PERAN DOKUMENTASI

Adapun peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut:

Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah
Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan
 KEGUNAAN DOKUMENTASI

Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :

Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada
yang memerlukan
Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu
keterangan dokumen.
Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi
dokumen.
Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian
para ilmuwan.
Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan
bangsa dan Negara
Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi
yang termuat dalam dokumen.
 RUANG LINGKUP DOKUMENTASI

1. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya
yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan
yang diinginkan serta diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil
Dokimentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan
benda-benda kuno yang disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan
kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip atau surat-menyurat lainnya
yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar bila diperlukan mudah
ditemukan
 TUGAS DOKUMENTASI

Tugas Dokumentasi
a. Mencari dan mengumpulkan dokumen
-Pengumpulan keterangan dapat dlakukan dengan jalan
1.Wawancara
2. Quisioner
3. Observasi
4. Menelusuri koleksi buku/keterangan lainnya
-Pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalan :
1.Tukar menukar informasi
2. Memberikan informasi
3.Menerima informasi
4.Berlangganan
5.Pembelian
 TUGAS DOKUMENTASI

b. Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

c. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi Prosedur :
1. Mencari dan memilih dokumen yang akan dijadikan bahan
dokumentasi
2. Mengkaji dan melengkapi serta mempelajari secara seksama
isi informasi dokumen
3.Membuat ringkasan abstrak/terjemahan
4. Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan
dokumentasi
5.Menyebarluaskan dengan menggandakan bial dibutuhkan
 TUGAS DOKUMENTASI

d. Mereproduksi dokumen
Mereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai
dengan kebutuhan seperti terjemahan, penggandaan
e. Menyortir
Menyortir adalah kegiataan memisah-misahkan dokumen menurut
jenis dan kegunaannya.
f. Penyajian dan menyebarluaskan dokumen
Adalah kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada
pemakai jasa informasi.
g. Menyimpan dan memelihara dokumen
Adalah kegiatan memelihara, merawat serta menyimpan dokumen
yang bernilai dan bila dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai.