerdas
cermat.

Rapat dimulai jam 9.00.

Sudilah kiranya Saudara ....

Berkenaan dengan permintaan Saudari ....

Bersama surat ini kami mengundang Saudara

untuk hadir dalam pertemuan tersebut.
Benar
Dalam menyongsong Hari Pendidikan Nasional,
kami akan menyelenggarakan perlombaan cerdas
cermat.

Rapat dimulai pukul 9.00.

Kami harap Saudara ....

Berkenaan dengan permintaan Saudara ....

Melalui surat ini kami mengundang Saudara

untuk hadir dalam pertemuan tersebut.
 Kalimat
Kalimat surat resmi harus singkat,
padat, dan tidak berbelit-belit. Dengan
kata lain, kalimat surat resmi harus
memenuhi syarat sebagai kalimat
efektif.
Contoh (lanjutan)

1. Nama tempat/geografi
a. *di Universitas (pemakaian huruf yang
tidak tepat)
b. di universitas

2. a. *mandi di danau Singkarak (pemakaian

huruf yang tidak tepat)
b. mandi di Danau Singkarak
Contoh (lanjutan)

37. Penulisan gelar yang tidak tepat

a. *Ilham, SH
b. Ilham, S.H.

a. *PROF. DR. Dr. Bagas Muslim

b. Prof. Dr. dr. Bagas Muslim
4. Penulisan kata yang tidak baku
a. *analisa, *praktek, *metoda, *tekhnik
b. analisis, praktik, metode, teknik

5. Penulisan gabungan kata

a. *menyebar luaskan, *antar negara,
*pasca sarjana
b. menyebarluaskan, antarnegara,
pascasarjana
SURAT-MENYURAT DINAS
 Hakikat Surat

• Surat: sarana untuk menyampaikan informasi secara

tertulis

• Surat tetap dibutuhkan meskipun sudah ada alat

komunikasi yang canggih, seperti telepon dan radio.

• Peran surat sebagai sarana komunikasi tertulis tidak

tergantikan oleh munculnya peralatan yang canggih.
 SURAT DINAS

ALAT UNTUK MENYAMPAIKAN ATAU MEMINTA INFORMASI TERTULIS

KEPADA PIHAK LAIN BERKAITAN DENGAN URUSAN KEDINASAN
 Kelebihan surat
• sebagai bukti autentik;
• penyampaian informasi lebih formal;
• jangkauannya lebih luas dan fleksibel
karena dapat dikirimkan ke berbagai
pelosok
 Fungsi Surat :
– sebagai tanda bukti tertulis;
– sebagai alat pengikat;
– sebagai alat untuk mewakili perseorangan
atau organisasi;
– sebagai pedoman dasar untuk bertindak;
– sebagai keterangan yang dapat memberi
rasa aman dalam melakukan aktivitas;
– sebagai bukti historis
 Penggolongan Surat

• Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas:

– bentuk lurus penuh (full block style);
– bentuk lurus (block style);
– bentuk setengah lurus (semi block style);
– bentuk alinea menggantung (hanging paragraph
style);
– bentuk lekuk (indented style);
– bentuk dinas Indonesia lama (official style);
– bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).
LOGO
KEPALA SURAT
Tanggal :
Nomor : Bentuk Lurus
Lampiran:
Hal :
penuh

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………… …… Paragraf Pembuka ……………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
LOGO
KEPALA SURAT Bentuk Lurus

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………… Paragraf Pembuka ………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………Paragraf Isi ………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………… Paragraf Penutup ……………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
 Bentuk Setengah
LOGO
KEPALA SURAT Lurus

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………… …………………Paragraf Pembuka ………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………Paragraf Isi ..………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
 Bentuk Paragraf
LOGO
KEPALA SURAT Menggantung

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth. …………………………
………………………………..

Salam Pembuka,
..……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Paragraf
Pembuka …………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………Paragraf Isi
…………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………..

……………..……………………………………………………………………………………………………………………
……………………Paragraf Penutup …………………………………………

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
LOGO
KEPALA SURAT Bentuk Bertakuk

Tanggal
Nomor :
Lampiran:
Hal :

Yth……. …………………………
………………………………..
…………………………..
Salam Pembuka,
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Pembuka …………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Isi …………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………Paragraf Penutup …………………………………………………..

Salam Penutup
Tandsa Tangan
Nama
Jabatan

Tembusan:
Inisial
• Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas:
– surat pribadi
• surat pribadi nonformal (misal: surat antarteman, surat
untuk orang tua)
• surat pribadi formal (missal: surat lamaran pekerjaan, surat
kuasa, surat perjanjian kontrak)

– surat dinas
• surat keterangan
• surat jalan
• surat kelakuan baik
• surat izin
• dll.

