Menangani

Surat Masuk & Surat Keluar

(Mail Handling)

SMK PRUDENT SCHOOL TANGERANG

Jl. K.H. Hasyim Asari 78, Cipondoh
Kota Tangerang
Pengertian Surat Masuk dan
surat keluar
• Surat masuk adalah surat-surat yang
diterima oleh suatu organisasi/perusahaan
yang berasal dari seseorang atau dari
suatu organisasi
• Surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan / dibuat suatu organisasi /
perusahaan maupun kelompok
 Pola Kegiatan Administrasi
Dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, ada dua pola yang
digunakan, yaitu :
• Pola Sentralisasi
• Pola Desentralisasi
 Pengertian pola Sentralisasi dan
Desentralisasi
• Pola Sentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan
secara terpusat, yaitu ada unit tata
usaha atau sekretariat dalam kantor
yang bertugas menangani surat
keluar/masuk.
• Pola ini banyak dipakai pada lembaga
pemerintahan atau BUMN
 Pengertian Pola Desentralisasi
• Pola Desentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan disetiap
bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya
tidak ada unit tata usaha atau sekretaris di
lingkungan kantor ini. Semua kegiatan
administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris
pada unit masing-masing.
• Pola ini banyak di anut oleh perusahaan swasta
Perlengkapan dalam Penanganan Surat
• Baki Surat (Tray)
• Buku Agenda surat masuk dan keluar
• Kartu kendali, lembar pengantar surat
masuk dan rahasia
• Secretaries Desk File (Odner)
• Alat tulis
• Kertas dan amplop
• Alat pembuka surat
• Stempel
• Formulir tanda terima/buku ekspedisi
• Lembar disposisi
Kegunaan Perlengkapan Penanganan Surat
• Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari berkas
surat yang ada.
• Buku Agenda surat masuk dan keluar digunakan
untuk pengurusan surat jika memakai sistem
buku agenda yaitu mencatat data surat yang
masuk dan keluar
• Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk
dan rahasia digunakan untuk pengurusan surat
jika memakai sistem kartu kendali yaitu
mencatat data surat yang masuk dan keluar
• Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk
pengumpulan map dengan kode dan kalsifikasi
pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang
ditangani
• Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris,
kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas
• Kertas dan amplop untuk membuat surat dan
sebagai tempat surat sebelum di kirim
• Alat pembuka surat seperti pisau atau gunting
• Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah
surat dan dokumen
• Formulir tanda terima/buku ekspedisi
digunakan pada pola desentralisasi dan buku
ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
• Lembar disposisi digunakan untuk mencatat
instruksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima
dari pihak lain. Digunakan pada pola
sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi
langsung pada suratnya
Sistem Pengurusan Surat
• Sistem Buku Agenda (Sistem
Tradisional)
• Sistem Kartu Kendali (Sistem pola
Modern)
• Sistem Takah (Tata Naskah)
digunakan di lingkungan TNI
Pengertian
Sistem Buku Agenda

Sistem buku agenda yaitu sistem yang

pertama kali muncul yaitu
sezak pemerintahan Hindia Belanda
dimana pencatatan hanya bisa dilakukan
oleh satu orang saja.

• Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb,

karena apabila dalam satu hari harus mencatat
surat dalam jumlah yang sangat banyak yang
jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan
 Pengertian Sistem Kartu Kendali
(Sistem pola baru modern)
• Sistem kartu kendali merupakan sistem yang diciptakan
untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem buku
agenda, dimana pada sistem buku agenda sistem
pencatatan hanya bisa dilakukan oleh satu orang saja.
• Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama dalam
pencatatannya apabila dalam satu hari suatu kantor
harus mencatat surat dalam jumlah yang sangat banyak
hingga mencapai ratusan bahkan ribuan.
• Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini bisa
dilakukan oleh beberapa orang sekaligus, sehingga dapat
mempercepat dalam penanganan surat, dan pelayanan
kepada masyarakat pun akan semakin cepat.
Proses Pengurusan Surat Masuk
Sistem Buku Agenda:
• Penerimaan Surat
• Penyortiran Surat
• Pencatatan Surat
• Pengarahan Surat
• Penyampaian Surat
• Penyimpanan Surat
Penerimaan Surat:
• Mengumpulkan dan menghitung surat
masuk
• Meneliti ketepatan alamat
• Menandatangani bukti penerimaan bahwa
surat telah diterima
Penyortiran Surat
• Memisahkan surat kedalam surat
dinas (biasa, penting, rahasia)
maupun surat pribadi
 Pencatatan Surat
• Membaca surat (dinas, biasa, penting)
• Memeriksa lampiran-lampiran
• Membubuhkan stempel Agenda
• Mencatat surat dalam Buku Agenda
Masuk
 Contoh Stempel Agenda
Tanggal Diterima : 5 Januari 2009
No. Agenda :2
Tanggal Diteruskan: 5 Januari 2009
Tanda Tangan : (diisi dengan tanda
tangan agendaris)
 Jenis-jenis Buku Agenda
• Buku Agenda Surat Masuk
• Buku Agenda Verbal (Surat
keluar)
• Buku Agenda Berpasangan
 Buku Agenda Surat Masuk
• Buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat masuk yang diterima.
Contoh :
Tanggal Tanggal dan Diteruskan
No Terima Dari Perihal Lampiran Keterangan
Terima No. Surat Kepada
PT. Sejahtera 2 Januari 2009
Direktur
1 5 Januari 2009 Jl. Raya Bogor, 002/A/I/09 Pesanan 1 lembar -
Pemasaran
KM.29 Jakarta
Bank BCA 9 Januari 2009 Kepala
10 Januari Penawaran
2 Jl. Margonda Raya,12/U/I/09 1 Berkas Bagian Brosur
2009 Layanan
Depok Keuangan
 Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
• Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
• Contoh :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan

6 Januari 2009 Kantor Pajak
1 001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata NPWP - -
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera, Berhubungan dengan
Pengiriman
2 002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, 1 Berkas surat masuk
Barang
KM.29, Jakarta No.002/A/I/09
 Buku Agenda Berpasangan
• Buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat yang masuk maupun surat keluar
yang digabungkan menjadi satu
• Contoh :
Tanggal Tanggal dan
No M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan
Terima/Kirim Nomor Surat
2 Januari 2009 PT. Sejahtera
1 5 Januari 2009 002/A/I/09 M Jl. Raya Bogor, Pesanan 1 Lembar -
KM. 29 Jakarta
6 Januari 2009 Kantor Pajak,
2 6 Januari 2009 001/B/I/09 K Jl. TMP Kalibata, NPWP - -
Jakarta
 Pengarahan Surat
• Pengarahan surat adalah menentukan siapa
saja yang selanjutnya akan memproses surat
berkaitan dengan permasalahan surat.
• Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena dia yang bertanggung jawab thd
penanganan surat
• Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada
lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang
harus memproses surat tersebut.
 Definisi Lembar Disposisi
• Lembar Disposisi adalah lembar isian
untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses
tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain.
 Contoh Lembar Disposisi
DISPOSISI
Indeks : Sejahtera, PT Rahasia :
Penting :√
Biasa : Diisi oleh
Kode : Se Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009 Sekretaris
Tgl/No : 2 Januari 2009/002/B/I/09
Asal : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat elektronik

Instruksi : Diteruskan kepada :

1. Ardian, Se Diisi oleh
Segera proses ! Pimpinan
2.
3.

Sesudah digunakan harap segera kembali : Diisi oleh

Kepada : Bagian Administrasi Sekretaris
Tanggal : 15 Januari 2009
 Penyampaian Surat
• Menyampaikan surat kepada pejabat /
karyawan berdasarkan disposisi
pimpinan, dan mencatat dalam buku
Ekspedisi Intern
• Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :
1. Buku Ekspedisi intern
2. Buku Ekspedisi Ekstern
Definisi Buku Ekspedisi Intern
• Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat
yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.
 Definisi Buku Ekspedisi Ekstern

• Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang

digunakan untuk mencatat penyampaian /
pengiriman / distribusi surat kepada
pihak lain dari luar organisasi /
perusahaan.
 Contoh Format dan cara
pengisian Buku Ekspedisi

