Contents

3 Bagaimana Mengatur Rencana

Kunjungan
PDCA Alur Pekerjaan
 Dasar dan Pengetahuan Tentang
“Kunjungan – Proposal – Inquiry – Terima Order”

 Tujuan
• Megerahkan seluruh energi untuk kunjungan, mengajukan
proposal, mendapatkan inquiry dan menerima PO.
 Menetapkan Target & Cara Mencapainya
• 1. Target penerimaan order : Tetapkan target bulanan. Kontrol
kemajuan dilakukan mengacu pada Target satu semester.
• 2. Target Penjualan : Tetapkan target bulanan. Kontrol
kemajuan dilakukan mengacu pada Target satu semester.
• 3. Target Profit : Tetapkan target bulanan. Kontrol
kemajuan dilakukan mengacu pada Target satu Semester.
• 4. Target Inquiry : Beberapa kali lipat dari anggaran
penerimaan order. Kelipatan berbeda beda Tergantung yang
menjadi tanggung jawab nya.
• 5. Target Kunjungan : Beberapa kali kunjungan / 1orang
/ hari x Jumlah operasi
 Dasar Rencana Kunjungan

Kelas B Kelas A Keterangan :

Target customer penting Pelanggan Utama
yang dapat masuk Kelas A Tingkatkan kelas ini
Kelas C Kapasitas : Kapasitas penjualan dari dealer
Kelas D
Target kunjungan yang (mingguan/bulanan/tahunan)
tidak akan bisa masuk
Bukan target kunjungan
Kelas A jika pelanggan itu
sendiri tidak berkembang
ISS : In Store Share adalah presentase
penjualan suatu merk pada dealer tsb

• Perjelas pelanggan yang akan dikunjungi

• 1. Ketahui Kapasitas Paket AC
• 2. Konfirmasikan hasil aktual penjualan Daikin dalam setahun
• 3. Hitung ISS pelanggan yang berada dibawah tanggung jawab Anda
• ISS (In-Store Share) = Hasil aktual penjualan Daikin : kapasitas x 100 (Dinyatakan dalam %)
• 4. Beri urutan prioritas pelanggan yang akan dikunjungi
• Plot pelanggan dibawah tanggung jawab anda ke dalam tabel dan klasifikasikan dalam Kelas A-D
• Buat rencana kunjungan
1. Buatlah rencana secara garis besar dalam sebulan
2. Buatlah rencana kunjungan selama 1 minggu yang akan anda laksanakan
3. Buatlah rencana yang terdiri dari urutan kunjungan, waktu kunjungan, berapa lama kunjungan akan dilakukan
• Buat rencana kunjungan cadangan
1. Untuk inquiry baru, prioritaskan untuk dapat memberikan respons dengan cepat.
2. Untuk komplain, menanganinya secepat kilat adalah hal yang penting
 Klasifikasi Dasar Tujuan Kunjungan

1. Menjelaskan tentang produk, mengundang seminar/pameran

2. Mendapatkan inquiry dari pelanggan
3. Memberikan quotation
4. Mengadakan pertemuan dan konfirmasi mengenai inquiry pelanggan
5. Menjalin kontrak
6. Datang menyaksikan permulaan instalasi
7. Datang menyaksikan instalasi selesai dan serah terima
8. Memberikan tagihan & Menerima Tagihan

• Salesperson Daikin harus memiliki kualifikasi
seperti berikut ini:
1. Orang yang dapat bertindak terorganisir
menyesuaikan dengan kecepatan pelanggan
2. Orang yang bersedia tanpa henti mengumpulkan
informasi rinci dan mendalam, karena generalisasi
informasi semakin berkembang dan level
pengetahuan maupun level informasi yang di
inginkan pelanggan telah luar biasa meningkat
3. Orang yang dapat memasarkan dan memberikan
solusi dengan memprediksi kebutuhan pengguna
dengan mengatakan “ Apakah Anda tidak
terganggu dengan hal seperti ini? Saya dapat
memberikan cara penyelesaian nya.”
“8 Hak” Konsumen yang ditetapkan Consumer
International (CI)
1. Hak untuk memperoleh kepuasaan akan
kebutuhan dasar
2. Hak untuk mendapatkan keamanan
3. Hak untuk mendapatkan informasi
4. Hak untuk memilih
5. Hak untuk didengar pendapatnya
6. Hak untuk medapatkan ganti rugi
7. Hak mendapatkan edukasi tentang produk, dll
bagi konsumen
8. Hak untuk hidup di lingkungan
 Dasar – Dasar dalam Mendapatkan Inquiry

 Kegiatan Sales dalam Rangka Mendapatkan Inquiry

Mengusulkan sistem pendingin udara yang paling tepat sesuai dengan kebutuhan setiap pelanggan
1 Hemat Energi, menurunkan jumlah pemakaian listrik
Pemulihan fungsional, meningkatkan kenyamanan (aliran udara,
Demonstrasi dengan topik-topik
2 ketidakmerataan suhu, suara AC)
hipotesis
3 Merespons perubahan dalam sistem hukum
4 Menggunakan sistem kontrol terpusat berkualitas tinggi
Jumlah pemakaian listrik turun secara signifikan dengan penggantian
1 perangkat
Efek hemat energi melalui pembatasan dan pengendalian operasi yang
Menggali kebutuhan pelanggan
2 tidak menganggu kenyamanan
menggunakan contoh contoh
Pemilihan produk yang sesuai dengan daya tahan serta kegunaan dan
kasus pembelian
3 kondisi seperti ini
Dapat melakukan "Penggantian saat pelanggan ada di rumah/kantor"
4 tanpa mengganggu kegiatan mereka

 Dalam hal konstruksi baru & Pergantian (Replacement)

1. Nama Subjek, Lokasi
2. Meminta drawing / Cek Medetail melalui investigasi di lapangan
3. Jalur Inquiry selain pemberi proyek/ Konfirmas tanggal pelaksanaan
4. Waktu mulai & waktu selesai konstruksi
5. Kompetitor (quotation yang kompetitif) / Mendata keluhan2
mengenai peralatan sekarang
- Telah ada desain peralatan pendingin udara
- Belum ada desain peralatan pendingin udara
- Ikut mendampingi tim engineering
- Meminta drawing instalasi
- Pastikan kondisi order (order terpisah, cost-on order, atau order
menyeluruh (BO/Blanket Order)
- Kekuatan dan kelemahan yang juga dimiliki kompetitor
 Dasar – dasar Quotation

Pertemuan dan pembicaraan pada saat menyerahkan quotation pada

dasarnya dijadikan kesempatan menetapkan order (pengikatan kontrak).
Untuk itu, hadirlah dengan membawa serta kontrak yang telah disiapkan.
Quotation 1 :
Menyerahkan Proposal di sertai quotation yang memenuhi kebutuhan
beberapa quotation, (permintaan) tambahan
1 bukan hanya satu Quotation 2 :
saja ( dalam hal Proposal disertai quotation yang memperkirakan
penggantian ) adalah kebutuhan yang potensial ada dan memenuhi kebutuhan
hal yang mendasar Quotation 3 :
Quotation yang diusulkan dengan penambahan
pemeliharaan atau perawatan (mengusulkan Air
Conditioning Network System dsb
Meskipun dikatakan bahwa quotation yang diserahkan
berbeda dengan kebutuhan , hal tersebut ada;ah
peluang terbesar. Mintalah kepada pelanggan untuk
Pertanyaan
memberi tahu apa saja yang belum tercantum, lalu
pelanggan yang
2 secepatnya membuat kembali proposal yang disertai
ditemui adalah kunci
Pengindikasian mengenai harga, seperti "Mahal",
penetapan order
"Turunkan harganya sedikit lagi", "Perusahaan lain lebih
murah", dsb dilakukan sebelum penerimaan order dan
bahwa pelanggan akan membeli adalah hal yang pasti.
Namun perlu dicatat bahwa negosiasi harga yang
diperbandingkan dengan kompetitor harus dilakukan
secara berhadapan langsung.
Persiapkan untuk Surat perjanjian jual beli, PO (purchase order)
3 kontrak Didampingi atasan (memutuskan berdasarkan jumlah
nominal rencana kontrak)
 Dasar-Dasar Manajemen Inquiry dan
Upaya Mengejar Order

1. Selalu miliki kesadaran “Anggaran order hanya ini dan order baru
yang tersisa hanya ini:.
2. Sisa inquiry yang diupayakan menjadi order saat ini perlu
“Dikelola berdasarkan probabilitas berubah menjadi order”.
3. Tanggal rencana proyek selesai merupakan informasi terpenting.
Tanggal rencana mulai harus diperkirakan berdasarkan tanggal
rencana selesai dan harus diupayakan menjadi order selambat-
lambatnya sampai tanggal yang cukup untuk memulai proyek.
4. Apabila peralatan atau materialnya khusus (barang yang
diproduksi dengan pemesanan, dsb)m upayakan mengejar order
dengan mengantisipasi jangka waktu dari pesan hingga peralatan
atau material tersebut dikirim.

Definisi ini panduan. Gunakanlah secara

fleksibel sesuai tujuan.
Status Definisi
S Barang sudah dikirim
A Order sudah diterima pasti 100%
B Sudah dikonfirmasi secara lisan
C Tahap negosiasi
D Submit quotation
E Budgeting ke konsultan
 Tingkatkan Kemampuan Kunjungan

• Pentingnya kegiatan kunjungan.

• Mengetahui
faktor yang
membuat
penjualan bagus
dan
menyebarkan
pengetahuan
tersebut ke toko
Share untuk dealer lainnya lain untuk lebih
Penjualan bagus
memperluas
penjualan

• Mencari
penyebabnya dan
merancang
tindakan
penanganan
yang tepat (
Penjualan menurun Cari dan temukan solusinya harga tinggi,
komplain , kredit
limit )
• Hubungan Antara Hasil dan Kegiatan Kunjungan
Hasil (penjualan) berbanding lurus dengan jumlah kunjungan, frekuensi
kunjungan, dan durasi pertemuan dan pembicaraan.

Hasil (penjualan) =

Jumlah kunjungan x Frekuensi kunjungan x Waktu Pembicaraan

Jadi, hal pertama yang harus dilakukan untuk meniungkatkan hasil adalah
meningkatkan “Jumlah kunjungan”. Kita harus berupaya dengan segenap tenaga
untuk menambah kunjungan, meskipun hanya satu tempat.
Faktor penyebab sedikitnya jumlah kunjungan antara lain. (1) Rasio tugas keluar
rendah. (2) Terlalu banyak menghabiskan waktu untuk transportasi. dan (3)
Durasi pertemuan dan pembicaraan disatu tempat terlalu lama. Namun jika
orang yang ditemui bukanlah tokoh kunci sehingga tidak kunjung ada hasil. Ada
kalanya akan menjadi “Fobia kunjungan”. Kemudian, jika kunjungan dilakukan
rutin berulang-ulang topik pembicaraan biasanya akan berputar-putar tanpa
kemajuan, sehingga hasilnya pun tidak kunjung diraih.
• Hari hujan adalah peluang kunjungan!

Hari hujan tidak disukai untuk melakukan kegiatan kunjungan. Rasanya, sebisa mungkin
ingin mengerjakan tugas dikantor saja.
Tetapi, sebenarnya hari hujan adalah peluang untuk kunjungan. Pada hari hujan, orang
yang ingin kita kunjungi kemungkinan besar berada di kantor, kedatangan salesperson
dari perusahaan lain sedikit, dan orang yang Anda kunjungi akan merasa berterima kasih
karena Anda “Telah bersusah payah datang meskipun hujan”. Ibaratnya, hari hujan adalah
peluang di mana Anda akan mendapatkan tiga keuntungan dengan satu langkah.
 • Poin Tujuan Penggunaan Laporan Harian Kunjungan
Tujuan penggunaan laporan harian kunjungan ada 6 sebagai berikut :

Merancang rencana Aksi dan negosiasi bisnis Memberikan laporan akurat

kunjungan sesuai rencana kepada atasan

Petunjuk untuk kegiatan Memperjelas perjanjian Masukan tentang kegiatan

kunjungan dimasa datang dengan pelanggan kunjungan dari atasan
VOL .2
 Proses Order AC

Proses Utama Perencanaan Bangunan :

Kontraktor M&E
Owner Kontraktor Utama Daikin
Engineering Dealer
Konsultan

Format Order Utama :

Order sekaligus
Kontraktor M&E
Owner Kontraktor Utama
Engineering Dealer

Order terpisah
Kontraktor Utama

Owner Kontraktor M&E

Engineering Dealer
Konsultan

Order dengan cost on

Owner Kontraktor M&E
Kontraktor Utama
 Hal yang menjadi perhatian Stakeholder
Perencanaan

ANGGARAN &
Perencanaan

PEMILIK Perhatian paling besar

RENCANA DASAR
DEVELOPER adalah kembalinya
Setiap ruangan ingin
didinginkan INVESTASI

RENCANA DASAR &

KANTOR DESIGN DESIGN Fokus pada fungsi dan
Desain
Desain
Desain

Kita dinginkan dengan performans

multi AC gedung

KONTRAKTOR UTAMA PENGATURAN VENDOR

Pelaksanaan

Kontraktor M&E, kita Fokus pada karakteristik

Pelaksanaan

KONTRAKTOR UMUM
percayakan ke pengerjaan & keandalan
perusahaan A

KONTRAKTOR M&E
ENGINEERING DEALER PENENTUAN PERALATAN Fokus pada anggaran dan
Konstruksi, Order

DEALER ACnya DAIKIN, vent dari waktu pengerjaan

perusahaan B

DAIKIN SALES
COMPANIES
Gambaran Aktivitas Penjualan

3 Bidang Pengetahuan & Keterampilan Sales Person

1 Bisnis & Strategi

2 Aktivitas Penjualan

3 Produk & Teknologi

Bisnis & Strategi

Level 1
• Memahami dasar proses administrasi
• Memahami syarat transaksi dasar

Level 2
• Memahami tujuan & proses administrasi
• Dapat menjelaskan & meyakinkan syarat transaksi
• Memahami garis besar kebutuhan user pada pasar
• Dapat melakukan pengelolaan kredit

Level 3
• Dapat membimbing junior cara proses administrasi
• Melakukan investigasi terhadap tren pasar
• Memahami jenis pasar & mengajukan usulan langkah-langkah ekspansi penjualan
• Dapat menegoisasikan persyaratan yang aman bagi perusahaan
Aktivitas Penjualan

Level 1
• Paham perilaku dasar seperti salam, menerima & meneruskan telepon dsb
• Memiliki pengetahuan dasar cara berkunjung & melakukan perjanjian
• Melaporkan hasil aktivitas penjualan & kemajuan kepada atasan setiap hari
• Dapat menjelaskan catalog & berbagai brosur kepada customer

Level 2
• Sopan santun sebagai anggota masyarakat yang sudah melekat pada dirinya
• Dapat melakukan kunjungan secara periodik berdasarkan rencana kunjungan
• Melaporkan hasil aktivitas, kemajuan & dapat menganalisa permasalahan
• Dapat menjelaskan kepada customer menggunakan proposal yang dibuat

Level 3
• Sopan santun dasar yang sudah melekat & dapat lebih memperluas penerapannya
• Bertindak secara terencana serta melakukan aktivitas penjualan secara aktif
• Dapat membimbing & memberikan masukan untuk memotivasi juniornya
• Dapat menjelaskan manfaat bagi user sambil membandingkan beberapa proposal
Produk & Teknologi

Level 1
• Memahami lineup produk utama
• Dapat menjelaskan prinsip AC
• Memahami aturan hukum terkait AC/UU terkait lingkungan
• Dapat melakukan pemilihan model untuk rumah/kantor dan mrmbuat estimasi biaya

Level 2
• Memahami cara melihat katalog & dokument teknologi multi AC dan instalasi
• Dapat menjelaskan tentang opsi kontrol sistem AC individual
• Dapat menjelaskan nama & penjelasan singkatnya aturan hukum terkait AC/UU
• Dapat memahami item-item konfirmasi yang diperlukan untuk estimasi biaya

