5 AUDIT MANAJEMEN

Audit Sumberdaya Manusia (2)

Robby Cahyanto, S.Hut., M.E., C.Fr. Robby Cahyanto, S.Hut., M.E., C.Fr.
Prodi Akuntansi-Fak. Ekonomi dan Bisnis Inspektorat Jenderal – Inspektorat 2 Sekolah Ilmu Lingkungan
Institut Bisnis dan Informatika Konsgoro 1957 Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan RI Universitas Indonesia
(IBI-K57) Jakarta Gedung Manggala Wanabakti Blok 7 Lt.13 Gedung IASTH
Senayan Jakarta Salemba Raya Jakarta
Pokok Bahasan Perkuliahan
8 Pokok Bahasan 10 Ujian Akhir Semester (UAS)
Perkuliahan Audit 09 Audit Fungsi Pengolahan Data
Manajemen
08 Audit Kegiatan Operasional
07 Audit Fungsi Pembelian
06 Audit Pemasaran
05 Ujian Tengah Semester (UTS)
04 Audit Keuangan
03 Audit Manajemen SDM (2)
02 Audit Manajemen SDM (1)
01 Pengantar dan Audit Kinerja Manajerial
Outline

• Audit SDM
• Alasan
• Manfaat dan Keuntungan
• Siapa yang melakukan audit
• Obyek audit SDM
• Metode
• Indikator dlm audit SDM
• Proses audit SDM
Learning Outcomes

Pada akhir pertemuan ini, diharapkan

mahasiswa akan mampu :
• mendisain suatu audit SDM yang tepat bagi
perusahaan
Audit SDM
1. Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource
Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber
daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan
tujuan memperbaiki aktivitas- aktivitas tersebut.
2. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh
organisasi.
3. Audit ini memberikan umpan balik mengenai
fungsi sumber daya manusia kepada manajer
manajer operasi dan spesialis-spesialis SDM.
4. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal
seberapa baik manajer memenuhi tanggung
jawab sumber daya manusia mereka.
5. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas
keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya
manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau
seluruh perusahaan.
 Manfaat Audit Manajemen SDM:
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM bagi
organisasi
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih
besar di antara anggota-anggota departemen SDM
4. Merangsang keseragaman berbagai kebijakan & praktek SDM
5. Menemukan masalah SDM yang kritis
6. Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-
ketentuan ilegal
7. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur personalia yang
efektif
8. Menjernihkan tugas dan tanggung jawab departemen SDM
9. Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-
perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen SDM
10. Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi
departemen
Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM

• Sistem Informasi SDM

– Informasi Analisis Jabatan
• Standard jabatan
• Deskripsi jabatan
• Spesifikasi jabatan
– Rencana SDM
• Estimasi permintaan dan penawaran
• Inventori keahlian
• Bagan dan ringkasan penggantian
– Administrasi Kompensasi
• Tingkat gaji, upah, dan insentif
• Paket tunjangan
• Layanan perusahaan bagi karyawan
 Berbagai Area dalam Audit
Fungsi SDM
• Penyediaan dan Pengembangan Karyawan
– Rekrutmen
• Sumber rekrutmen
• Ketersediaan calon karyawan
• Lamaran kerja
– Seleksi
• Rasio seleksi
• Prosedur seleksi
• Kesetaraan kesempatan
 Berbagai Area dalam Audit
Fungsi SDM
• Penyediaan dan Pengembangan Karyawan
– Pelatihan dan Orientasi
• Program orientasi
• Tujuan dan prosedur pelatihan
• Tingkat pembelajaran
– Pengembangan Karir
• Keberhasilan penempatan internal
• Program perencanaan karir
• Upaya pengembangan SDM
 Berbagai Area dalam Audit
Fungsi SDM
• Kontrol dan Evaluasi Organisasi
– Penilaian Kinerja
• Standard dan ukuran kinerja
• Teknik penilaian kinerja
• Wawancara evaluasi
– Hubungan Karyawan-Manajemen
• Kepatuhan hukum
• Hak-hak manajemen
• Penyelesaian perselisihan
 Berbagai Area dalam Audit
Fungsi SDM
• Kontrol dan Evaluasi Organisasi
– Kontrol SDM
• Komunikasi karyawan
• Prosedur kedisiplinan
• Prosedur perubahan dan pengembangan
– Audit SDM
• Fungsi SDM
• Manajer operasi
• Umpan balik karyawan
Alasan