Tanggal dan Ditujukan Nama

No Tanggal Kirin Perihal Tanda Tangan
Nomor Surat kepada Penerima
2 Januari 2009
(Tanda tagan
1 6 Januari 2009 002/B/I/09 Pesanan Ardian, Se Mety
penerima)
 Penyimpanan Surat
• Menyimpan surat dengan menggunakan
sistem tertentu seperti Sistem Abjad,
sistem Subjek, Sistem Wilayah, Sistem
Tanggal, Sistem Nomor.
Pengurusan Surat Masuk Sistem
Kartu Kendali
 Definisi Kartu kendali adalah
lembar isian untuk
pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat, sehingga
bila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan
mudah.
Fungsi Kartu Kendali
 Sebagai alat pengendali surat
masuk dan surat keluar
 Sebagai alat pelacak surat
 Sebagai arsip pengganti bagi
surat-surat yang masih dalam
proses
 Sebagai pengganti buku agenda
dan ekspedisi
Keuntungan menggunakan Kartu
Kendali
 Lebih Efisien
 Dapat membedakan sifat surat (penting,
biasa, dan rahasia) karena lembarannya
berbeda
 Menghilangkan pencatatan yang berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang sedang
diproses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi dan penilaian
arsip
Kategori Surat Penting
 Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan
mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan
yang segera harus dilaksanakan
 Informasi yang terkandung dalam surat
tersebut tidak terdapat pada surat lain,
sehingga kalau informasi tidak sampai kepada
pimpinan atau unit pengolah akan
menimbulkan kesulitan
 Kalau surat tersebut hilang atau terlambat
tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan
 Surat tersebut tidak akan diproses
selanjutnya
 Informasi yang terkandung dalam surat
tersebut terdapat pula dalam surat lain.
Kategori Surat Rahasia:
 Surat bersampul lebih dari sampul surat
 Pada sampul surat terdapat kode RHS
atau SRHS
 Prosedur Pengiriman Surat
Masuk Penting
• Penerimaan Surat
• Pencatatan Surat
• Pengarahan atau pengendali surat
• Penyampaian surat ke unit pengolah
• Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas Penerimaan Surat
• Menerima Surat masuk dari instansi lain dan
menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan
tanda yang terdapat pada sampul antara lain
surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat
salah alamat, surat rahasia
• Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat
surat
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk
dikirimkan melalui pos atau kurir
Pencatatan Surat
• Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai
dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa
dan rahasia
• Untuk surat penting maka dicatat dengan
menggunakan kartu kendali
• Untuk surat biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa
• Untuk surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia
Tugas Pencatatan Surat
• Mencatat surat penting menggunakan
kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengatar surat biasa, surat rahasia
dengan menggunakan surat rahasia
• Menyatukan kartu kendali dengan surat
menggunakan paper clip dan meneruskan
ke pengarah surat
 Contoh :
Format Kartu Kendali dan cara pengisiannya
Tgl : 5 Januari 2009
Indeks : Sejahtera, PT
No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se
Isi Ringkas : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09

Dari : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta

Kepada : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta

Pengolah : Bagian Pemsaran Paraf : -

Catatan :-
Keterangan Tabel
• Kolom Indeks
Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali
adalah kantor yang volume suratnya banyak.
Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok
menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan
masalah surat
• Kolom Tgl, No. Urut, M/K
Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.
M = untuk surat masuk, K = Keluar
• Kolom Kode
Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks
yang digunakan
• Kolom Isi Ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi surat
• Kolom Lampiran
Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang
terdapat pada surat tersebut
• Kolom Dari
Diisi dari instansi mana surat itu berasal
• Kolom Kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan
• Kolom Tanggal surat
Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut
• Kolom Nomor Surat
Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut
• Kolom Pengolah
Diisi dengan unit kerja di instansi yang
bersangkutan yang akan menangani surat
tersebut
• Kolom Paraf
Yang menerima surat harus memberikan parafnya
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima. Jadi
dalam sistem kartu kendali tidak perlu lagi
menggunakan buku ekspedisi karena kartu
kendali dapat berfungsi juga sebagai buku
ekspedisi
• Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau
tidak.
Tugas Pengarahan atau pengendalian surat
(pimpinan pada unit kearsipan contoh
Kepala Tata Usaha)

• Menerima surat yang telah dilampiri tiga

lembar kartu kendali
• Menentukan arah surat, kepada siapa
atau ke unit mana surat diteruskan
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pda
kartu kendali
• Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan
di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai
alat pengendali surat dan setelah 1 tahun di jilid
• Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit
pengolah
Penyampaian surat ke unit pengolah
• Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian
berikut :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
3. Pelaksana
Tugas dari Tata Usaha Unit Pengolah

• Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3

serta memarafnya sebagai bukti bahwa
surat telah diterima
• Mengembalikan kartu kendali 2 kepada
pengarah surat untuk diteruskan kepada
penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3
tetap melekat pada surat
• Membuat 2 lembar disposisi, kemudian
melampirkan surat berikut lembar disposisi 1
dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan unit
pengolah
• Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan
lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh
pimpinan unit pengolah
• Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan
surat berikut dengan lembar disposisi kepada
pelaksana sesuai instruksi yang ada didisposisi
• Menerima surat dan lembar disposisi 1
kembali dari pelaksana, jika surat tersebut
telah selesai diproses, untuk kemudian
disimpan berapa lama. Jika surat tersebut
sudah menurun nilai gunanya (in-aktif),
maka surat berikut kartu kendali 3
diserahkan kepada penata arsip dan
ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai
bukti bahwa surat disimpan di unit
kearsipan oleh penata arsip
Tugas Pimpinan Unit Pengolah
• Menerima surat, kartu kendali 3, dan
lembar disposisi 1 dan 2 dari TU Unit
Pengolah
• Mengisi lembar disposisi untuk
menindaklanjuti surat yang masuk
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali
3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada
TU Unit pengolah
 Tugas Pelaksana unit pengolah
• Menerima surat berikut lembar disposisi 1
pimpinan dari tata usaha unit pengolah
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang
ditulis di lembar disposisi
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1
kepada tata usaha unit pengolah jika surat
selesai diproses/ditindaklanjuti
Tugas Penyimpanan atau penata arsip
• Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf tata
usaha unit pengolah dan disimpan dikotak kartu
kendali sebagai bukti bahwa surat sedang
diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses
oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 2
dengan kartu kendali 3
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem
tertentu
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Sistem
Kartu Kendali
Unit Kearsipan Unit Pengolah

Penerima Pencatat Pengarah

Penata Arsip TU/Sekretaris Pimpinan Pelaksana
Surat Surat Surat

1 2 3 4 5

KK 1 KK 1 KK 2 KK 3
KK 2 KK 2 KK 3
LD 1
KK 3 KK 3 LD 1 LD 2
LD 2
6

Kotak Kotak Kotak

KK 1 KK 2 8 KK 3 dan
LD 2

LD 1

7
LD 1

Catatan :
KK = Kartu Kendali
LD = Lembar Disposisi
 Keterangan Gambar
1. Petugas Pos/kurir menyerahkan surat
kepada penerima surat
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada
pencatat surat untuk dibaca dan dicatat
dalam KK rangkap 3
3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta
3 lembar KK kepada Pengarah Surat untuk
diperiksa
4. Pengarah Surat memeriksa pengisian KK,
menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan
menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3
kepada unit pengolah melalui TU unit
pengolah/Sekretaris
5. TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf
pada kolom pengolah kemudoan
menyerahkan surat, KK3, dan 2 LD kpd
pimpinan.Jika sudah, KK3 dan LD2
disimpan, surat dan LD1 diserahkan
kepada Pelaksana sesuai dengan disposisi
pimpinan
6. TU Unit pengolah mengembalikan KK2
kepada Pengarah Surat untuk selanjutnya
diteruskan kepada penata arsip.
7. Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat
sesuai dengan disposisi pimpinan, surat
dan LD1 diserahkan kepada TU/Sekretaris
untuk disimpan.
8. Jika surat sudah selesai diproses atau
sudah in-aktif, surat dan KK3 ditukar
dengan KK2 pada penata arsip
 Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa
• Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali
• Menggunakan lembar pengantar surat
biasa
• Alur kerja pendek
• Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan
ke unit pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari
lamanya
• Pencatatan dapat dilakukan sekaligus
untuk beberapa surat dalam 1 lembar
pengatar surat biasa
• Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cukup disimpan di unit pengolah saja
• Tidak perlu diserahkan ke penata arsip
• Penghapusan arsip dilakukan di unit
pengolah
 Contoh Format lembar pengantar
surat biasa dan cara pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 5 Januari 2009 10.00 WIB

No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

1 Gita Gustriani 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Resepsionis
Jl. Raya Pejaten, No. 102
Jakarta

2 Rizki Amalia 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Sekretaris

Griya Bilabong Permai
No.3, Bogor

3 Depnaker 2 Januari 2009 Diklat Pegawai 10 orang

Jl. MT. Haryono 2/AD/I/09 1 - 10 Feb 2009
Jakarta Gd. Diklat

Tanggal : 5 Januari Pukul : 10.30

Jumlah : 3 Surat
Diterima : Donita TTD
Langkah-langkah pengurusan surat masuk
biasa
• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2
hari, setelah banyak baru dicatat dalam
lembar pengantar surat biasa rangkap 2
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut
disampaikan ke unit pengolah bersama
lembar pengantarnya
• Unit pengolah membubuhi paraf pada
lembar pengantar. Selanjutnya lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat
 Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Biasa
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

LP 1
LP 1
LP 2
LP 2

LP 1 LP 2

Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Pengurusan Surat Masuk Rahasia

 Hanya pimpinan yang boleh membaca

surat
 Penyampaian surat kepada pimpinan
dalam keadaan tertutup atau masih
bersampul
 Contoh Format lembar pengantar surat
rahasia dan cara pengisiannya
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 20 Februari 2009 10.20 WIB

No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

3 Depnaker 19 Februari 2009 Daftar Nama Diklat 10 orang
Jl. MT. Haryono 135/NAD/I/09
Jakarta

Tanggal : 20 Februari 2009 Pukul : 10.30

Jumlah : 1 Surat
Diterima : Donita TTD
 Langkah-langkah Pengurusan
Surat Rahasia
• Surat rahasia diterima oleh penerima
surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka
sampul kedalam lembar pengatar surat
rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan
kepada pengarah surat
• Pengarah surat memeriksa pengisian
lembar pengantar dan meneruskan kepada
pimpinan unit pengolah
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada
lembar pengatar 1 dan 2
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat
dan lembar pengantar 2, lembar pengantar
1 dikembalikan kepada pengarah surat
untuk diteruskan kepada penata arsip
 Bagan Produser
Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

LP 1
LP 1 LP 1
LP 2
LP 2 LP 2

LP 2
LP 1

Catatan :
LP = Lembar Pengantar
 Menerima dan Mendistribusikan
surat keluar
• Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara
lain sebagai berikut :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya
surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya
kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat
surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya
surat pemberitahuan, surat edaran
 Pengurusan surat keluar
Sistem Buku Agenda
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pencatatan surat
4. Pengetikan konsep surat
5. Pemeriksaan pengetikan
6. Penandatanganan surat
7. Pemberian Cap Dinas
8. Melipat Surat
9. Penyampulan surat
10. Pengiriman surat
11. Penyimpanan surat
1. Pembuatan Konsep
• Dilakukan oleh pimpinan yang menantangani
surat pada lembaran konsep surat
• Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh
Sekretaris/asisten
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:
1. Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri
secara lengkap. Biasanya untuk
surat rahasia
 Konsep dibuat sendiri dan
diserahkan kepada juru tik
 Konsep dibuat secara garis besar,
diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris
 Konsep didiktekan langsung kepada
sekretaris atau pembantunya
2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
 Pimpinan dapat menunjuk
langsung orang yang dipercaya
untuk membuat konsep surat
 Contoh Format lembar konsep dan cara
pengisiannya
Nomor : '003/B/I/09 Alamat yang dituju :
Lampiran :- Kepada
Hal : Konfirmasi Surat Lamaran Yth. Gita Gustriani
Jl. Raya Pejaten No.102 Jak arta
Isi Surat :
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajuk an permohonan k erja untuk posisi
reseptionis, mak a dengan ini k ami berik an tanggapan sebagai berik ut.
1 Kami sangat berterima k asih k epada Saudara yang bermak sud bek erja di perusahaan k ami, namun dengan sangat
menyesal k ami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, k arena posisi untuk jabatan tersebut telah
terisi sejak beberapa wak tu lalu
2 Surat lamaran Saudara ak an k ami simpan dalam dok umen k ami, dan jik a dik emudian hari tersedia posisi untuk
jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara ak an menjadi perhatian k ami untuk ik ut serta dalam proses rek uritmen.