– surat niaga
• surat penawaran
• surat pemesanan barang
• surat pengiriman
• surat penagihan
• dll
 Teknik Penyusunan Surat
• menetapkan dahulu maksud surat: apa yang akan
diberitahukan, ditanyakan, diminta, atau
disampaikan kepada pihak penerima surat;
• menyelesaikan pokok-pokok persoalan satu per
satu secara teratur dan hanya mengungkapkan
satu gagasan pokok untuk setiap alinea;
• menghindari penggunaan singkatan dan
akronim, kecuali yang sudah lazim;
• memperhatikan bentuk surat dan cara
penulisannya sesuai dengan ketentuan;
• memperhatikan penulisan ejaan dan penggunaan
tanda baca pada kalimat sesuai dengan kaidah.
 Syarat surat yang baik
• Ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik
• Disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang
berlaku dalam penyusunan surat.
• Disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena
surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan
pembacanya.
• Disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang
dikehendaki oleh penulis.
• Mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
• Bersih dan rapi.
 Kriteria Surat yang Efektif dan Efisien
• jelas: tidak terdapat kata-kata yang terselubung atau
meragukan
• tepat: yang dikemukakan adalah fakta yang benar dan
disampaikan secara objektif
• singkat dan lugas: tidak berbelit-belit sehingga
mengaburkan permasalahan
• tuntas: informasi disampaikan secara lengkap
• sopan: memilih kata-kata yang baik dan tidak menyinggung
pihak lain
• estetis: menggunakan bentuk kertas, tulisan, dan tata letak
yang diserasikan dengan surat.
 Bahasa Surat
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan
bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif dapat
mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud
yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Jelas  jika isi atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas
dan eksplisit.
3. Lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan,
tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi
4. Komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
 Bagian-bagian Surat
1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi
2. Tanggal surat 10. Paragraf
penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial
 Kepala Surat/Kop Surat
Fungsi:
a) memberikan informasi kepada penerima surat
mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile,
dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi
pengirim surat.
b) sebagai sarana untuk memperkenalkan atau
mempromosikan instansi pengirim surat.
Contoh Kop Surat/Kepala Surat

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Bina Warga 10, Kalibata Raya, Jakarta
Telepon (021) 79190864, 79190865, 79190866
Faksimile (021) 79190867
 Tanggal Surat
 Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
 Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima
surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh (yang tidak tepat):
Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009
Bandung, 31-04-2009
24 Des ’08

Contoh (yang tepat):

25 Juni 2009
31 April 2009
24 Desember 2008
 Lampiran
 Digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang
disertakan bersama surat.
 Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata
lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas
 Hal Surat/Pokok Surat
Fungsi:
1) Memberitahukan kepada penerima
surat tentang pokok masalah yang
ditulis di dalam surat.
2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak
ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan
dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2008
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
 Alamat yang Dituju
 Berfungsi sebagai petunjuk langsung
mengenai pihak yang harus menerima
surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap
tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 Salam Pembuka
•Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat
•Penanda surat yang sopan dan beradab
•Dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu” atau ucapan
salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
•Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah
kiri sejajar dengan margin kiri.
Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat
Salam sejahtera,
Assalamualaikum w.w.
 Paragraf Pembuka
Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada
permasalahan utama yang ditulis.
Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan
pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.05/1180/I/Bangda,
tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2) Kami beri tahukan bahwa…
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008,
sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu,
kami beri tahukan bahwa…
4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12 Desember
2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang syarat-syarat
sayembara, kami beritahukan hal-hal berikut.
5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu,
bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku
terbitan kami tahun 2009.
6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10 Agustus
2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang penyuluhan
kesehatan, kami beritahukan bahwa ….
7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang arti kata
bina graha melalui surat tanggal 9 Desember 2009, kami
berikan jawaban sebagai berikut.
• Perhatikan kalimat berikut ini (salah)
1. Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri
oleh para Kepala Bagian.
2. Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …, tentang …,
kami menaggapinya sebagai berikut.
3. Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang …,
kami beritahukan bahwa ….
4. Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …, tentang ...,
penjelasan kami adalah sebagai berikut.
5. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam rapat
yang akan dilaksanakan ….
 Paragraf Isi
• Merupakan bagian inti dari sebuah surat.
• Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan.
• Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh
tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif
sesuai dengan harapan penulis surat.
• Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan
satu masalah.
• Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.
 Paragraf Penutup
• Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
• Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah
selesai.
• Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.
Misalnya:
(1) Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan
kerja samanya, diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
(5) Demikianlah harap menjadikan periksa.
(6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.
 Salam Penutup
Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi”
atau “pamitan” setelah seseorang bertemu atau
berkomunikasi dengan baik.
Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan
keakraban pengirim dan penerima surat.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
 Tanda Tangan
• Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib
karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

• Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan

penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap
atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
Tanda tangan
Tanda tangan
Prof. Dr.M. Barokah, M.Si.
Drs. Burhanuddin
NIP 132061473
Kepala
Rektor
 Nama, Jabatan, dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda
tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup.
Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang
ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya.
Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung
ataupun digarisbawahi.
Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama
penanda tangan surat.

Misalnya:
(tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
 Tembusan
 Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga
dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.
 Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan.
 Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn
nomor urut.
 Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1.Direktur Jenderal Pembangunan Daerah
2.Kepala Biro Organisasi
3.Kepala Biro Keuangan

Contoh yang tidak tepat:

Tembusan
1.Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)
2.Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi
3.Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan
4.Arsip
 Inisial
• Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa
singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat.
• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep
dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan
dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat mengecek
dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan
untuk diperbaiki.
• Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang
bersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra