Anda di halaman 1dari 11

Arsip atau gudang??

Permasalahan
 Dokumen terpencar-pencar
 Dokumen sulit ditemukan
 Pencarian dokumen lama
 Dokumen hilang
 Memori Organisasi lenyap  pergantian SDM
Pengelolaan Rekod
 Proses pengendalian dokumen secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan
Rekod.

Jenis Dokumen:
 Dokumen Aktif  kasus masih berjalan

 Dokumen In-aktif  kasus sudah berhenti atau


berkekuatan hukum tetap
TUJUAN PENGELOLAAN DOKUMEN
(SOP RMS LBH Jakarta)

 Tertib administrasi Dokumen Kasus


 Menjamin dokumen dapat disediakan dengan cepat,
tepat/akurat, aman, dan efisien;
 Menjamin dokumen tidak mengalami kerusakan dan
hilang;
 Menjamin dokumen yang bernilai guna kebuktian dan
kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan.
 Efisiensi ruang simpan
Asas Pengelolaan Dokumen
 Sentralisasi :
Tersimpan di PDBH sejak ada kasus baru yang
masuk

 Memudahkan dalam pengolahan data


 Memudahkan proses simpan dan pinjam
Ruang lingkup Pengelolaan :

 Pengolahan dokumen;
(kode registrasi, kode klasifikasi, Judul Kasus, Nama Klien, Kurun
waktu, tingkat perkembangan, tunjuk silang, dan keterangan) 
tercantum dalam SIK
 Penggunaan dokumen;
(Peminjaman, position paper, penelitian, laporan)
 Pemeliharaan dokumen;
(Penyelamatan informasi dan bukti: digitalisasi, fumigasi)
 Penyusutan dokumen
(Sesuai JRA kasus hukum Kasus Incraht, tidak mengandung
nilai sejarah, kasus Incraht)
Pengolahan dokumen/Pemberkasan
 Identifikasi/pemeriksaan berkas
 untuk mengetahui kelengkapan, kondisi fisik, dan keterkaitan dengan dokumen lain
 Penyortiran
 dokumen kasus, program, kantor
 penentuan Klasifikasi & indeks
 Perburuhan, sipol, PMU, P-A, Keluarga dan Non-struktural
 Bundel kasus dalam map
 Sesuai dengan subyeknya
 Inventori dokumen
 check list dokumen dalam map
 Penempatan dalam box arsip
 Pembuatan label
Subyek kasus – Tahun – nomor box – Lokasi Berkas
Subyek kasus – Tahun – nama kasus – Nomor box – Lokasi Berkas
 Pengerakan / Shelving
Pemeliharaan dokumen
 Fumigasi
Anti hama, jamur  1x per 6 bulan idealnya
 Digitalisasi  menyelamatkan dokumen
 Menghemat ruang
 Efisien dalam pemanfaatan data
Penyusutan Dokumen
Apa Penyusutan?
Kegiatan pengurangan jumlah dokumen dengan
cara pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna  kebuktian, hukum.