Kelompok 2 :

Riska
Sandrawati
Yuni Rahmawati
Windi Aprilyanti
Erlina Agustini
Adinda Sulistiyani
Ranti Riyanti
Resa Siti Salamah
Novita Anggraeni
Mutia Krismonika
Hany Hendriyani
Putri Wastu Mulandari
ADMINISTRASI SARANA DAN
PRASARANA
 Mesin Kantor

Mesin kantor adalah segala yang

dipergunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor yang lebih baik dan lebih
cepat daripada pekerjaan tangan. Misalnya,
komputer, mesin tik, mesin fotocopy, dan lain
lain.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam diadakannya
mesin kantor:
 Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar
diperlukan
 Jenis mesin praktis
 Dapat mengurangi biaya pelaksanaan
 Dapat mempercepat selesainnya pekerjaan
 Mutu mesin harus baik
 Dapat digunakan dalam berbagai macam pekerjaan
 Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah
 Dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai
 Jenis pekerjaan yang memerlukan
mesin kantor :
 Pekerjaan yang berulang-ulang dengan jumlah yang
banyak
 Pekerjaan yang berat bagi manusia
 Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan
 Hasil pekerjaan yang berformat rapi
 Pekerjaan yang harus teliti
 Macam-Macam Mesin Kantor
 Mesin berdasarkan fisik (labour saving machine),
tenaga dan pikiran manusia, misalnya komputer,
kalkulator, dll.
 Mesin untuk menghemat pengeluaran uang (money
saving machine)
 Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu
(time saving machine), misalnya mesin
penggandaan, dll.
 Contoh Mesin Kantor :
 Komputer
 Mesin tik
 Mesin fotocopy
 Faksimil
 Mesin penghancur kertas
 Printer
 Mesin stensil
 OHP
 Proyektor LCD, dll
Keuntungan mesin kantor :
1) Dapat menghemat biaya, tenaga, dan waktu
2) Memudahkan pengawasan
3) Lebih teliti dan Lebih rapi
4) Dapatmengurangi rasa bosan
5) Meningkatkan mutu pekerjaan
6) Keterangan yang dibuat lebih banyak
Kerugian mesin kantor :
1) tingkat penyusutan tinggi
2) Memerlukan biaya yang tinggi untuk pemeliharaan
3) Sulit menemukan operator mesin yang cakap
4) Sulit dalam pemeliharaan dan perawatan
 Komputer
Komputer dibagi menjadi dua bagian,
yaitu perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software).
Berikut beberapa contoh perangkat keras
 CPU (Central Processing Unit), didalam nya
adalah gabungan dari beberapa perangkat
keras, seperti processor, hardisk, VGA card,
sound card yang tersusun diatas sebuah
motherboard (papan induk)
 Monitor adalah layar yang digunakan untuk
menampilkan hasil komunikasi antara
pengguna komputer dengan CPU sehingga
pemakai akan mengetahui hasilnya sesuai
atau tidak yang dapat dilihat melalui layar
monitor.
 Papan tuts (keyboard), adalah alat yang digunakan untuk
perantara komunikannya.
 Mouse digunakan untuk penggerak kursor pada layar
monitor agar lebih mudah dalam memindahkan kursor dan
memilih objek
Selain itu ada beberapa peralatan perlengkapan dari komputer
yang mempunyai fungsi yang penting juga. Seperti printer,
CD/DVD, USB flash drive, dll.
Gambar CD/DVD dan mouse
Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan sebagai
program-program atau aplikasi.contohnya :
 Pengolah kata (ms.word), program aplikasi yang sering
digunaka untuk mengetik dan mengedit naskah, membuat
tabel,dll.
 Pengolah angka (ms.excel), program aplikasi yang
digunakan dalam pembuatan dokumen mengenail
perhitugan.
 Pengolah data (ms.acces), digunakan untuk pengolahan
pendataan suatu informasi menjadi database.
 Presentasi (power point) program aplikasi ini berfungsi
untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik.
Gambar program pengolah kata,pengolah
angka dan pengolah data
 MESIN TIK MANUAL
 Mesin tik manual merupakan mesin atu alat
teknologi dengan sebuah set tombol-tombol
yang apabila ditekan menyebabkan huruf
dicetak pada dokumen atau berkas .jika salah
tidak dapat dihapus.
 Mesin ini digunakan pada tahun 1870-abad 20
Gambar mesin tik manual
 MESIN TIK ELEKTRIK
 Mesin tik elektrik (Elektronic typewriter)
 Adalah mesin yang bekerja secara elektronis
dengan mempergunakan sumber tenaga
(power source) dari baterai ac adaptor.
 MESIN fOTOCOPY
 Merupakan mesin yang digunakan untuk
menggandakan atau membuat salinan
dokumen atau kertas menjadi beberapa
bagian .
 MESIN PENGHANCUR KERTAS
 Mesin ini digunakan
untuk menghancurkan
kertas atau dokumen
yang sudah tidak terpakai
atau bersifat rahasia agar
tidak ada yang tau maka
kertas tersebut
dihancurkan
menggunakan mesin
penghancur kertas .
 PRINTER
 Printer atau alat pencetak adalah alat yang
menampilkan data dalam bentuk cetakan,
baik berupa kertas atas gambar atau grafik
 Printer dibagi menjadi 3 bagian yaitu :
 Dot matriks , ink jet atau pancaran tinta dan
printer laser .
 DOT MATRIKS
 Dot matriks adalah sekelompok titik kecil atas pita
karbon yang bergabung membentuk kaerakter ke
atas kertas yang sering di sebut juga sebagai mesin
ketik. Dot matriks ini segi kualitas nya tidak terlalu
baik tetapi banyak digunakan. Printer ini
menggunakan sistem bintik atau berbolong-bolong
dari berbagai sisi.
 Kebanyakan masih banyak digunakan karaena
biayanya cukup murah,dot matriks ini memiliki
kekurangan yang menghasilkan suara yang bising
atau berisik pada waktu beroperasi hasil nya pun
tidak terlalu bagus,kemampuan warnanya sangat
terbatas.
Gambar mesin kantor dot
matriks
 Printer INK JET ATAU
PANCARAN TINTA
 Ink jet merupakan jenis printer yang paling
banyak digunakan karaena murah
biayanya,hasil cetaknya pun baik termasuk
warna yang cerah dibandingkan dengan dot
matriks ,prunter ini lebih tenang suaranya
saat bekerja bisa mencetak lebih detial dan
hasilnya bagus.
 Kekurangannya adalah rentang terhadap air.
Printer INK JET ATAU
PANCARAN TINTA
 PRINTER LASER