Level 3
• Memahami cara melihat katalog & dokument teknologi multi AC dan instalasi
• Bertindak secara terencana serta melakukan aktivitas penjualan secara aktif
• Dapat membimbing & memberikan masukan untuk memotivasi juniornya
• Dapat memahami item-item konfirmasi yang diperlukan untuk estimasi biaya
Tips Penjualan

Kenali customer dan usulkan hal-hal

yang membuatnya senang

Konsisten pada sikap melakukan yang

terbaik untuk customer, semangat, sprit
untuk berguna

Tidak peduli repotnya handmade,

siapkan “hanya untuk customer
tersebut”

Tips penjualan tersebut membuat Customer Berterima kasih, Senang , dan Terkesan
 Prinsip AC

Evaporator Condenser
④ ③ ５

① １

② ２ [Outdoor unit]
[Indoor unit]
Compressor
６
⑤ ７

３
⑥

Expansion ４
1) Low pressure valve
１ High-temp. high-pressure gas
2) Evaporation temp.
(Based on the saturation curve) ２ Condensation temp.(Based on the saturation curve)
3) Suction gas temp. ３ Expansion valve inlet temp.
4) Superheat temp. Low-temp. Low-temp. High-temp. High-temp.
[Calculation = (3) – (2)] low-pressure gas
４ Subcool temp. （ Calculation = ２－ ３）
low-pressure liquid high-pressure liquid high-pressure gas
5) Room temp. (Suction temp.) ５ Discharge gas temp.
6) Discharge temp. ６ Outdoor temp. (Suction temp.)
７ Discharge temp.
Patokan Pemilihan AC & Ventilasi

Ketika ada konsultasi AC dari

Customer menanyakan Langsung jawab dengan
kapasitas AC dan volume menggunakan Patokan Rule of
ventilasi yang diperlukan untuk Thumb
ruangan ….. m2

AC indeks kapasitas yang Ventilasi indeks volume

Aplikasi Ruangan diperlukan (per 1m2) yang diperlukan (per 1m3)

Kantor 0.15 5
Toko 0.2 7

Solve Luas Ruangan x Indeks

 Penguatan Kemampuan Bertanya

 Pengetahuan Top Sales Man  3 Manfaat Bertanya

1. Dengarkan apa yang dikatakan lawan bicara Jika

• Percakapan akan berlanjut
Kita
• Hatinya akan terbuka
2. Buat lawan bicara suka dengan “obrolan ringan”
Bertanya
• Bisa mendapatkan jawaban
3. Berbicara dengan bahasa yang disesuaikan dengan
usia lawan bicara

 5 Manfaat Mendengarkan

Informasi Terkumpul

Hubungan menjadi baik

Lawan bicara puas

Pengetahuan bertambah

Tahu sisi kemanusiaan lawan bicara

 Agar Proposal Diterima Oleh Customer

Menurut psikologi Amerika,

Abraham Maslow, ada 5 tahap
keinginan manusia yaitu
keinginan fisiologi seperti nafsu Keinginan aktualisasi diri
makan dan keinginan untuk
tidur dsb, keinginan hidup
aman dan tenang, kemudian Keinginan bermartabat
keinginan menjadi bagian
masyarakat, jika itu terpenuhi
berikutnya menjadi mempunyai
keinginan bermartabat yaitu Keinginan sosial
“ingin diakui oranglain”, “ingin
dihormati oranglain”.
Jika kita berpikir semua orang
mempunyai keinginan Keinginan keamanan
bermartabat, kita jadi mengerti
bahwa anda harus mulai dari
mendengarkan customer
terlebih dahulu agar proposal Keinginan fisiologi
sales person diterima.
 Teknik Bertanya
 Situasi dimana Teknik Bertanya akan berguna
Pertanyaan yang berguna untuk membangun
hubungan
Pertanyaan yang berguna untuk
mengeksplorasi kebutuhan
Pertanyaan untuk memperluas topik
pembicaraan
Pertanyaan untuk menggali kebutuhan lebih
dalam
Pertanyaan mendekati substansi
- Pertanyaan yang membuat rileks lawan bicara
- Pertanyaan untuk memecah topik pembicaraan
- Pertanyaan terbuka
- Pertanyaan tertutup
- Pertanyaan untuk mengetahui sisi kemanusiaan,
kondisi lawan bicara & menemukan masalah
- Pertanyaan “jika” untuk mengeluarkan suara yang
sebenarnya & “petunjuk solusi” untuk mencari tahu
perasaan yang sebenarnya
- Pertanyaan untuk memfokuskan topik
permasalahan
Teknik Bertanya

- Pertanyaan yang membuat rileks lawan bicara

Yaitu memberikan pertanyaan yang mudah yang tidak
dirasakan sebagai beban oleh lawan bicara.
Contoh : “Itu sertifikat apa pak?”