Demik ian surat ini k ami sampaik an, dengan harapan Saudara segera mendapatk an apa yang diingink an. Atas perhatian
Saudara, k ami ucapk an terima k asih

Hormat k ami,
Kepala Bagian Kepegawaian

M. Aryo Wibisono, SH

Disusun oleh : Adinda Nur Aisyah Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Dikirim oleh : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Keterangan : ………………………………………………………………………
 2. Persetujuan Konsep
 Tujuan dari persetujuan konsep
surat adalah memeriksa apakah
konsep surat tersebut sudah sesuai
atau perlu diperbaiki atau dikoreksi
 Bila konsep surat sudah mendapat
persetujuan dari pimpinan maka
pimpinan akan memberikan
tanda/paraf (acc) pada konsep tsb.
3. Pencatatan Surat

 Konsep surat yang sudah di acc oleh

pimpinan selanjutnya akan di catat ke
dalam buku agenda surat keluar untuk
diregistrasi atau didaftarkan
 Tujuannya untuk mendapatkan nomor
surat yang berlaku di kantor tsb.
 Buku Agenda Verbal (Surat Keluar)
 Buku ini digunakan untuk mencatat surat
yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak
lain.
 Contoh :

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan

6 Januari 2009 Kantor Pajak
1 001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata NPWP - -
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera, Berhubungan dengan
Pengiriman
2 002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, 1 Berkas surat masuk
Barang
KM.29, Jakarta No.002/A/I/09
4. Pengetikan konsep surat
• Konsep surat yang telah di acc dan telah
mendapatkan nomor surat untuk
selanjutnya akan diketik dengan rapi
5. Pemeriksaan pengetikan
 Konsep surat yang telah diketik dan
diprint, konseptor harus memeriksa juga
pengetikan tersebut, sehingga benar-
benar sesuai dengan konsepnya dengan
memberi paraf menggunakan pensil
pertanda sesuai dengan konsep
6. Penandatanganan Surat
• Pejabat yang berwenang atau
bertanggung jawab terhadap surat
tersebut dan membubuhkan tanda tangan
di atas nama terang
7. Pemberian Cap Dinas
 Arti stempel pada surat yaitu sebagai
tanda syahnya surat.
 Pemberian stempel dinas dibubuhkan
disebelah kiri tanda tangan dengan
menyinggung sedikit dari tanda tangan
tersebut
8. Melipat Surat
Tata cara melipat surat :
1. Berdasarkan tradisi, ada 2 macam lipatan :
 Lipatan Prancis = mulanya dipakai oleh
orang Prancis terutama dikalangan raja-
raja. Sekarang dipakai dikalangan dunia
usaha
 Lipatan Baron = banyak dipakai di Inggris,
sekarang banyak dipakai untuk surat dinas
yang memakai sampul panjang
2. Berdasarkan lipatan teknis
* Lipatan Baku = melipat kertas surat
menjadi tiga bagian yang sama.
• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung
bawah surat yang diletakkan pada bagian
luar lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan
baku. Bedanya terletak pada kertas bagian
atas dilipat lebih kecil dengan tujuan utk
menampakkan bagian kepala surat
2. Berdasarkan lipatan teknis
* Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga
bagian yang sama.
• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung
bawah surat yang diletakkan pada bagian luar
lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan baku.
Bedanya terletak pada kertas bagian atas dilipat
lebih kecil dengan tujuan utk menampakkan
bagian kepala surat
• Lipatan Akordian rendah = sama dengan lipatan
akordion, bedanya terletak pada lipatan kertas
bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari
lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan
tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari
tubuh surat
• Lipatan ganda sejajar = dengan cara melipat kertas
menjadi 2 bagian yang sama panjang
• Lipatan Tunggal = Lipatan tunggal kertas hanya
dilipat satu kali, biasanya pada kertas ukuran folio
atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran besar.
9. Penyampulan Surat
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul
surat
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan
3. Jika sampul tidak menggunakan kop
surat, harus dibubuhkan stempel pada
sampul disebelah kiri
4. Perangko secukupnya
 10. Pengiriman Surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan jasa pengiriman surat :
1. Jenis surat
2. Informasi yang tercantum dalam surat
3. Tujuan/alamat surat
4. Volume/banyaknya surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan
empat cara :
1. Kurir
2. Melalui Pos
3. Melalu perusahaan Jasa (DHL, TIKI,
FEDEX)
4. Melalui Internet (Email)
11. Penyimpanan Surat
• Surat yang asli dikirimkan kepada alamat
yang dituju
• Sedangkan tembusan atau lembar ke-2
disimpan sebagai arsip.
• Penyimpanan dilakukan menggunakan
sistem penyimpanan (Misalnya Sistem
abjad, sistem subjek, sistem tanggal,
sistem nomor)
Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar
Sistem Kartu Kendali
a. Unit Pengolah
1) Surat keluar berasal dari unit pengolah.
2) Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di
unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit
pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke
unit kearsipan, sehingga unit kerasipan
mengetahui apa yang telah diproses di unit
pengolah.
3) TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali,
setelah itu surat asli beserta tembusannya dan
KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan
4) KK 3 disimpan di unit pengolah.
5) Tembusan yang telah diproses di pencatat
surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah
 Tugas Pencatatan Surat :
• Menerima surat berserta tembusannya
dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah
• Memberikan stempel pada surat
 • KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk
disimpan dan sebagai kartu kontrol
• Memberikan paraf pada KK 2, kemudian
mengembalikan KK 3 dan tembusan kepada unit
pengolah
• Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk
dikirimkan kepada alamat instansi
c. Pengarahan surat
• Tugas pengarah surat dalam menangani
surat keluar adalah :
Menerima KK 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya kedalam kotak KK sebagai
Kartu Kontrol
 d. Penataan Arsip
• Tugas penata arsip adalah menerima
KK2 dari unit pengolah dan
menyimpannya dalam kotak KK sebagai
pengganti arsip yang ada pada unit
pengolah.
• Jika arsip yang berada di unit pengolah
sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip
ditukar dengan KK3 dan tembusan di
unit pengolah
e. Pengiriman Surat
Tugasnya menerima surat-surat yang
akan dikirim kepada pihak lain dan
mengirimkannya dengan cara-cara
tertentu yang telah menjadi aturan
kantor
 Perbedaan sistem buku agenda
dan sistem kartu kendali

No Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali

1 Sistem pola lama Sistem pola baru

Pencatatan menggunakan kartu kendali, lembar
2 Pencatatan menggunakan buku agenda
pengatar
Penyampaian surat menggunakan buku
3 Penyampaian surat menggunakan kartu kendali
ekspedisi

Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang
4 karena hanya menggunakan satu buku dalam waktu yang bersamaan karena
yang sama menggunakan lembaran-lembaran terpisah
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar Penting
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Ekspedisi
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

T T

KK 1 KK 1
KK 1

KK 2 KK 2

KK 3

Kotak
KK 2
Kotak
KK 1

Kotak
KK 3 dan
tembusan
Keterangan gambar:
1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian
menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3
kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan
dan tembusan yang telah diproses di pencatat
surat juga disimpan di unit pengolah
2. Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah
surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu
kontrol dan surat diserahkan kepada petugas
ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi
3. Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit
pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada
penata arsip untuk disimpan
4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di
unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata
arsip
Langkah-langkah Pengurusan Surat Keluar Biasa
a. Unit Pengolah
1) Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin
dalam dua lembar pengantar surat biasa
2) Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan
3) Menerima kembali tembusan surat yang sudah
diberi stempel tanggal oleh pencatat surat lembar
pengantar surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke
alamat yang dituju
b. Pencatatan Surat
1) Pencatat surat menerima surat, tembusan dan
lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)
2) Memberi stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan
dikirimkan
3) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju
melalui ekspeditor
Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Biasa
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Ekspedisi
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

LP 2
T LP 1
LP 1
LP 2

LP 2

T LP 1
 Langkah-langkah Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
• Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau
dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung
oleh pimpinan berikut tembusannya. Surat ini
dicatat langsung dalam lembar pengantar surat
rahasia, tembusan disimpan.
• Surat tertutup dan lembar pengantar surat
rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat.
Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor
untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada
penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.
Bagan Prosedur Pengurusan Surat
Keluar Rahasia
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Ekspedisi
Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip

T
LP 1 LP 1 LP 1
LP 2 LP 2

LP 2