Pengendalian Operasi

Begitu jadwal dibuat, pengendalian

operasi menuntut manajer untuk
memantau kinerja dengan
membandingkan hasil dengan rencana
dan jadwal terinci.
Jika jadwal atau standar mutu tidak
tercapai, manajer mengambil tindakan
korektif.
Tindak lanjut—pengecekan untuk
memastikan bahwa keputusan yang
diambil telah dilaksanakan—adalah satu
sisi penting dari pengendalian operasi.

pengendalian operasi
Proses pengawasan kinerja produksi
dengan cara membandingkan hasil yang
dicapai dengan rencana yang dibuat
Pengendalian operasi memuat dua proses
yang memastikan bahwa jadwal dan
tujuan produksi memang terpenuhi:
1.Manajemen material: Baik perusahaan
jasa maupun perusahaan yang
memproduksi barang sama-sama
menggunakan material.
Proses manajemen material tidak
hanya mengendalikan, melainkan
juga merencanakan dan mengatur
aliran material.

Manajemen material bisa berfokus

pada rancangan produk dengan
menekankan standardisasi—
penggunaan komponen standar
dan seragam.
2. Berbagai alat membantu manajer
dalam mengendalikan operasi:
i. Pelatihan pekerja: Kepuasan
pelanggan berhubungan erat dengan
karyawan yang menyediakan jasa.
Hal ini terutama berlaku dalam
sistem jasa, yang para karyawannya
merupakan penghasil produk
sekaligus tenaga penjual.
ii. Lean (kurus) system dirancang untuk
membuat arus produksi yang mulus
dengan cara mencegah terjadinya
inefisiensi, menghilangkan persediaan
yang tidak perlu, dan terus memperbaiki
proses produksi.
iii. Perencanaan kebutuhan material
(MRP) berusaha memberikan jumlah
bahan yang tepat pada saat dan tempat
yang tepat.
MRP menggunakan rancangan
material—“resep” yang merincikan
bahan-bahan yang diperlukan, urutan
kombinasi, dan jumlah yang dibutuhkan
untuk membuat sejumlah produk.
iv. Pengendalian mutu adalah manajemen
proses operasi yang menjamin barang
atau jasa yang diproduksi memenuhi
standar mutu tertentu.
Pada tahun 2002, R.R. Donnelley
<www.rrdonnelley.com>,
perusahaan pembuat buku
terbesar di AS, mengubah filosofi
operasinya. Alih-alih mencetak
50.000 atau 100.000 eksemplar
buku dan memberlakukan harga
berdasarkan prinsip “sedolar per
buku,” perusahaan memutuskan
untuk mengikuti permintaan
pelanggan—toko buku selalu
mengeluhkan terlalu banyak stok,
atau tidak ada stok sama sekali. Di
pabriknya yang terletak di
Roanoke, VA, Donnelley sekarang
menerapkan prinsip “mencetak
berdasarkan permintaan”: Berkat
teknologi baru dan metode yang
lebih efisien, percetakan mampu
mencetak 50 eksemplar untuk
beberapa judul buku, dan jutaan
eksemplar untuk buku lainnya.
Produktivitas pun meningkat 20%
dalam dua tahun.
 Operations Control
• Pengendalian Persediaan Just-in-Time (JIT)
– Kondisi Terbaik JIT
– Keuanggulan JIT
– Karakteristik JIT
1. Dekat dengan suppliers
2. Kualitas Tinggi atas materials yg dibeli dari
suppliers
3. Penerimaan dan pengelolaan dari perusahaan
atsa materials yg telah dibeli
4. Strong management commitment
 Operations Control
• Pengendalian Pemeliharaan
Pure-preventive maintenance policy
Pure-breakdown (repair) policy

• Pengendalian Biaya
– Urutan
1. Standarisasi rencana pembiayaan
2. Pengukuran biaya yang digunakan
3. Pembandingan item 1 dan 2
4. Mereduksi biaya atas perencanaan yang rasional
 Operations Control
• Perencanaan Anggaran
– Potensi Turunnya anggaran
1. Pengeluaran ekspenditure yang signifikan
2. Peningkatan budget tanpa informasi
3. Pemaksaan pembiayaan tanpa informasi

