Anda di halaman 1dari 32

ADMINISTRASI

SUMBER DAYA MANUSIA

KELANA
Pengertian Administrasi Sumber Daya
Manusia

 Sumber daya manusia atau personel adalah setiap orang


menjalankan salah satu pekerjaan (job), fungsi, kewajiban,
tugas, jabatan didalan stukutur atau kerangka organisasi yang
memiliki fungsi atau kedudukan untuk menjalankan kegiatan-
kegiatan organisasi

 Administrasi SDM / Personil adalah fungsi dan tanggung jawab


direksi (administrator) perusahaan dibantu dan dijalankan oleh
seorang manajer personel yg juga dibantu oleh staf
(bawahanya)
Administrasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai penarikan,
seleksi, pengembangan, penggunaan dan pemeliharaan
sumber daya manusia oleh organisasi. (French dalam Soekidjo,
1991)
Admnistrasi Sumber Daya Manusia adalah kebijakan dan
praktik menentukan aspek “manusia” atau sumber daya
manusia dalam posisi manajemen, termasuk merekrut,
menyaring, melatih, memberi penghargaan, dan penilaian.
Menurut A.F. Stoner, administrasi sumber daya manusia adalah suatu
prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu
organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk
ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi
memerlukannya

Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan


berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan
misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi, manusia merupakan
faktor strategis dalam semua kegiatan institusi/organisasi.
Fungsi, Tugas dan Pentingnya
Administrasi Sumber Daya Manusia

memiliki fungsi dan tugas sebagai berikut: :


1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (preparation and selection)
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan SDM dengan
menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan
adalah dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong,
jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan
dalam melakukan persiapan, yaitu :
faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi,
departemen yang ada, dan lain-lain.
Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasa tenaga kerja, dan
lain sebagainya.
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga
kerja (preparation and selection)

b. Rekrutmen tenaga kerja


 Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau
kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau
tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM
oraganisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperluka
analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi
pekerjaan dan juga spesifikasi pekerjaan.
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga
kerja (preparation and selection)

c. Seleksi tenaga kerja


Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga
kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat atau calon yang
ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima
berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat
hidup/Curriculum Vittae (CV) milik pelamar. Kemudian dari CV
pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan
dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu
pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih
untuk dilakukan ujian tes tertulis, wawancara kerja/interview
dan proses seleksi lainnya.
2. Pengembangan dan evaluasi karyawan
(development and evaluation)

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan


harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan
tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan
agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli
di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang
ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi
karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada
tingkat rendah maupun yang tinggi.
3. Memberikan kompensasi dan proteksi
pada pegawai (compensation and protection)

Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai


secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi
yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi
pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal.
Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat
menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari
atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau
perusahaan
Tujuan Administrasi SDM

Untuk melaksanakan dan melansir program sumber daya


manusia / personel yang disusun untuk seluruh perusahaan
dalam rangka mengembangkan tenaga kerja (manpower
development).

Tujuan personel administrasi yg dijalankan oleh setiap atasan /


manajer adalah untuk meningkatkan mutu dan daya kerja
dari bawahannya agar mereka semakin berguna bagi
perusahaan / instansi dan bias dipromosikan dalam jenjang
karier
Administrasi SDM atau personil terbagi atas :

1. Organisasi pengurusan personil


2. Sistem informasi (termasuk tata usaha mengenai
personil)
3. Managemen dari kegiatan dan operasi pelaksanaan
program personil
Unsur-unsur dari program SDM / personil yang
lengkap adalah

1. Prapta-praptanya (objectives) yang hendak dicapai


perusahan yang dapat bekerjasama dng baik, penuh
saling pengertian, jujur dan saling mempercayai
melalui program seleksiyg sehat
Unsur-unsur dari program SDM / personil yang
lengkap adalah

