Anda di halaman 1dari 85

PENGURUSAN FAIL FOLDER

HEM
PPD PASIR GUDANG
PENDAHULUAN

Rasional
• Sistem fail yang tidak tersusun dan tidak lengkap.
• Menyukarkan pentadbir/penyelaras mengakses data yang diperlukan terutama apabila dipantau oleh pihak
tertentu.
• PK HEM bertanggungjawab memantau pengurusan fail HEM di sekolah masing-masing.
• Mengetahui mengenai bidang tugas dalam unit HEM melalui sistem fail.
• Sistem fail yang lengkap, sistematik dan tersusun merupakan cerminan kepada kualiti pengurusan
pentadbiran yang cekap dan efisien.

Objektif
➢Memastikan pengurusan fail di sekolah disusun secara sistematik, mudah diakses dan memenuhi
piawaian/kriteria yang ditetapkan oleh pihak Nazir/KPM/JPN/PPD/NGO.
➢Meningkatkan ilmu pengetahuan dan berkongsi idea mengenai pengurusan fail di sekolah.
➢Menambahkan ilmu pengetahuan mengenai bidang yang diurus tadbir atau di bawah pengurusan unit
HEM.
PENGENALAN
A.100-19 HAL EHWAL MURID
B.TERDAPAT 10 FAIL INDUK UNIT HEM
1) 100-19/1 PENGURUSAN MURID
2) 100-19/2 PENDIDIKAN WAJIB
3) 100-19/3 BIMBINGAN DAN KAUNSELING
4) 100-19/4 BANTUAN DAN BIASISWA
5) 100-19/5 SPBT
6) 100-19/6 PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH
7) 100-19/7 LAWATAN MURID
8) 100-19/8 KESIHATAN/KEBERSIHAN
9) 100-19/9 CUTI
10)100-19/10 PENGURUSAN MURID PRASEKOLAH
C.TERDAPAT J/K YANG DIPANTAU OLEH UNIT HEM NAMUN BUKAN DI BAWAH KOD FAIL 100-19
1) 100-21 KANTIN (3K-KEBERSIHAN & KESIHATAN)
2) 100-22 BENCANA (3K-KESELAMATAN)
3) MAKDIS (PANITIA PENDIDIKAN ISLAM)
4) PIBK
D.TERDAPAT LEBIH KURANG 12 INSTRUMEN PEMANTAUAN UTAMA SAMA ADA DARIPADA PPD/JPN/KPM BERKAITAN HEM.
E.TERDAPAT JAWATANKUASA YANG DIPANTAU OLEH UNIT HEM NAMUN INFO ATAU MAKLUMAT YANG INGIN DIPEROLEHI MENGIKUT
LOKASI YANG BERBEZA. CONTOH:
1) BIMBINGAN DAN KAUNSELING
2) SPBT
3) PRASEKOLAH
JAWATANKUASA/ CARTA
ORGANISASI/ TAKWIM

PERANCANGAN STRATEGIK/ PELAN


TAKTIKAL/ PELAN OPERASI

TAKLIMAT/ MESYUARAT/ BENGKEL/


SEMINAR/ KURSUS

SURAT LANTIKAN

LAIN-LAIN
PENGURUSAN PENGURUSAN MURID
PRASEKOLAH

PENGURUSAN MURID KANTIN

PENDIDIKAN WAJIB MAKDIS

BIMBINGAN DAN
PIBK
KAUNSELING
BANTUAN DAN
BIASISWA

SPBT

PPDa

LAWATAN MURID

3K

CUTI
PENGURUSAN PENGURUSAN MURID
PRASEKOLAH

PENGURUSAN MURID KANTIN

PENDIDIKAN WAJIB MAKDIS

BIMBINGAN DAN
PIBK
KAUNSELING
BANTUAN DAN
BIASISWA

SPBT

PPDa

LAWATAN MURID

3K

CUTI
PENGURUSAN PENGURUSAN MURID
PRASEKOLAH

PENGURUSAN MURID KANTIN

PENDIDIKAN WAJIB MAKDIS

BIMBINGAN DAN
PIBK
KAUNSELING
BANTUAN DAN
BIASISWA

SPBT

PPDa

LAWATAN MURID

3K

CUTI
PENGURUSAN

ASPEK 3.3.1.1 KETETAPAN PELAKSANAAN HAL


EHWAL MURID

ASPEK 3.3.2.1 PENGURUSAN DISIPLIN MURID

ASPEK 3.3.3.1 PENGURUSAN KESELAMATAN


MURID

ASPEK 3.3.4.1 PENGURUSAN KESIHATAN


MURID

ASPEK 3.3.5.1 PENGURUSAN BANTUAN


PELAJARAN MURID

ASPEK 3.3.6.1 PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN


KAUNSELING

ASPEK 3.3.6.2 PENTAKSIRAN PSIKOMETRIK


PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENTADBIRAN APDM

MURID PINDAH KELUAR/


MASUK
PENGURUSAN DAN
PENTADBIRAN
PENGURUSAN REKOD DAN
DATA DISIPLIN

BAHAN RUJUKAN

TATACARA HUKUMAN MURID

PROGRAM DISIPLIN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PERLANTIKAN DAN
PENGURUSAN

MINIT MESYUARAT
JAWATANKUASA BANTUAN
SEKOLAH

SURAT-SURAT BERKAITAN
BILANGAN MURID LAYAK
KWAPM

BORANG KWAPM PIN 2/2013

RUMUSAN PERMOHONAN
MURID
KEWANGAN

TATACARA PEMBAYARAN
BORANG LAPORAN
PELAKSANAAN KWAPM
PERLANTIKAN DAN PENGURUSAN

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA


BANTUAN SEKOLAH

SURAT-SURAT BERKAITAN

SUDUT RMT

PEMBEKAL MAKANAN/ KANTIN


BILANGAN MURID LAYAK RMT

BORANG RMT

PEKELILING/ PANDUAN DAN


REKOD MURID

RUMUSAN PERMOHONAN
MURID
KEWANGAN

TATACARA PEMBAYARAN
BORANG LAPORAN
PELAKSANAAN RMT
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN PENDIDIKAN
PENCEGAHAN DADAH

