kelompok 6

Anita Novitasari 1891011002

Azlinda Azka 1892011002
Evi Oktyani 1891011006
Strategi untuk Permintaan Rutin dan Pesan Positif

Dapat diartikan pesan yang berkaitan dengan

kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu
dilakukan atau dijawab secepatnya . Pesan rutin
sangat beragam dengan menggunakan pendekatan
langsung seperti : Memo
1. Mulai dengan permintaan
Mulai dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan
secara tegas apa yang diinginan. Perhatikan intonasi dan nada
terhadap lawan bicara supaya bisa menyampaikan pesan secara
efektif.
Mengasumsikan bahwa audiens akan mengikuti permintaan.
Karena permintaan itu rutin, dapat diasumsikan secara umum
bahwa pembaca akan mengikuti ketika mereka mengerti dengan
jelas maksud dari pesan tersebut.
2. Berikan rincian dan alasan yang perlu
Jelaskan secara detail/terperinci, lembut, dan logis dari
pembukaan sebelumnya.
Jika kamu mempunyai banyak permintaan, selesaikan lah satu
permintaan terpenting baru lanjutkan ke topik permintaan
selanjutnya.Jika kamu mempunyai permintaan yang
rumit/kompleks, pecahakanlah satusatu menjadi spesifik,
pertanyaan tunggal yang memudahkan pembaca untuk mengerti
satu satu. Dengan konsiderasi tersebut tidak hanya menunjukan
rasa hormat ke lawan bicara tetapi bisa mendapatkan jawaban
yang diinginkan secara akurat dan dalam waktu yang singkat.
3. Akhiri dengan penutup yang tulus dan permintaan akan tindakan
spesifik
Tutuplah pesan anda dengan tiga elemen berikut: (1) Permintaan
spesifik yang termasuk dengan deadline yang relevan (2) Informasi
tentang bagaimana anda dapat dijangkau (jika pesan belum jelas)
(3) Mengapresiasi atau Kesan baik
Pesan Positif
Pesan – pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan
kepada pihak lain. Yang bertujuan untuk memberitahukan kabar
bagus, menjawab semua pertanyaan, menyediakan seluruh detail
yang diperlukan, yang dapat membuat kesan positif kepada
pembaca atau pendengar.
1. Mulai dengan gagasan utama
Dengan membuka pesan positif dengan ide utama atau kabar baik,
Buatlah bagian pembuka dengan jelas dan singkat.

2. Sediakan rincian dan penjelasan yang perlu

Gunakan bagian isi untuk menjelaskan inti, sehingga para
pembaca/pendengar tidak akan bingung atau raguragu dengan arti
dari pesan yang ingin kita sampaikan.

3. Akhiri dengan penutupan dengan tulus

Dalam menutup balasan pesan rutin dan positif pada umumnya
ditutup secara pendek dan simple.Jangan lupa juga untuk
mengucapkan terima kasih dan pastikan para pendegar/pembaca
mengerti apa yang harus dilakukan selanjutnya dan bagaimana
tindakan tersebut dapat menguntungkan mereka.
1. Permintaan untuk Pihak Internal
Biasanya permintaan pihak internal dikomunkasikan secara isan,
namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permntaan rutin
dalam bentuk tertulis paling umum dipakai oleh pihak intenal
adalah Memo.

2. Permintaan untuk Pihak Eksternal

Permintaan Informasi ke pihak Eternal dapat berupa pesanan,
klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan
dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu
dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca
atau dilihat.
 Pesanan
Berita tentang pemesanan barang dan penerima kwitansi
pemesanan dianggap jenis pesan rutin yang paling sederhana.
Setiap jawaban profesional menginginkan informasi dan tindakan
dari waktu ke waktu jika respon simple seperti iya atau lainya yang
langsung kepada inti informasi, maka pendekatan secara langsung
dikatakan tepat. Ketika anda menjawab permintaan dan yang
berhubungan dengan penjualan, ada 3 hal yang harus diperhatikan
yaitu :
1. Menanggapi permintaan penanya, dan jawab seluruh
pertanyaannya.
2. Tinggalkan kesan yang baik sebagai gambaran anda dan
perusahaan anda.
3. Mendorong tingkat penjualan kedepannya.
1. Permintaan Langsung untuk Tuntutan Penyesuaian

Menjelaskan masalah yang dihadapi secara rinci, misalnya produk

yang dibeli cacat/rusak.
Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian,
kwitansi, kartu garansi dan lain-lain.
Mintalah tindakan yang spesifik, misalnya pergantian atau
perbaikan.
Nada surat tidak marah, emosional, mengancam ataupun
menyindir.
Surat harus sopan
2. Tanggapan Positif atas klaim dan tuntutan penyesuaian
Apabila perusahaan yang salah:
Jangan melakukan penyelesaian yang tidak ramah, karena akan
meningkatkan rasa tidak puas pelanggan. Sebaiknya perusahaan
menanggapi secara positif dengan niat untuk membantu
memecahkan masalah.
Hindari alasan yang mengada-ada seperti mengatakan, “Tidak ada
orang yang sempurna.” atau “Kesalahan adalah hal yang biasa
terjadi.”
Jangan memberikan janji misalnya, “Masalah ini pasti tidak akan
terjadi lagi.” atau “Produk ini bisa tahan sampai sepuluh tahun.”
Apabila pelanggan yang salah:
Perusahaan tetap harus memenuhi klaim yang tidak beralasan
tersebut dengan memberitahu pelanggan bahwa produk tersebut
telah salah penanganannya.
Dalam menanggapi pelanggan gunakan kata-kata yang sopan dan
positif, karena untuk keberhasilan bisnis di masa depan. Jadi,
bantulah pelanggan sebisa mungkin.
Apabila pihak ketiga yang salah:
Penuhi klaim pelanggan dengan surat keterangan yang standar,
tidak perlu penjelasan tambahan.
Penuhi klaim tetapi jelaskan apa yang salah.
Tidak melakukan tindakan pada klaim dan menyarankan pelanggan
menuntut perusahaan yang memberikan barang cacat atau rusak.
Ketiga pilihan tersebut sangat bergantung kepada kebijakan
perusahaan, dengan mempertimbangkan hubungan bisnis kedepan
dan tingkat pelayanan yang dapat diberikan.
 Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang
diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun non bank
kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena kredit
merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat,
kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat
persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit
(credit reference).
 Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan
good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit
berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian
kredit kepada nasabah tersebut. Bagian pertengahan surat
persetujuan kredit mencakup beberapa hal, antara lain batas
maksimal jumlah kredit yang diberikan, lama dan jumlah angsuran
per bulan, tanggal rekening dikirim, beban administrasi dan bunga,
jumlah tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang
berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Oleh karena merupakan
dokumen resmi, surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek
benar-benar baik dari sisi penulisan kata, kalimat, penggunaan
tanda baca secara tepat, tingkat akurasi, kelengkapan isi/
substansi pesan, maupun kejelasannya.–
Rekomendasi dan Permintaan Refeferensi
Menyediakan rekomendasi dan refrensi Ketika anda
mememutuskan dalam membuat surat rekomendasi atau respon
untuk informasi tentang kandidat kerja, tujuan anda adalah
meyakinkan si pembaca bahwa orang yang direkomendasikan
adalah orang yang sesuai dengan kareteristik pekerjaan,tugas, atau
objek seseorang lainya. Surat rekomendasi yang sukses
mengandung rincian yang relevan.