– Hubungan SDM dengen anggaran

– Mengurangi permasalahan hubungan SDM

 Operations Control
• Analisa Ratio
1. Liquidity ratios
2. Leverage ratios
3. Activity ratios
4. Profitability ratios
– Using Ratios to Control Organizations
Evaluasi keseluruhan secara kontinue
Membandingkan nilai dengan rerata industri lain
Incorporate trend analysis
• Pengendalian Material
– persediaan Material
– Penerimaan, pengiriman dan pemisahan
– pengenInventory and Shop-Floor Control
Operations Control
 Pendekatan Umum Perbaikan
Berkesinambungan
(Annex ISO-9004 : 2000)

– Melaksanakan proyek-proyek terobosan :

 Merevisi dan memperbaiki proses yang ada saat ini
 Meng-implementasikan proses baru
 Dilakukan “tim lintas fungsional”
– Melakukan langkah-langkah kecil :
 Perbaikan proses
 Dilakukan pada proses yang ada oleh masing-masing
pelaku proses
 Proyek-Proyek Terobosan
(Breakthrough Projects)

• Menerapkan perancangan ulang proses

• Tingkat perbaikan bisa mencapai 50% - 1000%
• Prinsip umum meliputi antara lain :
1. Mengurangi pekerjaan tangan (manual)
2. Mengurangi langkah proses
3. Menyusun proses secara paralel daripada berurutan
4. Melibatkan personil kunci lebih awal untuk mencegah
kesalahan
Langkah Penting Perbaikan Proses
Suatu Sistem
1.Menetapkan proses
– Mengumpulkan informasi tentang proses
– Mendokumentasikan proses
– Membuat diagram alir
2. Menganalisis proses
– Kondisi proses
– Kondisi setiap langkah proses (sub proses)
– Peluang perbaikan
3. Perancangan ulang proses
– Menggunakan hasil analisis
– Mendokumentasikan perbaikan (pengurangan waktu, biaya, waste,
turnover pegawai, kecelakaan dan bahaya, peningkatan mutu,
kondisikerja, provit dan kepuasan pelanggan)
Perangkat Perbaikan Mutu

Seven Tools

1. Check sheet
2. Flowchart
3. Scatter diagram
4. Histogram
5. Pareto Analysis
6. Control chart
7. Course and effect diagram
Persyaratan Pokok Untuk Perbaikan
Mutu

• Melatih karyawan mengenai metoda Statistical Process

Control (SPC)
• Menerapkan SPC sebagai basis operasi harian
• Membangun tim kerja dan mendorong keterlibatan
karyawan
• Menggunakan perangkat pemecahan masalah dalam
tim kerja
• Membangun rasa memiliki terhadap operator dalam
proses
Beberapa Metoda Perbaikan Mutu

1. Siklus PDCA / PDSA Deming

SIKLUS DEMING
RINCIAN KEGIATAN
(PDSA)

• Mempelajari proses
PLAN • Menganalisis masalah/penyebab
• Menyusun rencana perbaikan

• Mencoba rencana perbaikan

DO
• Mengukur kinerja

STUDY • Mengevaluasi hasil

• Merevisi rencana jika tidak berhasil

ACT
• Men-standarisasi jika berhasil
2. Model Six Sigma : DMAIC
KEGIATAN PERBAIKAN PROSES
DEFINE - Identifikasi masalah
- Tetapkan tujuab perbaikan
- Pemetaan proses
MEASURE - Mengukur kinerja proses saat ini
ANALIZE - Analisis kinerja proses
- Membuat hipotesis penyebab
masalah
- Verifikasi akar masalah
IMPROVE - Menyusun alternatif solusi
penghilangan akar masalah
- Menguji solusi
- Standarisasi hasil uji solusi
PERANCANGAN (ULANG)
PROSES
- Identifikasi masalah khusus
- Identifikasi peningkatan persyaratan
pelanggan
- Mengukur kinerja proses saat ini
- Identifikasi praktek-praktek terbaik
- Evaluasi rancangan proses saat ini
- Identifikasi peluang perancangan ulang
- Merancang proses baru
- Uji coba rancangan baru
- Standarisasi proses sesuai hasil uji
coba rancangan baru

CONTROL - Mengukur kinerja proses sesuai - Mengukur kinerja proses baru

kondisi perbaikan - Melakukan evaluasi terhadap kinerja
- Lakukan tindakan koreksi jika ada proses baru
ketidak sesuaian
3. Benchmarking

• Mencari praktek-praktek terbaik

• Ada beberapa jenis :
A. Internal
B. Competitive
C. Functional
D. Generic
• Langkah-langkah benchmarking :
– Memilih subyek
– Memilih perusahaan pembanding
– Mengumpulkan informasi eksternal
– Analisis data dan menerapkan perbaikan
– Evaluasi peningkatan kinerja