Materi 10

E-FILING SYSTEMS

By: IRRA C. DEWI

1
 ARSIP ELEKTRONIK

Pada dasarnya
sistem peyimpanan
dan temu balik
arsip secara
elektronik meru-
pakan sistem yang
dilakukan dengan
bantuan komputer
2
 ELECTRONIC FILING SYSTEM

Otomatisasi sistem
kearsipan dimaksudkan
untuk efisiensi :
1. Waktu
2. Biaya perawatan
3. Tenaga kerja
4. Sarana dan prasarana

3
 ELECTRONIC FILING SYSTEM

• Pola Klasifikasi Arsip yang baik NK.02.01 = Perihal

akan sangat membantu dalam Diklat Pegawai.
penggunaan sistem komputer. NK.02.02 = Perihal
Diklat Non-Pegawai
• Dengan menggunakan klasi-
fikasi berarti informasi yang NK = Perihal Kete-
nagakerjaan.
terkandung di dalam arsip telah
terorganisasi sesuai dengan NK.02 = Perihal
kode klasifikasi yang
mencerminkan informasi yang
bersangkutan.

4
 ELECTRONIC FILING SYSTEM

PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK.

• Arsip Konvensional
(Media kertas) fisiknya
disimpan secara manual
(Folder, Ordner, Filing
Cabinet, Almari Arsip,
Roll-O-Pack dsb)
• Arsip elektronik
disimpan dalam optical
storage (Hard Disc,
Optical Disc, Flash Disk
dlsb).

5
 ELECTRONIC FILING SYSTEM

PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK

• Penyimpanan arsip secara
elekronik ini pada hakekatnya
merupakan penyimpanan
sebuah copy elektronik tanpa
mengganggu fisik arsipnya

• Apabila informasinya atau

copynya diperlukan, dapat
dilakukan dengan kecepatan
tinggi dalam bentuk maya. Bila
diperlukan, bisa juga copy tadi
dicetak langsung di atas kertas.

6
 ELECTRONIC FILING SYSTEM
IDENTIFIKASI ARSIP
• Pemberian identifikasi yang tepat
untuk tujuan penyimpanan dan
temu balik pada arsip elektronik
merupakan kunci utama bagi
sistem elektronik.
• Bila sistem identifikasi nya tidak
tepat, maka sistem penyimpanan
dan temu baliknya menjadi
kacau, dan selanjutnya sistem
pengelolaan arsip nya menjadi
gagal total.

7
 ELECTRONIC FILING SYSTEM
Hal terpenting yang
harus kita pahami
bersama adalah
bahwa sebelum
mengarah kepada
sistem elektronik
terlebih dahulu harus
kita mantapkan sistem
manualnya.

8
 ELECTRONIC FILING SYSTEM
Keberhasilan di
dalam manajemen
kearsipan,
khususnya dalam
penyimpanan arsip,
tidak terletak pada
peralatannya tetapi
pada sistem
penyimpanannya.
9
 TUGAS AKHIR:

• Individu membuat resume !

• Melanjutkan system arsip manual
untuk diaplikasikan ke sistem
elektronis ! (Kelompok)

10