 Printer laser ini sering digunakan disuatu

kantor karena mampu mencetak dokumen
sebanyak ribuan halaman, kecepatannya
dalam mencetak pun amat tinggi sampai
ratusan halaman per-menit,selain itu
cetakkanya amat tajam,sehingga dokumen
yang dihasilkan terkesan profesional.
Gambar mesin printer laser
 Mesin Penjumlah

Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna

mempermudah dam memperlancar pekerjaan.
Ada beberapa jenis mesin penghitung, yaitu:
1. Mesin Penghitung Uang
2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)
 Office calculator
 Scientific
 Finalcial calculator
3. Printing Kalkulator
4. Mesin Kasir (cash register)
Gambar mesin hitung uang, mesin
hitung saku/kalkulator,printing
kalkulator dan mesin kasir
 Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen

berbentuk lembaran dalam jumlah banyak
dengan menggunakan pembantu (kertas
masker) yang disebut stensil sheet atau sit
stensil.
Ada 2 macan stensil, yaitu:
1. Mesin stensil manual
2. Mesin stensil elektrik
Gambar mesin stensil elektrik
dan stensil manual
 PENGERTIAN MeSIN BINDING

 Mesin Binding adalah mesin kantor yang

digunkan untuk menjilid berbagai warkat-
warkat yang sejenis buku-buku dan sebainya.
CIRI-CIRI MESIN BINDING