2. Policy-policy yang akan dipegang dalam


pelaksanaanya
Harus jelas dan tegas dlm melaksanakan fungsi-fungsi
dari program personil. Bersifat pendirian atau
pandangan dalam menghadapi maslah-masalah
Unsur-unsur dari program SDM / personil yang
lengkap adalah

3. Prosedur-prosedur yang akan digunakan


cara menjalankan suatu pekerjaan yang dijadikan
sebagai dasar panduan dalam bekerja, sebagai dasar
dlm pengembangan system manajemen SDM, sebagai
alat untuk menjalan audit, sebagai peningkatan nilai
dari SDM, awal melangkah menuju system ISO
(International Standar Prosedure)
Unsur-unsur dari program SDM / personil yang
lengkap adalah

4. Bugjet-bugjet untuk penyelenggaraanya


Bugjet yang disediakan oleh direksi perusahaan
merupakan tanda ataucermin dari kepercayaan direksi
terhadap kebaikan dari program personilnya.
Prinsip-Prinsip (syarat) program SDM / Personil:

1. Harus benar-benar sesuai dng kebutuhan organisasi


2. Harus menjamin prilaku yg adil dan wajar (fair
treatment) kepada semuakaryawan dari semua
lapisan/lini
3. Harus merangsang / meningkatkan adanya komunikasi
yg baik dan sehat antar pimpinan dan karyawan
Prinsip-Prinsip (syarat) program SDM / Personil:

4. Harus merangsang moril (kekuatan jiwa untuk bertahan


pada moral yang baik) dan (moral pengetahuan
tentang baik dan tidak baik) yang sebaik-baiknya
5. Harus membuat kreteria yang jelas, tegas dan adil
untuk penentuan gaji, upah, tunjangan , bantuan
kesejahteraan dan sebagainya
6. Harus dapat mengembangkan kebanggaan dan
kegembiraan kerja yang sehat
Administrasi SDM / Personil

1. Pengadaan Personil (Procurentment)


a. Setiap jabatan harus disusun dua perangkat dng
syarat-syarat :
- syarat-syarat kualifikasi jabatan terdiri atas
kewajiban tanggung jawab dan kualifikasi yg
diminta dari pemegang jabatanyg bersangkutan
- Syarat-syarat pribadi yg harus dipenuhi oleh calon
yg hendak diangkat utk pemegang jabatan
tersebut
Administrasi SDM / Personil

b. Pembagian jabatan atau job :


- Analisa jabatan adalah proses utk mengumpulkan dan
menganalisis informasi yg diperlukan utk menyusun syarat-
syarat kualifikasi
- Deskripsi jabatan adalah rumusan daripada kewajiban,
tanggungjawab, dan kegiatan utama yg harus dijalankan
oleh jabatan itu
- Perincian jabatan adalah spesifikasi dari syarat-syaratyg harus
dipenuhi oleh seoang calon utk mengisi jabatan tersebut
Administrasi SDM / Personil

c. Prosedur atau proses pengadaan pegawai pd


umumnya secara prinsip berlangsung sebagai berikut :
- Menerima surat-surat lamaran
- Seleksi berdasarkan surat-surat lamaran
- Penerimaan pelamar-pelamar yg lulus seleksi pertama
- Wawancara tahapan pertama
- Pengisian formulir lamaran definitive
Administrasi SDM / Personil

- Tes bakat kemampuan


- Wawancara
- Pengecekan riwat hidup (metalitas social budaya)
- Psikotest
- Pengangkatan definitif
Administrasi SDM / Personil

2. Pengembangan SDM / Personil


a. Cara-cara mengembangkan yg modern dlm
rangka executive development ada 2 yakni:
- on the job method, contohnya:
* pemberiankesempatan untuk memperoleh
pengalaman praktek di lapangan yg di anggap
berguna
* on the job coaching oleh dibawah asuhan yg teoritis
dan praktis menguasai bidang tugas dan mempunyai
bakat mendidik bawahannya
Administrasi SDM / Personil

