 Project Procurement Management mencakup proses-

proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh

produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar organisasi .

 Why Outsource
 Agar Organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya
 Mempermudah akses keterampilan dan teknologi
 Memberikan fleksibilitas
 Meningkatkan akuntabilitas
 Project
Procurement
Management Close
Procurement

Plan Conduct Control

Procurement Procurement Procurement
Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan
dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya.
Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang
harus diambil dari luar, tipe kontrak dan
menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh
distributor kelak
12.1.1.1 Project Management Plan
Digunakan untuk membuat plan procurement , Di dalam
nya terdapat Scope Baseline yang berisi Project Scope
Statement, WBS , dan WBS dictionary
12.1.1.2 Requirement Documentation
Requirement Documentation terdiri atas :
 Informasi penting tentang persyaratan proyek yang di
pertimbangkan selama perencanaan
 Persyaratan –persyaratan dengan inplikasi bersifat
kontrak dan hukum
12.1.1.3 Risk Register
Menyediakan data tentang Resiko-resiko yang mungkin di
temui di proyek , dan juga penangananya.untuk
mengupdate Risk register harus mengupdate project
document update
12.1.1.4 Activity Resource Requirement
Berisi informasi tentang requirement yang bersifat khusus
seperti orang , peralatan , atau lokasi
12.1.1.5 Project Schedule
Berisi informasi tentang jadwal yang diperlukan atau
jadwal yang dicantumkan dalam laporan.
12.1.1.6 Activity Cost Estimate
Merupakan perkiraan biaya yang berhubungan dengan
aktivitas pengadaan , digunakan untuk mengevaluasi
kewajaran tawaran dan juga seller yang potensial.
12.1.1.7 Stakeholder Register
Memberikan rincian tentang Stakeholder yang terlibat
dalam proyek dan juga peran dan kepentingan mereka
dalam proyek
12.1.1.8 Enterprise Environmental Factors
Faktor- faktor luar yang mempengaruhi plan procurement
meliputi:
 Kondisi pasar
 Produk, layanan, dan hasil yang tersedia di pasar
 Seller , termasuk kinerja masa lalu atau reputasinya
 Persyaratan umum dan persyaratan untuk produk/jasa
 Kebutuhan –kebutuhan lokal yang unik.
12.1.1.9 Organizational Process Assets
Yang termasuk organizational process assets meliputi:
 Kebijakan formal pengadaan , prosedur , dan pedoman.
 Sistem manajemen yang dipertimbangkan dalam
mengembangkan procurement management plan dan
memilih hubungan yang bersifat kontrak yang akan
digunakan
 Sistem Seller yang terpercaya yang diputuskan
memenuhi syarat berdasarkan pengalaman-pengalaman
sebelumnya.
 1. Fixed Price Contracts
Kategori kontrak ini melibatkan pengaturan harga yang
tetap untuk produk, layanan , atau hasil yang akan
diberikan.
Tipe-tipe kontrak seperti
 FFP(Firm Fixed Contracts)
 FPIF(Fixed Price Incentive fee contracts)
 FP-EPA(Fixed Price With Economic Price Adjustment
Contracts)
 Firm Fixed Contracts(FFP)
 Jenis kontrak yang umum digunakan
 Harga barang di tetapkan di awal
 Setiap kenaikan harga , merupakan tanggung jawab
Seller
 Buyer harus tepat menentukan produk atau jasa yang
akan di beli
 Setiap perubahan pada spesifikasi pengadaan
meningkatkan biaya pada buyer
 Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF)
 Memberikan beberapa fleksibilitas kepada buyer dan
seller ketika terdapat penyimpangan performance
 Terdapat biaya insentif keuangan yang berkaitan dengan
biaya ,jadwal , atau kinerja teknis dari seller.
 Harga kontrak akhir ditentukan setelah selesai semua
pekerjaan berdasarkan kinerja seller.
 Ditetapkan price ceiling dan semua biaya di atas price
ceiling tanggung jawab seller.
 Fixed Price with Economic Price Adjusment
Contract(FP-EPA)
 Digunakan ketika periode kinerja seller mencakup
periode bertahuntahun(jangka panjang)
 Kontrak dengan harga tetap, tetapi dengan ketentuan
khusus memungkinkan untuk penyesuian akhir harga
kontrak karena kondisi berubah, ex inflasi
 FP-EPA kontrak dimaksudkan untuk melindungi seller
dan buyer dari kondisi eksternal di luar kendali mereka
 2. Cost Reimbursable Contracts
Merupakan kategori kontrak yang melibatkan
pembayaran (biaya pengganti )kepada seller untuk semua
biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah
diselesaikan , ditambah biaya yang mewakili keuntungan
seller.
Tipe-tipe kontrak meliputi:
 CPFF(Cost Plus Fixed Fee Contracts)
 CPIF(Cost Plus Incentive Fee Contracts)
 CPAF(Cost Plus Award Fee Contracts)
 Cost Plus Fixed Fee Cntracts (CPFF)
Pembayaran hanya dibayarkan sesuai dengan pekerjaan
yang telah di selesaikan oleh seller
 Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF)
Pembayaran sesuai dengan kinerja dari seller tetapi jika
biaya akhir tidak sama dengan perkiraan Estimasi Cost
maka akan ada share dari cost antara seller dan buyer
sesuai dengan kesepakatanya.
 Cost Plus Award Fee Contracts(CPAF)
Pembayaran diberikan sesuai dengan kinerja seller dan
juga biaya award karena kepuasan kepada kinerja seller.
 3. Time and Material Contracts(T&M)
Campuran dari kontrak harga tetap dan kontrak harga
penggantian . Kontrak ini sering digunakan untuk
tambahan staff, akuisisi ahli , dan dukungan luar ketika
sebuah pernyataan yang tepat untuk pekerjaan tidak dapat
dengan cepat ditentukan.
12.1.2.1 Make or buy Analysis
Adalah teknik yang umum digunakan untuk menentukan
apakah pengadaan ,dapat di upayakan oleh organisasi atau
harus di beli dari sumber luar.
12.1.2.2 Expert Judgement
Digunakan untuk mengevaluasi proposal dari seller.dan
juga masukannya di perlukan dalam proses plan
procurement
12.1.2.3 Market Research
 Meliputi pemeriksaan industri dan kemampuan vendor
tertentu .
 Terdapat Review dari berbagai sumber tentang
kemampuan pasar
 Dapat mengevaluasi tujuan pengadaan yang
dihubungkan dengan perkembangan teknologi serta
analisis resiko agar mendapat vendor yang dapat
menyediakan bahan-bahan atau jasa yang diinginkan
12.1.2.4 Meetings
Perlu diadakan Meeting agar dapat membantu dalam
proses plan procurement. Agar dapat di tentukan opsi
palaing menguntungkan dalam proses pengadaan.
12.1.3.1 Procurement management plan
menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan
dikelola dari dokumen pengadaan Diantaranya terdapat:
 -Tipe kontrak yang digunakan
 -Masalah manajemen resiko
 -Manajemen beberapa supplier yang terlibat,dll
12.1.3.2 Procurement Statement of work
Menjelaskan pengadaan barang secara cukup rinci untuk
menentukankan calon seller apakah mereka mampu
memberikan produk, jasa, atau hasil yang tepat dan sesuai.
12.1.3.3 Procurement Documents
Digunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual . Istilah-
istilah seperti tawaran, tender, atau quotatiom umumnya digunakan
ketika keputusan pemilihan seller akan didasarkan pada harga (
seperti ketika membeli komersial atau item standar ) , sedangkan istilah
seperti proposal umumnya digunakan ketika pertimbangan lain , seperti
kemampuan teknis, dll.
12.1.3.4 Source Selection Criteria
Digunakan untuk menilai proposal penjual (seller). Contoh source selesction
criteria seperti :
 -Understanding of need
 -Overal of life cycle cost
 -Technical capability
 -Risk
 -Management approach(pendekatan manajemen)
 -Technical approach(pendekatan teknis), dll
12.1.3.5 Make or buy Decision
Laporan pekerjaan yang berupa keputusan dari pilihan apakah
barang dan jasa diperoleh dari luar organisasi proyek, atau akan
dilakukan secara internal oleh tim proyek
12.1.3.6 Change Request
Sebuah keputusan yang melibatkan barang pengadaan,
jasa, atau sumber daya biasanya mengalami perubahan.
Juga berkaitan dengan permintaan perubahan tambahan
dan perubahan permintaan yang kemudian diproses
untuk diperiksa dan dan dikontrol melalui proses terpadu
12.1.3.7 Project Document Update
Merupakan update dokumen yang terjadi karena dalam
kegiatan proyek terjadi perubahan. Perbaikan tetap harus
mendukung target dan capaian akhir dari suatu proyek
 proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan
pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan
menerima tawaran atau proposal yang kemudian akan
menerapkan kriteria seleksi yang ditetapkan
sebelumnya untuk memilih satu atau lebih seller yang
memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dan
diterima sebagai seller.
12.2.1.1 Procurement Management plan
Menjelaskan bagaimana proses procurement akan di
kelola dari pengembangan procurement
dokumentation.berdasrkan kontrak.
12.2.1.2 Procurement Document
Menyediakan data tentang audit dari kontrak dan
persetujuan lainya
12.2.1.3 Source Selection Criteria
Berisi informasi yang menjadi kriteria dipilihnya para
suplier dalam proyek . Kriteria seperti capability,
technical expertise , life cycle cost , delivery date,
product cost , berdasarkan kontrak.
12.2.1.4 Seller proposal
Seller proposal dibutuhkan untuk menentukan Seller yang
potensial dan juga diperlukan dalam memilih seller yang
akan diajak berkerja sama.
12.2.1.5 Project Document
Berisi risk register dan risk related contract decision
12.2.1.6 Make or Buy Decision
Merupakan hasil dari Make-or-buy analysis yang
menentukan apakah produk atau servis tertentu
dibuat/ dilakukan dalam organisasi atau dibeli saja
dari pihak ketiga. Keputusan ini mempertimbangkan
kondisi keuangan proyek, sehingga analisa keuangan
harus dilakukan secara cermat.
12.2.1.7 Procurement Statement of work
Dibutuhkandalam proses pengadaan. Statement Of Work
yang baik memberikan kesempatan bagi Selleruntuk
memahami dengan baik apa harapan dari buyer
(pelakuproyek), sehingga penawar dapat menilaia apakah
dirinya mampu memenuhi kebutuhan buyer/tidak
12.2.1.8 Organization Process Assets
Aset – aset organisasi yang mungkin di butuhkan
seperti:
 Daftar Calon seller yang prospektif
 Informasi tentang pengalaman masa lalu yang
relevan dengan seller , yang baik dan yang buruk.
12.2.2.1 Bidder Conferences
adalah pertemuan dengan semua calon seller dan buyer
sebelum pengajuan tawaran atau proposal. Konferensi ini
digunakan untuk memastikan bahwa semua calon seller
memiliki pemahaman yang jelas dan pemahaman yang
umum tentang pengadaan (baik teknis dan persyaratan
kontrak), dan tidak ada penawar yang menerima
perlakuan istimewa. tanggapan terhadap pertanyaan
dapat dimasukkan ke dalam dokumen
12.2.2.2 Proposal Evaluation Techniques
Dalam pengadaan yang kompleks, dimana pemilihan
sumber akan dibuat berdasarkan respon seller dengan
kriteria pertimbangan yang telah ditetapkan sebelumnya,
proses peninjauan evaluasi formal akan ditentukan oleh
kebijakan pembeli pengadaan
12.2.2.3 Independent Estimate
Untuk item pengadaan yang berjumlah banyak, organisasi
pengadaan dapat memilih untuk mempersiapkan
perkiraan mandiri, atau memiliki perkiraan biaya yang
telah disiapkan oleh estimator profesional di luar sebagai
benchamrking pada tanggapan yang diusulkan
12.2.2.4 Expert Judgement
Penilaian ahli dapat digunakan untuk mengevaluasi
proposal penjual. Evaluasi proposal dapat dicapai oleh tim
review multi-disiplin dengan keahlian di masing-masing
area yang dicakup oleh dokumen pengadaan dan kontrak
yang diusulkan
12.2.2.5 Adverting
Daftar penjual potensial yang ada, sering dikeluarkan
dengan menempatkan iklan di publikasi yang beredar
seperti koran atau publikasi khusus perdagangan.
12.2.2.6 Analytical Technique
dapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi
kesiapan vendor ke keadaan akhir yang diinginkan,
menentukan biaya yang diharapkan untuk mendukung
penganggaran, dan menghindari pembengkakan biaya
akibat perubahan. Dengan mengamati performansi masa
lalu, tim dapat mengidentifikasi area yang mungkin
beresiko, dan yang perlu diawasi dengan ketat untuk
memastikan keberhasilan proyek
12.2.2.7 Procurement Negotiation
Negosiasi ini memperjelas struktur, persyaratan dan
ketentuan lain pembelian sehingga kesepakatan bersama
dapat dicapai sebelum penandatanganan kontrak.
Negosiasi disimpulkan dengan dokumen kontrak yang
dapat dieksekusi oleh buyer dan seller.
12.2.3.1 Sellected Seller
seller yang dipilih adalah seller yang dinilai berada dalam
kisaran yang kompetitif berdasarkan hasil dari proposal
atau evaluasi penawaran, dan yang telah dinegosiasikan
dalam draft kontrak yang akan menjadi kontrak
sebenarnya ketika penghargaan
12.2.3.2 Agreements
kesepakatan/perjanjian pegadaan meliputi syarat dan
kondisi, dan dapat menggabungkan item yang ditentukan
buyer mengenai apa yang kontraktor akan lakukan atau
berikan. Ini adalah tanggungjawab tim manajement
proyek untuk memastikan bahwa semua perjanjian
memenuhi kebutuhan proyek.
12.2.3.3 Resource Calendars
Kalender yang berisi informasi tentang sumberdaya ,
kapan di butuhkan dan juga berapa banyaknya.
12.2.3.4 Change request
Permintaan perubahan untuk rencana manajemen proyek,
rencana anak perusahaan, dan komponen lainnya diproses
untuk review dan disposisi melalui proses perform
integrated change control.
12.2.3.5 Project management plan Update
Elemen dari perencanaan manajemen proyek dapat di
perbaharui, tetapi tidak terbatas pada :
- -perencanaan biaya,, mengenai waktu atauu jadwal
lainnya
- lingkup awal
- jadwal awal
- perencanaan manajemen komunikasi
- perencanaan manajemen pengadaan
12.2.3.6 Project Document Update
dokumen proyek dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas
pada :
 - persyaratan dokumentasi
 - persyaratan penelusuran dokumentasi
- daftar resiko
- daftar stakeholder
 Proses mengelola procurement relationship ,
monitoring contracts performance, dan membuat
perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.
12.3.1.1 Project Management plan
Perencanaan manajemen proyek akan mendeskripsikan
bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari
pengembangan dokumentasi pengadaan hingga
penutupan kontrak.
12.3.1.2 Procurement Document
Dokumen pengadaan meliputi pelengkapan laporan
pendukung untuk administrasi proses pengadaan. Hal ini
mencakup penghargaan pengadaan kontrak dan
pernyataan dalam bekerja.
12.3.1.3 Agreement
Persetujuan yang di setujui oleh pihak yang terlibat
12.3.1.4 Approved Change Request
meliputi modifikasi atas aturan dan kondisi dari kontrak
yang meliputi pernyataan pengadaan kerja, harga, dan
deskripsi produk, jasa, atau hasil untuk disediakan.