- Pertanyaan untuk memecah/mengalihkan topik

pembicaraan
Contoh : “Sudah janji mau pengiriman tanggal 25 ya..”
Teknik Bertanya

- Pertanyaan terbuka
Pertanyaan yang diajukan agar dari lawan bicara bercerita
banyak hal.
Contoh : “Kenapa perusahaan kami tidak diundang dalam
proyek ini ? “

- Pertanyaan tertutup
Pertanyaan yang meminta supaya memilih jawaban dari
beberapa pilihan jawaban seperti “iya” atau “tidak”
Contoh : “Kondisi AC tidak baik, apakah tidak dingin?”
Teknik Bertanya

- Pertanyaan untuk mengetahui sisi kemanusiaan, kondisi

lawan bicara & menemukan masalah
Pertanyaan mengenai karakter dan sisi kemanusiaan lawan
bicara
Contoh : “Biasanya baca buku seperti apa yang dibaca?”
Teknik Bertanya

- Pertanyaan “jika” untuk mengeluarkan suara yang

sebenarnya & “petunjuk solusi” untuk mencari tahu
perasaan yang sebenarnya
Contoh : “Jika, gedung ini menggunakan sistem VRV
bagaimana?”
 Teknik Bertanya

- Pertanyaan untuk memfokuskan topik permasalahan

Yaitu Pertanyaan untuk menetukan point kekhawatiran dan
permasalahan yang belum diungkapkan secara verbal setelah
menerima pertanyaan dan reaksi dari customer.
Contoh :
Customer : Saya sudah lihat harganya, tapi mahal ya?
Sales : Mahal jika dibandingkan dengan perusahaan lain
atau terhadap anggaran?
Customer : Jika dibandingkan dengan perusahaan A, lumayan
mahal.
Sales : Berapa lebih mahalnya kira-kirannya?
Customer : Sekitar 15 % Daikin lebih mahal
4 Poin Membuat Suasana Nyaman untuk Berbicara

Saat mengunjungi customer, jika Anda secara searah mengulang-ulang

pertanyaan, suasananya akan menjadi seperti sedang diinterogasi di kantor
polisi, dan mungkin akan membuat customer jadi lelah. Ketika wawancara,
perhatikan juga emosi customer, tidak hanya memikirkan isi pertanyaan, tapi
juga bagaimana cara bertanya dan berbicara.

Sesuaikan irama Sesuaikan emosi

Mengubah gaya komunikasi

Tambahkan plus one
berdasarkan tipe customer
Tips cara mendengarkan yang membuat
customer terbuka

Cara mendegarkan 8 : 2 Jangan merebut cerita Jangan langsung menyangkal

Anggukan yang memberikan

Terima dahulu Jangan membantah
ketenangan
Pengenalan Bisnis Daikin ala Jepang

MEMENANGKAN KEPERCAYAAN
Mempelajari mesin & teknologi untuk memperoleh kepercayaan
lapangan

Memupuk kunjungan, membangun kepercayaan

Diskai orang lain” adalah pengetahuan penjualan

MEMPEROLEH HUBUNGAN
Hal terpenting sebelum dan sesudah mengunjungi dealer

Dasar bagi salesperson adalah “kunjungan, permintaan, inquiry,

kunjungan terimakasih”

Tidak boleh datang terlalu cepat dan tentu saja tabu bila datang
terlambat
Pengenalan Bisnis Daikin ala Jepang

Belajar dari kegagalan

Jadilah seorang profesional AC

Jadilah seorang profesional penjualan

Space Saving

THANK YOU