- on the job method, contohnya:


*position rotation secara berencanateratur dan
sistematis dng tujuan memberikan kepd yg
bersangkutan kesempatan utk memperluas
pandangan dan pengalaman
Administrasi SDM / Personil

- off the job method :


Pengiriman ke kursus-kursus tertentu didalam maupun
luar negeri dng tugas dan tujuan yg ditentukan secara
jelas dan tegas sehingga mendapatakan hasil yg
diharapkan
Pemberian tugas research atau survey dengan
metode role playing
Administrasi SDM / Personil

3. Remunerasi (remuneration)
a. Program remunerasi memiliki 3 factor yg saling berkaitan, yaitu
1) Filsafat perusahaan, menentukan dalam :
- Pandangan para pemilik dan pimpinan perusahaan terhadapa para
karyawan pd umumnya
- Pandangan para pemilik dan pimpinan perusahan terhadap gaji, upah
tunjangan , bonus, premi,dan sebagainya yg diberikan pd karyawan
Administrasi SDM / Personil

2)Sistem penilaian prestasi karya, program evaluasi personeldisusun untuk :

- Dipergunakan sebagai sarana dasar dan ukuran utk melakukan supervisi


(pengamatan)dan menjalankan leadership
- Dipergunakan sebagai bahan dan pedoman didalam komunikasi antar
pimpinan dan perusaan dan karyawan
- Dipergunakan sebagai bahan dan dasar meningkatkan dan mengembangkan
moril dan semangat kerja personil
- Dipergunakan sebagai pedoman dalam menangani keluhan-keluhan,
pengaduan-pengaduan tindak disiplin
Administrasi SDM / Personil

b. Tiga syarat kreteria ukuran penilaian terhadap prestasi personil :


- Harus observable artinya harus dapat dilihat dinyatakan oleh
penilaian yg bersangkutan
- Harus universal artinya harus diperlukan terhadap siapa saja yg
menjalankan jabatan atau pekerjaan yg bersangkutan
- Harus dapat dibedakan artinya sifat atau ciri dng nama
sebutantertentu harus dptdibedakan daridari sifat atau atau ciri-
cirinya
Administrasi SDM / Personil

c. Metode –metode penilaian


- Metode rangking : suatu metode penilaian dengan cara pemberian angka nilai
kepada para karyawan masing-masing menurut suatu system atau skala nilai
- Metode chek list : suatu metode dng mempergunakan sutu daftar perincian dari
pernyataan mengenai sifat atau prestasi yg harus dicapai
- Critical incident metode : suatu metode penilaian untuk menentukan karyawan yg
mempunyai keistimewaan yakni kondisi mental yg hebat pd waktu ada keadaan
krisis
- Free form evaluation metode : suatu metode penilaan yg memberikan kebebasan
kepada para atasa atau supervisorutk menyusun sendiri penilaiannya terhadap
karyawan dan bawahannyadan mempergunakan rumusan atau kata-katanya
sendiri
4. Integrasi (integration)
Adalah suatu proses yg terdiri atas berbagai macam
kegiatan utk mempertemukan dan mungkin menyatukan
kepentingan individu dari personil-personil dng
kepentingan organisasional perusahaan
5. Kesejahteraan (Employe relation and welfare)
Tujuan kesejahteraan adalah utk meningkatkan produktivitas
personil dng menyelenggarakan berbagai fasilitas yg
mengurangi kesulitan hidup personil yg dpt menurunkan daya
kerja, fatigue, rasa bosan dng kata lain bersifat psikologi
komersil
6. Kedisiplinan (Discipline)
Adalah ketaatan pd lembaga atau organisasi beserta segala
apa yg menjadi ketentuan-ketentuannya tanpa memakai
perasaan, hanya berdasarka keinsafan dan kesadaran,
bahwa tanpa adanya ketaatan semacam itu segala apa yg
menjadi ketentuan atau tujuan organisasi tidak akan tercapai.