12.3.1.5 Work Performance Request
Seller performance berhubungan dengan dokumen:
 Technical documentation –
 Work Performance Information
12.3.1.6 Work Performance Data
meliputi tingkatan dimana standar kualitas terpenuhi,
biaya yang dikeluarkan, seller yang telah dibayar,
semuanya dikumpulkan sebagai bagian dalam eksekusi
proyek
12.3.2.1 Contract Change Control System
Contract Change Control System mendefinisikan proses
dimana pengadaan dapat dimodifikasi.
12.3.2.2 Procurement Performance Reviews
adalah rangkuman yang terstrukturisasi dari kemajuan
penjual untuk mengirimkan cakupan proyek dan kualitas,
hingga biaya dan jadwal, sebagai pembanding dalam
kontrak.
12.3.2.3 Inspection And Audits
Untuk memverifikasi proses penyelesaian dari kerja oleh
seller .
12.3.2.4 Performance Reporting
Menyediakan manajemen dengan informasi bagaimana
mengefektifkan seller dalam mencapai tujuan kontrak
12.3.2.5 Payment System
Seluruh pembayaran seharusnya dibuat dan
didokumentasikan dalam penyesuaian yang ketat sesuai
peraturan dalam kontrak
12.3.2.6 Claims Adinistration
Perubahan yang di claim adalah perubahan dimana buyer
dan seller tidak dapat mencapai persetujuan dalam
kompensasinya, perubahan ini disebut klaim. Klaim itu
didokumentasikan, diproses, dimonitor, dan dikelola di
seluruh daur hidup kontrak, biasanya disesuaikan dengan
aturan kontrak.
12.3.2.7 Record Management System
digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak
dan dokumentasi pengadaan.
12.3.3.1 Work Performance Information
memberikan dasar untuk identifikasi masalah saat ini atau
potensial untuk mendukung klaim yang lainya atau
pengadaan baru .
12.3.3.1 Change Request
Permintaan perubahan seperti biaya awal,jadwal ,
dan plan procurement management, sebagai hasil
dari control procurement.
12.3.3.3 Project Management Plan Update
Bagian yang akan di Update seperti:
 Procurement management plan
 Schedule Baseline
 Cost Baseline
12.3.3.4 Project Document Update
Document yang akan di update meliputi,Procurement
document termasuk di dalamnya kontrak, aproved change
request, unapprove contract change dll.
12.3.3.5 Organizational Process Assets Update
Element yang di update adalah.
 Corespondensi
 Payment Schedule dan Request
 Seller Performance Evaluation documentation
adalah proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan
Mendukung close project atau Phase project karena
melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan
deliverable sudah diselesaikan.
12.4.1.1 Project Management Plan
sebuah perencanaan yang matang terhadap kontrak yang akan
dilaksanakan.
12.4.1.2 Procurement Documentation
Agar kontrak dapat diselesaikan, seluruh procurement
documentation harus dikumpulkan. Informasi yang ada
meliputi : jadwal kontrak, jangkauan proyek, kualitas, catatan
pembayaran, hasil inspeksi. Informasi-informasi ini dapat
digunakan sebagai pembelajaran dan dasar untuk bahas
evaluasi kontraktor.
12.4.2.1 Procurement Audits
Review secara terstruktur dari plan procurement yanng
dilakukan.
12.4.2.2 Negotiation Settlements
Penyelesaian masalah tidak bisa dicapai dengan negoisasi
langsung, beberapa alternative dispute resolution (ADR)
termasuk mediasi dapat di eksplorasi lebih jauh
12.4.2.3 Record Management System
digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan
dokumentasi pengadaan dan catatan. Dokumen kontrak dan
korespondensi Diarsipkan melalui sistem pengelolaan catatan
sebagai bagian dari proses close procurement
12.4.3.1 Close Procurement
Supplier biasanya memerikan notifikasi secara formal untuk
menginformasikan bahwa kontrak telah selesai.
12.4.3.2 Organizational process asstes update
Ada beberapa elemen yang biasa di update :
 Procurement file : sekumpulan dokumentasi , termasuk
closed contract yang dipersiapkan untuk final project.
 Deliverable acceptance
 Lessons learned dokumentation : pembelajaran mendalam
untuk mengetahui recomendasi kedepan tentang
procurement lebih baik.