Mempercepat Pengambilan Data

Hasil Analisa Lab untuk Laporan

Bulanan Staf Evaluasi Proses Pabrik II

Driya Herseta
SP Staf Evaluasi Proses (SEP) Pabrik II
Departemen Proses dan Pengelolaan Energi (PPE)
Kompartemen Teknologi
Struktur Organisasi
Lab I

Lab II
Komp. Pabrik I
Lab III
Komp. Pabrik II
Direktorat
Produksi SE
Komp. Pabrik III Dep. PPE
SEP I
Komp. Teknologi Dep. LK3

Dep. Inspeksi SEP II

SEP III
Uraian Pekerjaan (UP – 68.1800.031)
• Pasal 3. Tanggung Jawab Utama
No. Tanggung Jawab
7. Memastikan hasil evaluasi kelompok Staf 
Evaluasi Proses Pabrik II yang meliputi
Indikator Keberhasilan
Tersusunnya laporan hasil evaluasi
kelompok Staf Evaluasi Proses

LAPORAN
kualitas bahan baku/penolong, kondisi
operasi/proses dan kualitas produk serta
kinerja peralatan proses, yang tidak
Pabrik II.

mengakibatkan perubahan proses yang

9.
mendasar.
Memastikan BULANAN
penyusunan
penyampaian laporan secara berkala
dan  Tersusun dan tersampaikannya
laporan pencapaian target Rencana
maupun insidentil atas pelaksanaan Kerja.
Rencana Kerja di lingkup Staf Evaluasi
Proses Pabrik II kepada pihak yang
berkepentingan.
Sasaran Kinerja Individu
Laporan Bulanan SEP II
• Resume Surat Evaluasi (Insidentil)
• Evaluasi Proses Produksi
• Kualitas Produk
Data yang digunakan :
 Rekap Surat Evaluasi
 Laporan Bulanan Produksi
 Performance Review Direktorat Produksi
 Data Analisa Lab Pabrik
 Data Analisa Lab Uji Kimia
Data Analisa Lab Pabrik
• Di akses melalui jaringan internal (shared
folder)
• Berisi hasil analisa harian / tiap shift untuk
bahan baku, bahan penolong, produk
intermediate, produk jadi
Data Analisa Lab Pabrik
Data Analisa Lab Pabrik

Copy data sesuai Paste ke tabel

Membuka file
parameter dan dalam file
yang akan
bulan yang laporan bulanan
diambil datanya
diinginkan yang sesuai

Paste ke dalam
Melakukan
sheet kosong Copy hasil
pengolahan data
untuk diolah pengolahan data
yang sesuai
datanya
Membuka file yang akan
diambil datanya
Copy data sesuai parameter dan
bulan yang diinginkan

Data perlu diolah?

Data langsung dipakai?

Paste ke dalam sheet kosong
untuk diolah datanya
Melakukan pengolahan
data yang sesuai
Copy hasil pengolahan
data
Paste ke tabel dalam file
laporan bulanan yang sesuai
Data Analisa Lab Pabrik

Copy data sesuai Paste ke tabel

Membuka file
parameter dan dalam file
yang akan
bulan yang laporan bulanan
diambil datanya
diinginkan yang sesuai

Paste ke dalam
Melakukan
sheet kosong Copy hasil
pengolahan data
untuk diolah pengolahan data
yang sesuai
datanya
Tahapan Improvement
• Alternatif 1
– Menggabungkan rekap analisa pabrik dari tiap
unit ke dalam satu file “master data”
11 file terpisah 1 file master

+ Pengambilan data lebih mudah dan cepat

 Merubah sistem yang sudah ada, sehingga diperlukan sosialisasi
 Masih melakukan cara copy-paste (manual)
 Peningkatan kecepatan pengambilan data kurang signifikan

ALTERNATIF TIDAK DIKERJAKAN

Tahapan Improvement
• Alternatif 2
– Membuat data link antara setiap file analisa lab
tiap unit dengan file laporan bulanan
11 file rekap analisa File laporan bulanan
+ Tidak merubah sistem
+ Pengambilan data otomatis
+ Peningkatan kecepatan pengambilan data signifikan
 Resiko kesalahan pengambilan data akibat perubahan parameter
dalam rekap analisa lab pabrik

ALTERNATIF TIDAK DIKERJAKAN

Tahapan Improvement
(Untuk Pertama Kali)
Membuat formula
Membuka file laporan
data link sesuai
bulanan dan file
parameter dan tanggal
analisa lab
yang diinginkan

Membuat sheet Membuat formula

Mengulang untuk
khusus untuk data link sesuai
semua data yang perlu
pengolahan data di file parameter dan tanggal
diolah
laporan bulanan yang diinginkan
Membuka file laporan
bulanan dan file analisa lab

Data perlu
diolah?

Data langsung
dipakai?
Membuat formula data link sesuai
parameter dan tanggal yang diinginkan
Membuat sheet khusus untuk
pengolahan data di file laporan bulanan
Membuat formula data link sesuai
parameter dan tanggal yang diinginkan
Mengulang untuk semua
data yang perlu diolah
Membuat formula data link sesuai
parameter dan tanggal yang diinginkan
Tahapan Improvement
(Untuk Bulan Berikutnya)
Find and replace row
Membuka file laporan data pada tanggal 1
bulanan dengan row data bulan
tersebut

Menentukan row data Drag formula baru

tanggal 1 bulan yang hingga tanggal terakhir
akan dievaluasi bulan tersebut
Membuka file laporan
bulanan
Menentukan row data tanggal 1
bulan yang akan dievaluasi

Contoh :
Tanggal terakhir bulan sebelumnya = row 278
Tanggal 1 bulan yang akan dievaluasi = row 279
Find and replace row data pada tanggal 1
dengan row data bulan tersebut
Drag formula baru hingga
tanggal terakhir bulan tersebut
Hasil Improvement

45 – 75 5 – 10
menit menit
Kesimpulan
• Pembuatan data link antara laporan bulanan
SEP II dengan file-file rekap analisa lab dapat
mempercepat waktu pengambilan data dari
45 – 75 menit menjadi 5 – 10 menit
• Untuk menjaga akurasi pengambilan data,
dilakukan validasi manual secara acak
Tindak Lanjut
• Sedang disusun Sistem Saran Individual
Improvement (SS IP) untuk kegiatan inovasi di
Petrokimia Gresik, yang mencakup :
– Langkah Perbaikan (PDCA)
– Instruksi Kerja (IK) yang baru
Tindak Lanjut
• Pengambilan data yang masih dilakukan
secara manual, yang berpotensi dapat
dilakukan secara otomatis :
– Rekap analisa oleh Lab Uji Kimia
Kendala :
- Hasil analisa Lab Uji Kimia dalam bentuk file yang
berbeda-beda sesuai tanggal pengujiannya