 Penjilid menggunakan plastik berbentuk

spiral dengan hasil jilidan menyerupai album
poto.
 Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid
diberi lubang-lubang lebih dahulu.
 Tenaga penggerak tangan.
 CARA KERJA MESIN BINDING

 Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang

secara otomatis
 Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian
dimasukan kedalam lubang-lubang kertas
sampai seluruhnya rapih.
 Untuk membuka jilidan tinggal membuka
seluruh gigi plastik penjilid.
 MESIN LAMINATING

 Mesin laminating adalah mesin untuk

melaminasi atau melapisi kertas dengan
plastik atau film
PROSES PENGGUNAAN MESIN
LAMINATING
 Hidupkan mesin laminating, ada on/off
 Tunggu beberapa menit. Tergantung pada model mesin
 Pilih kecepatan dimana anda ingin mesin untuk laminasi.
 Tempatkan item yang ingin laminasi dimesin geser item
sampai menyentuh tepi film plastik
 Tekan tombol ‘’RUN’’ tombol yang mulai bergerak melalui
mesin laminating
 Geser mekanisme pemotong
 Lapisi kertas atau dokumen dengan plastik pelapis khusus
unuk melapisi,lalu dipres dan dipanaskan
 Hidupkan tombol power dan biarkan mesin menjadi panas
dan sudah dapat digunakan saat lapu indikator ‘’READY’’
 Mesin Absensi

Kegunaan dari mesin absensi adalah

menangani data absensi dan timesheet untuk
melakukan pencatatan kehadiran karyawan
(waktu masuk dan waktu keluar). Proses
pencatatan bisa dilakukan dengan entry
langsung atau import dari data yang lain
(biasanya dari mesin absensi,barcode dan
finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi, yaitu :
 1. Mesin absen yang
menggunakan kartu absensi
Mesin dengan sebuah
jam analog yang
terdapat di depan
mesin yang
menunjukkan waktu
pada saat itu.
2. Mesin absen yang menggunakan
id card/ tanda pengenal
Di mesin ini
terdapat tempat untuk
menggesek kartu tanda
pengenal (biasanya
terdapat disamping atau
diatas mesin).
3. Mesin absen yang menggunakan
pengenalan sidik jari
Pada mesin ini
terdapat tempat untuk
men-scan sidik jari
(biasanya terdapat di
depan mesin). Mesin ini
sering disebut juga finger
scan.
 Mesin-mesin kantor untuk
komunikasi
1. Interkom
interkom berasal dari bahasa Inggris yaitu
intercommunication yang mempunyai arti
hubungan di dalam intertelepon. Interkom
mempunyai beudrat, yaitu kabel yang
berfungsi untuk menyalurkan suara dari
pesawat interkom yang satu ke pesawat
interkom yang lain,atau antara kota yang
satu dengan kota yang lain.
Fungsi interkom

1. Fungsi untuk di kantor :

 untuk menyampaikan informasi secara efektif
 Memperluas saluran komunikasi dalam suatu
instansi
 Menghindari mondar-mandirnya pegawai
2. Fungsi untuk masyarakat :
 Sebagai media informasi
 Media pengetahuan
 Sebagai media hiburan melalui acara yang
disusun di organisasi.
Gambar interkom
 TELEPON

Telepon adalah alat yang digunakan untuk

menyampaikan dan sekaligus berfungsi untuk
mendengarkan jarak suara atau pembicara
sedangkan penyampaian informasi dari jarak
jauh dengan mempergunakan pesawat telepon.
Sering disebut dengan istilah TELEPHONING
atau peneleponan.
SEJARAH PERKEMBANGAN TELEPON
 Tahun 1874,pertama kali telepon ditemukan oleh alexander
Graham Bell
 Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai alat
komunikasi jarak jauh yaitu antara New York dan Chicago
 Pada tahun 1915, terpasang trans pasific sebagai jalur baru
untuk komunikasi jarak jauh.
 Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem tabung
vacum.
 Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem
transistor.
 Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga baterai
 Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil..
MACAM-MACAM PESAWAT TELEPON