PROGRAM DAN AKTIVITI

PENGISIAN MINGGU ANTI


DADAH

PENGURUSAN ONE-STOP
CENTRE-SUDUT PPDa
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
JAWATANKUASA INDUK 3K SEKOLAH

PELAN TINDAKAN JANGKA PANJANG


(3-5 TAHUN)

PELAN TINDAKAN JANGKA PENDEK


(TAHUN SEMASA)

PENGLIBATAN (AGENSI KERAJAAN,


PBT, SWASTA, NGO & INDIVIDU)

PENUNJUK ARAH
PENGURUSAN

KANTIN

TANDAS

BILIK DARJAH DAN BILIK KHAS


SISTEM SALIRAN DAN
PERPARITAN
SISTEM PELUPUSAN SISA
PEPEJAL
SISTEM BAHAN DAN ALAT
PEMBERSIHAN
PERKHIDMATAN

KANTIN

RANCANGAN MAKANAN
TAMBAHAN
PENGURUSAN AKTIVITI MURID

PENGURUSAN KESELAMATAN
INFRASTUKTUR SEKOLAH

PENGURUSAN SOSIAL

PENGURUSAN KRISIS DAN


BENCANA

PENGURUSAN RISIKO

RUMUSAN SPKS
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
PENGURUSAN KANTIN

AMALAN KEBERSIHAN KANTIN


PENGURUSAN DAN
PENTADBIRAN

PELAKSANAAN AKTIVITI
PERTANDINGAN

PELAKSANAAN AKTIVITI
KEROHANIAN

SAMBUTAN HARI KEBESARAN


ISLAM
PENGURUSAN

TAKLIMAT/ MESYUARAT/
BENGKEL/ KURSUS

SUB ITEM

PROGRAM/ LAPORAN
JANUARI
FEBRUARI
MAC
APRIL
MEI
JUN
JULAI
OGOS
SEPTEMBER
OKTOBER
NOVEMBER
DATA
SURAT KENYATAAN TIDAK HADIR
PASTIKAN BILANGAN FAIL MENCUKUPI (38 FAIL UTAMA) DAN MENGIKUT SAIZ YANG SESUAI (S, M, L, XL).

SIAPKAN MUKA HADAPAN, PEMBAHAGI DAN TULANG TEPI FAIL.

PASTIKAN DOKUMEN DI DALAM FAIL SEDIA ADA DISIMPAN SELAMA 1 ATAU 3 TAHUN (BERGANTUNG KEPADA
JAWATANKUASA/ SITUASI SEKOLAH). ASINGKAN DATA /MAKLUMAT YANG TIDAK DIPERLUKAN, IKAT DAN KUMPULKAN
UNTUK PROSES PENYIMPANAN/PELUPUSAN.

UTAMAKAN PEMBINAAN FAIL YANG MEMPUNYAI INSTRUMEN PEMANTAUAN TERUTAMA DARIPADA PPD/JPN/KPM/NAZIR.

JIKA ISI KANDUNGAN DI DALAM FAIL MELEBIHI KANDUNGAN MAKSIMUM (100 HELAI/4 CM), TUTUP FAIL LAMA DAN WUJUDKAN
FAIL BARU (JILID 2).

BINA JADUAL SENARAI SEMAK PEMANTAUAN KENDIRI SEKOLAH TERUTAMA YANG MEMPUNYAI INSTRUMEN PEMANTAUAN.

WUJUDKAN JUGA FAIL MyPortFolio (MAKLUMAT E-OPERASI/PERIBADI, BIDANG TUGAS, EVIDEN KERJA), FAIL PEMANTAUAN &
PENCERAPAN (PDPC/BUKU LATIHAN/KEBERHASILAN/ e-PRESTASI/BUKU REKOD), FAIL PBPPP (EVIDEN KEBERHASILAN), DAN
FAIL BUKU LOG HARIAN (CATATAN TUGAS PENTADBIR).
JADUAL SENARAI SEMAK PEMANTAUAN KENDIRI SEKOLAH (UNIT HEM)
BIL J/K HEM LENGKAP TIDAK LENGKAP CATATAN
1 APDM
2 PENGURUSAN DISIPLIN MURID
3 PEMIMPIN MUDA SEKOLAH
4 SKIM GALAKAN SIMPANAN
5 MURID BUKAN WARGANEGARA
6 B&K
7 BANTUAN DAN BIASISWA
8 KWAPM
9 RMT
10 EMK
11 KEBAJIKAN MURID
12 SPBT
13 PPDa
14 3K (PENGURUSAN)
15 3K (KEBERSIHAN)
16 3K (KESIHATAN)
17 3K (KESELAMATAN)
18 PRASEKOLAH
19 KANTIN
20 MAKDIS
21 PIBK
TAMAT
Sekian, terima kasih