• Untuk menilai bhw bbrp program dan

aktivitas SDM tidak mencapai tujuan atau
menimbulkan masalah

• Untuk menentukan program atau posisi

mana yg hrs dieliminasi
Keuntungan

• Memperbaiki image HRD

• Mengidentifikasi masalah seputar SDM

• Mengurangi biaya TK
Siapa yg melakukan audit

• In-house staff

• Konsultan SDM

• Lawyer perusahaan
Obyek Audit SDM

• Audit strategi perusahaan

• Audit fungsi-fungsi SDM

• Audit K3

• Audit kepuasan karyawan

Metode

• Pendekatan komparatif (Comparative)

• Pendekatan otoritas eksternal (Outside
authority)
• Pendekatan statistik (Statistical)
• Pendekatan kepatuhan (Compliance)
• Pendekatan MBO (Management by
Objective)
Indikator dlm Audit SDM

Rate HR functions

turnover rate salary & benefit package

quit rate job design
layoff rate retirement plan
retirement rate
Job attendance rate Exit interview
absence rate discipline program
tardiness rate sick pay policy
convenience of lunchroom

employee scheduling
Overtime rate selection & training proces

Position vacancy rate recruitment & selection

process
salary & benefit package
company image
Error/Scrap rate Selection process
Training program
Job satisfaction

Training rate Selection process

Training program

Grievance rate supervisory practice

job satisfaction
Proses Audit SDM
Strategi HRD

Strategi & tujuan prsh Aktivitas SDM

Output
Evaluasi

Audit SDM
 Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan
dalam Audit SDM.
Pertanyaan dasar :
1. Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM
di organisasi (termasuk pelatihan)?
2. Bagaimana struktur organisasi SDM ?
3. Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :
1. Bagaimana mencari sumber daya untuk calon
karyawan ?
2. Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
3. Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang
perekrutan?
4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua
jabatan dan semua lokasi ?
5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan
konsisten ?
Tentang kompensasi dan manfaat :
1. Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan,
misal manajerial, staff dan pekerja?
2. Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
3. Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?
4. Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
5. Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam
pelaksanaannya?
6. Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
7. Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
8. Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan
regulasi yang berlaku ?
9. Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan
yang berlaku ?
10. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan
dan semua lokasi ?
11. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
Tentang ketenagakerjaan :
1. Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
2. Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
3. Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim
berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?
4. Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
5. Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
6. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata
dan semua lokasi ?
7. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten

Tentang Strategi SDM

1. Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
2. Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-
isu SDM ?
Tentang Pelatihan dan Pengembangan
1. Bagaimana pelatihan diberikan ?
2. Bagaimana program pelatihan dikelola ?
3. Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah
pelatihan ?
4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua
jabatan dan semua lokasi ?
5. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan
konsisten ?

Tentang Hubungan Industrial

1. Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
2. Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini
? Kapan kadaluarsanya?
3. Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
4. Apakah ada demo yang luar biasa ?
Tentang aspek hukum tenaga kerja
1. Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian
dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku?
2. Apakah ada proses litigasi ?
3. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua
jabatan dan semua lokasi ?
4. Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan
konsisten

Tentang sistem informasi dan teknologi SDM

1. Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan
2. Seberapa update teknologi sistem informasi ?
3. Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat
dan valid ?
4. Apakah ada proses review terhadap teknologi
informasi SDM secara periodik ?
INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SDM
Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu
sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya
manusia.Komentar mereka membantu tim audit mencari
bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan.
Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap
hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen
sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-
kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu,
kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang
lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
Informasi Eksternal
Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-
perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu
perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan
dapat dinilai.
Closing

• Audit SDM diperlukan utk mengetahui

efektivitas dari aktivitas SDM suatu
perusahaan.
• Audit SDM dapat dilakukan oleh pihak
intern prsh atau dari pihak luar.
• Ada beberapa metode dan indikator dalam
melakukan audit SDM
Selesai