 Pesawat tunggal
 PMBX (Pesawat Manual Brand Xchage)
 PABX (Private Automatic Brand Xchage)
CARA PENGGUNAAN TELEPON DAPAT
DIBEDAKAN
 Penggunaan telepon untuk percakapan lokal
dapat dilakukan melalui dua cara yaitu :
 1. melalui pesawat sendiri
 2. melalui pesawat umum
 LANGKAH-LANGKAH MENGGUNAKAN
TELEPON
 Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya
 Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat
telepon sebelum nomor telepon diketahui
 Setelah diangkat dengarkan nada dan barulah memutar nomor
telepon yang dikehendaki
 Katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita
kehendaki
 Bicaralah secara singkat, sopan,dan jangan bicara yang bukan-
bukan.
 Jangan mengetuk-ngetuk kait telepon.
 Letakkan telepon secara perlahan jangan sampai keadaan miring .
 Waktu memilih nomor telepon jangan menggunakan pensil.
TATA CARA MENANGANI TELEPON

 Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali

 Angkat telepon dengan kanan kiri
 Menjawab telepon dengan singkat dan jelas.
 Mencatat pesan atau permintaan penelepon
dengan penuh perhatian.
 Bila perlu, sekertaris dapat meminta telepon
agar mengeja kata-kata asing atau sulit.
 Nomor,angka atau pesan penting harus diulang
agar dapat dicek kebenarannya.
 Menutup telepon setelah penelepon
memutuskan telepon terlebih dahulu.
 E-mail
 Surat elektronik
(Disingkat ratel atau
surelatau surat-e)atau pos
elektronik (disingkat pos-
el) atau umumnya dalam
bahasa inggris”e-mail atau
email”(ejaan
indonesia:imel) adalah
salah satu cara komunkasi
modern saat ini,yaitu
dengan kirim mengirim
surat melalui jalur
internet.
 Ponsel (hp)

 HP adalah bagian
penting dalam dunia
komunikasi yang
mudah digunakan
dan dapat digunakan
dimana-mana
 Faksimili
 Adalah mesin atau alat
untuk mengirim atau
menerima data atau
dokumen yg hampir
sesuai dengan aslinya,
baik berupa tulisan
maupun gambar
 Voice over internet
protocol(VOIP)
 Selain email untuk
komunikasi tertulis,
ada juga
komunikasi suara
melalui telepon
menggunakan
jaringan internet
yaitu menggunakan
VOIP
 MULTI FUNCTION DEVICE (MFD)

 Gunanya sama
dengan mesin
print,fotokopi,da
n scan
 PERAWATAN MESIN KANTOR

Ialah perawatan terhadap harta benda

baik yang bergerak dalam usaha untuk
mempertahankan kondisi yang baik atau
harta benda tersebut dalam pemakaian atau
pemanfaatan sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu.
 Oleh sebab itu, perlu jadwal waktu untuk
diadakan perbaikan dalam rangka ka
pemeliharaan dan peningkatan penggunaan
mesin mesin kantor yaitu :
 Pemeliharaan
 Reparasi
 Peningkatan
 Penggantian
 Penambahan
 beberapa kelemahan atau perbuatan yang
menimbulkan pemborosan dalam
pemeliharaan atau pemakaian barang antara
lain :
 Kelengahan alat alat dalam proses produksi
 Kegagalan dalam perlindungan barang
terhadap udara,panas,debu,cairan yang
berbau tajam dll
 Pemakaian barang berlebihan
 Cara penggunaan mesin yang tidak tepat
 Pemakaian yang kasar atas alat alat
 Kesalahan dalam batas kecepatan atau
kemampuan
 Kehilangan atas alat alat kecil
 Kelalaian pengurusan barang barang atau mesin
yang tidak dalam pemakaian
 Penghapusan barang sebelum waktunya.
 Sekian Dari Kami
Terimakasih atas perhatiannya